Googleドキュメントの使い方をお調べですか？ それならこの記事を読めば解決します。
今回はGoogleドキュメントの概要や特徴、基本的な使い方を画像付きで詳しく解説。
Googleドキュメントを使用するメリットや、テレワーク・リモートワークを効率化させる便利機能も紹介しますので、Googleドキュメントをフル活用したい方はぜひ参考にしてくださいね。
この記事の目次
Googleドキュメントとは？特徴を紹介
GoogleドキュメントとはGoogleが提供するドキュメント作成ソフト。「Wordの代替ツール」という認識で問題ありません。
ここではGoogleドキュメントの概要や、基本的な特徴について紹介します。
Wordに近いツール
GoogleドキュメントはGoogleアカウントがあれば誰でも使用できます。Wordの代替ツールとして使用できますが、Wordにはない便利機能も。
詳しくは後ほど紹介しますが、オンライン上で使用できるため、テレワーク下で作業を効率化できるメリットがあります。
インストール不要で使える
GoogleドキュメントはGoogleアカウントがあればインストール不要で使えるメリットがあります。
Wordのようにライセンス料金を支払う必要はありません。
パソコンだけでなくiPhoneなどのスマホでも編集可能
Googleドキュメントにはスマホアプリがあるため、外出中もインターネット環境があればいつでも使用できます。
また事前に「オフラインで使用可能にする」を設定しておけば、インターネット環境がない場所でも編集可能。いつでもどこでもドキュメント作成・編集がしやすいメリットがあります。
複数メンバーと共有して作業効率化
GoogleドキュメントはメールアドレスやURLで複数メンバーと共有できます。編集メンバーがそれぞれ離れた場所にいても、オンライン上で共同作業が実現。
編集内容はリアルタイムで反映され、自動で保存。万が一誤って削除した部分があっても変更履歴から復元できます。
そのため新型コロナウイルス感染症拡大を受けテレワークが増える現在、Googleドキュメントを使用するビジネスマンも増えています。
実際にICT総研が2020年6月8日に行ったクラウドストレージの利用状況調査結果によると、Googleドライブがトップでした。
各種アドオンでカスタマイズ可能
Googleドキュメントはアドオンを追加するとさらに便利に使えます。
アドオンの追加方法については後ほど紹介するので参考にしてくださいね。
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GoogleドキュメントとWordとの違い
GoogleドキュメントとWordとの違いは何なのでしょうか？ 両者の違いを把握することで、効率的な使い方ができます。
インストールの有無
Wordは利用する際にインストールが必要。2014年からはインストール不要なオンライン版であるMicrosoft Office Onlineも提供されていますが、一部機能が制限されています。
一方GoogleドキュメントはGoogleアカウントがあればインストールなしで使用可能。インターネット環境があればいつでも・どこでもドキュメントを作成・編集できます。
Webコンテンツとして公開可能
GoogleドキュメントはWebコンテンツとして公開できます。共有機能でURLを設定してWeb上で公開すれば、誰でも簡単にドキュメントにアクセス可能。
またチャットツールでURLを共有して複数メンバーが簡単にアクセスできたり、メールアドレスを入力して、共有するメンバーにメッセージとともにリンクを送ったりできます。
複数人で同時編集が可能
Googleドキュメントは複数メンバーと共有し、同時編集できます。しかも編集内容はリアルタイムに反映。オンライン上で効率的にコンテンツを作成できます。
自動で保存される
Googleドキュメントはクラウド上(Googleドライブ)にデータが保存されます。そのため外出先でもインターネット環境があればGoogleドライブにアクセス可能。
また編集内容は常に自動保存されます。万が一パソコンやスマホの電源が急に落ちたとしても、通信障害が起きていない限り、直前までの編集内容が保存されています。
Googleドキュメントを使用するメリット
WordよりもGoogleドキュメントを利用するメリットは何なのでしょうか？ 最大のメリットは無料で使える点だと考えられます。
無料で使える
Wordは利用の際にライセンス料金が発生します。一方GoogleドキュメントはGoogleアカウントがあれば誰でも無料で利用可能。Googleアカウントの作成も無料です。
スマホで編集可能
筆者もよくGoogleドキュメントのスマホアプリを使用します。スマホアプリを使えば、例えば外出先の隙間時間に記事構成をメモのようにドキュメントに書き出し、帰宅してから内容を詰めることも可能。
移動中にメンバーが作成したテキストにコメントを入れる作業も行いやすいです。
同時編集で作業効率化
Googleドキュメントの同時編集機能を活用すれば、1人がテキストを打ち込み、その内容を編集者が編集したり、コメントをつけたりすることが可能。
