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仕事を効率化するスマホアプリ22選【ビジネスパーソン必見】

作成: 2018.08.28

 

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ビジネスシーンで活用できるアプリが増えています。

特に業務の効率化を図るアプリは、企業全体で導入されるほど優秀なものがあります。

しかし種類が豊富すぎて、どのアプリをどのように活用したらいいのか分からない人も多いでしょう。そこで今回は、ビジネスシーンで活躍してくれる便利なアプリをピックアップし、具体的な活用例とともに解説していきます。

開発チームのコミュニケーションツールとして利用できるものや、プロジェクトのアイディア出しに活用できるものなど、厳選して紹介します。

アプリを使った業務効率化を図りたい人は、ぜひ参考にしてください。

この記事のまとめ

紹介するアプリの種類

今回はまず初めに、ビジネスパーソンは必ず入れておきたい3つのアプリを紹介します。そしてさらに、さまざまなシーンで役に立つアプリを19個ピックアップしていきます。

紹介するアプリの種類は以下の通りです。

  • 汎用性の高い人気アプリ
  • 名刺交換アプリ
  • タスク管理アプリ
  • 業務効率化アプリ
  • 外出時に役立つアプリ
  • メモ・ノートアプリ
  • ニュースアプリ
  • コミュニケーション・連絡アプリ
  • 経理・バックエンド業務アプリ

各項目ではアプリの機能や活用方法を解説していきます。

仕事効率化アプリを導入するメリット

仕事効率化アプリを導入すると、以下のようなメリットがあります。

  • 外出先でも操作可能になる
  • 迅速なレスポンスが可能になる
  • スマホ一台で大量のデータを管理できる

各項目の詳細は後ほど解説します。

必ず入れておくべき人気のアプリ

ビジネスパーソンは必ず入れておきたい3つのアプリを紹介します。

汎用性が高くさまざまな業務に活用できます。まだ持っていない人はぜひダウンロードしてみてください。

Gmail

Gmailはgoogleが提供する無料のメールサービスです。

容量は15GBで、1つのgoogleアカウントで5つのメールアカウントを管理できます。サイズが大きいファイルも、googleドライブを使えば送信可能です。

スマートフォンアプリを導入すれば仕事のメールを外出先でも確認できるようになります。

ラベリング機能で自動でメールを振り分けられるようになっており、クライアント別で自動振り分けも可能です。わかりやすいように任意の記号や単語を使ってメールを分類することもできます。

ほとんどの機能を無料で使えるのですが、有料版は独自のメールアドレス獲得(@以降に社名を入れられる)できたり容量が2倍になるなど機能拡張ができます。

Dropbox

Dropboxは無料で使えるクラウドストレージサービスです。

PC、スマホ、タブレットいずれの端末からもアクセス可能です。例えば出張先で急に必要になったデータも、Dropboxから取り出せます。

データを共有して共同で編集作業を行えます。チームメンバーにリモートワーカーがいても、Dropboxなら時間や場所関係なく仕事に取り組めます。

Dropboxは無料版「Dropbox Basic」の他に、有料版「Dropbox Pro」ビジネス版「Dropbox Business」2種類の有料プランがあります。容量は無料版が2GでDropbox Proは1T、Dropbox Buisinessが無制限です。その他アクセス管理機能が付いていたり、データ復元期間が無制限になったりするメリットがあります。

Evernote

Evernoteはアイディアやtodoリスト作成に活用できます。複数デバイスで利用できるため外出先でもメモとして使えます。

テキストや写真、手書きのスケッチなどさまざまな使い方が可能。PC、iPhone、Androidに対応しています。

Evernoteがあれば、アイディアやtodoリストなどをすぐメモできます。文字を打つ余裕がないときはボイスメモが重宝するでしょう。

タグを使えばプロジェクト別にメモを整理できるので便利です。重要度や作業担当者で分けることも可能です。

無料版でも十分に仕事に役立ちますが、プレミアム版では「容量が60MB→10GBに」「端末同期制限が解除される(無料版は2台まで)」などさらに利便性が向上します。さらに組織での使用に特化した「Evernote Business」もあります。自分の仕事スタイルと照らし合わせながら検討してみましょう。

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名刺管理アプリ

名刺管理アプリを使うことにより、人脈を広げたり、仕事につながる関係を構築することができるでしょう。

Sansan

株式会社Sansanが提供する法人向けのクラウド名刺管理アプリです。

名刺をスマホで撮影しデータとして保存できます。PC、iPhone、Androidに対応。

Sansanは法人向けのサービスです。名刺から取り込んだ情報を会社全体で一括管理できます。名刺の情報を元に顧客リストを自動で作成し、CSV出力も可能になります。

データ上で情報共有がスムーズにできるため、業務の効率化が図ることができます。担当者が変わった時などもSansan上で情報が更新されて全体に共有すれば、顧客が複数の窓口へ連絡する手間が省けるでしょう。

