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作業効率が何倍も良くなる仕事の進め方。基本とコツを徹底解説

作成: 2018.04.10

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仕事の進め方は人によって千差万別です。書店に様々なノウハウ本が並んでいますね。それだけ同じようなことで悩んでいる人が多いと言えるのです。

「今の仕事の進め方がよく分からない」
「仕事を効率的に進める方法を知りたい」
「仕事を効率よく進めて、同僚社員と評価の差をつけたい」

特に経験の浅い若手社員は仕事の進め方自体がわからず、周囲の同僚や先輩に相談するにも気が引けて・・・という人も多いのではないでしょうか。ここでは、仕事の進め方について、基本的な考え方から具体的なコツについて解説しています。加えて、専門職であるエンジニアの仕事の進め方についても解説しています。

この記事を読むことで、皆さんの仕事の進め方の悩みが必ず解決できることでしょう!

仕事の進め方を改善するには

仕事の進め方の悩みは、ほんの少しの心がけや周囲とのコミュニケーションで意外と簡単に解決できるものです。

皆さんもここでちょっとしたコツを身につけて、仕事の進め方を改善しましょう!

仕事の進め方とは

基本的に業種や職種に限らず、仕事の進め方の考え方については、おおむね同じものだと考えましょう。

基本的な仕事の進め方は以下のような流れになります。

全体の流れを把握する

まずは会社や所属する組織の中で自分がどういった立場にあるのか、与えられた仕事が全体の中でどの様な流れで進むのか、仕事に取りかかる前にしっかり把握しましょう。

疑問点はしっかり上司や先輩に質問し、不明な点はなるべく少なくしておくことが大切です。

仕事の準備をする

全体の流れの把握ができたところで、具体的な仕事の準備にとりかかりましょう。特に仕事の期限を意識し、おおまかな内容(アウトライン)を書き起こしましょう。

早めに上司や先輩にアウトラインが問題ないことを確認してもらいましょう。初期段階でチェックをしてもらうことで手戻りがあった場合でもロスが少なくなります。

また、仕事内容が自分の能力を越えそうだと感じた際には遠慮なく上司に相談しましょう。仕事のボリュームによっては、上司はあなたも含めたチームで進めるように指示をするかしれません。

その後、アウトラインを作業やチェックリストに落とし込み、仕事の実行に向け具体的な準備を整えましょう。

仕事を実行する

さて、いよいよ仕事を実行する段階になりました。

仕事の大きさや難易度にもよりますが、仕事を実行する際には、準備段階では想像できなかった様々なことが起こり、その進捗に影響がでることも多々あります。

仕事に影響が出た時は必ず上司に相談し、対処策について判断を仰ぎましょう。

くれぐれも、自分は良かれと思っても勝手に判断してはいけません。トラブルなどが起こった際の軽はずみな行動が傷口を余計に広げてしまうことはよくあることなのです。

仕事を実行する際は、近視眼的なモノの見方ではなく、一歩引いて冷静に状況を判断する様に心がけましょう。

実行した仕事について反省や振り返りをする

あなたの頑張りや周囲のフォローもあり、依頼された仕事が無事に終わりました。

上司から次の仕事の依頼がありました。「さあ次の仕事の準備を始めなきゃ!」とあなたは意気込むことでしょう。

終わった仕事について、準備段階で想定していたことと実際の仕事が異なることはなかったでしょうか?

もしかしたら、もう少し工夫すれば、その仕事は想定よりスムースに進んだかもしれません。

若手社員は仕事を通して経験を積むことが大切です。実行した仕事については、しっかり振り返りや反省をおこない、良かった点や悪かった点をまとめておきましょう。  

こうした習慣が、仕事を進める為に必要な基本動作を身に付けることにつながるのです。

エンジニアの仕事の流れ

では、技術者であるエンジニアの仕事の流れはどうでしょうか。

昨今では新しい分野も増え、業務も専門化、細分化しているため、エンジニアの仕事すべてが同じ流れになるとは言い切れません。

しかし、システム開発には様々な開発モデルがあります。主流は「アジャイル型開発」と「ウォーターフォール型開発」です。

ウォーターフォールモデルとは、システムの開発手順を示すモデルの一つ。システム開発モデルとしては古典的なものである。システム全体を一括して管理し、分析・設計・実装・テスト・運用をこの順に行っていく(実際はもう少し細かく分ける)。各工程が完了する際に、前の工程への逆戻りが起こらないよう、綿密なチェックを行う。水が瀧を流れ落ちるように開発が進んでいくことから、このような名称になった。(出典:IT用語辞典 e-Words)

今回はウォーターフォールモデルの考え方を例に、エンジニアの仕事の流れを見てみましょう。

要件分析

エンジニアは何を目的にシステム開発をするのでしょうか?

