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仕事を休む連絡は電話じゃないとダメ?上司に欠勤を伝える時のマナー

作成: 2019.04.24 更新: 2019.04.23

 

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「上司に仕事を休む連絡をしたいけど、電話するべきなのか」
「正直、電話で休みの連絡を入れるのは緊張するし苦手だ」
現在あなたはこう悩んでいませんか。

基本的に、仕事を休む場合は電話で直接上司に連絡するのがマナーです。しかし電話口で休む理由を伝えるのを、億劫に感じる人も多いでしょう。

そこでこの記事では、仕事を休む連絡を入れる際の基礎知識から解説。後半では電話で欠勤連絡する際の文例も紹介しますので、参考にしてください。

休みの連絡は電話が基本!

仕事を休む連絡は、電話で行なうのが基本です。ここでは会社に欠勤連絡をする時の3つの基礎知識を解説しましょう。

可能な限り自分で連絡しよう

会社を休む旨は、可能な限り自分で伝えます。中には「電話で直接連絡するのが億劫」と感じる人もいるでしょう。しかし体調不良の場合、電話の方が体調の悪さが伝わることもあります。

また自ら電話で連絡を入れた方が、自分が担当する業務の確認ができます。ピンチヒッターを立てる際も、あなたが直接頼むことで、後々のトラブルを防ぐことができるでしょう。

