働き方改革が叫ばれる昨今。いかにして短い時間で仕事を完遂させるかを考える上で、仕事の効率化は避けて通れません。一体どの様にすれば、仕事は効率化できるのでしょう？効率化を阻んでいるポイントは何なのか、そして改善への道筋や使えそうなツールをご紹介します。

仕事の効率がいい人は、困難な仕事を楽にこなす方法を考えている

仕事の効率がいい人は、膨大な仕事をいかにスムーズにこなし、完遂できるかを常に考えています。

決して手を抜くわけではなく、無駄な作業はせず、緊急性も重要性も低い仕事は後日着手するようにしています。また自動化できる仕事はツールを導入したり、マクロを組むなどしています。

業務の緊急性と重要性を正確に把握する

効率よく仕事をこなすには、業務の緊急性と重要性をしっかりと把握することです。

緊急性も重要性も高い仕事は最優先でこなす必要があります。

一方「重要性は低いが、緊急性は高い」「重要度は高いが、緊急性は低い」仕事もあります。こうした仕事の優先順位付けを、どういう基準でやるかはとても大切です。では、どのようにして考えれば良いのでしょうか。

仕事の効率を高めるには「緊急性」ではなく「重要性」が大切

仕事の効率を高めるには「重要性が高い仕事」が大切です。「重要性は低いが、緊急性は高い」仕事は突発的に発生するため、ついつい目の前の仕事を後回しにして注力しがちです。上司から急がされることも多いと思います。

しかし本来はその仕事の重要性は低いわけで、こうした仕事に振り回されると、重要な意思決定などは遅れるばかりです。それが仕事の効率を下げるのです。

緊急性の高い仕事はできる限り引き受けない

重要性の高い仕事に集中するためには「緊急性の高い仕事を引き受けない」ことも大切です。もちろん、重要性も緊急性も高い仕事はするべきです。しかし重要性は低く、緊急性が高い仕事であれば、手の空いている他の人に対応を依頼するのも良いでしょう。

どうしても緊急対応が必要な場合に備え、余力を残す

とはいえ、どうしても緊急対応が必要な場合もあります。関わっているプロジェクトでトラブルが発生してしまった場合など、「自分の仕事ではないので関係ありません」というわけにはいきません。

そうした時に備えて、常に一定の余裕を保って仕事をするように心がけましょう。フルスロットルで仕事をすると、突発的なことが起きた時にパニックになります。余裕を持ったスケジューリングが重要です。

例えば、１日の就業時間は８時間ですが、その日のうちにやるべき仕事をこなすのに、７時間でできるようにしましょう。そうすれば１時間の余裕が生まれます。その１時間を緊急対応に当てられるようにするのです。

仕事が終わらないのは「効率が悪い」から？3つのチェックリスト

では、仕事の効率を上げるためには、どういったことに注意すれば良いのでしょうか。

実は注意するべきポイントは3つに絞ることができます。ここではその3つのポイントを紹介していきましょう。

仕事が締め切りまでに終わらない

「もう締め切りに間に合いそうにない」とか「気がついたら締め切りを過ぎていた」ということはありませんか？これは仕事のスケジュール管理が上手くいっていないために起こります。

いつまでに終わらせなければいけないのかというところから逆算し、完成までのステップを、それぞれいつまでに終わらせていなければいけないのか、しっかりスケジュールの線を引かなければいけません。

これを怠ると、スケジュール感がないまま仕事を行ってしまい、締め切りに間に合わなくなってしまうのです。ツールなども活用しながら、きっちりとスケジュールを確認しながら進めましょう。

「あれもしなくては」「これもしなくては」と仕事に振り回されている

上司からいろんな仕事をお願いされ、どれから手を付けなければいけないのかがわからなくなってしまうことはありませんか？これは優先順位をつけられない時に陥る罠です。

仕事は受けた順番に行ったり、上司から言われたことを優先するのではなく、その仕事の重要性と緊急性を確認した上で、優先順位をつけなければいけません。

ここを怠ると、「あれもしなくては」「これもしなくては」と仕事に振り回されてしまい、何をやっているのかもわからなくなり、挙げ句の果てに締め切りも守れなくなるという状況に陥ってしまいます。