答えは、顧客の様々な課題に対し、問題解決する為の手段を提供することです。当然ながら、顧客が抱える課題は内容も規模感も様々です。

例えば、とある顧客から“店舗の売上分析ができるようにしてほしい”と言われ、エンジニアのあなたが仕事を引き受けたとします。問題を解決するには、マクロで組んだExcelの売上管理表で十分かもしれませんし、最新の販売管理システムのような大規模システムでないとその顧客の課題は解決できないかもしれません。

エンジニアは顧客へ現状をヒアリングし、その課題を正確に把握した上で原因を明確にします。

その原因が“どこにあるのか”“何なのか”でシステム化の範囲やシステムに実装する機能は変わってくるのです。

ウォーターフォールモデルでは前工程への手戻りを厳禁としています。手戻りを軽々に許すと、最終的な納品までの一連の計画に狂いが生じてしまうからです。

要求分析で顧客との認識がずれてしまうと、以降の仕事の流れにおいて致命的な手戻りが発生してしまいます。それだけに、要求分析はエンジニアの経験と力量が試されるフェーズとも言えます。

顧客の課題や問題点について、要求分析では対象業務の範囲とその課題を解決するシステムの方向性を明らかにします。

要件定義

要件分析の次のフェーズは要件定義です。

要件定義とは、顧客の予算や納期に合わせ、システムやソフトウェアの開発において、実装すべき機能や満たすべき性能などを明確にしていく作業のこと。いわゆる上流工程の一部で、実際の開発・実装作業を始める前に行う作業の一つである。(出典:IT用語辞典 e-Words)

設計

要件定義の次のフェーズは設計です。設計というと、建設業の設計図面を思い浮かべるかもしれませんね。システム開発でいう設計は少しニュアンスが異なります。

設計とは、これから作るものに必要とされる機能や性能などを検討し、どのような構成で作るのかを仕様として決定すること。ほとんどの場合、決定した事項は設計書や仕様書などの文書にまとめられる。(出典:IT用語辞典 e-Words)

プログラミング

設計の次はプログラミングです。一般的にエンジニアの仕事として一番イメージしやすいのではないでしょうか。

プログラミングとは、コンピュータに人間が意図した動作を行わせるための指示の集まり(プログラム)を作成すること。狭義には、プログラミング言語を用いて人間に可読な形式で指示をまとめたソースコードを記述する作業(コーディング)のことを指す。(出典:IT用語辞典 e-Words)

テスト

納品前の最終段階、テストです。

(システム)テストとは、開発中のソフトウェアや情報システムのテスト手法の一つで、システム全体を対象に行われるテスト。個々のモジュール(部品)を対象とした単体テスト、複数のモジュールを組み合わせた結合テストがすべて終わったあとに仕上げとして行うテストである。(出典:IT用語辞典 e-Words)

納品

仕様書通りに完成したシステムを顧客へ納品します。

システムの場合は、モノの販売の様に単純ではなく、対象の業務で新しいシステムが要求仕様通りに正しく動作するか、顧客と一緒に確認する必要があるのです。

業務の現場でシステムがスムースに動くように微調整したり、要求仕様と異なっていれば、プログラムを修正した上で、再納品という場合もあります。

仕事の進め方のコツ

仕事をうまく進めるにはちょっとしたコツが必要です。

まず、大事なのはスケジュールをしっかり立て、作業の優先順位を決めることでしょう。

よくあるのは、目の前の仕事から先に進めてしまい、大事な仕事がおろそかになることです。本末転倒ですよね。

また、社内の先輩や同僚と良好な関係を築いて、自分ひとりで困ったときには仕事をお願いできる状態を作ることも大事です。

多くの企業ではコラボレーションを重要視しています。

コラボレーションとは、「協力」「協同」「共同研究」の意味です。

個人の能力には限界があり、複数のメンバーやチームでのコラボレーションによって、より効率良く業務をこなすことができると考えられています。

最近はコラボレーションを促進するツールを無料、もしくは安価に気軽に使える様になっています。

ビジネス向けチャットツールやプログラミング言語「Python」のライブラリ機能を使ったりすることで、業務での情報共有や共同作業をこれまで以上に効率化することが可能です。

