「スマホを活用して仕事を効率化させたい」
「だけどアプリの種類が多くて、どれを選べば良いのだろう？」
「仕事効率化スマホアプリのおすすめを教えて！」
ビジネスシーンで活用できるスマホアプリはさまざまで、特に業務効率化を図るアプリは、企業全体で導入されるほど優秀なものも多いです。
しかし種類が豊富すぎて、どれを使えばいいか分からない人も多いでしょう。
そこで本記事では、本当に使える仕事効率化スマホアプリ26選を紹介します。
ビジネスパーソン必須のアプリに厳選したので、ぜひ参考にしてください。
※記事内の価格および情報は2022年3月執筆時の内容です。最新情報は公式サイト等でご確認ください。
この記事の目次
仕事を効率化するスマホアプリ【定番】
定番中の定番で、ビジネスパーソン必須の仕事効率化スマホアプリを5つ紹介します。
- Gmail
- Googleドライブ
- Dropbox
- Notion
- 1Password
これらのアプリは汎用性が高く、さまざまな業務に活用可能。まだ持っていない人はダウンロードしましょう。
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Gmail
出典元：Google
Gmailはgoogleが提供する無料のメールサービスです。
容量は15GBで、1アカウントで5つのメールアカウントを管理できます。サイズが大きいファイルも、googleドライブを使えば送信可能です。
ラベリング機能でメールをクライアント別に自動振り分けることも可能です。任意の記号や単語を使ってメールを分類することも。
ちなみに有料版は、独自のメールアドレス（@以降に社名を入れられる）を設定したり、容量2倍といった機能拡張がつきます。
Googleドライブ
出典元：Google
Googleドライブはgoogleが提供するオンラインストレージサービスです。
クラウド上でデータを管理し、ファイルやフォルダを共同編集できます。
ビューアーとしても使用可能です。例えばクライアントからIllustratorやPhotoshopのファイルが送られた際も、Googleドライブならば中身を確認できます。
データは更新履歴として残せるので、複数メンバーで作業中に「やっぱり前の方がいい」となった場合も、データを復元可能です。
機能拡張する場合は、プレミアム機能がついたGoogle Oneがあります
Dropbox
出典元：Dropbox
Dropboxは無料で使えるクラウドストレージサービスです。
PC・スマホ・タブレットいずれの端末からもアクセス可能。例えば出張先で急に必要になったデータも、Dropboxから取り出せます。
データを共有して共同で編集作業を行えます。チームメンバーにリモートワーカーがいても、Dropboxなら時間や場所関係なく仕事に取り組めるでしょう。
有料版は複数あり、アップグレードすることで容量の増加・アクセス管理・データ復元期間の無制限などの機能を追加できます。
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Notion
出典元：Notion
Notionは、本アプリだけでメモ作成・タスク管理・コミュニケーション・データベース機能などがまるごと使える万能型アプリです。
個人レベルであれば、無料版でも問題なく使えるのが魅力。ほかのアプリと連携すれば、Notionがハブとなって活用の幅はさらに広がります。
用途に限らず誰でも活用できるツールなので、ぜひインストールしましょう。
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1Password
出典元：1Password
1Passwordはパスワード管理アプリです。
「マスターパスワード」と呼ばれる1つのパスワードを管理することで、さまざまなパスワードにアクセスできるのが最大の特徴。
個人や家族、会社など用途によって料金体系が変動するので、詳細は公式サイトをご参照ください。14日間無料お試しもあります。
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仕事を効率化するスマホアプリ【名刺管理】
名刺管理に最適な、仕事効率化スマホアプリを3つ紹介します。
- Sansan
- Eight
- Wantedly People
自分に合う名刺管理アプリを選んでみてください。
Sansan
出典元：Sansan
株式会社Sansanが提供する法人向けのクラウド名刺管理アプリです。
名刺をスマホで撮影しデータとして保存できます。PC・iPhone・Androidに対応。
名刺から取り込んだ情報を会社全体で一括管理できます。名刺の情報を元に顧客リストを自動で作成し、CSV出力も可能。
データ上で情報共有がスムーズにできるため、業務効率化を実現できます。
