業務効率や生産性を高める「仕事術」とは？基本から応用まで紹介

「仕事が業務時間内に終わらない…」
「同僚や先輩はサクサクと仕事をこなしているのに…」
「やることがたくさんありすぎて何から手をつければいいのかわからない」

仕事の進め方に関して、このように悩んでいる方は多いかもしれません。仕事ができる人は成果を最大化するために一体どんな工夫をしているのでしょうか。

そこで本記事では、業務効率や生産性を高める「仕事術」について紹介。ビジネスパーソン必見の内容となっているので、ぜひ参考にしてみてください。

【これだけは覚えておきたい】仕事術の基本中の基本

ビジネスパーソンとして最低限身につけておきたい仕事術としては、タスク管理・スケジューリング・効率化です。

例えばタスク管理における基本は、ToDoリストなどを活用してタスクを明確にし、期限と優先順位を決めることです。以下で具体的な方法について見ていきましょう。

タスク管理（ToDoリストの作成）

タスク管理では、ToDoリストを作成することが基本。

ToDoリストを作成する利点は、やるべきことが明確になることです。やるべきことが明確になっていると、頭の中が整理されるため集中して仕事に取り組むことができるようになります。

ToDoリストを作成する際は、期限と優先順位を決めるのも重要なポイントです。ToDoリストの具体的な作成方法としては、以下3つの方法があります。

• 紙に書き出す
• ToDoリストのアプリを使う
• GoogleカレンダーのToDoリストを使う

紙に書き出す

紙に書き出してToDoリストを作成する、というアナログな方法をとっている人も多いようです。

フォーマットが決まっていないので、自分の使いやすいように書けるというメリットがあります。済んだタスクにペンで線を入れていくと達成感を感じられるのも、アナログツールならではです。

ToDoリストのアプリを使う

よく知られているToDoリストのアプリとしては、Google ToDoリストやTodoistなどがあります。

これらはToDoリスト専用のアプリなので、ToDoリストを使い慣れていない方やどうやってリストを作ればいいかわからないという方におすすめです。どちらのアプリもパソコンとスマホで、データを同期して使うことができます。

GoogleカレンダーのToDoリストを使う

仕事でGoogleカレンダーを利用している方も多いと思います。

GoogleカレンダーにはToDoリストの機能もあるので、ぜひ活用してみてください。ToDoリストの作成とスケジューリングが同時にできるので便利です。

タスクはできるだけ細かくしましょう。細分化するほど終わるたびに達成感を感じられるので、やる気がアップするという効果もあります。

スケジューリング

ToDoリストを作成して、それぞれのタスクの期限と優先順位を決めたら、すぐにスケジュールを立てましょう。期限のある仕事はリマインダーも設定してください。

タスク管理におけるスケジューリングをサポートするツールとしては、以下の2つがおすすめ。

• Googleカレンダー
• プロジェクト管理ツール

Googleカレンダー

Googleカレンダーにはリマインダーの機能もあるのでタスク忘れ防止に使えます。カレンダーの共有もできるので、メンバーのスケジュール確認がすぐにできるというメリットも。

プロジェクト管理ツール

大規模プロジェクトや複数プロジェクトの管理においては、専用ツールの利用がおすすめ。ガントチャートなどを利用すれば、プロジェクトの進捗管理が行えるので、長期的なスケジュール管理にも使えます。

プロジェクト管理ツールで有名なのはEleganttやRedmineなどで、さまざまなツールやサービスがあるので実際に使ってみて自分にあったものを選びましょう。

予定を詰め込みすぎると、急な仕事が入った時にスケジュール全体が崩れてしまいます。予備の時間を作っておくなどして、なるべく余裕のあるスケジュールにします。

効率化

仕事術の基本でタスク管理・スケジューリングとともに重要なのが「効率化」です。

効率化とは、できるだけ無駄をなくすこと。作業の無駄を省けば、作業時間が短縮されるだけでなく、仕事そのものがラクになります。

仕事の効率化における重要なポイントは「整理整頓」と「タイムリミットの設定」です。

整理整頓をする

デスク周りやパソコンの中は、きちんと整理整頓されているでしょうか？

仕事中に、どこにしまったかわからない資料を探したり、いくつもフォルダを開いてファイルを探すのは無駄な時間です。必要な時にさっと取り出せるように、普段から整理整頓を心がけましょう。 