情報共有に無駄が多い

あなたは「話が長い」と言われたことはありませんか？「一体いつになったら話が終わるのか？」みたいな感じで、周りの人がイライラしていたりはしないでしょうか。

仕事の情報共有で大切なのは「結論から話すこと」です。話に本筋に関係の無い無駄な情報が多かったり、脱線が多いと、話を聞いている側は「あなたが何を伝えたいのか」が分からなくなります。

あなたの話を聞いている間、聞き手は作業の手を止めざるを得ません。話が長いということは、手を止める時間が長くなるということです。こうした小さな非効率の積み重ねが、やがては大きなスケジュール遅延につながります。情報共有は効率的に、短い時間で終わらせることを常に心がけましょう。

同様に、無駄と思われる作業をどのようにして排除するのか、それも考えるようにしましょう。

仕事の効率がいい人と、悪い人の違いとは

仕事の効率が良い人と悪い人とでは、一体何が違うのでしょうか。先ほどの3つのポイントに沿って、どの様にすれば良いのかを考えてみましょう。

期限を必ず厳守する

第一のポイントとして、納期は絶対に守りましょう。きびしい言い方かも知れませんが、期限に1日でも遅れたら、その仕事は「効率が良い」とは言えません。そのため、完成度と納期を天秤にかけるようにすることが大切です。

120%の完成度を実現しても、期限に遅れたら意味がない

仕事の完成度は大切です。しかし、期限を守ることも大切です。100%の完成度を求めるクライアントに、120%の完成度のものを提示する心がけは素晴らしいものです。

しかし、そのために期限を破ってしまうと、意味がありません。それに完成させたと思っていても、翌日見るとまた不満点が見つかったりするものです。つまり完成度を追い求めると、いつまで経っても完成しない、という事になりかねません。

またクライアントもスケジュールを考えて期限を設定しているわけですから、期限を無視してまで完成度を求めたりはしません。

ある程度の完成度で妥協することも必要

とはいえ、完成度が低すぎるのも問題です。その際、目安となるのが80％の完成度です。つまり120%の完成度で期限に遅れるよりは、80%の完成度で期限内に提出する方が良いのです。

私たちがつくるものは工業製品であって、芸術品ではありません。芸術品であれば完成度にこだわっても構いませんが、工業製品の出来は期間、価格、完成度の3つのバランスで決まります。完成度で妥協をすることも重要なことなのです。

どうしても120%の完成度を達成したいなら、納期を遅らせるための相談を事前にしなくてはいけません。クライアントがスケジュールと完成度のどちらを優先するのかはわかりません。ですので、もしスケジュールが優先で、80％の完成度を達成しているのであれば、それ以上の完成度を求めないようにしましょう。

1つのことにとらわれすぎない

第二のポイントとして、全体を見渡し、細かいことや1つの事にこだわりすぎないことです。あなたは次のようなことにこだわってはいないでしょうか。

ちょっとした表現やフォント、表記などに過剰にこだわる

例えばウェブサイトのフロントエンドを設計するとき、あなたは過剰にグローバルメニューに表示するアイコンにこだわったりしていませんか？

また、プレゼン用の資料を作る時に、文字の位置や大きさ、フォントに細かくこだわったり、目立たせるためにどの色が良いか何度も試行錯誤したりしていませんか？

完成度は高いに越したことはありませんが、1つの作業に時間をかけすぎてしまうと、その作業が原因となって全ての工程が後ろ倒しになります。

全体像を把握し、目の前のタスクの重要性を判断しよう

その「ちょっとした表現やフォント、表記」などは、作業全体から見たときにどれくらい重要なのでしょうか。

ユーザーやプレゼンを受ける人に内容が伝わることが最重要なのであり、全ての工程を後ろ倒しにしてでも完璧に仕上げておくことが優先されるわけではありません。どうしてもそれが必要なのか、それともある程度の完成度があれば十分なのか。そこをきちんと考えて作業するようにしましょう。