担当者が変わった時などもSansan上で情報が更新されて全体に共有すれば、顧客が複数の窓口へ連絡する手間が省けるでしょう。
初期費用やライセンス料は、公式サイトからの見積もりが必要です。
Eight
出典元：Sansan
Eightは、株式会社Sansanが提供する個人向け名刺管理アプリです。
認識精度が高く、スマホで名刺を撮影するだけで正確にデータ入力できます。メモ機能を利用すれば、どこで名刺交換したか、どんな会話をしたかなどの情報も記録可能。
例えば「顔は分かるけれど、どこの会社の人だったかな？」というときも、Eightならスマホでこっそり調べて会話を合わせられるでしょう。
基本的な機能は無料で利用可能。年額4,800円の「Eightプレミアム」では、データのダウンロードや優先的なデータ入力が可能です。
Wantedly People
出典元：Wantedly
Wantedly Peopleは同時に10枚の名刺を一括スキャンできる名刺管理アプリです。
名刺のやり取りが多い人は重宝します。また営業・パーティー・イベント・交流会に行く機会が多い人など、人脈を広げるサポートツールにも活用してください。
メールやSMSで名刺情報を共有できるため、名刺の貸し借りも簡単。上司から「この人の名刺ちょっと見せてくれる？」と言われたときも、名刺を探す手間はありません。
Wantedly Peopleはすべての機能を無料で活用できます。
仕事を効率化するスマホアプリ【タスク管理】
タスク管理に最適な、仕事効率化スマホアプリを4つ紹介します。
- TimeCrowd
- Microsoft リモート デスクトップ
- PROPELa
- Trello
todoリスト作成やタイムスケジュール管理など「誰が何をどのくらいやるか」を挙げていく作業は、意外と手間がかかるもの。
しかしタスク管理アプリを使えば、効率的に業務内容を把握できるのです。
TimeCrowd
出典元：TimeCrowd
TimeCrowdはチームメンバーのタスクをリアルタイムで把握できるツールです。どこからでも打刻できるため、メンバーの中にリモートワークの人がいても活用できます。
API連携で既存のシステムにも組み込みやすいです。例えばChatworkと連携させてチャット上でのミーティングの時間管理も可能。
リモートワークの人に新たな業務を頼みたいときも、履歴を見ながら相談できます。
個人利用の場合は無料、チームで利用する場合は1人あたり月額550円から利用可能。
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Microsoft リモート デスクトップ
出典元：App Store
スマホからWindowsPCのデータを参照・操作できる無料ツールです。
例えばPCでしか動かせないソフトウェアなども、スマホで利用できます。個別ライセンスが必要なソフトも1つのPCに入っていればリモート操作で使えます。
社内教育シーンでは、チームメンバーにソフトの使い方を教えるときも、1つのPCで操作するのを各自のPC画面で確認できます。
これにより複数のデスクを回りながら教える手間が省けるでしょう。
PROPELa
出典元：PROPELa
PROPELaは営業など移動が多い人が重宝する無料アプリで、iPhoneとApple Watchに対応。
予定を入力すると、準備時間・出発予定時間・目的地までのルートなどをすべて自動検索して通知してくれます。電車の乗り換えなどのナビゲートも自動です。
カレンダーアプリとの連携も可能で、2週間分の予定スケジュールと同期できます。移動開始時刻や移動時間を合わせたスケジュール管理が簡単になるでしょう。
Trello
出典元：Atlassian
Trelloはボードに付箋を並べるようにタスクを管理できるアプリです。
「作業中」「作業済み」「連絡待ち」などのリストを作り、タスクカードを移動させて管理。個人でもチームでも活用でき、チームメンバーの動きを1画面で一括管理できます。
招待されたメンバーはどこからでもアクセスできるため、テレワークやクラウドソーシングなどの現場でt重宝するでしょう。
Slackと連携すると、Trello上での操作が随時Slackで自動的に報告されるのも便利です。
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仕事を効率化するスマホアプリ【外出先で役立つ】
外出先で役立つ、仕事効率化スマホアプリを2つ紹介。
- netprint
- Microsoft Excel スマホアプリ版
営業の移動中やカフェでの作業中など、外出時に役に立つアプリを入れておくと、いざというときに便利です。
netprint
出典元：©FUJIFILM Business Innovation Corp.