初期費用やライセンス料は、公式サイトからの見積もりが必要となります。

Eight

こちらも株式会社Sansanが提供する名刺管理アプリです。Sansanは法人向け、Eightは個人向けサービスです。

テレビCMも放送している有名アプリで、iPhone、Androidに対応しています。

認識精度が高く、スマホで名刺を撮影するだけで正確にデータ入力できるという特徴があります。メモ機能を利用すれば、どこで名刺交換したのか、どのような会話をしたのかなどの詳細情報を記録できます。

例えば「顔は分かるけれどどこの会社の人だったかな……?」というときも、Eightならスマホでこっそり調べて会話を合わせられるでしょう。

基本的な機能は無料で利用可能。月額400円または年額4,000円の有料版「Eightプレミアム」ではデータのダウンロードや優先的なデータ入力ができるようになります。

Wantedly People

Wantedly Peopleは最大7枚の名刺を一括スキャンできる名刺管理アプリです。

PC、iPhone、Androidに対応しています。

大量の名刺を一気に管理できるため、名刺のやり取りが多い人が重宝するアプリです。業務内容がルート営業ではなく飛び込み営業の人や、パーティーやイベント、異業種交流会に行く機会が多い人など、人脈を広げるツールとしてぜひ活用してください。

メールやSMSで名刺情報を共有できるため、上司や同僚との名刺の貸し借りも簡単。上司から「この人の名刺ちょっと見せてくれる?」と言われたときも、名刺を探す手間がなくなります。

Wantedly Peopleはすべての機能を無料で活用することができます。

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タスク管理アプリ

todoリスト作成やタイムスケジュール管理など、「誰が何をどのくらいやるか」を挙げていく作業は意外と手間がかかるものです。

しかしタスク管理ツールを使えば、効率的に業務内容を把握できるようになります。

タイムクラウド

タイムクラウドはチームメンバーがどのようなタスクを行っているのかリアルタイムで分かるツールです。

どこからでも打刻できるため、メンバーの中にリモートワークの人がいても活用できます。

個人利用の場合は無料、チームで利用する場合は1人あたり月額500円となります。有料版で利用できるレポート機能とCSVダウンロード機能はトライアルで2週間無料で利用できます。

PC、iPhoneに対応しています。

API連携で既存のシステムにも組み込みやすいです。例えばビジネスチャットツール「chatwork」と連携させてチャット上ミーティングの時間管理もできます。

リモートワークの人に新たな業務を頼みたいときも、タイムクラウドの履歴を見ながら相談できます。

Googleドライブ

Googleドライブはgoogleが提供するオンラインストレージサービスです。

クラウド上でデータを管理でき、ファイルやフォルダを共同で編集できます。PC、iPhone、Androidに対応しています。

ビューアーとしても使用可能です。例えばクライアントからIllustrator(.AI)やPhotoshop(.PSD)のファイルなどが送られてきて開けない時も、Googleドライブに入れれば中身を確認できます。

データは更新履歴が残されるようになっています。複数メンバーで作業中に「やっぱり前の方がいい」となった場合も、データを復元できます。

Microsoft リモート デスクトップ

Microsoft リモート デスクトップは、スマホからWindowsPCのデータを参照・操作できるツールです。

例えばPCでしか動かせないソフトウェアなども、スマホで利用できます。個別ライセンスが必要なソフトも1つのPCに入っていればリモート操作で使えます。

社内教育シーンでも活用できます。チームメンバーにソフトの使い方などを教えるときも、1つのPCで操作するのを各自のPC画面で見られるようにできます。複数のデスクを回りながら教える手間が省けるでしょう。

PROPELa

PROPELaは営業マンなど移動が多い人が重宝するアプリです。iPhoneとApple Watchに対応しています。

PROPELaに予定を入力すると、準備時間や出発予定時間、目的地までのルートなどをすべて自動で検索して通知してくれます。電車の乗り換えなどのナビゲートも自動で行ってくれます。

Googleカレンダーなどのカレンダーアプリとの連携も可能で、2週間分の予定スケジュールと同期できます。移動開始時刻や移動時間を合わせたスケジュール管理が簡単になるでしょう。こちらもすべての希望を無料で使うことができます。

Trello

Trelloはボードに付箋を並べるようにタスクを管理できるアプリです。PC、iPhone、Androidに対応しています。

「作業中」「作業済み」「連絡待ち」などのリストを作り、タスクカードを移動させて管理できます。個人でもチームでも活用でき、チームメンバーの動きをひとつの画面で一括管理できます。

