「コロナウイルスの感染拡大防止のために、会社の勤務形態がテレワークになった」
テレワークという言葉は知っているけれど、どのような働き方かよくわからないという人もいるでしょう。
この記事では、テレワークとはどのような働き方なのかという点や、始め方・やり方・コツについて解説します。
テレワークのメリット・デメリット、よくある失敗事例も紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
この記事の目次
テレワークとは
まず、テレワークとはどのような働き方なのか解説します。
時間や場所を選ばない働き方「テレワーク」
テレワークとは、パソコンやインターネットなどのICT（情報通信技術）を使って、場所や時間に縛られずに仕事ができる自由な働き方を指します。
「tele=遠い」と「work=働く」を組み合わせてできた造語です。
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テレワークは働く場所で3種類に分けられる
テレワークは働く場所によって大きく3種類に分けられます。
在宅勤務
在宅勤務は、自宅で働くスタイルのテレワークです。会社の人とはパソコン・スマホなどを通してオンラインで連絡を取ることが一般的です。
病気・怪我・妊娠・育児・介護などの事情で自宅を離れられない場合でも、在宅勤務であれば仕事が続けられます。
モバイルワーク
モバイルワークは、自宅やサテライトオフィス以外の外出先でパソコンやスマホを使って仕事をするテレワークです。
顧客先・移動中・カフェなどの場所で働く場合などがモバイルワークに含まれます。
どこでも働ける点が魅力ですが、インターネットへの接続方法などによってはセキュリティリスクがある点に注意が必要です。
サテライトオフィス
サテライトオフィスは、会社以外のオフィススペースを利用して仕事をするテレワークです。
スポットオフィス・専用サテライト・共同サテライト・レンタルオフィスなどの施設を利用します。都市部ではなく、郊外に自宅がある人が働きやすいテレワークの種類と言えるでしょう。
テレワークとリモートワークの違いとは
テレワークとリモートワークは、言葉の意味としては大きな違いはありません。
リモートワークは「remote=遠隔」と「work=働く」を組み合わせて作られた造語であり、テレワークとほぼ同じ意味です。
テレワークは、1970年代にアメリカで生まれた言葉で石油危機の影響から、自宅で仕事をスタイルを確立するために誕生したと言われています。
日本では1984年にNECがサテライトオフィスを導入した事例あります。
一方で、リモートワークという言葉が使われるようになったのは比較的最近で、語源・意味・定義などもじつは曖昧です。
どちらかと言うと、チームで仕事をする場合には「リモートワーク」が使われる傾向があります。
ほぼ同じ意味ですが、オフィス以外で働くことを指す時に使う言葉としては「テレワーク」の方が一般的です。
その理由として、日本政府が文書や制度の名称などで、テレワークを使っている影響が強いと考えられます。
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テレワークのやり方とコツ
これから初めてのテレワークにチャレンジするという方もいると思います。
以下で、テレワークのやり方とコツについて解説しますので参考にしてください。
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テレワークに最低限必要なのはパソコンとインターネット環境
テレワークを始めるために、最低限必要となるのはパソコンとインターネット環境です。
この他にも、在宅勤務がメインになる場合には、疲れずに集中力を保てるデスクやチェアーも用意する必要があります。
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生産性を上げるにはツールの活用が重要
テレワークでオフィス以上に生産性を上げるには、ツールの活用がとても重要です。
例えば、グループウェア・クラウドストレージサービス・チャットツールなどがあります。
自分の仕事内容にあったツールを活用すれば、作業効率をアップして生産性を高められます。
テレワークで大切なのは成果を挙げること
テレワークで大切なのは、数字などで判断できる成果をしっかり挙げること。
オフィスなどのそれぞれの様子がわかる環境の場合には、上長も「がんばって仕事をしているな」などの様子がわかります。
しかし、テレワークの場合には、どうしても過程よりも結果の印象が強くなるのです。
わかりやすい成果を挙げることはもちろん、想定以上に時間がかかった場合には、過程についての報告も行うことも必要でしょう。
それにより、お互いの信頼関係を保ちながらテレワークができます。
メリハリをつける工夫をしよう