ダラダラと仕事しない

第三のポイントとして、スケジュールをしっかりと決め、その中にチェックポイントをいくつも設けることです。

必要以上に1つ1つの作業に時間をかけている

なんとなく気が乗らなくて、ついつい1つの仕事を長く、ダラダラやってしまうことはありませんか？

そのダラダラとした働き方が原因で仕事の効率が上がらないなら、スケジューリングや集中力に問題があるかもしれません。一度好きな音楽を聴いて気分をリフレッシュするなどして集中力を回復させ、作業を手際よく終わらせるようにしましょう。

タスクを終えるまでの「目標時間」を定めよう

とはいえ、納期にかなり余裕があったり、明確に納期が指定されていない場合だと、「まだ時間あるし」と、スピードが鈍ってしまいます。そんな場合でも「自分なりの目標時間」を定めましょう。するとメリハリを持って、効率よく作業することを自ら心がけられます。

そして浮いた時間は、他の作業を前倒しして行ったり、気分をリフレッシュする時間に充てましょう。できれば、その日行う作業を、出社してすぐ、朝一番で決めておくのが、うまく段取りをつけられるコツです。

仕事の効率が悪い理由は7つに分類される

仕事の効率を悪化させる要因は大きく７つに分類されます。その７つはお互いに影響し合っている部分もあるのですが、基本的にはそれぞれのロスに分解して、仕事の効率を分析するのに使ってみましょう。

情報ロス

業務に必要な情報が足りていなかったり、伝達が十分ではない場合に発生するロスです。

作業手順やスケジュール感など、業務に必要な情報が伝わっていないことが原因です。例えば、指示を待つ人が発生してしまう、作業者によって手順が異なるなどのロスが発生します。

作業ロス

100%の作業目標に対して、50%しか達成できなかったり、逆に150%の作業をしてしまうといったロスです。

目標に達しないのも問題ですが、過剰に作業を行ってコストがかさむのもロスです。また、他の部署でも同じ作業をやっていれば無駄ですし、自動化できるのに手作業でやっているのも作業ロスです。

停滞ロス

予期せぬ理由で仕事が中断したり、納期が遅れるなどして業務が停滞することがあります。結果としてロスになるのが「停滞ロス」です。仕事の段取りやスケジュール管理が上手く行かなかった場合に発生します。

物流ロス

運搬・情報伝達などに時間がかかることにより発生するのが物流ロスです。

例えばオフィス全体のレイアウトが悪く、必要な時に必要な相手と対面でコミュニケーションがしづらい・・・といったのは「物流ロス」の一つの例です。また、決済のために書類をあちこちに回さないといけないのも、物流ロスです。

能力ロス

業務に必要な能力が足りず、仕事の効率が上がらない。もしくは納期に間に合わないという状態は「能力ロス」です。

例えば業務システムの開発を引き受けたものの、対応するエンジニアが2人だけ。しかも1人は新人で、残る1人のエンジニアが全ての開発を行うことになり、人的資源が足りずに作業が遅れる・・・というのは「能力ロス」です。

また、その人しかできない仕事があるというのも能力ロスです。

時間ロス

「手は空いているのに、仕事がない」「プロジェクトマネージャーの意思決定が遅く、人的資源を活用できていない」といった状態が、時間ロスです。

さらに会議の時間を守れず、やたら延長してしまうのも時間ロスです。やらなくても良い会議を招集して、多くのメンバーの手を止めてしまうのも時間ロスです。

品質ロス

作業中にミスが連発したり、完成物のクオリティが必要な基準に達しないのが品質ロスです。作業の正確さが足りない場合もありますが、判断ミスやコミュニケーション不足が重なり、最後に手直しが必要になるのも品質ロスです。

情報ロスの対策方法

では、７つのロスそれぞれに対し、どのようにして効率化するのか、その対処方法について紹介しましょう。

まずは情報ロスへの対処方法です。

社内掲示板やチャットツールを導入し、情報伝達を効率化する

画像出典：Slack

情報ロスをなくすには、情報共有の仕組みをしっかりと作ることが重要です。

これは社内掲示板やチャットツールを使うことで達成できます。

これはグループウェアを使うのが手っ取り早いのですが、機能が多すぎ、一部の機能しか使っていない例も散見されます。そこで、無料のチャットツールとしてSlackを紹介しましょう。

