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Googleドキュメントの使い方をお調べですか？ それならこの記事を読めば解決します。
今回はGoogleドキュメントの使い方を画像付きで詳しく解説。
リモートワークを効率化させる便利機能も紹介しますので、Googleドキュメントをフル活用したい方はぜひ参考にしてくださいね。
この記事の目次
Googleドキュメントの特徴
Googleドキュメントの使い方を解説していく前に、基本的な特徴についておさらいしておきましょう。
GoogleドキュメントはGoogleアカウントがあれば誰でも使用でき、アプリで外出先でもスマホで作成・編集できるメリットがあります。
Googleアカウントがあれば誰でも使える
GoogleドキュメントはWordと同じように使えるドキュメント作成ツール。Googleアカウントがあれば誰でも使用でき、インストール不要で使えるメリットがあります。
Wordのようにライセンス料金を支払う必要はありません。
パソコンだけでなくiphoneなどのスマホで編集可能
Googleドキュメントにはスマホアプリがあるため、外出中もインターネット環境があればいつでも使用できます。
また事前に「オフラインで使用可能にする」を設定しておけば、インターネット環境がない場所でも編集可能。いつでもどこでもドキュメント作成・編集がしやすいメリットがあります。
複数メンバーと共有して作業効率化
GoogleドキュメントはメールアドレスやURLで複数メンバーと共有できます。編集メンバーがそれぞれ離れた場所にいても、オンライン上で共同作業が実現。
編集内容はリアルタイムで反映され、自動で保存。万が一誤って削除した部分があっても変更履歴から復元できます。
各種アドオンでカスタマイズ可能
Googleドキュメントはアドオンを追加するとさらに便利に使えます。
アドオンの追加方法については後ほど紹介するので参考にしてくださいね。
Googleドキュメントの作成方法
Googleドキュメントを使うには、まずGoogleアカウントを作成することから始めましょう。アカウントは無料で簡単に作成できます。
ちなみにGoogleアカウント作成方法とGoogleドライブへのアクセス方法は、以前公開したGoogleスプレッドシートの使い方記事と同様。
Googleドキュメントとあわせてスプレッドシートを使用する機会もある方は、以下の記事も参考にしてくださいね。
Googleスプレッドシートの作成・共有方法は？使い方を学べる本も紹介Googleアカウントを作成
Googleアカウントはこちらのページから作成してください。
アカウントを作成に必要な情報は
- 姓名
- メールアドレス
- パスワード
です。
メールアドレスは、Gmailアドレスを新規設定しても、Gmail以外のメールアドレスを使用しても構いません。さらにアカウント再設定用情報を入力すると、アカウント保護ができます。
以上でGoogleアカウントの作成は完了です。
Googleドライブへアクセス
続いては、Googleドライブへのアクセス方法。
ブラウザでアクセスする場合は、まずGoogle Chromeを立ち上げます。右上のアイコン(上の画像の赤丸部分)をクリックしましょう。
Googleの各種ツールのアイコンが一覧で表示されますので、三角形のGoogleドライブのアイコンをクリック。
これでGoogleドライブにアクセスできました。
「＋新規」から作成
Googleドライブの画面の左上の方にある「＋新規」をクリックすると、各種作成ツールが表示されます。
その中の「Googleドキュメント」をクリックすると、新規のドキュメントを作成できます。
ちなみにGoogleドキュメントはテンプレートも豊富です。
テンプレートを使用してドキュメントを作成したい場合は「Googleドキュメント」の右にある「＞」にマウスカーソルを合わせ「テンプレートから」をクリック。
テンプレートを選択すると、テンプレートが適用されたドキュメントを新規作成できます。
文字装飾の方法
Wordと同様、Googleドキュメントもさまざまな文字装飾ができます。上部にあるメニューバーから、必要な装飾を選択しましょう。
今回は代表的な装飾について簡単に説明します。
タイトル・見出しなどの設定方法
テキストをタイトル・見出しに応じてサイズ変換や装飾したい場合は、メニューバーにある「標準テキスト」と表示されている部分をクリック。
装飾したいテキストをドラッグして好みの設定を選択すれば、以下のようにテキストを変換させられます。
また任意の大きさにテキストサイズを変換させたい場合は、メニューバーの数字が表示されている部分をクリックして設定しましょう。
太字・斜体・下線付きなどの設定方法
テキストを太字・斜体・下線付きなどにしたい場合もメニューバーから選択して設定します。
テキスト・背景の色の設定方法
テキストを赤字にしたり、黄色のハイライトを入れたりしたい場合も、メニューバーから設定できます。
画像・図・表などの挿入方法
画像・図・表などの挿入は、メニューバー「挿入」からできます。
画像の挿入はアップロードした画像のほか、GoogleドライブやGoogleフォトからや、URLなどで画像を挿入できます。
図の挿入方法
図の挿入の際は「挿入」→「描画」を選択。
Googleドライブから挿入することもできますし、その場で作成することも可能。
新規作成する場合は「＋新規」を選択してください。すると図形描画画面が表示されます。
任意の図を作成して右上の「保存して終了」をクリックすると、作成した図をドキュメント内に挿入できます。
表の挿入方法
表の挿入の際は「挿入」→「表」を選択。
その際に横に表示されるマス目を、マウスカーソルを動かして挿入したい行・列に。