緊急入院など止むを得ない場合をのぞいて、なるべく自分で連絡を入れましょう。

休みの理由でウソはNG

電話で休みの連絡を行なう際、理由を伝えなくてはなりません。しかしここでウソの理由を伝えるのはNG。

電話口では上手くごまかせても、後々事実関係に食い違いが起きて、ウソが発覚するケースもあります。

例えば「身内の不幸で……」と偽って会社を休んで外出し、偶然取引先の人と出くわす事態も起こり得ます。そうなると、あなたの信用が下がってしまう可能性が高いのです。

一時的な感情でウソをつくのではなく、長い目で見て考え、会社での居心地が悪くなるような振る舞いは避けるようにしましょう。

一方で会社を休まなければならないこともあります。例えばインフルエンザなど、感染の恐れのあるものに罹患している場合です。

また咳やくしゃみなど風邪の症状があるのに出勤すると、周囲の人に感染し、むしろ業務に支障が出てしまう可能性もあります。

そのような場合は、休みの理由としてきちんと自分の症状を説明し、身体を休めることが大切です。

このような体調不良で仕事を休む連絡を入れる際の例文は、後半で紹介します。

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メールやLINEでもOKの会社もある

会社や働き方によっては、メールやLINEで休みの連絡を伝えてもOKなケースがあります。

例えば普段から「休みの連絡はメール可」としていたり、そもそもリモートワーカーで連絡手段がチャットツールであったりする場合もあるでしょう。

ここで問題となるのが「欠勤の連絡手段はメール・LINEどちらが適切か」という点です。結論としては、どちらにもメリット・デメリットが考えられます。

まずメールの場合、連絡手段としてメジャーな反面、相手がメールを読んだかどうかがわかりません。

LINEの場合は既読機能がありますが、カジュアルな連絡手段と捉えられる側面もあります。

いずれにせよ、あなたの会社がメールやLINEでの欠勤連絡を推奨しているかどうかを、まず確認しましょう。

「電話ができない…」あなたを勇気付ける考え方

「休みの連絡は電話が基本」とはいえ、なかなか勇気が出ない人もいるでしょう。ここではそんなあなたを勇気付ける、「4つの考え方」を紹介します。

連絡しない方が問題になる

会社に休む連絡を入れない方が問題になります。後ほど解説しますが、無断欠勤扱いになったり、事故にあったと心配をかけてしまったりする可能性があります。

それによって上司が対応に追われたり、チーム内で混乱が生じたりすれば、その方が叱られる可能性が高いのです。それだったら勇気を持って電話した方がよいと思いませんか。

体調不良や急の休みは誰にもあること

体調不良や急な事情で休みを取ることは、誰にでもあることです。つまりあなたが休んだとしても、それは「お互い様」。あまり大きく考えすぎないようにしましょう。

またあなたが責任を感じるのと同様に、同僚も休みを取るのを躊躇っているかもしれません。

自分が休みをもらったあとは尚更、その恩返しとして休んだ同僚のフォローに励むようにすればいいのです。

有給休暇は労働者に認められた権利

2019年4月から、働き方改革で有給休暇の取得が義務付けられました。

つまり有給休暇は労働者に認められた権利であり、取得することに何の問題もありません。後ろめたさを感じる必要はないのです。

ずる休みや仮病でなければ、事情を伝えて休暇を取得するべきです。むしろ積極的に取得して、あなた自身も働き方を見直していきましょう。

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あなたが休んでも会社は回る

仮にあなた一人が1日休んだとしても、会社内の業務は問題なく回るもの。

もし休暇を取ることで担当業務に影響が出ないか心配であれば、上司や同僚に必要な作業を教え、対応してもらいましょう。その場合の対応方法については、後ほど解説します。

あなた一人が休んだことで業務に影響が出る職場であれば、組織作りや業務の管理に問題があると言えます。あなたが全てに対して責任を感じる必要はないのです。

連絡は始業前に!始業後だと無断欠勤になる場合も

休みの連絡は、始業前に行いましょう。できれば始業10分ほど前までに連絡を入れるのがマナーです。

上司の連絡先を知っていれば直接連絡しても構いませんが、あまり早すぎるのも迷惑になってしまうかもしれません。

上司が起きていなかったり、電車内にいたりする時間は避けるべきです。そう考えると、始業の10〜20分ほど前が、欠勤の連絡を入れるベストなタイミングでしょう。

会社によっては、始業前に欠勤の連絡を入れないと無断欠勤扱いになってしまうことも。

また始業開始までに何も連絡がないと、何か事故にあったのではと心配をかけてしまう可能性もあります。できる限り始業前に連絡するべきです。

上司が不在なら時間をおいて連絡しよう

「上司に電話をしたのに繋がらない」こんなケースもあるでしょう。欠勤の連絡をしたときに上司が不在だったり、留守電だったりした場合は、時間をおいて連絡するようにしましょう。

後ほど説明しますが、人づてに伝えたり、留守電に残したりするのみになると、マナー上も業務上もよくありません。

もし人づてに欠勤を伝えるのであれば、「休みの連絡と詳細を後ほど連絡すること」だけ上司に伝えてもらいましょう。この場合、始業時間を過ぎても基本的には問題ありません。

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人づてではなく上司に直接連絡しよう

「休みの連絡を誰に伝えればいいのか」「上司でなくてもいいのか」と迷う人もいるかもしれません。

欠勤の旨は「上司に直接連絡」が基本です。理由として、まずはマナー面が挙げられます。そしてここから紹介する2つの点からも、上司に直接連絡すべきでしょう。

仕事の進捗や対応を伝える

あなたがその日やらなければならない仕事がある場合、その対応をどうするか連絡する必要があります。例えば以下のようなケースです。

・商談の予定がある
・今日中に終えなければならない業務がある

商談の予定がある場合、先方にリスケ(リスケジュール)の連絡をしなければなりません。その連絡は自分からするのか、次回はいつにするのかを、社内メンバーとも話し合う必要があります。

今日中に終えなければない作業がある場合、引き継ぎをするのか、引き継ぐのであれば誰が担当するのかを相談しなければなりません。

このような仕事の連絡を人づてに行うと、正確に伝わらない可能性があります。その結果ミスにつながり、欠勤によって悪い影響が出てしまう恐れがあるのです。

現状といつ頃復帰できそうか伝えられるとベスト

休みの連絡を入れる際は、理由や現状も上司に伝えられるとベストです。例えば以下のような点です。

・体調不良の場合:どのような症状でいつ頃復帰できそうなのか
・身内の不幸の場合:いつ頃まで休みが必要となるのか(通夜や葬儀日程、場所など)