他にもSnapChatやSkypeなど、ビジネスで使えるチャットツールには多くの種類がありますが、Slackは１対１のやりとりも出来ますし、「チャンネル」という掲示板のように使えるグループチャット機能も備えているなどの特徴があります。また共有したいファイルをアップロードできる機能もあります。例えばiPadにSlackアプリを入れるなどしておけば、スマートに情報を共有できます。

「電話の方が早い」という人もいるでしょうが、余程の緊急時でなければ、記録が残るチャットを活用するようにしましょう。

「指示待ち」を禁止にする

次に「指示待ち」をやめましょう。これは後述する時間ロス対策にもなるのですが、自分の仕事をやり終えて手が空いたのであれば、次の指示があるまで待つのではなく、「何か手伝えることはありませんか」と声をかけましょう。

もしかしたら伝え忘れによる情報ロスで、たまたま手が空いたと思っていた「偽の空き時間」なのかもしれません。

逆に、手が空いていそうな人がいたら、自分から積極的に話しかけましょう。情報ロスによる「偽の空き時間」でないことを祈りながら。

業務マニュアルや規約を整備する

チームのメンバーが、それぞれ自分のルールで業務を進めたり、ファイル名を付けたりすると、他のメンバーから共有されたファイルの中身がどのようなものかわからない、ということが起こります。

「あのファイルって、どれだっけ？」という言葉が飛び交うのは、危険な兆候です。

アプリケーション開発の現場では、変数の命名規則や禁止事項を定めず、個々人が好き勝手にコードを書くと、思わぬところで変数名が重複するなど、トラブルやエラーが発生しやすくなります。これを防ぐために、明確なコーディング規約を用意する必要があるのです。

同様に業務マニュアルも必須です。先に述べたコーディング規約の他にも、コードレビューの依頼方法など細かな業務の進め方をしっかり定義するのもコツです。

こうしたマニュアルを用意することで、仮にチームに新人が加わったとしてもスムーズに仕事が進みます。

作業ロスの対策方法

作業ロスの原因は手戻りや重複作業が主な原因です。これを防ぐためには、以下の対策が有効です。

手作業は可能な限り、自動化する

画像出典：Python

いつも同じ内容の手作業を行っているのであれば、それを自動化することを考えましょう。

その方が仕事効率は上がりますし、手作業による漏れやミスを防ぐことにも繋がります。

Excelなどであればマクロを、それ以外の事務作業であればPythonがおすすめです。WindowsやMacでも動作しますし、いろんなサンプルがインターネット上に公開されていますので、それをちょっと修正すれば、簡単な作業は自動で行う事ができます。

紙ベースの情報管理をやめる

作業手順や、作業分担を壁に貼った大きな模造紙でやっていたりはしませんか？一目見て分かるのは良いのですが、タスクが進んで行くと書き直しが必要になります。何度も書き直すのは一種の重複作業であり、無駄ですので、デジタル上で管理するようにしましょう。

タスク管理ツールを導入し、作業の重複を防ぐ

デジタルで管理していても、Excelで表を作って管理していると、上の方と下の方に同じ内容の項目が存在していて、しかも別々の人がやっていたなんて事になりかねません。

そういう時はWunderlist、Backlog、Redmineなどのタスク管理ツールを活用しましょう。重複作業を防ぐ事もできますし、何よりガントチャートなど、進捗をグラフ化して見ることのできるツールが揃っていますので、プロジェクトの管理にはもってこいです。

停滞ロスの対策方法

停滞ロスは、作業と作業の合間に止まってしまう要因があると発生します。これは次のような方法で回避しましょう。

案件の仕様や設計を前もって明確にする

仕様が完全に確定しないままスタートしてしまうと、途中でAという仕様とBという仕様の両方を満たそうとすると、矛盾が起きてしまう、という事が発生することがあります。すると、これが解決するまで作業を進めることができなくなってしまいます。

あらかじめ、仕様をキッチリと詰めていれば、こういうことは起こらなかったわけですから、始める前に仕様や設計を確定させておくようにしましょう。

アジャイル開発の手法を導入する

それでも完全には設計を確定できない場合もあります。その場合は、おおまかな設計だけを決めておき、細かい部分は開発しながら、詰めていくという手段があります。これをアジャイル開発と呼びます。