編集内容はリアルタイムに反映されるため、効率的に作業を進められます。
過去データを復元できる
Googleドキュメントはクラウド上にデータが保存されており、常にバックアップが取られている状態。万が一メンバーの1人がデータを削除してしまったとしても、変更履歴から削除前のデータを復元できます。
Googleドキュメントの便利機能10選
ここでは意外と知らない人も多い、Googleドキュメント便利機能を紹介します。Googleドキュメントの機能をフル活用すれば、テレワークやリモートワークをより快適にできるでしょう。
テンプレート
Googleドキュメントでは豊富なテンプレートが用意されています。例えばプロジェクト提案書や会議メモ、新入社員向け文書など。1から編集する必要がなく便利なので、ぜひ使ってみてください。
チェック機能
Googleドキュメントにはチェック機能が備わっています。例えば言葉の打ち間違いや漢字・文法の誤りをチェックしたり、文字カウントできたりできます。
ちなみにこの記事の文章もGoogleドキュメントで下書きをしました。先ほど執筆した文章を打ち込んでいる最中「誤り」を「謝り」と記入してしまったのでうが、自動チェック機能で赤線が入ったため、すぐに修正できました。
日本語だけでなく英語のスペルチェックも可能です。
検索機能
Googleドキュメントの検索機能は、表記統一などに便利。例えば「私」と「わたし」の2つの表記が混在しており一方に統一したい場合、検索機能で一方の語句を検索し、全てどちらか一方に置換できます。
そのほかにも読みやすい文章にするために語尾表現をそれぞれ変えたいときや、クライアントの基本情報に誤りがないかチェックしたいときなどに、検索機能は便利ですよ。
辞書機能
ドキュメント作成中に「この場合はどちらの漢字を使うべきなのか」といった疑問が出ることがあります。そんなとき、Googleドキュメントなら辞書機能があるためすぐに検索が可能。
また単語の類義語検索もできるため「もう少し他の言い方に変えたい」といった場合にも役立ちます。
音声入力機能
Googleドキュメントは音声入力もできます。例えばインタビューの際に音声入力をONにしておけば、大体の音声はその場でテキスト化できます。
またラジオ配信した内容を流してテキスト化したり、書きたい内容を話すことでメモしたり。文字起こしやコンテンツ作成の効率化に役立ちますよ。
PDFやWordファイルに変換
GoogleドキュメントはPDFファイルやWordファイルとしてダウンロードできます。つまりGoogleドキュメントを使用していない相手にもファイルを共有しやすく、納品形式が指定されている場合も対応しやすいメリットがあります。
コメント・編集の提案
Googleドキュメントは共同作業に非常に便利なツールですが、直接編集するだけでなくコメントや編集の提案といった機能も備わっています。
コメント・編集の提案機能は、編集前の状態も残しつつ「こうしたら良いのでは？」といった意見にとどめる場合や、参考ページをメモのように残したい場合などに便利。
またコメントや編集の提案に対し、メッセージでやりとりする機能も備わっています。
編集の提案がされたものの、メッセージでやりとりした結果元のテキストのままにすることになった場合は「提案を拒否」すれば処理できます。
編集メンバーがそれぞれ離れた場所にいても、ドキュメント上でリアルタイムでディスカッションしながら、コンテンツをより良いものできるでしょう。
編集履歴
Googleドキュメントはクラウド上で保存・管理されます。編集履歴も自動で保存されているため「やっぱり元のテキストに戻したい」といった場合も変更履歴から元の版を復元可能。
また変更履歴には名前もつけられます。例えばライターが執筆した元々の版に名前をつけ、編集者によって編集された版や最終稿にも名前をつければ、どこをどう校正されたのかを振り返りやすいでしょう。
各種アドオンが使える
Googleドキュメントはアドオンを追加することで機能を拡張できます。例えば以下のようなアドオンがあります。
- Template Gallery for Docs：テンプレートを検索・使用できる
- Icons from Flaticon：アイコンを挿入できる
- Translate+：テキストを翻訳できる
- DocuSign eSignature：署名・印鑑を押印できる
- Code Blocks：ドキュメント上のコードをシンタックスハイライトできる(言語の属性ごとに色分け)
シンタックスハイライトした画面は以下の記事で見られるので、あわせて参考にしてみてくださいね。
Atomでの開発が捗るおすすめテーマ設定・パッケージ・ショートカットを紹介縦書きができるアドオンはない
Googleドキュメントは縦書きができないのが唯一のデメリットかもしれません。「縦書きできるアドオンがあるのでは？」とお探しの方もいるかもしれませんが、今のところ(2021年1月現在)そのようなアドオンは存在しません。
縦書きができるドキュメント作成ソフトは、Wordをはじめ以下のようなものがあります。業務上縦書きが必要になる場合は参考にしてくださいね。
- Word
- 一太郎
- VerticalEditor