在宅勤務のテレワークの場合には、仕事とプライベートのメリハリをつくる工夫が大切になります。
それは、職場と自宅が同じ場所になるため、どうしても仕事のことを考えやすくなるからです。
具体的には、以下のような方法を取り入れるとよいでしょう。
- 定期的に身体を動かす
- 意識的に外に出る
- 仕事をする時間を決める
- チャットツールなどを非通知でオフにする
テレワークで働くメリット
テレワークには「通勤の負担が減る」「業務を効率化できる」などのメリットがあります。
以下で、そのようなテレワークのメリットについて詳しく解説します。
病気の流行や災害の際も対応が可能
テレワークには、コロナウイルスなどの病気の流行や地震などの災害が起こった際にも柔軟な対応が可能というメリットがあります。
ただし、パソコンがあり、インターネットに接続できることが前提です。
もちろん、非常時には仕事よりも優先することがあればそれを行うべきです。
「会社に出社できない」が「仕事ができない」とイコールにならないことがテレワークで働く大きな利点と言えるでしょう。
通勤の負担を減らせる
都心部などにあるオフィスに通う通勤の負担を減らせることもテレワークのメリットです。
在宅勤務の場合には通勤に費やす時間が必要なく、満員電車による疲労やストレスもなくなります。
働く場所を選べる
テレワークは自宅・カフェ・サテライトオフィスなど、働く場所を自由に選べます。
自分にとって作業しやすい場所で仕事ができることは大きなメリットと言えるでしょう。
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通常の勤務が難しい状態でも働ける
妊娠・育児・介護など、通常の勤務形態への対応が難しい状態でも、テレワークなら仕事が可能です。
「オフィスに通うのは難しい状況。ただ、空き時間に仕事をする時間はある」という人にとって、テレワークは魅力的な働き方と言えるでしょう。
また、雇用する対象が広くなるので、企業にとっても労働力が確保しやすくなるというメリットがあります。
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テレワークで働くデメリット
一方で、テレワークには「コミュニケーションが取りづらい」などのデメリットもあります。
コミュニケーションが取りづらい
テレワークは同じオフィスで働く時よりも、コミュニケーションが取りづらくなります。
もちろん、Web会議ツールを使ったオンラインでのミーティングや、チャットツールでのメッセージのやりとりはできます。
しかし、直接会話をするよりも意志の疎通や認識を合わせることが難しいのは確かです。
メッセージでは表現が厳しくなってしまい、相手に意図していない不快感を与えることもあります。それにより、テレワークが原因でチームが険悪になる危険性も…。
このような事態を防ぐためには、コミュニケーションの場所を設ける時間を決めるのも1つの解決策。1on1やチームでのミーティングを定期的に設けると効果的です。
また、メッセージでは相手に伝わりやすい明確な表現を心がけることも大切になります。
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プライベートの切り替えが難しい
自宅を仕事場として利用すると、プライベートとの切り替えが難しくなります。
常に仕事モードになってしまったり、反対についだらけてしまったりすることもあるでしょう。
仕事の時間を決めることがまずポイントです。そして、仕事に取り組む時は仕事用の服に着替えたり、時にはカフェなどで気分を変えたりするのもよいでしょう。
まわりの働いている状況が把握しづらい
テレワークでチームで仕事をしている場合、まわりの労働状況が把握しづらいことはデメリットと言えるでしょう。
タスクの依頼をしても、なかなか連絡がなければ不信感につながります。
予定通りにスケジュールが進まない場合には、状況が見えないと属人的な要因を疑いがちにもなるでしょう。
プロジェクト管理ツールなどでタスクなどを明確にすると、お互いにフラストレーションを溜めづらいのでおすすめです。
環境整備が必要
テレワークで働くためには、それに適した環境整備が必要です。
オフィスのように会社が環境を整えてくれるわけではないので、自分でテレワークに必要なものを考えて揃えなければなりません。
環境の整備にはコストもかかりますし、合わないものを買うとムダになることも。環境整備が上手くいかないと、生産性が下がる恐れもあります。
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テレワークでよくある失敗事例
テレワークでよくある失敗事例について紹介します。以下のような状況に陥らないように工夫をしましょう。
1人で働いていて寂しくなった
オフィスで働いていた状態からいきなりテレワークに切り替わると、孤独を感じる人も多いです。
