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新人育成の計画法・指導ポイントまとめ【OJT・研修担当必見】

作成: 2017.03.14 更新: 2019.05.23

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新人育成について悩んでいませんか?

新人育成を担当しているけれど、「どのように新人に接すればよいかわからない」「教え方がわからない」という方も多いと思います。そこで今回は、OJT・研修担当の方必見の、新人育成の方法についてご紹介します。

これを見れば、新人育成における計画の立て方や指導のポイントが理解でき、企業のもとめる人材の育成を実現することができます。出典:photo AC

新人育成の重要性

出典:photo AC

まず、新人育成の重要性について、企業の戦力向上と人材確保の2つの面からご説明します。

戦力向上

DODAによると、2017年2月の求人倍率は2.38倍となり、高い数字で推移を続けています。

このように、売り手市場といわれる現在の転職市場において、リーダーとなり、経営の中心となる人材を中途採用で獲得することは難しくなっています。

そのため、企業の中核を担い、経営の中心となる人材を確保するためには、能力の高い新人を採用して、育成する方が確実性が高いといえます。

企業が成長を続けるために重要となるのは、自分自身の成長と働いている会社の成長をリンクさせて考えることができる人材の育成です。

企業で働いた経験のない新人であれば、企業風土にもなじみやすく、企業文化を継承していく人材として最適といえます。

そして、それぞれの企業に合わせた新人育成を行うことで、新人に企業の求めるスキルを身につけさせ、戦力として活躍する人材へ成長させることが期待できます。

人材確保

総務省によると、少子高齢化がこのまま進むと、2013年10月時点で7901万人であった日本の労働力人口は、2060年には4418万人まで大幅に減少するとされています。

このように労働力人口の減少が続けば、さらに求人倍率は上昇し、優秀な人材の獲得は難しくなるでしょう。

また、労働政策研究・研修機構によると、新人の方への入職後3カ月間に受けた教育訓練のアンケートにおいて、「指示が曖昧なまま放置され、何をしたらよいのか分からない時期があった」と答えた男性の方の離職者は39.3%とあります。

このように、新人の育成において何も行わなかった場合には離職リスクが高くなり、企業への社員の定着率が低くなってしまいます。

その結果、優秀な人材の獲得だけでなく、人材の確保もさらに難しくなるでしょう。

そのため、新人の育成が企業における重要な取り組みであることを理解し、目標・計画をもって実施する必要があります。

新人育成のプレッシャー

出典:Pixabay

このように新人育成は、企業にとって重要な取り組みであることがお分かりいただけたと思います。
そのため、多くの企業が新人育成に意欲的に取り組んでいます。

しかし、新人育成がうまくいっていない企業が多くみられるのも事実です。

その原因のひとつに新人育成にかかるプレッシャーがあることをご存じですか?

教える側

新人の育成は、新入社員研修などの集合研修と、配属後の部署におけるOJT(On-the-Job Training)を採用している企業が多くみられます。

OJTとは実際の仕事を通して教育を行うトレーニング方法です。

リクルートマネジメントソリューションズによると、企業で働く人の能力の70%以上がOJTによって開発されるとあります。

新人の育成において、集合研修で企業理念やビジネスの基礎知識・基礎技術を学び、OJTで業務知識やスキルを身につけていくという流れが一般的です。

しかし、実際にはこのOJTが機能していると回答した企業は産業能率大学 総合研究所によると、12.6%にとどまっています。

その理由として、教える側の社員にかかるさまざまなプレッシャーが考えられます。

OJTを担当することの多い20代・30代の社員の方は、教えられた経験はあっても、教えた経験が豊富な方はあまりいません。

そのため、OJTを担当する社員はどのように新人に教えればよいかわからないという悩みを抱えることになります。

そして、このようなOJTを任される社員は、新人を預けても安心とみられている優秀な方が多いため、業務に加えてOJTを行うため、さらに忙しくなり、負担が増えることになります。

それにより、新人と向き合う時間も少なくなり、教育だけでなくコミュニケーションもうまくいかず、人間関係を築いていけないという状況におちいります。

さらに、新人の育成がうまく行かなければ上司から指摘を受けるという精神的なプレッシャーが、教える側の社員にかかってきます。

新人側

その一方で、OJTを受ける新人には業務に必要となるスキルをしっかりと身につけられるかという不安があります。

新人研修で基礎知識を学んだはずが、実際に仕事を行うと業務に結びつけられない場合や、理解ができないこともあり、新人は落ち込むこともあるでしょう。

そのような場合に、上司にすぐに質問・相談ができる環境であれば、OJTもうまく進められます。

しかし、新人はそのようなコミュニケーションがとれる人間関係を築けるかどうかや、わからないまま何もできない状況で放置されてしまうのではないかというプレッシャーを感じています。

