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同期と差をつけろ!仕事の作業を効率化する便利なスマホアプリ5選

作成: 2019.06.12 更新: 2019.06.10

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「仕事のミスなど小さな注意を受けることが多く、この状態のままだと見放されてしまう」
「なんとか改善しないと同期からおいていかれるかも…」

と不安を抱いたことはありませんか?

・要領が悪いのか仕事が遅い
・作業のヌケモレが多くてミスしがち
・スケジュールや進捗管理が甘い

などと、社会人になってから悩んだことがありませんか?

この記事では仕事の作業を効率化するのに役立つ便利なアプリを5つ紹介いたします。また仕事のミスの原因やアプリ以外での仕事効率化術も合わせて紹介。

この記事を読めば、仕事をミスなく効率的にこなすことができ、ビジネスパーソンとしての信頼を得ることができるようになります!

今の仕事のミスが多くて遅い理由をみつける

そもそもどうして「仕事が遅い」「作業ミスが多い」のでしょうか?最適な対策を立てるためには、原因を理解することが重要です。

原因1:いつまでになにをやるべきか明確になっていない

以下の項目に心当たりはありますか?

・タスクの期日の把握が甘い
・緊急度や重要度を仕分けできていない
・タスクをこなす計画を大きな単位(一週間、一ヶ月など)で立てていない

「自分はそうだ」と感じた人は以下のような苦い経験もあるのではないでしょうか?

・当日発生したタスクや急に依頼されたタスクから手を付けてしまい、今日までに完了させるはずだった仕事が終わらず残業になる
・期日ギリギリにタスクの存在を思い出して締切と戦いながら作業することになる

締切間近で明後日作業すればおのずとミスは増えてしまいますし、見直すためには時間の余裕も必要です。行き当たりばったりに仕事をしていては、重要な仕事の締切を逃してしまう可能性もあります。

会社というチームの一員として、自分自身がすべきこと、与えられている仕事は把握できているべきでしょう。

原因2:作業をなんとなくこなしている

作業をやる際あなたは手順や段取りをきちんと考えていますか?

・なんとなく目につくタスクから手を付ける
・思いついたタスクにすぐに取りかかる

上記のような取り組みかたをしている人は危険信号です。

チェックリストや工程フローがない中で作業を行うと、作業の切り替えのたびに「つぎにやるべきことは?」と考えないといけません。

また「この作業はこれで全部か?」と感覚をたよりに振り返らないといけなくなります。

あなたは「ミスをしてしまう」のではなく、「ミスすべくしてミスしている」のです。

原因3:集中力が切れている

あなたは集中して仕事をこなすことができていますか?

・なにか作業に取り掛かっているときも仕事に関連するメールやチャットが飛んでくれば確認している
・作業をする時間を区切っていない

上記のような場合は、集中できていない可能性が高いです。

マルチタスクは集中のさまたげになりますし、時間を区切らないとズルズルとだらけて長時間作業をしてしまいがちです。

「生産性高く仕事をする」という意識を強くもつべきです。

仕事をミスなく速くこなすための3つのポイント

仕事のミスが多くて遅い原因として「いつまでになにをやるべきか明確になっていない」「作業をなんとなくこなしている」「集中力が切れている」の3つが挙げられました。

つぎに改善するための3つのポイントを見ていきましょう。

ポイント1:タスクを整理する

自分が抱えているタスクを整理することはなによりも重要です!

タスクを整理することで今自分がどれだけのタスクを抱えているのか理解することができます。

タスクを整理する際は以下の3つを意識するといいでしょう。

・緊急度、重要度で仕分けする
・誰がタスクのボールを持っているか明確にする
・発生したタスクはタスクリストに一旦保管して、緊急のモノ以外すぐに手を付けない

ポイント2:作業手順を明確化する

作業手順を「明確化する・可視化する・チェックリスト化する」ことで作業項目の漏れがなくなります。

また作業の段取りを脳内で考えながら行わなくていいので、今目の前の作業に全力で取り組むことができます。

ルーティンで行っている作業は自分が作った作業手順リストの漏れやダブリがなくなります。さらに新しい気付きがあればその都度アップデートしていくことで業務改善にも繋がります。

ポイント3:集中力する時間を作る

まずはどの作業にどれくらい時間がかかるのか把握することが大切。その作業時間をもとに朝会社についたらタスクをこなすスケジュールを立てましょう。

スケジュールを立てる際は、予定を詰め込みすぎないことが大切。集中力をあげるためにしっかりと休憩時間をとり、突然発生するタスクにも対応できるようバッファを設けておきましょう。