このような点はあなたしかわからないことであり、上司としてもできるだけ正確に把握しておきたいところ。なので自分の口から伝えるのがベストなのです。

現状がはっきりしない場合であっても、まずは連絡を入れ、「わかり次第追って連絡を入れます」と伝えれば問題ありません。

次の項目からケース別の文例を紹介しますので、参考にしてください。

電話で休みを伝える時の例文

電話で休みを伝える時の言い方がわからない人は、ここから紹介する4パターンの文例を参考にしてください。

今回の文例は、以下のポイントを押さえたものになっています。

・休んでもいいか尋ねる形にする(初めから「今日は休みます」と断言しない)
・休む理由を正直に伝える
・どのくらい休む必要があるかわかる範囲で伝える
・休んでいる間、代理を立てる必要がある業務があれば伝える
・休んでいる間、連絡可能かどうかを伝える

あなた自身で文例を考える場合も、これらのポイントに注意してみてください。

体調不良で休む場合

体調不良で休む場合は、自分の症状を説明し、病院へ行く旨や、翌日の出勤についても伝えるとスムーズです。以下の例文を参考にしてください。

あなた:おはようございます。〇〇(名前)です。申し訳ありませんが、昨晩より体調を崩しておりまして……。本日はお休みをいただけますでしょうか?

上司:そうか。病院では診てもらったのか?

あなた:これから病院で診てもらいます。

上司:わかった。今日はゆっくり休んで。明日以降のことはまた連絡してくれ。

あなた:ありがとうございます。明日の出勤については、また診察後に連絡します。何か急用がございましたら、なるべく対応しますのでご連絡ください。

上司:ああ、そうさせてもらう。でも今日は仕事のことはあまり気にせず休んでくれ。

あなた:ありがとうございます。それで本日の△△の案件で□□さんに代理を頼みたいのですが、出社していますか? もしいれば電話を代わっていただきたいです。

上司:ああ、わかった。今□□くんに代わるよ。お大事に。

身内の不幸で休む場合

身内の不幸で休む場合、まず誰に不幸があったのかを伝えます。その上でどれくらい休む予定なのか、連絡する時点でわかる範囲で説明しておきましょう。

あなた:おはようございます。〇〇(名前)です。実は昨晩祖父が他界しまして、葬儀参列のために忌引休暇をいただきたいのですが、よろしいでしょうか?

上司:それは残念だな。大丈夫か? 忌引休暇の件はもちろん構わないよ。

あなた:ありがとうございます。通夜や告別式の日程については、またメールで連絡します。

上司:わかった。実家はどこなんだ?

あなた:実家は●●県でして、移動のことも考えると本日より4日間の休暇になると思います。また後日忌引休暇の書類を提出しますので、よろしくお願いします。

上司:ああ、わかったよ。道中気をつけてな。

あなた:ありがとうございます。休暇中、何かありましたら電話かメールでご連絡ください。急な連絡で申し訳ありませんが、よろしくお願いします。

家族の事情で休む場合

家族の事情で休む場合とは、例えば子供の体調不良などです。担当業務があれば、代理を立てる旨などもあわせて伝えておきましょう。

あなた:おはようございます。〇〇(名前)です。実は子供が昨晩から発熱しまして、今朝も熱が続いているためこれから病院に連れて行こうと思います。本日お休みをいただきたいのですが、よろしいでしょうか?

上司:それは大変だな。もちろん構わないよ。

あなた:ありがとうございます。明日以降の出勤については、診察後に連絡させてください。本日予定していた△△の案件は、□□さんに代理を頼む予定です。

上司:わかったよ。お子さんお大事に。

あなた:ありがとうございます。もし何かありましたら、電話やメールでご連絡ください。できる限り対応しますので、よろしくお願いします。

上司:ああ、わかったよ。看病疲れが出ないようにな。

急な事故で休む場合

急な事故で休む場合は、連絡を入れるのが難しいケースもあるでしょう。ここでは連絡可能な場合の文例を紹介しています。

あなた:おはようございます。〇〇(名前)です。実は本日出勤中に車同士の接触事故を起こしてしまいまして、これから病院で検査を受けるところです。もしかすると本日は出勤できないかもしれませんので、お休みをいただけますでしょうか?

