「効率の悪い職場でイライラする」
「無駄な仕事ばかりさせられてストレスが溜まる」
今のあなたは、このように考えていませんか？
この記事では効率の悪い職場の特徴や、効率の悪い職場を変える方法を紹介します。また要領の悪い人・無駄な仕事に振り回されない方法についても紹介しますので、効率の悪い職場に悩まされている人は参考にしてください。
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この記事の目次
効率の悪い職場の特徴11選
「効率の悪い職場」と一口に言ってもその原因はさまざま。ここでは効率の悪い職場の特徴を11個挙げていきます。あなたの職場はどこに当てはまるのかチェックしてみてください。
情報共有がうまくできていない
職場やチームのメンバーと情報共有ができていないと、すぐに業務に取りかかれません。またメンバー間での認識の違いも生じやすいでしょう。例えば以下のような単純なミスも起こり得ます。
- 業務が納期に間に合わない
- やるべきことと思っていた業務が不要だった
- 最終チェック待ちだったのに誤って納品してしまった
結果、ミスを巻き取る業務が増えてしまい、業務がスムーズに進みません。
協力体制が整えられていない
職場で協力体制が整えられていないと、仕事がスムーズに進まずストレスが溜まる原因になります。
例えば
- 手が空いているのに手伝わない
- 協力してほしいことを周囲に伝えない
以上のようなメンバーが多いと、チームで仕事をする意味があまりないでしょう。
効率化の基礎知識が備わっていない
「業務効率化」というワードは近年よく耳にするようになりました。実際に業務効率化に取り組んでいる企業は多いでしょう。
しかし業務効率化があまり進んでいない職場があるのも現実。例えば以下のような基本的な効率化もできていないと、無駄な仕事が増える原因になります。
- 前年のデータを活用せず毎年作り直す
- どのような効率化ツールがあるのか知らない
- 効率化ツールを導入していても使いこなせていない
- アウトソースできる業務も自社で抱え込む
上司に問題がある
職場の効率が悪いのは、その職場を取り仕切る上司に問題があるケースもあります。例えば以下のような上司に悩まされている人もいるのでは？
- 効率化について取り合わない
- 「これがうちのやり方だ」と言われてしまう
このような上司がいると、最初は業務効率化を進めていこうと頑張っている社員がいても、結局上からの理解が得られず、職場に浸透せずに挫折してしまう原因になります。
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指示待ち状態の人が多い
職場に自ら動いてくれる人が少ないと、業務の効率が悪くなります。これは「協力体制が整えられていない」の項目にもつながる部分。「与えられた仕事が完了したらあとは指示待ち」という状態のメンバーが多いと、全体的に仕事がうまく回りません。
少数の人が頑張っていても、大半が指示待ち状態ですと、結果、職場全体の仕事は平均的か、それ以下になってしまいます。
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マニュアル化されていない業務が多い
「この人でないとできない」という属人的な業務が多いと、担当者が急に体調を崩したり休んだりした場合、たちまち業務が回らなくなる原因になります。また、やる人によってやり方が違う業務が多い状態も、効率が悪くなる要因に。
一方業務マニュアルがしっかり整っていれば、主に担当している人がいなくても、誰かしらが代理で業務を回すことができます。
どこに何があるのかわからない（情報が整理されていない）
「マニュアル化されていない業務が多い」にもつながる部分です。「この人でないとできない」業務は、担当者でないとどこに何があるのかわからない状態になっていることも。つまり担当者がいつも同じ業務を担っているため、業務に関する情報も担当者が把握できていればOKという状況になっているのです。
しかし急に別の担当者がその業務を行うことになった場合、まず業務に関する情報やデータがどこにあるのか探す作業から始めなければなりません。その結果、仕事がスムーズに回らない原因になります。
チェック体制が整えられていない
効率の悪い職場は些細なミスも発生しがち。それはチェック体制が整えられていないからです。本来チェック体制はルール化したり、手順をマニュアル化したり、複数人でダブルチェックを行ったりする必要があります。
しかし基本的なチェック体制が整えられておらず、しかもいつも同じ人がチェックを行っていると、チェック漏れが発生する原因に。その結果ミスをリカバリーする業務が増えてしまいます。
適材適所がなっていない
チームリーダーなどがメンバー一人ひとりのスキルを見極め、それぞれに合った業務を割り振っていれば、チーム全体として生産性の高い仕事を行えるでしょう。一方で相応のスキルを持った人が業務を担当できていないと、必要以上に業務に時間がかかる原因になります。
人材が適材適所になっていない職場は、効率が悪いだけでなく、優秀な人材の流出にもつながります。
無駄な仕事が多い
「うちの部署でやらなければならない」と思ってやっていた業務が「実は他部署でもやっていた」ということはありませんか？ このような無駄な仕事が発生してしまう職場は、自然と効率が悪くなってしまいます。