このように、教える側・教えられる側にはそれぞれのプレッシャーがあります。

このような状況を解消するためには、担当者まかせにせず、指導内容・計画について企業として考えることが必要です。

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指導内容の例

出典:photo AC

次に、新人育成を考えるうえで役立つ指導内容の例をご紹介します

企業文化

まず、新人への指導において、企業文化を教えることがあげられます。

企業文化とは、企業が持っている価値観を指し、業績を継続的に伸ばし、経営戦略の実行や目標を達成するためのルール・しきたりのことです。

そのため、この企業文化を新人が理解することは、同じ志をもって他の社員の方とともに仕事へ取り組み、組織で活躍する人材となるために重要な要素といえます。

ビジネスマナー

社会人として生き抜いていくためには、ビジネスマナーを身につけることが大切です。

ビジネスマナーとは、仕事をするうえで必要となる多くのマナーの総称です。

ビジネスマナーはあいさつ・お辞儀・椅子の座り方・名刺の渡し方など多岐に渡り、食事・会議・人間関係などさまざまな場面で求められます。

ビジネスマナーが完璧であることが仕事ができるということにはなりませんが、取引や商談において相手との良好な関係をつくることにつながり、よい結果を得られる可能性は高くなります。

ビジネスマナーは人と人とをつなぎ、円滑な仕事を行うためのはじめの一歩といえるでしょう。

さらに、ビジネスマナーを身につけることは、新人の方が相手に嫌な思いをさせず、仕事をよりよく進められる社会人としての武器にもなります。

社会人としての経験が浅く、ビジネスマナーへのなじみが少ない新人の方には、しっかりと意識して取り組める指導が必要になります。

ITリテラシー

IT技術は生活からビジネスまで幅広く浸透しています。

そのため、現代のビジネスにおいて、パソコンやインターネットを活用する能力であるITリテラシーは、IT業界に働く方に限らず重要なスキルといえます。

新人の方でもパソコンやネットワークのスキルを持っている場合がありますが、企業における利用時の注意点について指導が必要です。

社内のネットワークやデータはビジネスに必要となる基盤です。
USBなどの記録媒体やクラウドサービスによって、持ち運びも簡単で手軽に利用できます。

しかし、そこには情報漏えいなどのセキュリティのリスクも存在します。

どのような損害が生まれる可能性があるのかを、企業の仕組みを説明しながら教えると、新人のITリテラシーに対する理解を促すことができます。

このように、ITリテラシーの指導は、IT技術を活用するビジネスパーソンを育てることにつながり、ITトラブルを事前に回避する対策にもなります。

ITリテラシーについては、こちらの記事も参考にしてください。『【ITリテラシー】知らないと危険!向上に役立つおすすめ資格6選

コミュニケーションスキル

業務を進めていくうえで、上司・同僚・取引先とのスムーズなやりとりは欠かせません。

新人の育成におけるコミュニケーションスキルの指導は重要な内容です。

その指導の方法として、レポート・マニュアル・資料などのビジネス文書の作成があげられます。

ビジネス文書を作成するためには、情報を整理し、相手の立場を考え、わかりやすい内容にまとめるロジカルシンキングも必要になります。

また、それを生かしてお客様に提出する資料の作成を依頼すれば、新人の方が学んだスキルを活用できる機会が得られます。

そして、実際の業務に関わるため、作成の段階で上司の依頼した内容に沿うように細やかな報連相を行うことになります。

このような指導方法を利用すれば、「基本となる文書作成のスキル」「報連相の重要性」「相手の考えを理解し、整理できるロジカルシンキング」といったコミュニケーションスキルを、業務を通して新人が身につけることができます。

また、企業のビジネスに貢献したという仕事へのやりがいにもつながり、効果的なOJTが実現できます。

専門業務スキル

それぞれの業界・職種において、その仕事ならではの専門スキルが求められます。

プログラマーであれば、プログラミングにおける専門スキルは優先的に必要になります。

しかし、営業職ではビジネスマナーやコミュニケーションスキルによって、お客さまとの信頼関係を築くことがビジネスの前提となり、そのうえで専門スキルを活用することが可能になります。