テレワークは基本的に1人で作業を進めるので、人と話す機会は必然的に少なくなります。
チャットツールなどで必要最低限のメッセージをやりとりするだけという状態では、さらにコミュニケーションの機会が少なくなるでしょう。
それにより1人でずっと働いていることが寂しくなってしまい、仕事に集中できないという状態になってしまうのです。
気軽に雑談ができるようなslackのチャンネルを設けておくと、寂しさを感じづらくなるのでおすすめです。
Web会議が思うように進まない
Web会議が思うように進まず、対面の状態よりも効率が下がることもよくあります。
Web会議を妨げる要因として、以下のようなさまざまなケースが考えられます。
- 音声が聞こえない
- 映像が映らない
- 途中で通信が切れてしまう
- 周囲のノイズが多く、集中できない
それぞれがテレワークに必要な環境を整えると、このような状況は変えられるでしょう。
ツールを導入して仕事が増えた
効率化を狙ってITツールを導入したものの、結果として仕事が増えるというケースもあります。
例えば、プロジェクト管理ツールを導入した場合。
今まではチャットツールベースで管理していたところにプロジェクト管理ツールを導入し、管理ツールでのやりとりのみで完結することを想定しました。
しかし、上長が「チャットツールでも完了報告がほしい」と言い、チャットツールでの連絡もオペレーションに含まれることに…。結果としてプロジェクト管理ツールへの入力とチャットツールでの連絡が必要になり業務が増えてしまいました。
この事例のように、ツールが増えたことで、今までよりも非効率になっては意味がありません。運用に問題がないITリテラシーをそれぞれが持つことが大切です。
理想と現実のバランスを取りながら、他の人が抵抗を覚えないように少しずつ改善することをおすすめします。
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テレワークの成功事例から学ぼう
企業によるテレワークの成功事例を知り、どのように働いたらよいかを考えましょう。
レノボ・ジャパン
レノボ・ジャパンは、2015年から無制限テレワークの制度を導入しました。これにより、従業員の47%が生産性が向上したと回答しています。
ただし、レノボ・ジャパンはテレワーク自体を推奨しているわけではなく「その日、その業務にとって生産性高く働ける場所、時間」で働くことを重視しています。
レノボ・ジャパンは、テレワークを効果的に行うために以下のような取り組みを行っています。
- Microsoft TeamsかSkype for Businessを常時起動するよう義務化
- 貸与されるパソコンを自分の業務に合わせて選択可能
- テレワークに回数の上限なし
- 定期的な1on1の実施
- オンラインコラボレーションシステムの導入
- 高品質なヘッドセットの支給
テレワークの先駆者といえるレノボ・ジャパンは、コロナウイルスの影響でテレワークを導入した企業にとって参考となる「はじめようテレワークスタートガイド」を公開しています。
参考：レノボのテレワークは成功しているのか？ – 週刊BCN+
リクルートホールディングス
リクルートホールディングスは、2016年からすべての従業員を対象にリモートワークを導入しました。
リクルートホールディングスはテレワークを効果的に行うために以下のような取り組みを行っています。
- ノートパソコンや携帯電話を支給してセキュリティ対策
- リモートワークの上限日数なし
- 正社員や派遣社員などの雇用形態に関わらず全従業員が対象
- 自宅・コワーキングスペース・カフェ・レンタルオフィスなどの好きな場所で業務を許可
- 個人の評価は成果をもって実施
従業員の労働時間の3、4割を占めるのはオフィス以外の場所。従業員からも受け入れられ、しっかりと成果を挙げている成功事例と言えるでしょう。
パナソニック
パナソニックは在宅勤務を2007年から本格的に導入しました。7割以上の従業員が生産性向上を実感しています。
パナソニックはテレワークを効果的に行うために以下のような取り組みを行っています。
- 全国14拠点にスポットオフィスを設置
- Web会議を月間3000回〜4000回開催
- テレワークで発生した事例を共有
参考：テレワーク実践事例1｜パナソニック在宅勤務制度｜一般社団法人日本テレワーク協会
テレワークのメリット・デメリットを理解して業務効率化に役立てよう
テレワークのメリット・デメリットを理解すると、どのようなポイントに注意すればよいのかがわかります。
メリットばかりに目を向けると、いまいち生産性が上がらないという事態に陥ることもあるでしょう。
しっかりとデメリットをケアしてよい環境を整えること。これがテレワークの業務効率化を実現する上でとても大切です。
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