またこのほかにも「何を決めるのか分からないけれど出席しなければならない会議」など。「この仕事意味があるのかな」と思える業務が多ければ多いほど、従業員のモチベーションや生産性も下がってしまいます。
納期を守れない
納期を守れない人が多い職場は、効率が悪いです。なぜなら1つの業務の〆切に間に合わないと、次の工程にも響き、最終的に大幅な納期遅れにつながってしまうためです。
あるいは一部のメンバーの〆切遅れを巻き返すために、特定のメンバーへの負担が大きくなるなど、不公平感が出てしまう要因にもなるでしょう。
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効率の悪い職場を変えるには？
「効率の悪い職場を変えたい」そう考えている人もいるでしょう。しかしそもそも業務効率化の基礎知識がなかったり、上司に効率化への理解がなかったりする職場の場合、職場を変えるのには相当な努力が必要です。
初めから完璧を目指すのは難しいので、以下のようなステップ踏み、効率の悪い職場を少しずつ変えていってみてください。
まずは自分でできる範囲から効率化する
効率の悪い職場を変えるには、まず自分の業務から効率化してみましょう。いきなり職場全体の効率化をはかるのは難しいですが、自分のできる範囲からやってみると、後々会社のメンバーに効率化について話すときに役立ちます。
例えば以下の記事で紹介しているようなスマホアプリを活用してみるのもおすすめです。
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自分の評価を上げる
自分の業務を効率化できると、自然と空いた時間が生まれてきます。その空いた時間を活用して、周囲の人の業務を手伝ってみましょう。
もし相手が後輩や同僚など、自分が教える側に立っても問題ないような人であれば、自分の業務効率化アイディアを伝えてみるのもいい方法です。周囲の人から業務効率化を浸透させていく第一歩になるでしょう。
周囲のメンバーを助け、自分の評価が上がれば、自然と業務効率化案を上司に提案しやすくもなるでしょう。
効率化して空いた時間をスキルアップに充てる
自分の評価を上げる方法としては、周囲のメンバーを助けるのはもちろん、効率化で空いた時間に自身のスキルアップをはかるのもおすすめ。
仕事に直結するスキルを磨く時間に充てると、業績アップにつながり、大きな仕事を任せてもらえるチャンスが回ってくる可能性もあります。そうなれば、自らリーダーとして業務効率化を推進できる立場になれるかもしれません。
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効率の悪い人がやりがちな行動3選
周囲の効率の悪さがばかりでなく、自分の行動も省みる必要もあります。例えば以下のような行動は、効率が悪くなる原因に。周囲に効率化を求める前に、自分の効率の悪い行動もチェックしておきましょう。
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メールやチャットの即レス
「メールやチャットの即レスができる人＝仕事ができる人」というイメージを持っている人もいるかもしれません。しかしいつでも即レスを心がけていると、1つ1つの業務を中断せざるを得ない状況になりがち。
ある程度まとまった時間の業務を行った上で、休憩時間にレスポンスするのは問題ありません。しかしメールやチャットが送られてくる都度業務を中断していると集中力が途切れ、生産性が低くなる原因になってしまいます。
「返信は集中力が切れやすい昼食後の15分」などと決め、まとめてやっておくなど工夫してみましょう。
デスク周りやPCのデスクトップが片付いていない
デスク周りやPCのデスクトップが片付いていないと、特定の業務を行う際に、データや資料探しから取り掛からないといけなくなる原因に。また自分だけがどこに何があるのか把握している状況では、人に仕事を頼みづらく、効率的に仕事をこなせない原因にもなります。
効率的に仕事をこなす人のデスクやPCのデスクトップはいつも綺麗です。試しに仕事ができる人の環境をチェックしてみましょう。
ミスをした時に落ち込むだけ
仕事でミスをした時に反省するのはいいことです。しかし落ち込むだけでは意味がありません。
大切なのはミスをした原因を特定すること。
- 情報がしっかり整理できていなかった
- メンバー間で認識に違いがあった
など、何かしらミスが発生した要因があるはずです。原因を特定して次に生かせないと、同じことの繰り返しになって効率が悪くなります。
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効率よく仕事ができる人の特徴5つ
では効率よく仕事ができる人はどのように仕事をしているのでしょうか。例えば以下のような特徴があります。
人を頼るのが上手
効率よく仕事ができる人は人を頼るのが上手です。全て自分でこなそうとするのではなく、
- この仕事はAさんに任せた方が早い
- この仕事は自分にはキャパオーバーだから誰かできる人を募ろう
といった判断ができます。
一方で要領が悪い人は、何でも1人で抱え込んでしまう傾向があります。責任感があるのはいいことですが、その結果業務が完了できないのであれば、人を頼ってしまった方がいいこともあります。
頑張りすぎない
効率よく仕事こなす人は、最初から完璧を目指しません。ひとまず80%くらいの完成度を目指し、その後修正をかけていくスタイルをとっている人が多いです。
