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初心者向けNotionの使い方!ドキュメント・タスク管理を始め方を解説

更新: 2021.04.09

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タスク管理やドキュメント管理を行うためのツール・アプリはたくさんありますが、目的別にそれらを使い分けるのは面倒ですよね。

ビジネスでもプライベートでも、1つのIDで使える万能ツールを探している人におすすめなのが「Notion」です。

この記事では、Notionの始め方と使い方を初心者向けに詳しく解説していきます。

Notionとは

Notion(ノーション)とは、ドキュメント(メモ)の作成、タスク管理、データ管理などの様々な機能を持ったオールインワン型の情報共有ツール

アメリカ・サンフランシスコに拠点を置くNotion Labsによって開発されました。

Notionは2018年にリリースされた比較的新しいツール。しかし、その万能性と使い勝手の良さから世界中で利用者を獲得し、その数は現在400万人以上と言われています。

なお、2021年4月時点の対応言語は英語と韓国語のみ。日本語版は2021年中に対応される予定です。

Notionの主な機能

1つのツールで様々なことができるNotionですが、ここでは主な機能を4つ紹介しましょう。

ドキュメント作成

Notionの最も基本的な機能がドキュメント(メモ)作成。GoogleドキュメントのようにWeb上にドキュメントを作成することができます。

特徴としては、ドキュメント内に箇条書き、チェックボックス、アウトライナー、メディアの埋め込みなどの様々な装飾を簡単に入れられること。これらの機能を使えば、例えばこのブログのような見やすいドキュメントも、手軽に作成できます。

プロジェクト・タスク管理

TrelloやAsanaなどが有名なプロジェクト・タスク管理も、Notionでは可能。フォーマットを自分でアレンジすることもできますが、他のユーザーが配布しているテンプレートをコピーして使うこともできます。

データベース

GoogleのスプレッドシートやMicrosoft Excelのような形式でデータを保存・管理するデータベース機能もあります。表示形式はリスト形式、カレンダー形式、タスクボード形式などから選択できるので、用途に合わせて切り替えられるのも便利なポイントです。

Wiki

作成したドキュメントやシートを、親ページ>子ページと階層をつけて整理すれば、Wikiのような情報管理ツールを作ることもできます。

作成したドキュメントは公開範囲やアクセス権限を設定可能。プライベートのメモとして使う他、仕事でのマニュアルやノウハウをメンバー内で共有するといった使い方もできます。

Notionの特徴

すでに様々なタスク管理やドキュメント管理がある中、Notion愛用者が世界で増えていることには、どのような理由があるのでしょうか。

とにかく万能

Notionの最大の魅力は、とにかく万能なこと。オールインワン型の情報共有ツールと言われるだけあり、その機能性と利便性の高さは抜群です。

  • ドキュメント管理・編集機能(Googleドキュメント)
  • ファイル保存機能(Googleドライブ、Dropbox)
  • データベース機能(Microsoft Excel、Access)
  • タスク管理機能(Trello、Asana)
  • To Doリスト機能
  • メモ作成機能
  • カレンダー機能
  • マークダウン記述機能
  • 各種コードの埋め込み機能
  • Webクリップ機能
  • 画像ギャラリー

このように、本来ならいくつものサービス・ツールを使い分けなければいけないようなことも、Notionがあれば1つで済ませられるのです。

情報の一元管理ができる

様々な機能・サービスが1つにまとまっていることは、情報管理のしやすさの面でもメリット。

タスク管理はAツール、ドキュメント管理はBツール……と情報が複数の場所に散らばっていると、それぞれのツールでログインしたり、必要に応じてツールを切り替えたりする必要が出てきます。

「あれ、あの資料はどこで管理してたっけ?」と迷うこともあるでしょう。Notionでは全ての情報を一箇所で管理できるので、Notionにさえアクセスすればあらゆる情報が手に入るのです。

個人でもビジネスでも使える

個人でもビジネスでも使える点も魅力の1つ。2021年4月時点で、Notionには次の4つのプランがあります。

  • Personal:ドキュメント作成・管理をしたい個人ユーザー向けプラン
  • Personal Pro:ファイルアップロード上限がない、Notionを使いこなしたい個人ユーザー向けプラン
  • Team:複数メンバーで共同で利用したい企業向けプラン
  • Enterprise:権限設定、セキュリティ、サポートが強化された大規模企業向けプラン

Personalプランは無料なので、まずはそれで使用感を確かめてみるのがおすすめ。

OS・デバイスフリー

Mac、Windows、iOS、Androidに対応しているため、OS、デバイスを問わずに利用が可能。オフィスではパソコンから、外出先や家からはスマホアプリでアクセスする、といった使い方ができます。

【初心者向け】Notionの始め方

Notionは無料で使い始めることができるので、まずはアカウントを作成し実際に使ってみるのがおすすめ。


Notionの始め方をステップごとに解説していきます。

アカウントを作成する

まずはアカウントを作成しましょう。

  1. Notionのサイトにアクセスする
  2. メールアドレスを入力して「Sign up」ボタンをクリック
  3. 個人で利用する場合は「For Myself」、ビジネスなど複数人で利用する場合は「With my team」を選択
  4. 「Take me to Notion」をクリック

表示を日本語にする

アカウントの作成は英語がわからなくても何とかできますが、そこからはちょっと厳しい…という場合には、Notionを日本語表示に変えます。

冒頭で解説した通り、Notionは日本語バージョンがありませんが、ブラウザ(Google Chrome)の翻訳機能を使って日本語表示に切り替えることが可能です。

画面の空いているスペースを右クリックして「日本語版に翻訳」を選択・クリックしましょう。

Notionアプリをダウンロードする(任意)

Notionをパソコン・スマホアプリで使いたい場合は、こちらからダウンロードできます。

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Notionの基本の使い方(ドキュメント作成)

アカウント作成が完了したら、早速Notionを使ってドキュメント管理をしていきましょう!