netprintはコンビニプリントがスムーズにできる便利アプリです。
A2〜A7まで多様な印刷サイズに対応。
スマホでデータをアップロードし様式を設定すると、8桁の番号が発行されます。その番号をコンビニの印刷機に入力するだけで、簡単にデータを印刷できます。
例えば営業中に資料が足りなったときも、コンビニがあればすぐ印刷可能です。
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Microsoft Excel スマホアプリ版
出典元：App Store
アプリ版のExcelを入れておくと、スマホでエクセルの操作が可能です。
例えば営業先への移動中に会社から資料の修正が求められたとき、スマホから作業できます。ちょっとした空き時間に交通費を計上することも可能。
豊富なテンプレートがあり、タスク管理や業務スケジュール、請求書などに活用できます。
仕事を効率化するスマホアプリ【メモ・ノート】
仕事効率化に役立つメモ・ノートアプリを4つ紹介。
- Evernote
- iThoughts
- Simplenote
- Office Lens
スマホにメモアプリを入れておくと、急にメモが必要になったとき、ふとしたときに浮かんだアイデアをすぐに書き留められます。
Evernote
出典元：Evernote
Evernoteはノートアプリの定番で、アイデアやtodoリスト作成に活用できます。複数デバイスで利用できるため、外出先でもメモアプリとして活躍。
テキストや写真、手書きのスケッチなどさまざまな使い方が可能。文字を打つ余裕がないときは、ボイスメモが重宝するでしょう。
タグを使えばプロジェクト別にメモを整理できるので便利です。重要度や作業担当者で分けることも可能です。
ちなみにプレミアム版では容量の増加や端末同期制限の解除など、さらに利便性が向上します。自分の仕事スタイルと照らし合わせて検討してみましょう。
iThoughts
出典元：App Store
iThoughtsは簡単にマインドマップを作成できるツールです。
マインドマップとは、あるテーマに沿ってさまざまなアイディアやタスクを洗い出すときに便利な思考法。
iThoughtsを使えばマインドマップをiPhoneやiPadで作成してデータ管理できます。色分けや図形を挿入して分かりやすくしたり、スタイルを変えたりするのも簡単です。
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Simplenote
出典元：Automattic
Simplenoteは、ふとしたときに即座にメモ書きできる、シンプルで軽量な無料メモアプリ。
タグ付け・ピン留め・共有機能なども搭載しており、機能性も十分です。
スマホで手軽にメモ書きするなら、本アプリをインストールしましょう。
Office Lens
出典元：App Store
Office Lensは撮影した写真をPDFやWordファイルなどに変換できる無料ツールです。
例えば走り書きしたメモや会議中にホワイトボードに書かれた内容など、PCに打ち直すのが面倒なものも撮影してデータ化できます。
また紙の書類をスキャンすれば、電子書類として持ち運べます。文字検索が可能なので「あのデータはどの書類にあったかな」というときも、すぐに見つけられるでしょう。
仕事を効率化するスマホアプリ【ニュース】
本章では、仕事効率化に役立つニュースアプリを3つ紹介。
- 日本経済新聞 電子版
- NewsPicks
毎朝のニュースチェックの時間を効率化するには、ニュースアプリを活用しましょう。
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日本経済新聞 電子版
出典元：App Store
日本経済新聞 電子版では、紙面の約3倍もの記事が読めます。
コンテンツは日付・掲載媒体・業種・地域で検索可能です。「Myニュース」機能で自分に合った記事をピックアップしたり、気になるキーワードで検索して記事を閲覧できます。
お気に入りに入れた記事は別のデバイスで読めるので、とりあえず数記事をピックアップしておいて、スキマ時間にじっくり読むことも可能です。
月額4,300円で利用できます。
NewsPicks
出典元：NewsPicks
NewsPicksはビジネスに特化したニュースアプリです。
専門家・著名人・業界に詳しい人（プロピッカー）のコメントも閲覧できます。
一つの記事に対してさまざまな立場からの解説や意見が見られ、ニュースに関する見識を深められるでしょう。
有料購読では、オリジナルコンテンツや有料経済メディアなどの記事も閲覧可能。国内外のニュースをまとめてチェックできるプラットフォームです。
ピックした記事を移動中にまとめて読むなど、時間を有効活用できるでしょう。
有料版は15,000円/年で利用可能です。
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PocketはWeb上のニュースや記事を後で読むためのアプリです。
朝のニュースチェックの時間に気になる記事があれば、OSの共有機能からPocketに記事が保存できます。保存した記事はオフラインでも読めます。
空いた時間でまとめて読むことで、効率的に情報収集できるでしょう。
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仕事を効率化するスマホアプリ【チャット】