招待されたメンバーはどこからでもアクセスできるため、テレワークやクラウドソーシングなどの現場で用いられます。

後ほど紹介するSlackというチャットアプリと連携させることも可能。Slackと連携させた場合、Trello上での操作が随時Slackで自動的に報告されるので便利です。

業務効率化アプリ

今回は業務効率化ツールとして2つのアプリを紹介します。紙の書類をデータ化したり、パスワードを一括管理できる便利なサービスです。

Office Lens

Office Lensは撮影した写真をPDFやWordファイルなどに変換できるサービスです。WindowsPC、iPhone、Androidに対応しています。

例えば走り書きしたメモや会議中にホワイトボードに書かれた内容など、PCに打ち直すのが面倒なものも撮影してデータ化できます。

また紙の書類をスキャンすれば、電子書類として持ち運べます。文字検索が可能なので、「あのデータはどの書類にあったかな……」という時も、すぐに見つけることができるでしょう。こちらも無料で利用することができます。

1Password

1Passwordはパスワード管理アプリです。

「マスターパスワード」と呼ばれる1つのパスワードを管理することで、さまざまなパスワードにアクセスできます。PC、iPhone、Androidに対応しています。個人や家族、会社など用途によって料金体系が変動します。詳細は公式サイトをご参照ください。30日間は無料でトライアルが可能なので、試しに使ってみても良いでしょう。

外出時に役立つアプリ

営業の移動中やカフェでの作業中など、外出時に役に立つアプリを入れておくといざというときに便利です。

netprint

netprintはコンビニプリントがスムーズにできるアプリです。

A2〜A7まで多様な印刷サイズに対応しています。PC、iPhone、Androidで利用できます。

スマホでデータをアップロードし様式を設定すると、8桁の番号が発行されます。その番号をコンビニの印刷機に入力するだけで簡単にデータを印刷できます。

例えば営業中に資料が足りなった時も、コンビニがあればすぐ印刷可能です。

スマホアプリ版 Microsoft Excel

スマホアプリ版Microsoft Excelを入れておくと、スマホでエクセルの操作が可能になります。PC、iPhone、Androidに対応しています。

例えば営業先への移動中に会社から資料の修正が求められたとき、スマホから作業できます。ちょっとした空き時間に交通費を計上することも可能です。

豊富なテンプレートがあり、タスク管理や業務スケジュール、請求書などに活用できます。

メモ・ノートアプリ

スマホにメモアプリを入れておくと、アイディアを思いついたときにすぐ書き留められます。

iThoughts

iThoughtsは簡単にマインドマップを作成できるツールです。

iPhone 、iPad 、 Macに対応しています。

マインドマップとは、あるテーマに沿ってさまざまなアイディアやタスクを洗い出すときに便利な思考法。

iThoughtsを使えばマインドマップをiPhoneやiPadでも作成でき、データとして管理できるようになります。色分けや図形を挿入して分かりやすくしたり、スタイルを変えたりするのも簡単です。

ニュースアプリ

毎朝のニュースチェックの時間を効率化するには、ニュースアプリを活用してみましょう。

日本経済新聞 電子版

日本経済新聞 電子版はPC、iPhone、Android対応のニュースアプリ。紙面の3倍の記事が読めます。

コンテンツは日付・掲載媒体・業種・地域で検索可能です。「Myニュース」機能で自分に合った記事をピックアップしたり、気になるキーワードで検索して記事を閲覧できたりします。

お気に入りに入れた記事はあらゆるデバイスで読めるようになっています。朝とりあえず数記事をピックアップしておいて、昼休憩にPCでじっくり読むことも可能です。

登録月は無料で使用可能。翌月から月額4200円で利用できます。

NewsPicks

NewsPicksはビジネスに特化したニュースアプリです。iOS、Androidに対応しています。

ニュース記事はもちろん、専門家や社長、著名人、その業界に詳しい人(プロピッカー)のコメントを読むことができます。一つの記事に対してさまざまな立場からの解説や意見が見られ、ニュースに関する見識を深められるでしょう。

有料購読ではさらにオリジナルコンテンツや有料経済メディアなどの記事を読めるようになります。国内外のニュースをまとめてチェックできるプラットフォームです。

ピック機能で気になる記事をチェックできます。ピックした記事を移動中にまとめて読むなど、時間を有効活用できるでしょう。

月額1500円の有料版ではオリジナル記事や海外記事の翻訳を読むことができます。

Pocket

Pocketはweb上のニュースや記事を後で読むためのアプリです。PC、iPhone、Androidに対応しています。

朝のニュースチェックの時間に気になる記事があれば、OSの共有機能からPocketに記事が保存できます。保存した記事はオフラインでも読めます。忙しい時に保存しておき、時間ができた時にまとめて読むというように効率的に情報収集ができるでしょう。

