この記事ではGoogle ドライブの使い方を紹介します。

現在は新型コロナウイルス感染症拡大防止のため、テレワークを実施する企業が増加。そんな中テレワークを効率化するツールとして、Google ドライブを活用するビジネスマンも増えています。

今回はこれからGoogle ドライブを使い始める人に向けて、パソコンでGoogle ドライブを使う方法や、タブレット・スマホのGoogle ドライブ アプリの使い方も紹介します。

【パソコン編】Google ドライブの使い方

Google ドライブはGoogle アカウントがあれば誰でも無料で利用できます。

Google アカウントの作成方法については以下の記事を参考にしてください。

ブラウザでGoogle.comにアクセス

まずはGoogle.comにアクセスし、以下の画像の赤枠で示している部分からGoogle ドライブを開きます。

ファイルのアップロード方法

Google ドライブ トップページの左側にある「＋新規」から各種ファイルを作成できます。

あるいはGoogle ドライブ トップページ上に画像・PDF・Office形式のファイルなどをドラッグ＆ドロップすることでアップロードすることも可能です。

ドキュメント・スプレッドシート・スライドの作成方法

Google ドライブでは以下のようなツールを使えます。

• Google ドキュメント：文書作成ソフト
• Google スプレッドシート：表計算作成ソフト
• Google スライド：プレゼンテーション作成ソフト

それぞれについて詳しくは、以下の記事を参考にしてください。

Googleドキュメントとは？Wordとの違いや便利機能10選を紹介
Googleスプレッドシートの作成・共有方法は？使い方を学べる本も紹介
初心者向けGoogleスライドの使い方をわかりやすく解説！スマホでの共有方法も

Google ドライブ上で ドキュメント・スプレッドシート・スライドのファイルは、トップページの左側にある「＋新規」をクリック、あるいは右クリックで作成可能です。

ファイルを整理する方法

Google ドライブでフォルダを作成し、各種ファイルを整理することもできます。フォルダの作成方法もファイルの作成方法と同様「＋新規」あるいは右クリックでできます。

ファイルを共有する方法

Google ドライブで作成したファイルは簡単に共有できます。共有したいファイル上で右クリックし「共有」を選択。

するとメールアドレスで共有、あるいはURLを公開して共有できます。

ファイルをダウンロードする方法

Google ドライブで作成したファイルをダウンロードするには、ダウンロードしたいファイル上で右クリックし「ダウンロード」をクリックしましょう。

【スマホ編】Google ドライブの使い方

続いてはAndroid・iPhoneなどのスマホでGoogle ドライブを使う方法を紹介します。

スマホでGoogle ドライブ使う場合は、アプリをダウンロードするのがおすすめです。

Google ドライブ アプリをダウンロード

まずはGoogle ドライブ アプリをダウンロードしましょう。こちらのサイトからダウンロードできます。Android搭載端末はデフォルトでGoogle ドライブ アプリが搭載されています。

ファイルのアップロード方法

Google ドライブ アプリでファイルアップロードするには、まずトップ画面の右下にある「＋」アイコンをタップします。するとメニューが表示されますので「アップロード」をタップしましょう。