- Online OCR
- ABBYY FineReader Online
また、どうしてもGoogleドキュメントで縦書きを使いたい場合は、別ツールで縦書きにした文書を画像として貼り付ける方法もあります。
G Suiteなら管理機能が加わる
Googleドキュメントをビジネス利用するなら、GoogleドキュメントをはじめとしたさまざまなGoogleのサービスがパッケージされたグループウェア「G Suite(有料)」がおすすめ。
無料版と比較するとドライブの保存容量が15GBから30GBにアップするほか、管理機能が追加されるメリットが。
管理機能があると、ファイルの共有範囲を「社内のみ」にしておき、社内情報が誤って社外に公開されるリスクを避けられます。
この記事もオススメ
Googleドキュメントの作成方法
ここからは実際にGoogleドキュメントの作成方法を紹介します。
Googleドキュメントを使うには、まずGoogleアカウントを作成することから始めましょう。アカウントは無料で簡単に作成できます。
ちなみにGoogleアカウント作成方法とGoogleドライブへのアクセス方法は、以前公開したGoogleスプレッドシートの使い方記事と同様。
Googleドキュメントとあわせてスプレッドシートを使用する機会もある方は、以下の記事も参考にしてくださいね。
Googleスプレッドシートとは？Excelとの違いや使い方・共有方法を紹介Googleアカウントを作成
Googleアカウントはこちらのページから作成してください。
アカウントを作成に必要な情報は
- 姓名
- メールアドレス
- パスワード
です。
メールアドレスは、Gmailアドレスを新規設定しても、Gmail以外のメールアドレスを使用しても構いません。さらにアカウント再設定用情報を入力すると、アカウント保護ができます。
以上でGoogleアカウントの作成は完了です。
Googleドライブへアクセス
続いては、Googleドライブへのアクセス方法。
ブラウザでアクセスする場合は、まずGoogle Chromeを立ち上げます。右上のアイコン(上の画像の赤丸部分)をクリックしましょう。
Googleの各種ツールのアイコンが一覧で表示されますので、三角形のGoogleドライブのアイコンをクリック。
これでGoogleドライブにアクセスできました。
「＋新規」から作成
Googleドライブの画面の左上の方にある「＋新規」をクリックすると、各種作成ツールが表示されます。
その中の「Googleドキュメント」をクリックすると、新規のドキュメントを作成できます。
ちなみにGoogleドキュメントはテンプレートも豊富です。
テンプレートを使用してドキュメントを作成したい場合は「Googleドキュメント」の右にある「＞」にマウスカーソルを合わせ「テンプレートから」をクリック。
テンプレートを選択すると、テンプレートが適用されたドキュメントを新規作成できます。
文字装飾の方法
Wordと同様、Googleドキュメントもさまざまな文字装飾ができます。上部にあるメニューバーから、必要な装飾を選択しましょう。
今回は代表的な装飾について簡単に説明します。
タイトル・見出しなどの設定方法
テキストをタイトル・見出しに応じてサイズ変換や装飾したい場合は、メニューバーにある「標準テキスト」と表示されている部分をクリック。
装飾したいテキストをドラッグして好みの設定を選択すれば、以下のようにテキストを変換させられます。
また任意の大きさにテキストサイズを変換させたい場合は、メニューバーの数字が表示されている部分をクリックして設定しましょう。
太字・斜体・下線付きなどの設定方法
テキストを太字・斜体・下線付きなどにしたい場合もメニューバーから選択して設定します。
テキスト・背景の色の設定方法
テキストを赤字にしたり、黄色のハイライトを入れたりしたい場合も、メニューバーから設定できます。
画像・図・表などの挿入方法
画像・図・表などの挿入は、メニューバー「挿入」からできます。
画像の挿入はアップロードした画像のほか、GoogleドライブやGoogleフォトからや、URLなどで画像を挿入できます。
図の挿入方法
図の挿入の際は「挿入」→「描画」を選択。
Googleドライブから挿入することもできますし、その場で作成することも可能。
新規作成する場合は「＋新規」を選択してください。すると図形描画画面が表示されます。
任意の図を作成して右上の「保存して終了」をクリックすると、作成した図をドキュメント内に挿入できます。
表の挿入方法
表の挿入の際は「挿入」→「表」を選択。
その際に横に表示されるマス目を、マウスカーソルを動かして挿入したい行・列に。
そのままクリックすると、自動的に表が作成・挿入されます。
リンクの挿入方法
テキストにリンクを挿入したい場合は、リンクにしたい部分をドラッグした状態で「挿入」→「リンク」をクリック。
貼り付けたいURLを直接入力するか、Web検索して貼り付けることも可能です。
Googleドキュメントの共有方法
続いてはGoogleドキュメントの共有方法。
Googleドキュメントはメールアドレスを指定して共有する方法のほか、URLを公開して共有する方法もあります。権限も設定できるため便利です。
