「仕事量が多くてキャパオーバーの状態が続いている」
「急に任された仕事を断りたいけど、相手からの印象は下げたくない」
会社で仕事をしていると、上司や同僚から、予定外の仕事を任されることがよくあります。余裕があれば問題はありませんが、忙しいとスケジュールがきつくなってしまうことも。
可能であれば断りたいところですが、相手からの印象を気にすると、無理にでも引き受けてしまいがち。そこでこの記事では、仕事の上手な断り方について解説します。
引き受けたくない仕事を任されそうになった時、キャパオーバーできつい時などに有効なので、ぜひ参考にしてみてください。
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この記事の目次
上司や先輩から振られた仕事を断るのはあり？
同期入社の同僚や、後輩からお願いされた仕事を断るのは、ハードルは高くないと思われます。では、上司や先輩など立場が上の人から頼まれた仕事を断っても良いのでしょうか。
結論からいえば「上司や先輩から振られた仕事は断ってはいけない」などというルールはなく、受けるかどうかはあなた自身の判断によります。もし対応が難しければ、断っても基本的には問題ありません。
しかし、仕事を断ったことで相手に悪い印象を持たれる懸念や、今後の自分の立場が揺らぐ可能性などから、多少無理をしてでも受けてしまう人が多いのではないでしょうか。
仕事の安請け合いは禁物
任された仕事があなたの力量でこなせる、または多少時間をかければ達成できるものならば、無理をしてでも受けることで相手に感謝されるというメリットがあるでしょう。
しかし、自分には到底無理な仕事なのに「上司から頼まれたから」という理由だけで安請け合いしてしまうのは禁物。重要なのは仕事を断らないことではなく、達成することです。
あなたに仕事を任せた人は、あなたなら仕事を達成できるだろうと期待しているはず。
スケジュールがきついのに無理をして引き受けたのに達成できなかった場合、自分のキャパシティが逼迫してしまうだけでなく、仕事を任せてくれた人からの信頼を欠いてしまうかもしれません。
あらかじめ達成が難しいと分かる仕事に関しては、引き受けるのではなく断った方が、結果的に良いケースもあります。
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仕事を引き受けるか断るか判断するには
では、仕事を引き受けるか断るかを適切に判断するにはどうすれば良いのでしょうか。
正解はありませんが、最優先なのは相手との関係性でしょう。多少無理をしてでも仕事を引き受けた方がメリットの大きい相手なのか、断ってもマイナスの影響が小さい相手なのか見極めます。
次に、自身のスキルとスケジュールを確認し、仕事を引き受けられそうか判断します。
任された仕事は自分のスキルで達成できそうか、達成までにどれくらいの期間がかかり、その期間を現在のスケジュールの中で作り出せそうか考えてみましょう。
この段階で問題なければ引き受けてもいいですし、難しそうであれば断るという判断をします。
体調やプライベートの出来事などによって仕事のスピードが変わることもあるでしょう。普段なら達成できそうな仕事でも、心身の具合などによって達成が難しそうであれば、その理由を伝えて断った方が良い場合もあります。
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穏便に仕事を断るために意識するポイント
仕事を断る場合、なるべく相手との関係性を悪くしない伝え方を意識するべきです。
以下の順で断るよう意識すると、相手にネガティブな印象を抱かれにくくなるでしょう。
- 申し訳なく思う気持ちを伝える
- できない理由を伝える
- 代わりの解決策があれば提案する
また普段から信頼関係を築く振る舞いを続けていることも重要。それぞれ解説します。
申し訳なく思う気持ちを伝える
まずは仕事を断ることに対して申し訳なく思う気持ちを伝えましょう。
ただ「いやです」「やりたくありません」などと伝えてしまうと、「任された仕事の内容が嫌だから断っている」「仕事を振ってきたその人が嫌いだから断っている」といった悪い印象を相手に与えてしまいかねません。