ファイルの作成方法

ファイルの作成方法もアップロード方法と同様、右下の「＋」アイコンから行います。

ファイルを共有する方法

Google ドライブ アプリでファイルを共有するには、以下の画像の赤枠で示した部分をタップします。そして「共有」をタップ、あるいはリンクを取得して共有します。

ファイルをダウンロードする方法

Google ドライブ アプリでファイルをダウンロードするには、各種ファイルの編集画面から行います。以下の画像の赤枠で示した部分をタップし、ダウンロードします。

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【タブレット編】Google ドライブの使い方

タブレットでもGoogle ドライブ アプリをダウンロードしてGoogle ドライブを使用できます。

使い方はスマホ編と同様ですが、以下の画像を参考にしてください。

ファイルのアップロード方法

ファイルをアップロードするには、トップページの右下の「＋」アイコンをタップします。するとメニューが開きますので「アップロード」をタップしましょう。

ファイルの作成方法

ファイルのアップロード方法と同様、右下の「＋」アイコンをタップ後に開いたメニューから、新規ファイルを作成します。

ファイルを共有する方法

Google ドライブのトップページに表示されているファイルから共有したいファイルを選択し、以下の画像の赤枠に示した部分をタップします。

するとメニューが開きますので「共有」をタップします。

ファイルをダウンロードする方法

ファイルのダウンロードは各種ツールの編集画面から行います。以下の画像はGoogle ドキュメントの編集画面です。赤枠で示した部分をタップしましょう。

するとメニューが開きますので「共有とエクスポート」をタップ。

「Word形式(.docx)で保存」をタップします。

Google ドライブの容量の使用状況を確認する方法

Google ドライブには15GBの容量があります。

現在の使用状況は、以下の画像の赤枠部分でチェックできます。

Google ドライブの容量を増やす方法

Google ドライブは15GBの容量がありますが、動画など容量の大きいものをアップロードすると一気に容量が少なくなることもあります。

前項の方法で使用容量をチェックしたら「意外と少なくなっていた」という場合は、これから紹介する方法でドライブの容量を確保しましょう。

容量が大きいファイルを確認する方法

まずはGoogle ドライブ上で容量の大きいファイルを確認しましょう。容量の大きいファイルを確認するには、Google ドライブ トップページの左側にある保存容量の部分をクリックします。

すると保存されているファイルが容量順で一覧で表示されます。

上の方に表示されたものが容量の大きいファイルなので、不要な場合は「ゴミ箱」にドラッグ＆ドロップするなどして削除しましょう。

Google ドライブを使うメリット

Google ドライブを使うメリットには以下のようなものがあります。

特にテレワークを行う機会が多い今は、Google ドライブを活用する企業が増えています。

各種ツールが便利

Google ドキュメント・Google スプレッドシート・Google スライド・はOffice各種ツール(Word・Excel・PowerPoint)と遜色なく使えるツールです。互換性もあり、Google ドライブにOfficeの形式のファイルをアップロードし、Googleの各種ツールで開いて編集することも可能。

またGoogleの各種ツールで作成・編集したファイルをOfficeの形式でダウンロードすることもできます。Google ドライブを使えば、これらのドキュメント・スプレッドシート・スライドを自由に使うことができるのです。

検索機能が便利

Google ドライブ上で作成したファイルは検索窓から検索できます。

この検索機能、使い始めるととても便利。うっかりファイル名を決めずに保存したデータも、テキストの内容で検索できるからです。またPDFの中身まで検索できるのもうれしいところ。「あのデータどこやった？」と探す手間を省けます。

セキュリティに信頼性がある

セキュリティ上の懸念から、Google ドライブのようなクラウドストレージサービスを使うことに抵抗感がある人もいるかもしれません。しかしGoogleのサービスでは強固なセキュリティ対策が行われています。

それでも不安な場合は、Googleアカウントのログインの際に2段階認証を設定することもできます。

また会社の内部情報が漏れるのを防ぎたい場合は、Goole Workspace(旧 G Suite)を使用するのがおすすめ(有料)。Goole Workspaceでは管理者がデータの共有権限を管理できます。

共有範囲をあらかじめ社内のみにしておけば、社員がデータ共有の際誤って全体に公開してしまい情報が漏れるといったリスクを防げます。

テレワークに便利

Google ドライブ上で作成したファイルは簡単に共有できます。メールアドレスで共有できる機能のほか、リンクを設定して公開でき、そのままWebコンテンツとして配信することも可能。このような機能はテレワークで重宝します。

また共有したデータは複数人で同時編集することも可能。編集内容はリアルタイムに反映されるため、オフィスで複数人数が集まって働きにくいコロナ禍でも効率的な作業を実現するでしょう。

データ紛失リスクを軽減できる

Google ドライブで作成したデータはクラウド上に保存されます。ドキュメント・スプレッドシート・スライドで作成・編集したデータはリアルタイムに反映され、誤って一部のデータを削除してしまった場合も変更履歴から復元できます。

あらゆるデータの一元化ができる

Google ドライブではGoogle ドキュメント・Google スプレッドシート・Google スライドのファイルを作成するはもちろん、Officeファイル、PDF、動画などのアップロードも可能です。

あらゆるデータをGoogle ドライブで一元管理でき、Macユーザー・Windowsユーザーにかかわらずデータのやりとりをするのに便利。また検索機能も優れているため、データを探す手間も省けます。

Google ドライブを使いこなすコツ

今回は基本的なGoogle ドライブの使い方を解説しました。

以下の記事ではGoogle ドライブを使いこなすコツを紹介していますので「Google ドライブをもっと便利に活用したい」という方はぜひ参考にしてくださいね。