上司:大丈夫なのか? 休みに関してはもちろん構わないよ。

あなた:ありがとうございます。幸い怪我をしたのは私だけでして、相手方に怪我はありませんでした。

上司:そうか。大変だったな。これから検査なんだろう? 大事に至らないことを祈るよ。また連絡をくれ。

あなた:ありがとうございます。大した怪我ではないので、おそらく大丈夫だと思うのですが……。明日以降の出勤については、状況がわかり次第連絡させてください。

上司:ああ、わかったよ。お大事にな。

その他の注意点

仕事を休む場合は、ここまで解説した点に加えて、以下の2点にも注意しましょう。

無断欠勤は絶対にNG!欠勤の連絡はマナー

無断欠勤とは、休みの連絡を入れずに欠勤すること。無断欠勤するとどのようなことが起こるかというと、まず会社側としてはあなたを心配するでしょう。

「事故や事件に巻き込まれたのか」「急病で連絡を入れられないほどの病状なのか」と思われるケースもあります。

また当日あなたが担当する業務があれば、このままあなたの出社を待った方がいいのか、それとも代理を立てるべきなのか、その判断もつきません。

このような事態を想定すると、一度無断欠勤をした場合、次に出社するのが心苦しくなってしまいます。

一気にあなたの信用が下がり、会社での肩身が狭くなるため、無断欠勤は避けるようにしましょう。

一方で自分では欠勤の連絡を入れるのが難しいケースもあります。例えば「出勤中の事故で急遽入院になった」など、止むを得ず無断欠勤となってしまう事態も考えられます。

そのような場合は、連絡を入れられるタイミングで自分から電話をして事情を正直に説明するか、家族に電話をしてもらうことも検討しましょう。

休み明けはお礼の気持ちを伝える

突然の休みで仕事を代わりに行なってもらった人がいれば、休み明けにお礼の気持ちを伝えるのを忘れずに。言葉で感謝の気持ちを伝えるだけでも構いません。

その人が困っていたときはフォローに入るなど、行動で感謝を伝える方法もあります。もし旅行などに行っていたのであれば、お土産を買っていくのもおすすめです。

「どう連絡しても休めない」場合は職場に問題あり

「どう連絡しても休めない」職場の場合はどうしたらいいのでしょうか。例えば以下のようなケースです。

・どのような理由であっても休みが取れない
・休みの連絡しようものなら怒られて強制的に出社させられる
あなたがもしこのような環境で働いているのであれば、今の職場に問題がある可能性が高いです。

先述の通り、休暇を取ることは労働者に認められた権利。あまりにも休みが続いているのならばまだしも、体調不良などで1〜2日休む程度であれば、会社側も拒否はできないはずです。

それでもやはり休みを取れないのであれば、以下の方法を検討しましょう。

転職を検討してみる

休みの連絡を入れても強制的に出社させられる職場環境であれば、転職を検討するのも一つの手段です。

しかしいきなり転職するのは難しいもの。現状と自分の理想を照らし合わせて、転職すべきかどうか慎重に考えましょう。

以下の記事では、すぐに仕事をやめても問題ないケースと、そうでないケースを解説しています。あわせて参考にしてください。

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フリーランスになれば職場への連絡は不要になる

独立してフリーランスになれば、休みを取る日も自分で設定できます。もちろんクライアントがいる場合、いつでも好きに休むわけにはいきません。

しかし会社員のように、休む場合は逐一連絡をする必要はないのです。

あなたに独立できるスキルがあり、会社で働くのが向いていないと感じるのであれば、フリーランスを目指すのも一つの方法です。

以下の記事を参考に、あなたがフリーランスに向いているかどうか、独立はできそうかどうか確認してください。

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さいごに

仕事を休む連絡は、「上司に直接電話で伝える」のが基本です。連絡が遅れて無断欠勤扱いになれば、業務に支障が出るだけでなく、あなたの信用も下がってしまいます。

今回紹介した例文を参考に、可能な限り始業時間前に連絡を入れるようにしましょう。

もし休みの連絡を入れても強制的に出勤させられるような職場であれば、転職を検討するのも一つの手段です。

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この記事を書いた人

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Kimura Mayumi
フリーランスのWebライターです。小学生の娘と一緒にプログラミングを学習中です。TECH::NOTEではITの最先端を学びつつ記事を書いています。