このように、それぞれの企業や業務内容に合わせて優先されるスキルを考え、OJTトレーナーは指導内容を考える必要があります。

また、このような指導内容を教育するノウハウ・環境が整っていない場合には、外部の企業向けの研修を利用することも手段のひとつです。

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新人育成の計画をたてる

出典:photo AC

新人育成は、計画を立てて、企業として取り組む必要がある重要な業務です。
ここでは新人育成の計画の立て方についてご説明します。

目標を定める

まず、企業における新人育成の目的・目標を明確にします。

数年先の企業にとってあるべき姿を考え、それに基づいたプログラムを作り、社会人に求められる精神的な成長や能力開発を計画的・継続的に実行していきます。

また、このような育成に対する取り組みは業務に生かされなければ意味がありません。

配属後の6カ月後・1年後などに期間を設けて、どのような業務がどれだけできるかという具体的な目標を企業・部署・既存社員が一体となって育成目標を考えます。

それにより、業務に生かせるスキルを持った企業を支える人材の育成につながります。

また、そのような育成目標があることで、教育を受ける側も自身の成長を実感できる指標になります。

新人の現スキルを把握する

新人の現状のスキルを把握し、企業が求めるあるべき姿と比較して、不足している部分を明確にすることで、それぞれに合った効果的な新人の育成が可能になります。

たとえば、大学や新人研修によってITリテラシーが身についている方には、基本ではなく業務に直結した教育を行うことが最適といえます。

このように、担当する方がその場しのぎで育成方針を考えるのではなく、それぞれのスキル・性格などの要素を把握し、企業として育成方針を持って新人の育成に取り組むことで、最大限の成果を得ることができます。

カリキュラムをつくる

次に、企業の育成目標と現状の新人のスキルを踏まえて、重要度が高い内容から教育を行うカリキュラムを作成します。

そのために、教えるスキルを細かく分け、習得のしやすさやその後の教育へとつながる順番をしっかりと考えることが大切です。

そして、「研修として行うか」「OJTで行うか」といった、どのようなタイミングで教育を行うかについてもカリキュラムの設計において重要な要素です。

業務の基礎となるパソコンや営業の基本的な知識・技術を学ぶことで、発展的にコミュニケーションスキルや論理的思考を身につけることができますので、しっかりとカリキュラムは考える必要があります。

このような、段階的な育成を行うことで、企業の求める業務への姿勢や、企業の経営理念に対して深い理解を持った人材への育成が可能になります。

フィードバック手段を確保する

新人育成を行う上で、面談を行うなど、新人からのフィードバックの手段を確保することは、育成計画がうまくいっているか判断する材料になります。

ただ一方的に教育を行っただけでは、求める人材へと育てることは難しいからです。

また、新たな環境で学ぶことが多い新人が、自ら成長を振り返り、改善を行っていくことは難しいことからも、フィードバックの手段を確保することは大切になります。

教育の感想を聞き、習得したスキルの確認を行うといったフォローの体制を整え、育成の状況を把握し、企業として新人育成のPDCAを行える環境をつくりましょう。

新人育成のポイント9選

出典:photo AC

次に、新人育成のポイントについてご説明します。

教える側も成長するのだと意識する

新人への指導は教える側にとっても成長するチャンスといえます。

なぜなら、当たり前に行っている仕事の方法を新人の方に説明することで、自分自身の業務の重要さや、より効率のよい方法に気づくきっかけになるからです。

また、新人の方は新しい視点による提案を採用されれば、企業に貢献できたというやりがいを感じられる機会にもなります。

教える側から声をかける

新人は仕事をはじめたばかりで「何がわからないかわからない」状況です。

わからないことが質問ができるのは、ある程度その仕事に対して理解できている方です。

そのため、教える側の上司・先輩から声をかけることが基本になります。

具体的な指示を出す

新人の方に依頼する業務に対して、具体的な指示を出しましょう。

具体的な正しい方法を示すことで、教わる側・教える側の両方に短い時間で効率的な教育が行えます。

まず、新人の方への指導は業務の基礎となる技術を教えることが重要です。

その基礎によって、さまざまな業務に携わることができ、それぞれにあった仕事の方法を見つけることができます。

理由も含めて説明する

具体的な方法を指示する時には、その方法が正しい理由を含めて説明するとより効果的です。

ただ方法を覚えるだけでなく、なぜそれが正しいか本質を理解することで、ミスの少ない業務を新人は行うことができます。

また、ひとつずつ理由を説明することは時間がかかり非効率に思えますが、教える側も指導内容を見直すきっかけとなり、指導力の向上に役立つというメリットがあります。

 