メールアドレスで共有
メールアドレスで共有する場合は、まず右上の「共有」をクリック。
すると共有設定画面が表示されるため、共有する相手のメールアドレスを入力し「完了」をクリック。
するとメッセージ記入画面が表示されます。この際に編集権限も設定可能。
共有する相手に応じて閲覧者・閲覧者(コメント可)・編集者の3つから選んで設定しましょう。
「送信」をクリックすれば、メッセージ付きで相手にファイルのリンクが送られます。
相手がメッセージ上の「ドキュメントで開く」をクリックすると、共有したドキュメントにアクセスできます。
リンクで共有
リンクで共有する場合も、まずは右上の「共有」をクリック。
そして「リンクを知っている全員に共有」をクリックします。
するとファイルのURLが取得できます。この際に編集権限も設定できるため、メールアドレス共有と同様に設定を行いましょう。
権限の設定方法
Googleドキュメントを共有する際は、共有する相手の権限を設定できます。ここまで紹介した共有方法の部分で権限の設定方法は紹介しましたが、権限は随時変更することが可能。
その際は「共有」ボタンをクリックして現在共有している相手を表示し、右側に表示されている現在の権限をクリック。
するとほかの権限に変更できます。
Googleドキュメントの便利機能の使い方
ここからは知っておくと便利なGoogleドキュメントの便利機能を紹介します。
基本的な使い方にあわせて以下の機能を知っておくと、リモートワーク・テレワークの業務が効率化できるでしょう。
編集の提案やコメントの付け方
Googleドキュメントを複数メンバーで編集していく場合、編集の提案やコメントを付ける機能が便利。
編集の提案やコメントを入れる方法は、入れたいテキスト部分をドラッグし、右側に表示されているアイコン(ブルーがコメント・グリーンが編集の提案)をクリック。
コメントは以下のように入力できます。
編集の提案の場合は、以下のように挿入できます。(この場合表示される取り消し線は、提案を承認することで消えます)
コメントや編集の提案に対してメッセージでやりとりすることも可能。
コメントや編集の提案を承認する場合は、右側に表示されているチェックマークをクリックしましょう。確認・修正済みの提案として、表示されなくなります。
ちなみにコメントや編集の提案は、メニューバーの「挿入」からも入れられます。
pdfやwordファイルへの変換方法
Googleドキュメントはpdfやwordファイルへの変換してダウンロード可能。方法は簡単です。
メニューバーの「ファイル」→「ダウンロード」を選択するとファイル形式が一覧で表示されます。希望のファイル形式を選択してダウンロードしましょう。
音声入力方法
Googleドキュメントは音声入力も行えます。音声入力の方法は、まずメニューバーの「ツール」→「音声入力」をクリック。
するとマイクのアイコンが現れますので、クリックして音声入力をスタートさせます。
クリックすると以下のようなアイコンに。このアイコンになっている時、音声入力がアクティブになっています。
アドオンの追加方法
Googleドキュメントはアドオンでより使いやすくできます。例えばドキュメントにフリー画像を使うことが多い場合に便利なアドオンが「Pixabay Free Images」。です
アドオンの追加方法を紹介しましょう。まずメニューバーの「アドオン」→「アドオンを取得」をクリック。
検索窓に追加したいアドオンの名前を入力して検索。
すると候補アドオンが表示されます。
「ダウンロード」をクリックしてアドオンを追加しましょう。
Googleドキュメントの使い方を学べる本
今回はGoogleドキュメントの基本的な使い方を主に紹介してきましたが、書籍にもGoogleドキュメントの基礎から応用まで学べるものがあります。
ほかのGoogleサービスとの連携方法が紹介されている本もありますので参考にしてくださいね。
はじめてのGoogle ドキュメントの教科書2020
これからGoogle ドキュメントを使い始める人に最適な本。画像付きで分かりやすく解説されています。
できるGoogleビジネス+テレワーク パーフェクトブック
テレワークの機会が増え、Google ドキュメントだけでなくGoogleの各種サービスの利用することが多くなった人におすすめ。Google ドキュメントは他のGoogleサービスを連携するとさらに便利になります。
Google式10Xリモート仕事術
数多くあるGoogleのサービスの中でも10のサービスを厳選。本当に実務に使える機能を紹介してくれます。
これまで「リモートではやはり進みにくい」と感じていた業務も、効率的に進めるきっかけをつかめるでしょう。
Googleドキュメントでテレワークを効率化させよう
Googleドキュメントを使用すると、いつでもどこでもドキュメントの作成・編集ができ、テレワークの効率化にもつながります。
あなたもこの記事を参考に、Googleドキュメントをフル活用してみてくださいね。
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