今回は、基本的なドキュメントの作成方法について解説していきます。

ページを新規作成する

まずはドキュメントのページを作成しましょう。「Page(ページ)」とはNotionの専門用語で、一つひとつのメモ作成画面を指します。

スマホの「メモ」やGoogleドライブの「ドキュメント」と同じようなものと思ってもらえば大丈夫。ページは親ページ、子ページと階層化することができます。ページの新規作成は次の手順で行います。

  1. 左下にある「+New Page」をクリック
  2. ドキュメントのタイトルを入力
  3. 「Empty」をクリック

もう1つ、Notion専門用語に「Block(ブロック)」というものがあります。これは情報の集まりのことです。

テキストに入力する

ページを作成したら、テキストを入力します。日記、ブログ、メモ、仕事の豆知識など、Notionに残したい文章をどんどん打ち込んでいきましょう。

テキストを装飾する

打ち込んだ文章に見出しをつけたり色を変えたりして、読みやすく体裁を整えることができます。

装飾したテキストを選択して、次のように必要な装飾を行っていきましょう。

  • 見出しを設定:Text→Heading1 or 2 or 3を選択
  • 色の変更:Aをクリックして、色を選ぶ
  • リンクの挿入:「Link」をクリック
  • 文字を太字、斜めにする:B(太字)、i(斜体)をクリック
  • 箇条書き:Text→ Bulleted Listを選択

テキストの装飾はショートカットを使うことも可能。最初は戸惑うかもしれませんが、慣れるとスイスイ作業できます。

目次をつける

業務マニュアルやWikiの場合、目次をつけておくことで後で情報を探しやすくなります。

  1. 目次を入れたい場所で「/」を入力
  2. 出てきたメニューボックスで「Table of Contents」をクリック

ページを任意の場所に移動させる

ページが完成したら、お気に入りの場所に移動させて保管しましょう。移動はドラッグアンドドロップで簡単にできます。

親ページを作って管理を簡単に

管理するドキュメント(ページ)の数が増えてくると、どこにどのドキュメントがあるのかわからなくなってきます。

そのような時には、親ページの作成がおすすめ。ブログの「まとめページ」のようなイメージです。

例えば「仕事のコツ」という親ページに、仕事に関連する子ページをまとめたり、「料理」という親ページにレシピを書いた子ページをまとめたり。こうすることで、どこに何があるのかわからなくなることを防げます。

Notionの基本の使い方(タスク管理)

Notionはタスク管理ツールとしても有能。


基本的な使い方を紹介しましょう。

ページを新規作成する

まずはドキュメント管理と同じく、以下の手順でページを新規作成します。

  1. 「+New Page」をクリック
  2. ページのタイトルを入力
  3. Tableをクリック

表の項目を作成する

Table(表)が表示されたら、Name、Tags、Filesの名前を変更して、項目を作成していきます。

Property Typeでは、その項目の内容(入力規制)を設定します。例えば、タスクの項目ならText、締め切りならDateといったように、必要に応じて選択しましょう。

これで完成。Table表示ではなく、カレンダー表示やAsanaのようなカンバンスタイルにしたい場合には、「+Add a View」から追加できます。

テンプレートを活用しよう

ページを新規作成し、自分で項目やレイアウトを決める方法を解説しましたが、テンプレートを活用すればもっと簡単にタスク管理シートを作ることも可能です。

画面左下にあるTemplatesをクリックしてテンプレートの一覧を開き、使いたいテンプレートを選択してからUse this templateクリックするだけ。

Notionには用途別に豊富なテンプレートが用意されているので、初心者の人はまずはテンプレートを元に使い始めるのも良いでしょう。

まとめ

ドキュメント管理、タスク管理、Wiki、データベースなど、様々な便利機能が1つにまとめられたNotion。「機能が豊富すぎて難しそう」と困ってしまった場合は、まずは基本のドキュメント作成からやってみてはどうでしょうか。

しばらく使って慣れてきたら、タスク管理や親ページ作成など自分なりの活用方法を見つけられるでしょう。

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この記事を書いた人

石田ゆり
元システムエンジニア・コンサルタント。ERPパッケージソフトウェア会社にて設計から開発、品質保証、導入、保守までシステム開発の一通りの業務を経験し、その面白さと大変さを学ぶ。働く人々を支援するバックオフィス系システム・業務効率化ツール等に特に興味あり。趣味は旅行、ヨガ、読書など。

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