なぜなら最初は80％で完了させた方が、軌道修正もしやすいためです。初めから完璧にこなそうと仕上げた仕事よりも、修正のモチベーションも保ちやすいでしょう。
1人で完璧を目指すのではなく、チームメンバーや上司とのやりとりの中で完成度を高めていく意識が高い人は、効率よく仕事ができる傾向があります。
自分の得意・不得意を理解している
自分の得意・不得意を理解していると、人に仕事を頼む際の基準になります。
例えば
- この部分を自分でやると時間がかかりすぎるのでBさんに頼もう
- 代わりにBさんが引き受けているこの業務は自分が巻き取ろう
といったギブアンドテイクもしやすいでしょう。結果、チーム全体で生産性の高い仕事ができるようになります。
自分のタイムスケジュールを持っている
効率がよい人は、たとえクライアントとの話し合いの中で決めた納期があっても、それをそのままスケジュールに組み込みません。現在のスケジュールの中でどこで仕上げるべきかを判断できます。
納期ギリギリで仕事をしないようにしているので、急なトラブルがあっても柔軟に対応しやすいです。
断り上手
仕事の効率が悪い・要領が悪い人は、人からの頼みをなかなか断れません。自分にも仕事があるのに人から頼まれた仕事が断れないので、結果的にキャパオーバーになってしまう傾向があります。
しかし効率よく仕事ができる人は、自分のキャパシティーを把握しています。今の自分にできる範囲を判断でき、もしできないと判断した場合も、論理的な説明で頼み事を断ることができます。「その代わりこれならできそうだよ」といった代替案も提示できるでしょう。
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要領の悪い人・無駄な仕事に振り回されない方法
要領の悪い人や無駄な仕事に振り回されるとイライラしますよね。そんなときは以下の方法や考え方を心がけてみてください。
こっそり効率化する
効率化はひっそりと行っておくのがおすすめ。なぜなら効率化して手が空いているのをアピールしてしまうと、上司から「〇〇の仕事もやってやれ」と言われてしまう原因になるためです。
あなた自身の仕事を効率化できても、空いた時間に要領の悪い人の仕事を巻き取っていると精神をすり減らす原因になります。効率よく仕事をこなせない人に対して、ある程度協力するのはいいですが、全て何とかしようとするのは大変でしょう。
「効率化＝正義」ではない
人にはいろんな考え方があり、それは仕事のやり方も同様です。何でも効率化して生産性を上げることに喜びを感じる人もいれば、時間をかけてじっくり取り組むことにやりがいを見出している人もいるのです。
この考え方は生まれ育った環境やこれまでの経験で培われたものですので、一朝一夕に変えることは難しいでしょう。周囲の人の考え方を変えることに神経をすり減らすよりは、自分の効率化に集中し、周囲のことはあまり気にしないようにするのも1つの方法です。
効率のよい人が職場で評価されない理由
効率の悪い職場を何とか変えようと頑張っている人が、なかなか評価されない現状があります。それはなぜなのでしょうか。
効率化を評価できる仕組みがない
近年は働き方改革として業務効率化を推進している企業が多いです。その一方で、業務効率化を評価できる仕組みが整っていない企業が多いのも現状です。
効率化によって従業員の残業時間の削減・生産性の向上といった好影響があったとしても、それが実益として可視化しにくいのです。むしろ効率化によって仕事の時間は短縮されるので、仕事量が減ったとみなされることさえあります。
業務効率化を評価するには、単純な業績以外の評価軸を置く必要があるでしょう。
分析が的を得すぎている
効率化が得意な人は、論理的に物事を話せる人が多い傾向があります。しかし時には指摘が的を得すぎていて、周囲の反感を買うことに。
特に最近転職してきたような立場の人は注意が必要です。前の職場でのやり方を無理に進めようとすると、反発心を覚える人が少なからずいるからです。
ある程度職場になじみ、周囲からの評価も上がったところで、タイミングを見て業務効率化を提案してみてはいかがでしょうか。
従来のやり方に固執する人がいる
職場の中には従来のやり方に固執する人がいます。それは今までのやり方で満足していたり、効率化をはかると仕事がなくなる人がいたりするのが原因である可能性があります。
効率化を進めたいのであれば、このような新しいやり方に反発する人が一定数いることを理解しておかなければなりません。
サボっているように見える
自分では頑張って効率よく仕事をこなしていても、周囲からは余裕があり、さらにはサボっているように見えることもあります。その結果周囲の仕事を巻き取るような業務を任せられるようになり、いつも忙しく働く羽目になることも。
効率化が成功すると業務時間は短縮できるため、周囲からの印象とのジレンマに悩まされることもあるでしょう。
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生産性の低い職場を変えるには自分の業務効率化から
生産性の低い職場を変えるには、まず自分のできる範囲の業務効率化からはかってみましょう。初めから職場全体の効率化をはかるよりもリソースが少なくて済み、自分の周囲から徐々に好影響を与えられる可能性もあります。
その上で、チームや職場全体の効率化をはかる段階まで来たら、以下のような記事もぜひ参考にしてください。
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