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Googleスプレッドシートとは?Excelとの違いやメリット・デメリットを紹介

公開: 2021.01.19

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働き方改革や新型コロナウイルス感染症の影響もあり、多くの企業でテレワークの導入が進んでいます。

そんな中、オンラインで使える表計算ソフト「Googleスプレッドシート」を使う機会が増えた人も多いのでは?

しかしこれまで表計算ソフトはExcelを使ってきた人にとって、Googleスプレッドシートの使用方法に戸惑うケースがあるかもしれません。

そこで今回はGoogleスプレッドシートとは何なのか、またExcelとはどのような違いがあるのかを紹介していきます。

Googleスプレッドシートとは

GoogleスプレッドシートはGoogleが提供する表計算ソフト

Googleアカウントがあれば誰でも無料で使用できます。

Excelのように使えるツール

従来表計算ソフトといえばExcelを使用する人が多かったでしょう。しかし近年、GoogleスプレッドシートがExcelの代替ソフトとして急速に普及。

その理由としては、Googleアカウントがあれば誰でも無料で使える点、Excelの機能をほぼ網羅している点が挙げられます。

インストール不要で無料で使える

Googleスプレッドシートの最大の特徴として挙げられるのが、インストール不要である点。

Googleスプレッドシートはオンライン上でいつでもアクセスして編集できます。

またスマホアプリがあるため、外出先でもスマホで手軽に作成・編集できるメリットも。

GoogleスプレッドシートとExcelとの違い

Googleスプレッドシートはエクセルの代替ツールとしてのイメージが強いですが、Googleスプレッドシートだからこそできる機能も存在します。

ここで「Googleスプレッドシートとエクセルとの違い」として紹介していきましょう。

Webコンテンツとして公開可能

Googleスプレッドシートは、URLを公開すればWebコンテンツとして配信できます。

共有設定からURLをコピーして自身のWebサイトなどに貼り付ければ、Webサイトに訪れた人が誰でもデータにアクセスできます。

複数人で同時編集が可能

Googleスプレッドシートは複数人で共有して同時編集することも可能。

例えばGoogleスプレッドシートでプロジェクト管理などを行う際、複数メンバーの進捗状況をリアルタイムで把握できます。

また共有設定で共有するメンバーを限定することも可能。

コメント機能などを使ってリアルタイムでやりとりしながら編集作業ができるため、効率的な作業が実現します。

自動で保存される

自動で保存される機能は、Googleスプレッドシートの最大のメリットかもしれません。

例えば複数人で共有して編集作業を行なっている途中で、あるメンバーが誤って消してしまった箇所があったとします。

そのような時も、Googleスプレッドシートはリアルタイムで自動でデータが保存されているため、変更履歴から消去する前のデータを復元できます。

「保存していなくて編集内容が消えてしまった」と焦る必要がありません。

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Googleスプレッドシートを使用するメリット

ここで今一度、Googleスプレッドシートを使用するメリットをまとめます。

メリットを知っておくことで、これからGoogleスプレッドシートを使いこなすモチベーションになるでしょう。

無料で使える

エクセルはライセンス料金を支払わなければ使用できませんが、GoogleスプレッドシートはGoogleアカウントがあれば誰でも無料で使用可能。

もちろん、Googleアカウントも無料で簡単に作成できます。

インターネット環境があればどこでも使える

Googleスプレッドシートはオンライン上で編集できるツール。

そのためインターネット環境があれば、いつでもどこでも編集作業を行えます。

例えば営業先に移動中、オフィスで途中まで作成していた見積書の仕上げを行うことだって可能です。

同時編集機能で作業効率化

Googleスプレッドシートの同時編集機能は、特にプロジェクト管理や複数メンバーでタスク管理などを行う際に便利

筆者である私自身も、Googleスプレッドシートをメディア記事の進捗管理などで使用した経験があります。

複数ライターさんが担当している記事がリアルタイムで確認できるため「自分が担当していたつもりの記事が他のライターさんも担当していた」ということが避けられます。

データ紛失のリスクがない

オフラインで編集する表計算ソフトの場合、例えば急にパソコンが落ちてしまった時に編集内容が保存されておらず、焦ってしまうことも。

しかしGoogleスプレッドシートはオンライン上で編集でき、編集内容も自動で保存されています。

つまり常にバックアップが取られている状態

なので万が一パソコンが急に落ちた時も、データが紛失してしまうリスクが少ないのです。

他のGoogleアプリと連携してより便利に

GoogleスプレッドシートはGoogleが提供する表計算ソフトですが、このほかにもGoogleではさまざまなツールを提供しています。

GoogleスプレッドシートはほかのGoogleのツールと連携することで、より作業を効率化することも可能です。

例えばアンケート集計などに便利なGoogleフォーム。

Googleフォームで得られた調査結果を、Googleスプレッドシートに変換することもできます。

Googleスプレッドシートを使用するデメリット

Macの日本語入力が遅い時の対処法ここまでの内容で、Googleスプレッドシートはメリットだらけの印象を持っている方もいるかもしれません。

しかし実は、Googleスプレッドシートには若干のデメリットもあります。

通信障害が起きた時のリスク

Googleスプレッドシートは、基本的にインターネット環境がないと編集作業できません。

なので通信障害などが起きた時に、大事なデータにアクセスできないリスクもあります。

2020年12月には、Googleで大規模な障害が発生。

約45分間、Googleスプレッドシートを含めGoogleの多数のサービスがダウンしました。

実際にGoogleスプレッドシートを使用していて、動作が不安定と感じたら、障害の発生状況を確認するといいでしょう。

Googleの障害発生状況については、以下のサイトで確認できます。

参照:Google Workspace ステータス ダッシュボード

処理スピードがExcelと比較して若干劣る

この点はあまり気にならない人もいるかもしれませんが、Googleスプレッドシートはエクセルよりも処理スピードが若干劣る傾向があります。

特に前述したようなサービス障害が起こっている時は、自動保存がなかなかできなかったり、計算処理がスムーズでなかったりすることも。

その結果「編集内容が保存されていなかった」という可能性もあるため、動作が不安定と感じたら編集は一旦ストップし、障害状況をチェックすると安心でしょう。

Excelとよりも参考書籍が少ない

これまで長年使われてきた表計算ソフトであるExcelは、使用方法を解説した書籍も多数販売されています。

一方でGoogleスプレッドシートは比較的新しいツールのため、参考書籍もまだ少ないのが現状。

しかしインターネット上で「Googleスプレッドシート 使い方」などと調べると、使用方法が解説された記事が多数ヒットします。

また参考書籍もゼロではないため、ぜひ探してみてください。

後ほど紹介する記事でも、Googleスプレッドシートの参考書を紹介しています。

あわせて参考にしてくださいね。

Googleスプレッドシートの簡単な作成・共有方法は?

Macの標準の日本語入力ソースの使い方Googleスプレッドシートの基礎知識が分かったら、次は実際にGoogleスプレッドシートを使ってみましょう

以下の記事ではGoogleスプレッドシートの具体的な使い方を解説しています。

シートの新規作成方法や共有方法も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

Googleスプレッドシートの作成・共有方法は?使い方を学べる本も紹介

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この記事を書いた人

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フリーランスのWebライターです。小学生の娘と一緒にプログラミングを学習中です。テックキャンプブログではITの最先端を学びつつ記事を書いています。

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