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職場で円滑にコミュニケーションを取る11の方法!仕事の生産性向上につなげよう

更新: 2024.04.19

職場でのコミュニケーションの取り方が難しい
仕事上ベストなコミュニケーションの図り方とは?

職場でのコミュニケーションがうまくいかず、悩んでいる方は多いでしょう。

そこで本記事では、仕事をスムーズに進める上で重要な、職場で円滑にコミュニケーションを取る方法を解説します。

会話が弾むおすすめの話題やNGな話題の具体例なども紹介するので、上司や同僚と円滑にコミュニケーションを取りたい方は、ぜひ参考にしてください。

仕事上のコミュニケーションの種類

職場におけるコミュニケーションには、以下の種類があります。

  • 【上司・部下】縦のコミュニケーション
  • 【同期・部門】横のコミュニケーション
  • 企業全体のコミュニケーション

【上司・部下】縦のコミュニケーション

まずは、上司と部下など、縦の関係で行うコミュニケーションです。

この関係性がうまく構築できていないと、チームの統率が取れなくなったり、意思の疎通ができなくなったりするという問題が発生します。

また現場と管理職、経営陣との間で認識が異なっていたりすると、問題を察知できなかったり、重大なトラブルを引き起こしてしまう可能性もあります。

企業の経営・プロジェクトを円滑に行う上でも、縦のコミュニケーションをうまく行うことは欠かせません。

【同期・部門】横のコミュニケーション

次は、同僚や部門間で行われる横のコミュニケーションです。

業務によっては同じチームで働いたり、部署同士連携して仕事を進めることもあるので、こちらも重要なコミュニケーションと言えます。

横の関係性をうまく構築できていないと、業務効率の低下や連携トラブルにつながります。

横のコミュニケーションは、上司や経営層との交流と比べて気軽に行いやすいので、積極的に関わりを持つようにするとよいでしょう。

特に同僚などと良い関係を築くことができれば、互いを高め合ったり、同じ目標に向かって一体感を持って進むことができるでしょう。

企業全体のコミュニケーション

最後に、事業や部門などの垣根を超え企業全体で行うコミュニケーションがあります。

情報を共有したり、意識を合わせることは、企業の経営活動においてとても重要です。全員が同じ理念を持って働くことで、良い成果につながるでしょう。

一方で、各々の問題意識や目的意識にズレがあると、経営に影響をおよぼす可能性もあります。

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職場でのコミュニケーションの取り方の基本

ここでは、仕事・職場で必要とされる「コミュニケーションの取り方の基本」を解説します。

  • 話を聞いて理解する
  • 報連相だけでは古い
  • 仕事でも人と人との関わりを大切にする

話を聞いて理解する

コミュニケーションスキルを高めようというと、自分がうまく話すことを意識しやすいですが、実はそれよりもビジネスシーンにおいては、「相手の話を聞く」ことの方が重要です。

相手の話をしっかり聞き、ニーズを引き出すことができれば、相手に合った提案ができますし、相手の話を正しく理解できれば、適切な回答が可能になります。

これにより、相手からの信頼も得られるようになり、様々なチャンスにつながります。社外の人とやり取りをする営業職などで特に重要なスキルです。

相手の話を聞く姿勢は、社内の仕事にも欠かせません。自分が言いたいことだけを一方的に伝えても、円滑なコミュニケーションは実現できないでしょう。

特に上司と部下との関係において、上司は一方的に部下に話してしまいやすいです。ですが本当に必要なのは、部下の意図や考えなどを聞き出した上で、適切なアドバイスをすること。

「傾聴力=話を聞く力」はチームの生産性を上げる際にも、重要なスキルとなります。

報連相だけでは古い

「報連相=報告・連絡・相談」は、仕事の情報共有におけるビジネスパーソンの基本

これらはもちろん重要ですが、「報連相だけをやるのは古い」という意見もあります。

報連相を行うそもそもの意図としては、上司が部下やチームメンバーからの意見を吸い上げて風通しのよい働きやすい職場を作ることでした。つまり、報連相を最も意識しなければならないのは上司なのです。