この場合、開発工程を短い期間、概ね２週間程度に細かく区切り、その期間内でできる作業を定義します。期間ごとに進捗を確認し、次に行う作業を決定します。このサイクルを何度も繰り返し、開発を進めるのです。

本来であれば「ウォーターフォール型開発」という、開発を「要件定義」「概要設計」「詳細設計」といった形で、トップダウンで工程を分け、上流から順番に決めていく手法を採ります。ただしこの場合、開発途中に要件定義に変更が加わると、その下に位置する全ての工程に影響が出ます。これが停滞ロスの原因になります。

停滞ロスが発生しがちな現場では、アジャイル開発の導入を検討するのも一つの手です。

物流ロスの対策方法

物流ロスは、物や人に移動に伴うロスです。特にチームメンバーが幾つかの拠点に点在している場合に起こりますので、こういう時は下記の様な対策を取ります。

皆で集まって作業する日を決める

業務を外注していたり、リモートワークで働くメンバーが多かったりすると、肝心な時に情報伝達が遅れ、ロスになるということもあります。これは情報ロスですが、これを防ぐために毎度集まっていると、それはそれで物流ロスとなります。

そこで、こうしたロスを防ぐには、外注やリモートのメンバーも含めて最低週一回はテレビ会議などでMTGをしたり、オフィスでの作業日を決めるのが有効です。

能力ロスの対策方法

能力の差によって生じるロスです。スキルの低いメンバーを底上げし、スキルの高い人に仕事が集中しないようにするのが、このロスに対する対策です。

スキルの低いメンバーにメンターをつける

スキルの低いメンバーがわからない箇所をいつでも質問できるよう、専任担当者を一人決めておき、メンターにしましょう。

「わからない箇所があるけれど、質問できずに5時間悩み続ける」よりは、すぐにメンターに質問して問題点を解決する方が全体の効率が上がります。

ペアプログラミングを行う

エンジニアの場合は、ペアプログラミングをおこなうのも効果的です。ペアプログラミングはアジャイル開発の手法として採用されている方法です。プログラマーはドライバーとナビケーターに分かれ、ナビゲーターが設計書を読みながらコーディング方法を指示し、ドライバーがコードを書くというやり方をします。

デュアルディスプレイを駆使すれば、コーディングとコードレビューを同時に行えるので、効率的な開発手法といえます。「スキルが低いメンバーが開発に参加しているものの、詳細なコードレビューができるほどには時間に余裕がない」といった場合に有効です。

書籍代やセミナー代を支給するなどして、教育を行う

あとはベタな手法ではありますが、スキルを伸ばすための教育を行う事です。学習のための書籍を購入したり、セミナーへの参加を促したりし、参加費などの金銭面は支給するという方法が良いでしょう。

時間ロスの対策方法

時間ロスは何かが決定されていないことによって起こることが多いため、次の様な対処をしましょう。

MTGの最後にアクションプランを決める

MTGは前のMTGからの進捗や、問題点を洗い出すのに行います。

ですので、次のMTGでは何を持ち寄るのか、どこまで進捗している予定なのか決め、お互いに確認するのがコツです。できればアクションプランという形で決めるようにしましょう。

時にはトップダウンの意思決定も行う

もしメンバー同士で意見が対立したり、決め手となる情報がなく、どうしても先に進めそうもない雰囲気になった場合は、チームリーダーなど、トップが決断をしましょう。トップダウンで意志決定を行う事により、時間ロスを回避するのも、一つの手段です。

品質ロスの対策方法

品質ロスは作業ミスやそれに伴う手直しで発生します。品質を担保するためには、ミスを極力減らす対策が必要です。

ミスやエラーを洗い出しやすい環境を整える

画像出典：GitHub

人間ですので、どうしてもミスは起こします。重要なのはミスに気がつき、早い段階でそれをリカバリする体制を作っていることです。

例えばエンジニアの場合は、ソースコード管理にGitHubを使い、デグレーションを防ぐのも一つの手です。他にもコードレビューを入念に行うことや、案件によってはスクリプト言語ではなく、コンパイル言語を使うのも、ミスやエラーを早い目に見つけ、品質を担保する手段として有効です。