タイムリミットを設ける

タスクごとに終了時間をあらかじめ決めておくと、効率的に作業がすすめられます。

いつまでに終わらせるかが決まっていないと、どうしてもダラダラと作業をしてしまいがちです。時間に限りがあることで、より早く作業ができる方法を自然と探すようになり、集中力も高まります。

【合わせて身に付けたい】プラスαの仕事術

タスク管理・スケジューリング・効率化以外にも、仕事術はたくさんあります。

ここでは、プラスαとして押さえておきたい「時短」「集中力アップ」「チームワーク向上」「体調管理」に役立つ仕事術を紹介します。

時短の仕事術

限りある時間の中で成果をあげるには、時短を可能にする仕事術をマスターすべきです。

時短のテクニックの1つ目は、メールはテンプレートを利用すること。

例えば仕事でのメールは、同じような内容を書くことが多いと思います。その度に同じ文章をタイピングをするのは、効率的とは言えません。

その場合はパソコンのメモ機能やメールの下書きを使って、よく使うフレーズや内容をテンプレート化しておきましょう。メールを作成する時間が大幅に短縮されます。

2つ目はショートカットキーの活用。PCの操作で少しでも作業時間を短縮したいなら、ショートカットキーを活用しましょう。覚えておくと便利なショートカットキーは、以下になります。

• タブの切り替え
• 最新の情報に更新
• ウィンドウの最小化

タブの切り替え：Alt＋Tab（Macの場合は、control＋tab）

ブラウザを利用中に大量のタブを開いていると、タブを切り替えるたびにいちいちクリックするのは手間がかかりますよね。ショートカットキーを使えば、Altを押しながらTabを押すたびに、右のタブに切り替わっていきます。shiftを追加すれば左隣に移動します。

最新の情報に更新：F5（Macの場合は、command＋r）

変更をすぐに反映させたいときやメールの送受信の確認などで、何度も何度も更新ボタンを押すことがありますよね。ブラウザの情報を最新にするには、マウスで更新ボタンをクリックするより、ショートカットキーを使った方がスピーディーに操作できます。

ウィンドウの最小化：Windows＋M（Macの場合は、command＋m）

表示されているウィンドウを、最小化するショートカットキーです。作業中にウィンドウをいったんしまいたくても、最小化のボタンは画面の左上にあって小さいのでクリックするのが面倒。ショートカットキーを使えば、瞬時に最小化できます。

集中力を高めるための仕事術

集中力を高める仕事術のポイントは以下の3つです。

• 集中する時間を決める
• 集中できる時間を把握しておく
• パワーナップを活用する

集中する時間を決める

いったん集中できたら、集中力を途切れさせないことです。メールやチャットのメッセージが来るたびに反応していたら、なかなか集中力をキープするのは難しいでしょう。一定の時間集中して作業をすると決めたら、通知やアラートなどは切ってしまいましょう。

集中できる時間を把握しておく

集中力は、長時間持続しないものです。タスクを細かく分解して、集中力が持続する間に終わらせるようにしましょう。そのために、自分の集中力がどれくらいもつのかを把握しておくことも大切です。

パワーナップを活用する

パワーナップとは、コーネル大学の社会心理学者ジェームス・マース氏が提唱している仮眠法のこと。午後の仕事の前に、10分から15分程度の仮眠をとるというものです。

実験により、パワーナップには集中力を高めて仕事の効率をあげる効果があることがわかっています。仕事の効率を高める休憩法として注目を集めており、グーグルやアップルでも導入されているそうです。