しかし現在では、部下が上司に対して「報告・連絡・相談をしましょう」という意味合いで使われることが多くなっています。

それでは、報連相だけでは古いというならば、他に何を意識すべきなのでしょうか。

まずは、「かく・れん・ぼう」という情報共有手法があります。これは確認、連絡、報告を意味する手法です。報連相との違いは、「相談」が「確認」になっている点です。

つまり相談するのではなく、何かまず自分で行動し、確認するといった自主性・自走力が重要であるというわけです。

他にも、「ソラ・アメ・カサ」と情報共有手法も使われるようになってきています。これは、以下のような意味をもたせた言葉です。

  • 空を見ると曇ってきた【事実】
  • 雨が降りそう【洞察】
  • 傘を持っていこう【打ち手】

上司に何かを伝える時に、事実に加え、どうなりそうか、どんな一手があるかを合わせて伝えるというものです。

これにより、双方の認識のずれをなくすことにつながりますし、自分の考えややり方についてのフィードバックももらうことができます。

仕事でも人と人との関わりを大切にする

仕事仲間との関わりを大切にすることも、職場での人間関係をよくするコツです。特に仕事以外の時間も共有すると、人と人との関わりは深くなるでしょう。

ただ、仕事とプライベートは分けたいと考える人もいるかもしれません。完全に仕事と切り離すことで、程よい距離を保ちたいという方もいるでしょう。

しかし、ある程度仕事仲間との関わりを許容すると、仕事におけるコミュニケーションはグッと取りやすくなります。

ランチを一緒に食べたり、コーヒーやお茶を飲むなど、そんなに時間を割かなくても、交流する手段は十分にあります。

飲みに行くのに抵抗がある人は、お昼や午後に少しだけ、リラックスして話す機会を設けてみると良いでしょう。

ただし、これがメインの業務を圧迫するレベルになっては本末転倒ですので、注意してください。

職場で円滑にコミュニケーションを取る11の方法

職場のコミュニケーションを円滑にして、雰囲気をよくする11の方法を解説します。

  1. ポジティブなできごとを共有する
  2. 現状のタスクや進捗を確認する
  3. ビジネスチャットなどのツールを活用する
  4. ランチを一緒に取る
  5. 上司と部下の定期的なコミュニケーションの場を設ける
  6. 仕事の課題や目標達成の方法をチームで話し合う
  7. 「本当の自分」と「仕事の自分」の垣根をなくす
  8. 安心できる話題を用意する
  9. 自分の情報を開示する
  10. 行動を認めてほめる
  11. 細かな気遣いを心がける

ポジティブなできごとを共有する

チーム内でポジティブなできごとを共有すると、職場の雰囲気も明るく活発になります。

おすすめは、アメリカの教育学者ピーター・クライン氏が考案した「good & new」と呼ばれる手法です。good & newは数人のグループで、24時間のうちにあった「よかったこと」「新しい発見」を共有するというもの。発表が終わったら、メンバーは拍手をします。

この活動により、意識的にポジティブなことを探すようになるので、チームに明るい雰囲気をもたらすことができます。

アメリカでは、実際に組織の活性化を目的として実践している企業も多いようです。

現状のタスクや進捗を確認する

現状のタスクや進捗を確認するのも、コミュニケーションの良いきっかけになります。

確認といっても堅苦しいものではなく、「あの仕事どんな感じ?」といったように気軽な会話の中に挿し込む程度で構いません。

そうすることでお互いの仕事の進捗が把握できますし、仕事についての話もできます。

ビジネスチャットなどのツールを活用する

仕事におけるコミュニケーションを円滑に行うために、チャットツールなどを導入するのもおすすめです。メールのやり取りだと、どうしても形式的な文章になってしまいますが、チャットであれば短めの文章を気軽にやり取りできます。