メモやコメントをしっかり残し、段取りを細かく整える

また、作業メモやコメントを残すことも重要です。

設計書を解釈した結果、実現方法が幾つか存在するならば、なぜそのように考えたのかをソースコード内にコメントとして残しておきましょう。未来の自分が読んだ時に思い出すきっかけになりますし、他のメンバーが引き継いだ時にも重宝します。

大きな仕事効率化の実現には、時間がかかる

とはいえ、仕事の効率化を求めていきなり大きな変革をしようとしても、なかなか上手くはいきません。時間はかかるかもしれませんが少しずつ変えていくことを考えましょう。

小さな仕事効率化の積み重ねが、大きな変化につながる

トヨタの「カイゼン」は世界共通で通用する言葉になっています。

これは、いつも使っている道具を工夫するなど、小さな改善を常に積み重ねることで、気がついた時には大変大きな効率化になっていたという例です。

流行に流されることなく、身の回りにある改善ポイントを、周りの人と共有しながら少しずつ改善していきましょう。

ドラスティックに仕事のやり方を変えると反発を生む

とは言いながら、それではすぐに大きな成果として見えることはありません。

ついつい大きく仕事の効率化をしたくなるものです。

ですが、だからといって、いきなり仕事の進め方を変えてしまうと、それに対する反感を買う場合もあります。仕事は効率的であることも大事ですが、1人1人が快適に働ける環境であることも重要なのです。