また作業は基本的に優先度の高いものからこなすべきですが、作業効率を考えると午前中には思考する仕事、午後は作業する仕事がいいと脳科学的に言われています。

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仕事を効率化するアプリ5選と使い方のポイント

仕事を効率化するための以下の3つのポイントを学びました。

・タスクを整理する
・作業手順を明確化する
・集中力する時間を作る

これらのポイントを仕事に組み込む際に役立つアプリを5つご紹介いたします。

アプリ1:asana(アサナ)|タスクを整理する

出典:asana

asanaはタスク管理アプリです。個人のタスク、チームのタスクを管理することができます。製作者はFacebookの共同創業者であるダスティン・モスコヴィッツ(Dustin Moskovitz)とジャスティン・ローゼンシュタイン(Justin Rosenstein)です。

直感的に使えるUIとタスクを消すと現れるキャラクターたちのかわいい姿。タスク管理アプリは多数ありますが、asanaはファンが多いのも納得できます。

おすすめの使い方

asanaではリスト型とボード型の選択が可能です。リスト型は上から下にタスクがつらなっていく一般的なTodoリスト、チェックリストのようなかたち。ボード型は横方向に「Todo」「進行中」「完了」など列にタスク化したカードを並べられるかたちです。

作業手順をまとめるために使うならリスト型、作業進捗を把握するために使うならボード型が使いやすいでしょう。

さらにボード型の列には「先方返答待ち」「共有事項」など、自分のオリジナルの列項目を追加しておくとに使いやすいです。

またasanaにはオリジナルのフィールドという機能があります。タグ付け、ラベル分けのような機能です。

この機能をつかって緊急度と重要度、他にはタスク発生日などを入れておくとタスクに取りかかる順番を決める際う役立ちます。

アプリ2:Googleカレンダー|タスクを整理する

出典:Googleカレンダー

Googleカレンダーは言わずと知れた有名カレンダーアプリです。

カレンダーアプリも様々ありますが、Googleカレンダーは対応しているChrome拡張機能が多かったり、連携できるアプリが多かったりするので、自分の使い勝手のいいようにカスタマイズしていけるの点がおすすめです。

おすすめの使い方

Googleカレンダーのオススメの使い方は、毎日のタスクを時間ごとにカレンダーに入れること。繰り越してしまったタスクはそのままドロップアンドドラッグで翌日にスライドさせれはオッケー。

ミーティングや会議の前後には準備と振り返りの時間を事前に予定としていれておくと今日のタスクをこなし切れなかった、なんていうことにはなりずらいです。

タスクのスケジューリングは細かく正確に行うことがポイントです。

アプリ3:Notion(ノーション)|作業手順を明確化する

出典:Notion

Notion(ノーション)は一言で説明すると多機能なオンラインノートです。

それぞれのページには親子関係をつくることができ、作ったページはテンプレートとしてそのまま保存することもできます。

タグをつけることも可能。ほかにもフィルターを利用してアーカイブ機能をつけたりなど、かなり自由度の高いノートです。

おすすめの使い方

オススメの使い方は自分だけの手順マニュアルをここにつくってしまうことです。

会社のマニュアルには書かれていないような細かい部分までまとめられますし、自分だけが担当している業務のマニュアルもまとめられます。

アプリ4:Toggl timer(トグルタイマー)|集中力する時間を作る

出典:Toggl timer

Toggl timer(トグルタイマー)は作業ごとにかかっている時間を測定してデータで記録してくれるアプリです。

作業を行っていたプロジェクト全体の時間も把握することができまます。

使い方は簡単で作業に入る前と入った後にToggl timer(トグルタイマー)のボタンを押すだけです。

作業にかかっている時間がわかれば、毎日のスケジュールを立てる際も時間のズレがない正確な予定にすることができます。

おすすめの使い方

どんな作業でもToggl timer(トグルタイマー)を利用するのがおすすめです。

タイマーを押すことで、今はこの目の前のタスクをこなしているんだ!という意識を強く持つことができ、他のタスクには手を付けないように気をつけることができます。

さらにタイマーがまわっていることで、「この仕事を早く終わらせていいタイムをとろう」とゲーム感覚でスピード感を意識して仕事をすることができます。

アプリ5:Brain Focus(ブレイン フォーカス)|集中する時間を作る

出典:Brain Focus

ポーロテクニックを実行する際に役立つアプリです。ポモドーロテクニックとは25分作業→5分休憩→25分作業→5分休憩→25分作業→15分休憩→25分作業→の繰り返しで業務を行うものです。