自分の状況や仕事量も考えてみる

新卒や未経験の職種に転職したばかり若手社員は、社内事情が分からず、仕事にも慣れていません。なかなか自分の思い通りには進められないですよね。

そういった状況下では、仕事に慣れるまではどうしても我慢を強いられますが、なるべく積極的に上司や先輩など、周囲の人の協力を仰ぐようにしましょう。

また、仕事がなかなか進まない要因として、抱えている仕事量が多すぎる事もあります。

特にエンジニアはプログラミングなど、一人で行う仕事が多いため、仕事量も増えやすい傾向にあります。

与えられた仕事と自分のスキルや能力のバランスが悪いと感じた際は速やかに上司に相談しましょう。

“一旦受けた仕事だから”と言って無理をせず、仕事量の見直しや他のメンバーへの分担などの検討をお願いする様にしましょう。

基本となる仕事の進め方

まず、どの仕事にも共通している仕事の進め方を確認しましょう。

基本となる仕事の流れを自分の仕事に当てはめて考えてみましょう。

ここでは、仕事の進め方の流れとポイントをご紹介します。

全体の流れを把握する

まずは、マニュアルなどを確認しながら仕事全体の流れを把握しましょう。

与えられた中で何をするべきなのか、どういう準備が必要なのかなどを具体的にリストアップしてみましょう。

準備をする

リストアップした内容に従って準備をすすめていきます。

仕事を進めていくうえで足りない知識や情報があれば検索サイト等で調べてみましょう。

ちょっとした道具や備品があると仕事がはかどることも良くあります。会社に提案して購入してもらうことも検討してみましょう。

仕事を進める上で必要な知識を習得する近道として、資格取得が有効となる場合もあります。資格取得の為の研修を実施するなど、関連の支援を実施している会社も多くあります。

実行する

これまで準備したことを踏まえ、実行に移しましょう。

もしかすると、最初はうまくいかないかもしれません。しかし、その仕事を何度も繰り返しているうちにだんだんと要領を得てくるものです。

決して諦めずに頑張りましょう。

反省・振り返りをする

仕事の反省・振り返りを習慣づけましょう。

毎日、あるいは週に1回といった決まったペースでの反省・振り返りを実践しましょう。

うまくいったところは「なぜうまくいったのか」、うまくいかなかった場合も同様に理由をまとめておきましょう。改善策も併せて書くようにするとより効果的です。

仕事の流れでどこに問題があったのかを必ず見直しましょう。

準備不足だった、あるいは仕事全体の流れをよく把握できていないなどの問題点が見つかるはずです。

自分がピックアップした問題点を直すことにより、それ以降の仕事では処理スピードの向上が期待できるはずです。

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エンジニアの仕事のポイントとコツ

ここでは専門職であるエンジニアの仕事の流れに沿って、業務上大事なポイントを解説します。

要件分析

まずは、顧客がどのような製品を求めているのかヒアリングを行います。

顧客に対しては、現状の課題だけではなく、潜在的なニーズを引き出すことが大事になります。ソフトウェア開発等の企業の場合、経験豊富なエンジニアが営業職へ転属するケースも多く見受けられます。

この工程では、技術営業として営業職の社員が顧客対応を行うことも多いです。

要件定義

顧客の要求がある程度集められたところで、実際にどのようなシステムやサービスを開発するのかを検討します。

納期や開発金額等、顧客の要求を満たしつつ、現場で利用する人たちが便利と感じるかなども考えた上で実装する機能を定義していきます。

設計

実際にどのようなものを作り上げていくのか、システムやソフトウェアの構造(内部設計や詳細設計といいます)を考えます。

システムを構成するモジュールやサブシステムについて、機能を適切に分割し、その内容を細かに決定していきます。機能はできるだけ分かりやすく、小さな単位に分割していくのがポイントです。大規模開発では、求められる機能と処理が複雑化。スパゲッティコードと揶揄される、複雑に絡み合った保守性の低いコードが生まれてしまうリスクがあるためです。

コードを綺麗に、分かりやすい状態に保ちつつ、快適なアプリケーション体験を提供することを目的に近年では単一のウェブページからなる「シングルページアプリケーション(SPA)」の開発に注力。設計を極めてシンプルなものにする企業も増えています。

また、システムやソフトウェアの性格を考慮し、どのプログラミング言語とフレームワークで作り上げていくのかも決めます。

スタートアップではRubyを採用するのがスタンダード。

一方、大企業など開発スピードよりも安定的な動作を重視する環境では静的型付け言語であるJavaを採用するケースが多いです。



プログラミング

完成した設計書を基にプログラミングを行います。プログラマーはシステムがきちんと設計書のとおり動作するようにコーディングを進めます。

この工程はモジュール単位で仕事を分割しやすいこともあり、協力会社等へ業務委託されるケースも数多く見受けられます。

また、最近は業務のアウトソーシングが更に進み、人件費の安価な海外に開発拠点を求める企業の多くなっています。

テスト

コーディングが終わったら、エラーが発生しないか確認するためのテスト(デバッグ)を行います。Javaなどの静的型付け言語では、コンパイル段階でエラーが抽出されます。