仕事の効率化をするには、周囲の協力が不可欠

1人で仕事をしているのならともかく、大抵はチームで仕事をしていることが多いと思います。

その場合、周りのメンバーの同意や協力は大切です。たまには上からのトップダウンでやってくるものもあるでしょうが、それはごくまれにでしかありません。

コツコツとカイゼンするにも、大きく変えるにも、やはり周りのメンバーと一緒にやっていく必要があるのです。

仕事効率化の具体的な5つのコツ

以下で、今日から実践できる仕事効率化の具体的なコツを5つ紹介します。

仕事効率化のコツ 1：タッチタイピングをマスターする

昨今、どの仕事においてもパソコンが欠かせないツールとなっています。

パソコンを使う人が一番効果的に生産性をあげるコツは、キーボードのタイピングスピードをあげることです。

正確なブラインドタッチができるかで仕事のスピードは決定的に変わってきます。

それなのに、タッチタイピングができない状態を放置している人は意外と多いです。

だからこそ、タッチタイピングを極めるように取り組みましょう。

自分のタイピングレベルの把握には寿司打が便利

寿司打というサービスの高級寿司コースで10000以上出せればタイピングスピードの合格点と言えます。

ぜひ自分のレベルを確認してみてください。

参考サービス：寿司打

また、タッチタイピングができない人は、アプリなどを利用して正しい指使いから練習する必要があります。

プライベートで使っているキーボードと同じものを使う

職場と家のパソコンが違ってキーボードの配置も微妙に違うとタッチが違ってくるので習熟しづらいです。

そのため、できる限り同じパソコンを使うことをオススメます。

以下の記事では、プログラマーが推薦する仕事効率を向上させるキーボードをご紹介しているので、参考にしてみてください。

タッチタイピングを習得する練習方法

キーボードを使うときは、常にブラインドタッチを意識することが上達への近道でしょう。

仕事中は慣れないブラインドタッチに取り組む余裕がない場合は、プライベートの時間にアプリなどを使って練習するのが良いでしょう。

タイピストというアプリで練習するのもオススメです。

参考アプリ：タイピスト

仕事効率化のコツ 2：ショートカットキーを多用する

ショートカットキーを多用することもタイピングのスピードアップには不可欠な要素です。
意外と使いこなし切れている人は少ないのではないでしょうか？

ショートカットキーは、頻繁に繰り返す煩雑な動作を簡単にするという目的で用意されているもの。

だからこそ、自分が必要とするショートカットキーを覚えて取り入れることが生産性をあげることに繋がります。

たった数秒の削減が仕事の効率化に繋がる

「たった数秒短くなるだけで大した意味はない」と思うかもしれません。

しかし、コンピューターの操作に数秒でも余計な時間をかけるべきではないと言う価値観を持つべきです。

そして、本気で1秒を生み出すことに取り組むことが仕事の効率化に繋がるのです。

基本的なショートカットキー

以下に基本的なショートカットキーをまとめましたので参考にしてみてください。

コピーする

【windows】Ctrl＋C
【mac】command＋C

コピーして削除する

【windows】Ctrl＋X
【mac】command＋X

貼り付ける

【windows】Ctrl＋V
【mac】command＋V

ウィンドウを閉じる

【windows】Ctrl＋W
【mac】command＋W

コマンドを1動作戻す

【windows】Ctrl＋Z
【mac】command＋Z

戻したコマンドを逆に戻す

【windows】 Ctrl＋Y
【mac】command＋Y

ファイル名を修正する

【windows】ファイル名を選択してF2
【mac】タブキーを押してファイル名を選択してenterキー

仕事効率化のコツ 3：メールはすぐに返信

メールは素早く対応していかないと処理に時間がかかってしまい、効率が悪くなる悪循環に陥ってしまいます。
逆に、メールをすぐに返信しだすと仕事のスピードが格段に早くなります。

こちらがメールをすぐに返信することで、相手からの返信もすぐに返ってくることが多く返信待ちの時間が短くなります。

また、メールの返信の早いと、相手がこちらの熱心さや誠意を感じてくれやすく、信頼関係の構築にも一役買ってくれます。

だからこそ、メールはサクサク返信していきましょう！

メールをうまく素早く返信するためには、以下のポイントを心がけてみてください。

・優先順位をつけない
・メールを書くスピードを加速する
・難しい内容のメールは翌日まで寝かせておく
・すぐに対応できない内容のものは漏れが起きないように未読に戻す

仕事効率化のコツ 4：よく使う言葉を単語登録をする

パソコンで文章を書くスピードをあげるには、単語登録も重要な要素です。
単語登録と聞くと「自分はすでに登録している」と思う人が多いかもしれません。

確かに、単語登録は誰でも一度は考えてトライしたことがあると仕事の効率化術でしょう。

最近では、日本語入力の精度が上がり、予測変換で十分という場合もあります。

ですが、そのような機能では補えない自分のメールアドレスやよく使う言葉もあるでしょう。

そのような一般的ではない言葉を「あ」「い」など一文字で出るようにしておくととても楽です。

特に通常の変換だと出づらいものを優先して登録しておくと業務効率化にとても効果的。

単語登録を実行する時のポイント

単語登録を行う際は、いくつかのポイントがあります。

それは、多くの単語登録をすること。かつ、登録した単語を素早く思い出し使いこなすことです。

そのためには、自分が把握できるルールをきちんと作ることが大切。迷わないで登録できて使える状態がベストと言えるでしょう。

自分なりのルールが思いつかない場合は、まずは以下の方法を試してみてください。

・頻繁に使う特別なものは最初の1文字で登録する
・通常は最初の2文字で登録する
・よく使うメールアドレスは、その人の名前の最初の2文字＋「あ」で登録する

仕事効率化のコツ 5：伝えるべきことを3、4点メモしてから話す

会議での発言する時や、1対1で相手に伝えたいことがある場合、サクッとメモに書いてから話始めることをオススメします。
簡単に3、4点のポイントを箇条書きにするだけで、伝えたい内容も効果的に話すことができるようになります。

この作業によって、認識のすり合わせの時間も短縮できますし認識齟齬も減るため、差し戻しなど余計な業務が発生することを予防できます。

また、メモしてから話すことで、話すとき心にも余裕が生まれるでしょう。

メモを書く時のポイント

最初のうちはメモを書いてから話をしても、うまく伝わらないことが多いかもしれません。

その場合も、実行と改善を繰り返すことで、うまく話せるようになります。

以下のポイントに気をつけてメモを書いて見るといいでしょう。

・相手の心情、反応を想定してメモを書く
・その場で起こりそうな想定外の出来事に対する対策も事前に考えてメモにしておく
・相手から許可をもらえた場合、その返答に対する自分の考えをメモしながら話を聞く

さいごに

働き方改革が叫ばれる昨今。

いかにして短い時間で仕事を完遂させるかを考える上で、仕事の効率化は避けて通れません。むしろ、効率的に作業を進めるためにはどの様にして７つのロスをクリアするのかなど、周りを巻き込みつつ、積極的に考えながら働くようにしましょう。

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