チームワークを高めるための仕事術

チームワークを高めるための仕事術のポイントは、以下の2つです。

• チャットツールを使って情報共有する
• 日報を活用する

チャットツールを使って情報共有する

チームで仕事をするなら、情報共有が欠かせません。ツールなどを活用して情報を共有すれば、仕事やプロジェクトの進捗管理がスムーズにできるようになります。チャットやプロジェクト管理用のソフトやアプリを活用するのがいいでしょう。

人気のチャットツールChatworkなら、ファイルの共有やタスク管理、ビデオ会議などチームでの仕事を円滑にすすめる機能が備わっています。

日報を活用する

外出が多いメンバーや時間に余裕のないメンバーが多い場合は、情報共有に日報を活用するのがおすすめです。空いた時間で対応できるのが、日報のメリット。なかなか予定を合わせられないチームでも、効率的に情報共有ができ、コミュニケーション不足を補うことができます。

体調管理の仕事術

体調が悪かったり、疲れが溜まっている状態では、せっかく能力やスキルが高くてもパフォーマンスが低下してしまいます。いつもいいコンディションで仕事ができるように体調管理をしておくのも、仕事術のひとつです。

体調管理の仕事術のポイントは、以下の3つです。

• 定期的に休憩する
• VDT症候群に注意
• 体を動かして心身をリフレッシュさせる

定期的に休憩する

長時間作業を続けると、疲労により集中力や注意力が低下します。集中力が低下するとミスをしやすくなり、仕事の効率が悪くなります。適度に休憩を取り、疲労を蓄積させないようにしましょう。

VDT症候群に注意

VDT（Visual Display Terminals）とはディスプレイやキーボードのことで、パソコンを使う作業のことをVDT作業といいます。VDT症候群とは、パソコン作業を長時間続けることで、ドライアイや眼精疲労、肩こり、ストレスなど心身に支障をきたす症状のことです。

厚生労働省による『VDT作業における労働衛生管理のためのガイドライン』では、パソコンを使った一回の連続作業時間は1時間以内とすることが推奨されています。

1時間作業をしたら10〜15分程度の休憩をとること、できれば作業の合間にもこまめに休憩をとるのが望ましいとされています。

体を動かして心身をリフレッシュさせる

座った状態での作業が続いたら、席から離れて歩き回るなどして体を動かしましょう。長時間同じ姿勢でいると血流が悪くなり、体にもよくありません。

休憩時には、軽く伸びをしたりストレッチをするのがおすすめです。血流が良くなると頭もすっきりします。

【参考】ITエンジニアの仕事術とは

開発という特殊な業務を行うITエンジニアには、独特の仕事術があります。ITエンジニアとして高い成果をあげるには、どんな仕事術が効果的なのでしょうか。以下で見ていきましょう。

• IDE（統合開発環境）を活用する
• 新しい技術を学ぶ

IDE（統合開発環境）を活用する

IDE（統合開発環境）を利用すると以下のようなメリットがあり、開発作業の負担を減らすことができます。

• 複数のファイルをまとめて扱える
• バージョン管理が容易になる
• コーディングの補完機能により記述ミスやエラーを防げる
• 同じような機能の実装はライブラリに任せられる

IDEはさまざまなものがあり、機能も日々進化しています。扱う言語やOSに合わせて、自分にベストなものを探してみましょう。

新しい技術を学ぶ

変化スピードがとても早い開発の現場。新しい技術を学ぶことに貪欲なエンジニアも多いです。

エンジニアとしての価値を高めていくには、常に新しい情報や技術をキャッチアップするための努力も必要でしょう。

今後は、AI（人工知能）やVR（仮想現実）に関する技術の需要が高まると予想されています。最新の技術を学ぶには、スクールに通って効率的に学ぶという方法もあります。

レベルアップやスキルアップのための仕事術

ここでは、さらに仕事の質を向上させるための仕事術をご紹介します。

• 仕事の質を上げるための仕事術
• スキルアップ・キャリアアップに繋がる仕事術

仕事の質を上げるための仕事術

仕事の質を上げて成果を最大化させるポイントは以下の2つです。

• 1日の終わりに振り返りをする
• PDCAを回す

1日の終わりに振り返りをする

毎日仕事が終わった後に、振り返りを実践するようにします。うまくできたこと、できなかったこと、改善すべき点などを書き出してみましょう。

仕事で意識すべきことや自分の課題が明確になり、仕事の質を向上させることができます。ただ漫然と仕事をこなすのではなく、日々成長を意識して、積極的に課題を見つけるようにしましょう。