このサイクルは集中力を強化し生産性をあげると言われています。

このサイクルを普通のキッチンタイマーなどのタイマーで管理しようとすると難しいしめんどくさいのでアプリを使うのがオススメなんです。

おすすめの使い方

このBrain Focus(ブレイン フォーカス)はポモドーロテクニックで設定されている時間とは別に自分独自の時間サイクルを設定することも可能。

今日は集中力が足りないなと感じる日は時間を短めに設定するなど自分の合った時間サイクルに変えて作業するといいですよ。

アプリ以外に仕事を効率化する3つのコツ

今回おすすめしたアプリを使用する以外にも、仕事を効率化するコツは様々あります。

ここでは特に仕事中に時間をとられてしまっているなあという作業や、取り組んでいる時間が長いものを時短できるコツをご紹介いたします。

コツ1:予測変換登録をする

キーボードに予測変換を登録しておきましょう。自分の名前、会社名、署名、挨拶の文面など、ありとあらゆるものを登録しておきましょう。

「そんな些細な時間を縮めようとする意味あるの?」と思うかもしれませんが、『速さは全てを解決する』(著:赤羽雄二さん)という本でも単語登録の重要性が説かれているほど意味があるんです。

10~20個とうろくするのではなく、100~200個と莫大な数を登録することで1日の貴重な時間を節約することができます。

コツ2:メールの送信・返信はテンプレート型をつくっておく

1日の対応の中で多いのがこのメールの返信。ルーティン化している業務においてはメールの文面はテンプレート型にしておきましょう。

テンプレートにできない場合も、なにを書かないといけないのか?思考することなく段取りすることなくできるよう、チェックリストのようなものがあると便利です。

メールを送信してからの「しまった!書き忘れてた」がなくなります。

コツ3:仕事に入る前はアウトラインをつくる

仕事を依頼されたらすぐにとりかかるのではなく、一旦アウトラインづくりから始めましょう。

アウトラインのチェックを経てOKがでたら仕事にとりかかるべきなんです。

なぜなら、仕事が遅い原因のひとつに「やり直しが多い」といった問題が挙げられます。逆に、やり直しがなくなれば仕事をはやくこなすことができると言えるのです。

詳しいアウトラインの作り方については以下の記事をご覧ください。
参考:【9割の人ができない】「仕事が遅い人」がやっていないたった一つのこと

それでも仕事が毎日終わらない場合は、他の原因を見つけよう

「アプリを使っても仕事の時短術をつかっても仕事が終わらない…」。

そんなときは業務のやり方やスピード以外に仕事が終わらない原因があるのかも知れません。タスク管理アプリをもとに抱えている仕事の状況を理解して、根本的な原因を突き止めましょう。

よくある原因1:抱えている仕事量が多すぎる

そもそも自分がこなせる物理的な限界量を超えた仕事を抱えている場合、どんなに効率的に仕事をしたとしても終わらせることは不可能です。

このような場合は以下のような解決法をとってみましょう。

・仕事量の調整をお願いする
・他の人にタスクを振り分ける

よくある原因2:待ちタスクが多い

人と共同して行うタスクの場合、期限が迫っているのにひとりの担当者のタスクが自分の業務の遅れの原因になることがあります。

その人が行わないと自分ができないタスクは特に困ってしまいます。

このような場合は以下のような解決法をとってみましょう。

・コミュニケーションを取って進捗確認を怠らない
・進捗管理で自分の工程がおくれないようにできる作業を行う、上司に相談するなどリスクヘッジ行う

よくある原因3:突発の緊急タスクが多すぎる

当日に突然依頼される突発的な緊急なタスクが多すぎると、重要だけど緊急でないタスクがどんどん後ろ倒しになっていき、気づいたときには予定よりも大幅に進捗が遅れてしまいます。

依頼された仕事が本当に自分がやらないといけないものなのか。本当に緊急で行わないといけないことなのか。を見極め相手にきちんと自分の要望を伝えることが大切です。

このような場合は以下のような解決法をとってみましょう。

・なんでも「わかりました」とすぐに引き受けない
・緊急度と期限、いま自分がかかえているタスクの状態を共有して自分の希望を伝える

まとめ

今回ご紹介した5つのアプリを使えばいままでよりも仕事を効率的にこなすことができるはず。「仕事のミスが多い」「仕事をこなすスピードが遅い」といった悩みをすっきり解消しちゃいましょう。

また自分には紹介したアプリを実際に使ってみて「自分には合わなかった」と感じた場合は、仕事を効率化するポイントで紹介した要点を抑えているアプリを探してみるといいでしょう。

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この記事を書いた人

kanakitagawa
株式会社divのテックキャンプ ブログ編集部員です。 一人でも多くの方の「人生にサプライズを」届けられるよう奮闘中。