コミュニケーション・連絡アプリ

ビジネスチャットなどのコミュニケーションアプリは、メールより素早く連絡を取ることができます。

Wantedly Chat

Wantedly Chatは企業や組織で利用可能なビジネスチャットツールです。PC、iPhone、Androidに対応しています。

チャットグループのURLから新たなメンバーをすぐに招待でき、参加できるメンバー人数は無制限です。使い方がシンプルで分かりやすく、初めてツールに触れるメンバーも馴染みやすいでしょう。

GitHubとも連携可能です。システム開発の現場などでも活用しやすいです。

Slack

Slackはビジネス向けのチャットアプリです。PC、iOS、Androidに対応しています。

Slack上のメッセージのやり取りは全て検索が可能。過去のメッセージから自分が抽出したい情報に素早くアクセスできます。

ミーティングの代わりにSlackを活用することも可能です。「#定例報告会」というチャンネルを作りメッセージを送ってもらえば、メンバー各自の進捗状況を把握できます。

経理・バックエンド業務アプリ

経理・バックエンド業務にアプリを使うと、見積書作成なとの細かな作業を効率化できます。

freee

freeeはクラウド会計ソフトです。個人向けと法人向けがあり、法人シェア6割を占めます。PC、iPhone、Androidに対応しています。

経理や簿記の知識がなくても決算書を作成でき、分からないことはメールやチャットでサポートしてくれるサービスも。

質問に答えていくだけで確定申告が完了します。マイナンバーカードを使えば自宅から電子申告が可能なので、税務署に並ぶ必要がありません。

個人向け・法人向けによって複数の料金プランが用意されています。詳しくは公式サイトをご覧ください。

Dr.経費精算

Dr.経費精算は領収書を撮影するだけで経費精算が可能になるアプリです。PC、iPhone、Androidに対応しています。

スマホだけで申請が可能で、経費精算にかかる入力業務を代行してくれます。移動中の隙間時間を清算処理に充てられるでしょう。

クレジットカードや電子マネーと連携すれば、自動的にデータを取得できます。駅名を入力するだけで交通費精算が可能になるなど、機能が充実しています。

月額29,400 円で利用可能。15日間の無料トライアルも用意されています。

Misoca

Misocaは1分で請求書、見積書、納品書の作成が可能になるアプリです。PC、iPhone、Androidに対応しています。

請求書など場合によっては郵送しなければならないこともあるでしょう。Misocaで作った請求書は一通160円で取引先に「紙の封筒」で届けることができます。郵送手続きもワンクリックで完了。データが工場へ送られ、自動で印刷・封入され、企業へ送られます。

請求書の作成数により複数の料金プラン(公式サイト参照)が用意されています。月5通までの作成であれば無料で利用することができます。

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仕事効率化アプリを導入する3つのメリット

仕事効率化アプリを導入すると、以下のようなメリットが得られます。

外出先でも操作可能

仕事効率化アプリをスマホに入れておくと、PCを持ち歩かなくても隙間時間にデータの編集作業などができます。

メモアプリならアイディアを思いついたときに書き留められ、会社に戻ったときにPCからメモした内容を確認できます。

グループでのデータ共有も簡単にできるサービスがあります。リモートワークのメンバーがいる開発チームでも、円滑に業務を進められるでしょう。

迅速なレスポンスが可能

スマホでもすぐに通知が受け取れるビジネスチャットツールは、外出先でも迅速なレスポンスが可能になります。

開発チームでグループを作れば、チャット上で作業内容を共有できます。各自のメールアドレスに連絡する手間が省けるでしょう。

スマホ一台で大量のデータを管理できる

特に外出中は紙の資料やUSBメモリを持ち歩くのは面倒でしょう。しかも紛失などのリスクもつきまといます。

しかしオンラインストレージサービスを利用すればスマホやタブレットでもデータにアクセスできるようになります。

紙の資料がどこに行ったのか分からなくなる人も、オンライン上なら紛失するのを避けられます。検索機能を使用すれば欲しい資料を見つけやすいです。

さいごに

ビジネス向けのアプリを紹介しました。

今回紹介したアプリは、最初は使いこなすのが難しいものもあるでしょう。しかし慣れれば作業スピードや効率を飛躍的に上げられます。

無料で使えるアプリはぜひ一度試してみてください。法人向けのアプリはトライアル期間を設けているものも多いので、試しに使ってみて「便利だ」と感じたら、有料版に移行して本格的な効率化を図ってみてください。

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この記事を書いた人

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Kimura Mayumi
フリーランスのWebライターです。小学生の娘と一緒にプログラミングを学習中です。TECH::NOTEではITの最先端を学びつつ記事を書いています。