PDCAを回す

PDCAとは、Plan（計画）、 Do（実行）、Check（評価）、Act（改善）の頭文字をとったもの。仕事の質を高めるための手法として、ビジネスの現場で活用されています。

自身の仕事を客観的に評価して、問題点や改善点を明確にします。評価と改善を繰り返すことが、仕事の質を高めていきます。

一度にすべてを改善しようとせずに、ひとつずつ着実に改善するようにしましょう。

スキルアップ・キャリアアップに繋がる仕事術

スキルアップ・キャリアアップに繋がる仕事術としては、以下のようなスキルを活用するのがおすすめ。気になる方は勉強してみましょう。

• 外国語
• プログラミング

外国語

英語はビジネスの世界では必須となりつつありますね。基本的な英語力が身についている方は、第2外国語の習得を目指すと、さらに仕事の幅が広がるでしょう。

しかし、やみくもに外国語を学ぶのはおすすめしません。外国語の習得には時間がかかりますが、語学力をいかすことができない仕事や職場もあります。時間とコストをかけて学ぶ価値があるかを、しっかりと見極めるようにしましょう。

プログラミング

スキルアップやキャリアアップを考えているなら、プログラミングを習得するという方法もあります。プログラミングの知識は、エンジニアにしか役に立たないものではありません。

プログラミングについての知識があれば、エンジニアとのコミュニケーションがスムーズになり、企画やプロジェクト管理などでも役立てることができるでしょう。

スキルアップ・キャリアアップにはプログラミングがおすすめ

「仕事でスキルアップしたい」「キャリアアアップを考えている」「新しいことにチャレンジしたい」という気持ちがあるなら、プログラミングを学んでみるのはどうでしょうか。

「プログラミングの知識に興味はあるけど、初心者なので自身がない」という方も多いでしょう。知識や経験がなくて不安な場合、まずはスクールに通ってみることをおすすめします。

未経験者はプログラミングスクールの選択肢もあり

未経験からプログラミングの勉強をはじめる場合、独学で学ぶという方法もありますが、ひとりで勉強しているとなかなか順調にすすまないことがあります。実際、独学で学ぼうとすると、8〜9割ほどの人が挫折してしまうというデータも。

こういった場合には、学習のカリキュラムが組まれ、自分と同じように勉強する受講生がいるプログラミングスクールで勉強すれば、モチベーションもあがるでしょう。

プログラミングの勉強でわからない部分が発生した時、ひとりで解決しようとするととても時間がかかってしまいます。スクールなら、講師に質問してすぐに解決することができるという利点も。プログラミングには高度な知識が必要とされるので、いつでも質問できる環境に身を置くことは大切です。

プログラミングは新しい技術が次々に出てきますし、何をどこまで勉強すればいいのか自分で判断するのは難しいですが、迷ったときは講師に相談することができるのもスクールの大きなメリットです。

業務効率や生産性を高める仕事術を学ぼう

「もっと早く仕事を終わらせたい」「仕事でのミスを減らしたい」。自分の仕事ぶりに、悩みを抱えている方も多いと思います。

そんな時は、原因を明らかにして、もっと仕事がしやすくなるような工夫ができないか考えてみてください。うまく仕事をこなしている同僚や先輩に相談してみると、良いアドバイスが聞けるかもしれません。

仕事術ひとつで、ぐっと仕事がしやすくなったり、仕事の質をあげることもできます。いろいろな仕事術を、積極的に試してみましょう。

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