Seleniumをはじめとするテストツールを使い、テストを自動化するケースも増えています。

もしエラーが発生した場合、プログラムの修正を行います。

スマホ向けアプリなどは複数OSに対応する場合がほとんどです。それぞれのOSによってエラーが発生しないか、十分に留意して確認します。

納品

モジュール単位での単体テストや全体を通した総合テストでのエラーがなくなり、これで顧客に納品することが可能となります。

顧客の要求を満たしているのか、利用者がどのように操作するのかなどを丁寧に説明します。

顧客から了承をもらえると一連の仕事は終了します。

この時点で顧客から追加要求が発生する場合、顧客と追加開発について合意した後に、新たなプログラム開発を進めることになります。

仕事の進め方が上手い人が実践していること

「彼は仕事の手際がいいね」とか「彼女は必ず期日を守ってるね」など、会社には仕事の進め方が上手い人が必ずいます。

彼らはどうやって仕事を進めているのでしょうか?具体的に実践していることを見てみましょう。

しっかりとスケジュールを組み立てている

「仕事は段取りが八分」といいます。段取りが十分にできていれば、仕事の8割は終わっているという意味です。仕事の進め方が上手い人は、仕事に取り掛かる前に納期から逆算してスケジューリングするなど、事前に周到な準備を行っています。

例えば、何時からどのタスクを始めるか、どのタスクの優先順位が高いかなどを仕事が始まる前にまとめているのです。

仕事の進め方の上手い人は、PDCAサイクル(Plan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価)→ Act(改善)の繰り返すことにより継続的に業務改善すること)を理解し、常にその流れに準じた行動しています。

仕事の進め方の上手い人は、何から取り掛かるべきかすぐにわかっていて、当然仕事の進み方も速いのです。

エンジニアの場合も、仕事の流れを理解した上でスケジュールを立て、計画的に作業を進めています。他の部署と作業で関わる場合も、メンバーとスケジュールを合わせておき、仕事全体に遅れが出ないように意識しているのです。