本章では、仕事効率化に役立つビジネスチャットアプリを2つ紹介。
- Slack
- Chatwork
コミュニケーションアプリは、メールよりも素早く連絡を取れます。
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Slack
出典元：Slack
Slackはビジネス向けのチャットアプリです。
Slack上のメッセージのやり取りはすべて検索可能。過去のメッセージから自分が抽出したい情報に素早くアクセスできます。
ミーティングの代わりにSlackを活用することも可能です。「#定例報告会」というチャンネルを作りメッセージを送ってもらえば、メンバー各自の進捗状況を把握できます。
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Chatwork
出典元：Chatwork
Chatworkは、中小企業向けビジネスチャットアプリ。無料版ならば個人レベルでも十分に使えるチャットツールです。
Slackがアメリカ産なのに対してChatworkは国産アプリなので、日本人ライクなチャットツールとして使いやすいでしょう。
仕事を効率化するスマホアプリ【事務】
経理やバックエンド業務に最適な、仕事効率化スマホアプリを3つ紹介。
- freee
- レシートポスト
- Misoca
経理・バックエンド業務アプリで、見積書作成などの作業を効率化できます。
freee
出典元：freee
freeeはクラウド会計ソフトです。個人向けと法人向けがあります。
経理や簿記の知識がなくても決算書を作成でき、分からないことはメールやチャットでサポートしてくれるサービスも。
質問に答えていくだけで確定申告が完了します。マイナンバーカードを使えば自宅から電子申告が可能なので、税務署に並ぶ必要がありません。
複数の料金プランを用意しており、個人向けの場合は11,760円/年から使えます。
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レシートポスト
出典元：BEARTAIL
レシートポストは領収書を撮影するだけで経費精算が可能になる法人向けアプリです。
スマホだけで申請が可能で、経費精算にかかる入力業務を代行してくれます。移動中のスキマ時間を精算処理に充てられるでしょう。
クレジットカードや電子マネーと連携すれば、自動的にデータを取得可能。駅名を入力するだけで交通費精算が可能になるなど、機能が充実しています。
月額30,000 円で利用可能。
Misoca
出典元：弥生株式会社
Misocaは1分で請求書、見積書、納品書の作成が可能になるアプリです。PC、iPhone、Androidに対応しています。
場合によっては請求書を紙で郵送することもあるでしょう。Misocaで作った請求書は、一通160円で「紙の封筒」で届けることも可能です。郵送手続きもワンクリックで完了。
データが工場へ送られ、自動で印刷・封入され、企業へ送られます。
請求書の作成数に応じて複数の料金プランを用意、月5通までなら無料です。
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仕事効率化アプリを導入する3つのメリット
仕事効率化アプリを導入すると、3つのメリットが得られます。
- 外出先でも操作可能
- 迅速なレスポンスが可能
- スマホ一台で大量のデータを管理できる
外出先でも操作可能
PCを持ち歩かなくてもスキマ時間にデータの編集作業などが可能。
メモアプリならアイディアを思いついたときに書き留められ、会社に戻ったときにPCからメモした内容を確認できます。
グループでのデータ共有も簡単にできるサービスがあるので、リモートワークのメンバーがいる開発チームでも、円滑に業務を進められるでしょう。
迅速なレスポンスが可能
スマホでもすぐに通知が受け取れるビジネスチャットツールは、外出先でも迅速なレスポンスが可能になります。
開発チームでグループを作れば、チャット上で作業内容を共有可能。各自のメールアドレスに連絡する手間が省けるでしょう。
スマホ一台で大量のデータを管理できる
外出中は紙の資料やUSBメモリを持ち歩くのは面倒でしょう。これに加えて、紛失や破損などのリスクもあるでしょう。
しかしオンラインストレージを利用すれば、スマホからいつでもデータにアクセス可能。
紙の資料をなくしても、データ化していればいつでも取り出せます。検索機能を使用すれば、ほしい資料も見つけやすいです。
仕事効率化アプリはビジネスパーソンに必須
本当に使える仕事効率化スマホアプリ26選を紹介しました。
紹介したアプリは、最初は使いこなすのが難しいものもあるでしょう。しかし慣れれば作業スピードや効率を飛躍的に上げられます。
無料で使えるアプリはぜひ一度試してみてください。法人向けのアプリはトライアル期間を設けているものも多いです。
「便利だ」と感じたら、有料版に移行して本格的な効率化も考えてみましょう。
はじめての転職、何から始めればいいか分からないなら
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例えばこのような疑問はありませんか。
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