例えば、メンバーに「議事録作っておいて」と頼んだとします。
実はメンバーは「議事録」を見たことはあっても、作成するのは初めて。
そんなケースでは、本来は議事録の作成→保存までの流れを一通り説明し、誰がどのような目的で見るのか、必要な要素は何か、書き方の形態はどうなっているか、保存方法などを「なぜそうなのか」を含め伝えておくことが大事です。

引用元:ひといくNow! 人材育成の今とこれから:なぜ新入社員は受け身なのか? (2_2) – ITmedia エンタープライズ

マニュアルを作成する

新人育成において、マニュアルをつくることも効果的です。

事務処理などの基本的な業務は、質のよいマニュアルがあれば、新人の方はそれを見ながら短時間で効率的に仕事を覚えられます。

また、マニュアルは業務に対する基準となり、企業の事業の品質を保つことにもつながります。

そして、常にアップデートを続けることで、他の新人・未来の新人へと繰り返し役立てることができます。

上手な教え方を学ぶ

新人教育を担当する方は、指導技術の習得を目指しましょう。

役立つ書籍として、まず「人材育成の教科書―自分で考え行動できる新入社員の育て方」があります。どのようにカリキュラムを作成して、進めていけばよいかがわかりやすく書いてあります。

 

次に、役立つ研修として日本マンパワーが提供する「OJTトレーナコース」があります。

この研修では、指導する方に必要な知識・思考・指導方法について学ぶことができます。

OJTトレーナーコース|通信教育:法人のお客様|人材開発の総合機関 日本マンパワー

 

日本コンサルタントグループが提供する新入社員育成プログラム「Start」は、新人の「1年後の達成水準」をコンサルタントと共に目指す総合的なプログラムです。

その中で、OJTを担当する方への研修もあり、指導技術を学ぶことができます。

新入社員育成プログラム「Start」 – 日本コンサルタントグループ

うまく褒める/叱る

教える側と教えられる側という上下関係を良好に保つために、「ほめる」「しかる」技術が大切です。

うまくほめるためには、「ほめ方のバリエーションを持つ」「ほめる回数の目標を決める」といった具体的な方法を用いましょう。

適切にほめることができれば、新人はセルフイメージを高めることができ、能力を伸ばしやすくなります。

しかる時には、相手の悪いところを責めるのではなく、問題を理解してもらい、成長を促す意見を伝えます。

このように、うまくほめることでモチベーションが向上し、しかることが生きてきます。

これにより、あなたと新人の信頼関係を築くことにもつながります。

メンター制度を検討する

メンター制度とは新人の育成において、精神的なサポートをする方をつくる制度です。

メンター制度はOJTがもとになっており、仕事・生活などさまざまな悩みの相談を受けながら新人の育成を行います。

OJTが上下関係を保って育成を行うのに対して、メンター制度は対等な関係で話をしながら育成を行う点が異なります。

お互いを理解して支えるメンター制度を導入することで、悩みや不安が解消でき、OJTを効果的に進めることができます。

深入りしすぎない

OJTの指導を担当する場合には、新人と過ごす時間が長くなります。

そのため、うまく人間関係が築けず、どのように接していいかわからないと悩むこともあるでしょう。また、教育の成果が上がらず、上司からのプレッシャーで精神的に追いこまれることもあります。

そのような場合には、あまり新人に深入りしすぎないことが大切です。

新人をあなたの理想とする人材に育てる必要はなく、企業として定めた育成計画をもとに、ひとつずつゴールを定めて指導を行えばよいのです。

そのゴールから考えた現状報告を行えば、上司と協力して教育が実施でき、あなたのプレッシャーを減らすことができます。

また、そのゴールから考えたコミュニケーションを行えば、精神的な負担を減らして新人と接せられるでしょう。

まとめ

今回は、新人育成の計画方法・指導ポイントについてご紹介しましたがいかがでしたでしょうか?

新人育成は、教育を受ける新人はもちろん、教える側の社員にとっても大きな負担がかかります。

そのため、担当者だけにまかせず、企業としてしっかりと目標を定めて計画を立てることが重要です。

それにより、一貫したスタンスで教育を行うことができ、効果的な新人育成につながります。

その結果、企業文化を理解した優秀な人材の確保ができ、企業が成長するための貴重な戦力を得ることができるでしょう。

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この記事を書いた人

Kimura Hiroto
音楽・ITをはじめとするさまざまなジャンルのライティングを行っています。ITエンジニアの経験を生かし、テックキャンプ ブログでの執筆・編集を担当。好きな食べ物は豆腐。