分からないことがあったらすぐに調べる

仕事の進め方が上手い人は、仕事の最中でも、わからないことがあればそのままにはせず、すぐに調べる傾向にあるようです。

当然、わからないことは考えても答えがでないこともあります。そんな時はインターネットで調べたり、先輩や同僚に質問するなどして答えを見つけた方が素早く対処できます。

エンジニアも、自分が組んだシステムにエラーが出た際には、早急に原因を調べる必要があるのです。

いかに早く、的確に原因と対処法を見つけられるかはエンジニアの大事な能力のひとつとも言えます。

単純作業は効率化する

時間のかかる単純作業は効率化することを常に意識しましょう。

効率化によって空いた時間を、企画等のクリエイティブな作業にあてることができます。その結果、仕事の進み方が早くなると言えます。

ITツールは積極的に活用しましょう。例えば、連絡事項や会議で使う資料はSlackを使って一括で共有することが可能です。

プログラミング言語「Python」のデータ解析機能も非常に便利です。

自分でできないことは手伝ってもらう

どんなに優秀な人でも、個人の能力や経験には限界があります。

仕事の進め方における、他の人とのコミュニケーション面でのコツを見てみましょう。

自分に経験がなく、うまくできないことは人に依頼するようにすることで、自身の作業が軽減でき、効率よく仕事を進めることができます。

仕事の進め方が上手い人は、仕事を分担できるような人間関係を常日頃から築いています。

エンジニアは一人で作業を行うことが多く、一人で多くの作業を抱え込んでしまいがちです。

他のエンジニアとチームを組んで仕事の分担をお願いしましょう。メンバー間で稼働を調整する様にすることで普段から業務を頼みやすくなります。

仕事を後回しにしない

仕事を後回しにすると、いつまでも終わらない状態に陥ります。できる限り前倒しで進めていく様に普段から意識しましょう。

メールでの連絡もできる限り即レスを心がけることで、仕事が後回しにならない様に気を付けましょう。

上司への報連相も面倒くさがらずに行いましょう。特にトラブルが発生した場合は、すぐに上司に報告することで、短い時間で解決できる場合が多くなります。

困った事や出来なかった事は振り返る

仕事で困ったこと、できなかったこと、そしてその改善策はスプレッドシートなどにリストアップしておき、いつでも振り返れるようにしておきましょう。

振り返りができることで、次に同じような事態に陥ってもすぐに対応する事ができ、仕事をスピーディに進めることができるようになります。

大事なことは、一度直面した困った場面については忘れるのではなく、自分自身の教訓にすることです。

新人で仕事に慣れておらず進め方がわからない場合

今この記事を読んでいる方の中には、新卒でこれまで企業で働いた経験がない方や、未経験の業界に転職したばかりの方も多くいらっしゃることでしょう。

そのような皆さんでも、これまでに紹介した方法は十分に役に立つことでしょう。

しかし、仕事には慣れも必要なため、不慣れなうちはどうしてもうまく仕事が進まないことは多くあるはずです。

そんな若手社員のためのアドバイスも紹介させていただきます。

上司や先輩に質問をする

わからないことがあったら、気後れせず、上司や先輩など業務をよく知っている周囲の人に相談しましょう。

経験の浅い新人の場合は、何よりも優先して周囲の人に質問をすることをおすすめします。上司や先輩は、新人がすぐに業務をこなせるとは考えていません。

みんな最初は新人で、同じ様にほろ苦い経験をしています。周囲の多くの人はきちんと質問に応えてくれるはずです。

質問するタイミングに気をつける

ただ、上司や先輩が忙しい時に質問すると、状況によっては「後にしろ」と強く言われてしまうこともあるでしょう。

そんなことがあると、以降は質問しにくく感じてしまいますね。そんな時は少し上司や先輩のことを考えましょう。

上司や先輩の時間が空いた時に質問するようにするのです。相手は逆にあなたの気遣いに気付いてきちんと質問に応えてくれるはずです。

質問内容は簡潔に伝える

自分自身の頭の整理も含め、質問しに行く前には内容をまとめておきましょう。

今自分がどういう状況にあり、そういう解決策が欲しいのか、簡潔に伝えるようにすることが大事です。

質問するにしても、やはり優先順位を考え、本当に質問するべき内容なのかも注意しましょう。

しかし、あまり深く考え過ぎると質問するまでの時間がかかってしまうので、分からなければ質問するという姿勢は崩さないようにしましょう。

上司や先輩が質問に答えてくれない場合

いつも助けてもらっている上司や先輩に質問しても、答えてもらえない場合があります。

それは、その内容について、あなた自身の判断に任せているということかもしれません。

ちょっと不安かもしれませんが、もっと前向きに考えてもいいのではないでしょうか。

ある程度自分で対応できると判断できたら、自分なりの目標を立てたり、同様の事例や参考になる資料を探してみる、など自発的に動いてみても良いでしょう。

上司や先輩との良好な関係を作っておく

当たり前ですが、いざという時に助けてもらえる様に日ごろから上司や先輩との良好な関係を作っておきましょう。

新人のうちはどんな状況であっても助けてもらえるでしょう。

しかし、人間関係が悪かったり希薄だったりすると、質問もしにくくなってしまうことは言うまでもありません。

エンジニアの場合は注意が必要です。一人での作業が続く分、周りの人とのコミュニケーションがおろそかになりやすいと言えます。

気分転換も兼ねて、上司や先輩、同僚、後輩といった周囲の人とのコミュニケーションを図ってみましょう。

普段のコミュニケ-ションの積み重ねによる良好な人間関係が仕事の手助けになることは間違いないのです。

仕事を抱え込みすぎている場合もある

仕事が進まないと感じている原因が、そもそも自身の能力に対して仕事の量が多すぎるということもあります。

一人では到底できない量の仕事を抱え込むのは体力的にも精神的にも負担が大きすぎます。残業が続けば、体を壊してしまう可能性も高くなります。

仕事量が多い時は上司に相談し、他の社員と分担したり、納期を伸ばしたりできないか相談しましょう。それは決して仕事放棄ではなく、適切な仕事をこなす上で必要なのです。

エンジニアの場合、中小企業だと社内に1〜2名しかいないというケースもあります。

仕事柄、一人での作業が続くこともあり、気付かないうちに処理できる量を超えてしまうことが多いので注意が必要です。

最後に

仕事の進め方やコツを把握しておく事で、効率よく作業を進める事ができます。

効率化によって生まれた時間は、クリエイティブな仕事にも回すことができ、自分の評価を上げる事にもつながります。

ITツールなどを活用する事で、単純作業や情報共有を効率化することが容易になります。

現状や仕事量などに応じて周囲の人の協力を得ながら、より最適な仕事の進め方を見つけていきましょう!

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