ツールによっては、スタンプ機能なども搭載されているので、フランクにコミュニケーションを取ることが可能になるでしょう。

チャットツールは他にも、リアルタイム性が高いため効率的に連絡を取ることができたり、情報共有がしやすくなるというメリットもあります。

グループチャットルームを作れば、さらに連絡の手間を省くことができるでしょう。ビジネスチャットはSlackChatworkがよく使われています。

ランチを一緒に取る

仕事をしているとなかなか本音で話す機会はないかもしれません。そんな時は、ランチを一緒に取ることをおすすめします。

少し仕事から離れた空間での何気ない会話をきっかけに、普段からコミュニケーションを取りやすくなることもあります。

終業後の時間はプライベートに使いたいという人も多いですから、できればランチタイムを活用すると良いでしょう。

上司と部下の定期的なコミュニケーションの場を設ける

上司と部下が一対一で話をする機会というのも、あまりないかもしれません。そのため、うまく意思疎通ができていないということも考えられます。

縦のコミュニケーションがうまくいっていないとチーム全体にも悪影響があるので、できるだけ定期的に上司と部下の会話の場を設けることをおすすめします。

堅苦しい会議ではなく、雑談を混じえたミーティングなどが最適でしょう。時間は30〜1時間ほどが目安です。

仕事の課題や目標達成の方法をチームで話し合う

仕事の課題や目標達成の方法をチームで話し合うことで、全員が同じ課題意識や目的意識を持って仕事をすることができます。

コミュニケーションが不足していると各々の意識がバラバラのまま仕事をすることになってしまい、うまく成果を上げることができません。

定期的にチームで話し合う場を設けましょう。

「本当の自分」と「仕事の自分」の垣根をなくす

仕事は人生の時間の大半を占めます。本来の自分を隠し、仕事の別人格を作ってしまうと、本音を打ち明けたり、気軽に会話をしたりということも難しくなるでしょう。

本当の自分のまま、各々が他者に心遣いや共感、理解する姿勢を持つことで、心理的安全性のある明るい職場環境となるでしょう。

安心できる話題を用意する

同僚や部下とコミュニケーションを取るのであれば、話題を用意しておくこともポイントです。

あまり関わりのない人と話す時や、そもそも会話が得意でない人は、見切り発車で話し始めてしまうと、うまく会話が弾まなくなったりする可能性があります。

あらかじめ話題を用意しておくと、そういった心配も無くなります。

仕事に関する共通の話題や、場が和むような話題が最適です。職場で話しやすいおすすめの話題とNGの話題については、後述します。

自分の情報を開示する

前述の通り、仕事のコミュニケーションにおいて、相手の話を聞くことは何よりも重要。しかし、あなたが一体どんな人かわからない状態では、相手も話しにくいと感じるでしょう。