そのままクリックすると、自動的に表が作成・挿入されます。
リンクの挿入方法
テキストにリンクを挿入したい場合は、リンクにしたい部分をドラッグした状態で「挿入」→「リンク」をクリック。
貼り付けたいURLを直接入力するか、Web検索して貼り付けることも可能です。
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Googleドキュメントの共有方法
続いてはGoogleドキュメントの共有方法。
</di strong>Googleドキュメントはメールアドレスを指定して共有する方法のほか、URLを公開して共有する方法もあります。権限も設定できるため便利です。
メールアドレスで共有
メールアドレスで共有する場合は、まず右上の「共有」をクリック。
すると共有設定画面が表示されるため、共有する相手のメールアドレスを入力し「完了」をクリック。
するとメッセージ記入画面が表示されます。この際に編集権限も設定可能。
共有する相手に応じて閲覧者・閲覧者(コメント可)・編集者の3つから選んで設定しましょう。
「送信」をクリックすれば、メッセージ付きで相手にファイルのリンクが送られます。
相手がメッセージ上の「ドキュメントで開く」をクリックすると、共有したドキュメントにアクセスできます。
リンクで共有
リンクで共有する場合も、まずは右上の「共有」をクリック。
そして「リンクを知っている全員に共有」をクリックします。
するとファイルのURLが取得できます。この際に編集権限も設定できるため、メールアドレス共有と同様に設定を行いましょう。
権限の設定方法
Googleドキュメントを共有する際は、共有する相手の権限を設定できます。ここまで紹介した共有方法の部分で権限の設定方法は紹介しましたが、権限は随時変更することが可能。
その際は「共有」ボタンをクリックして現在共有している相手を表示し、右側に表示されている現在の権限をクリック。
するとほかの権限に変更できます。
Googleドキュメントの便利機能の使い方
ここからは知っておくと便利なGoogleドキュメントの便利機能を紹介します。
基本的な使い方にあわせて以下の機能を知っておくと、リモートワーク・テレワークの業務が効率化できるでしょう。
編集の提案やコメントの付け方
Googleドキュメントを複数メンバーで編集していく場合、編集の提案やコメントを付ける機能が便利。
編集の提案やコメントを入れる方法は、入れたいテキスト部分をドラッグし、右側に表示されているアイコン(ブルーがコメント・グリーンが編集の提案)をクリック。
コメントは以下のように入力できます。
編集の提案の場合は、以下のように挿入できます。(この場合表示される取り消し線は、提案を承認することで消えます)
コメントや編集の提案に対してメッセージでやりとりすることも可能。
コメントや編集の提案を承認する場合は、右側に表示されているチェックマークをクリックしましょう。確認・修正済みの提案として、表示されなくなります。
ちなみにコメントや編集の提案は、メニューバーの「挿入」からも入れられます。
pdfやwordファイルへの変換方法
Googleドキュメントはpdfやwordファイルへの変換してダウンロード可能。方法は簡単です。
メニューバーの「ファイル」→「ダウンロード」を選択するとファイル形式が一覧で表示されます。希望のファイル形式を選択してダウンロードしましょう。
音声入力方法
Googleドキュメントは音声入力も行えます。音声入力の方法は、まずメニューバーの「ツール」→「音声入力」をクリック。
するとマイクのアイコンが現れますので、クリックして音声入力をスタートさせます。
クリックすると以下のようなアイコンに。このアイコンになっている時、音声入力がアクティブになっています。
アドオンの追加方法
Googleドキュメントはアドオンでより使いやすくできます。例えばドキュメントにフリー画像を使うことが多い場合に便利なアドオンが「Pixabay Free Images」。です
アドオンの追加方法を紹介しましょう。まずメニューバーの「アドオン」→「アドオンを取得」をクリック。
検索窓に追加したいアドオンの名前を入力して検索。
すると候補アドオンが表示されます。
「ダウンロード」をクリックしてアドオンを追加しましょう。
Googleドキュメントの使い方を学べる本
今回はGoogleドキュメントの基本的な使い方を主に紹介してきましたが、書籍にもGoogleドキュメントの基礎から応用まで学べるものがあります。
ほかのGoogleサービスとの連携方法が紹介されている本もありますので参考にしてくださいね。
はじめてのGoogle ドキュメントの教科書2020
これからGoogle ドキュメントを使い始める人に最適な本。画像付きで分かりやすく解説されています。
できるGoogleビジネス+テレワーク パーフェクトブック
テレワークの機会が増え、Google ドキュメントだけでなくGoogleの各種サービスの利用することが多くなった人におすすめ。Google ドキュメントは他のGoogleサービスを連携するとさらに便利になります。
Google式10Xリモート仕事術
数多くあるGoogleのサービスの中でも10のサービスを厳選。本当に実務に使える機能を紹介してくれます。
これまで「リモートではやはり進みにくい」と感じていた業務も、効率的に進めるきっかけをつかめるでしょう。
Googleドキュメントを使うメリットとは？
今回の記事ではGoogleドキュメントの具体的な使い方を紹介しましたが、基本的な特徴や便利機能が知りたい方は以下の記事を参考にしてください。
おすすめのアドオンも紹介しています。
Googleドキュメントの使い方はこれ読めばOK！フル活用に役立つ本も