一方で、あなたがどんな人かある程度わかっていて、かつ共通点などがあると、相手も緊張がほぐれ話しやすくなります。

コミュニケーションのきっかけとして、「自分のことを話す=自己開示」は大切です。仕事だけでなくプライベートな情報も開示すると、相手との距離も縮まります。

プライベートな話題とは、例えば以下のような話題です。

  • 出身地
  • 家族構成
  • 休日の過ごし方
  • 好きな食べ物
  • 趣味
  • 学生時代にやってきたこと

このような話題は、相手との共通点を見つけやすいのでおすすめです。適宜、質問を混ぜながら話してみると会話も弾むでしょう。

行動を認めてほめる

「相手の行動や仕事ぶり」に注目するのも円滑なコミュニケーションのコツです。労いの言葉や感謝を伝えることは、会話のきっかけになるでしょう。

相手の仕事を認めて褒める会話が交わされる職場は、雰囲気も明るくなりますし、コミュニケーションを取りやすくなります。

些細なことでも積極的に声をかけていくと良いでしょう。上司が「ちゃんと見てくれている」と感じられると、職場の士気も高まります。

細かな気遣いを心がける

常日頃から、細かな気遣いを心がけましょう。疲れているようだったらお菓子を勧めたり、行き詰まっているようだったら声をかけるのも良いです。

細かな気遣いをすることで、気遣いを受けた人は「いつも自分のことを気にかけてくれている」と感じます。すると自然と話しやすい雰囲気が作れるはずです。

誰でも簡単にできて、会話のきっかけにもなるので、ぜひ実践してみてください。

職場でコミュニケーションを取りやすい話題の具体例

ここでは、職場で話しやすいおすすめの話題の具体例を3つ紹介します。

  • 会社を選んだ理由について
  • 好きなアニメ・マンガ・映画・音楽など
  • 尊敬する人や気になる上司・先輩について

会社を選んだ理由

特に若手社員と話す際におすすめなのが、会社を選んだ理由や決め手についてです。

会社のどの部分に魅力を感じたのかについて価値観や仕事観を知ることができますし、仕事へのモチベーションにもつながります。

好きなアニメ・マンガ・映画・音楽など

好きなアニメ・マンガ・映画・音楽などの話題もおすすめです。自分の好きなことは誰でも話しやすいですし、その人の趣味・嗜好などキャラクターを知る上でも役立ちます。

今はあまりアニメは観ないという方でも、好きだったアニメの話などは、同世代であれば共感できるでしょう。世代間のギャップがあれば、それを話題に楽しむこともできます。

尊敬する人や気になる上司・先輩

尊敬する人や気になる上司・先輩についての話題も良いでしょう。

どのようなビジョンに共感するか理解できますし、自分も尊敬する人みたいになりたいといったポジティブでモチベーションの高まる話をすることもできます。

職場でのコミュニケーションにおいてNGな話題

逆に、職場でNGな話題もあります。以下で具体例を4つ紹介するので、注意しましょう。

  • 悪口や噂話
  • 自慢話や武勇伝
  • 行き過ぎた恋愛の話
  • 思想が強く関わる話

悪口や噂話

悪口や噂話はやめておきましょう。これらの話はその場では盛り上がるかもしれませんが、「自分もいつ言われているかわからない」という不信感を抱かせるものとなります。

また、悪口はやがてその人の耳に届くかもしれません。もしそうなってしまった場合、職場の雰囲気も悪くなります。悪口や噂話などのネガティブな話題は、よいコミュニケーションにはつながりません

自慢話や武勇伝

自慢話や武勇伝はする方は気分が良いかもしれませんが、聞く方からしてみれば全く楽しいものではありません。

自慢話や武勇伝ばかりしていると、自己顕示欲の強い人だという印象を与えます。

相手の話を聞くという姿勢を忘れ、自分の話ばかりしていては一方通行のコミュニケーションしか取ることができなくなるでしょう。

行き過ぎた恋愛の話

現代社会において、職場の人に恋愛の話を聞くのは適していない場合が多いです。

ある程度仲が良い間柄であれば聞いても問題ないですが、あまり踏み込んだ話は聞くべきではありません。場合によってはセクハラと判断される可能性が高いです。

プライベートな領域に入ってきてほしくないという人もいるため、行き過ぎた恋愛の話などはしないでおきましょう。

思想が強く関わる話

政治や宗教といったなど個人の思想・信仰が強く関わる話題は極力避ける方がベターです。

あなたと相手とで、物事の解釈が大きく異なる可能性があり、会話内容によっては衝突してしまうかもしれません。

余計な軋轢を生んでしまっては、仕事に支障が出る可能性もありますので、思想が強く関わる話もしないように心がけましょう。

職場での円滑なコミュニケーションは生産性向上にもつながる

仕事をスムーズに進める上で重要な職場で円滑にコミュニケーションを取る方法、会話が弾むおすすめの話題、NGな話題の具体例などを紹介しました。

職場の雰囲気を改善することは、業務の生産性を上げることにもつながります

この記事で紹介した内容を参考に、同僚や上司、部下と積極的にコミュニケーションを行ってみてください。

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