「すみませんが」「申し訳ありませんが」という言葉を一言目に持ってくるだけでも、相手と衝突してしまうリスクを減らせます。
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できない理由を伝える
次になぜ仕事を断るのか、その理由を伝えます。
この場合もただ「やりたくないから」といった主観的な理由ではなく、客観的にできない理由を伝えるのがポイントです。相手も納得してくれやすくなるでしょう。
具体的には、
「今日中に納品しないといけないものがあるので、今日は手が空きません」
「この後社外でアポイントがあり、1日中作業ができません」
など、状況によって使い分けましょう。
代わりの解決策があれば提案する
可能であれば、代わりの解決策を相手に提案してみましょう。「仕事を断っても代案を出してくれる頼もしい人」と、プラスに評価してくれるかもしれません。
仕事を断ったことを気にしてしまう人でも、代案を出すことによって精神的な負担が軽くなると思われます。
例えば、
「◯日以降なら対応できますが、それでも大丈夫ですか」
「〇〇さんも経験があるので、相談したら対応してくれるかもしれません」
「〇〇のツールを使うと作業スピードが上がるので、使ってみるのはいかがでしょうか」
などといった形です。こちらも状況によって使い分けてください。
普段から相手との信頼関係を築く
穏便に仕事を断る上では、その上司や先輩と普段からコミュニケーションを取り、信頼関係を構築していることも非常に重要。
相手との信頼関係が成立していれば、たとえ仕事を断らざるを得ない状況になったとしても、すぐに相談できるはずです。信頼関係を築く上では、以下のようなポイントを守ります。
- 普段から意識的にコミュニケーションを取る
- 相手の立場や環境に共感する姿勢を持つ
- 交わした約束はしっかり守る
- 業務の透明性を確保する
- 相手の意見やフィードバックを尊重する
- 誠実な態度を取る
上記のようなポイントを守って業務を遂行することで、気持ちの良い職場環境を主体的に構築できるので、仕事を断りやすくなるでしょう。
仕事を断る時は固くなり過ぎない方が良いケースも
仕事を任せようとしてきた人も「もしできれば代わりにやってくれると嬉しいな」といった軽い気持ちでお願いしているケースもあるでしょう。この場合はあまり固くならず、
「今ちょっと忙しくて、無理そうですね」
「今度、私が忙しい時に手伝ってくれるならいいですよ」
など、軽い返事でも問題なく断れるかもしれません。もちろん相手の性格や状況によってこのような対応が正しいかどうかは変わってくるので、見極めを誤らないように注意してください。
むやみやたらに仕事を断ると信頼度が下がる
仕事がキャパオーバーになりそうなときであれば、仕事は断るべきですし、依頼された仕事を必ず引き受けないといけないというルールはありません。
だからといって、仕事をやりたくないという気持ちを優先させて仕事を断り過ぎると「〇〇さんは絶対に仕事を引き受けてくれない」という印象が、社内で広まってしまう可能性があります。
「自分の仕事以外はやりたくない」という方であれば、このような風潮はむしろプラスかもしれません。その一方で社内での評価が上がらず、昇給や出世などに影響が出ることも考えられます。
社内での評価を気にするのであれば、むやみに仕事を断り過ぎないよう注意しましょう。
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どうしても仕事量を調整できないなら転職も検討しよう
「仕事を断ろうとしても怒鳴られて、強引に押し付けられる」
「何度断っても別の仕事が降りかかり、仕事量が増える一方」
「自分のスキルやキャリアに役立っているとは思えない仕事ばかり振られる」
このような状況で、どうしても仕事量を自分で調整することが難しい場合は、転職して職場環境そのものを変えることも検討するべきです。
特にいくら仕事をしてもスキルアップやキャリアアップが見込めないのであれば、心身にかかる負担が増えるだけかもしれません。自分から環境を変えることが求められます。
初めて転職する方や、転職に使えるようなスキル・経験がなく自信がない方などは、転職エージェントの利用もおすすめです。あなたの希望に沿った求人を紹介してくれたり、そもそも転職するべきなのか、スキルアップの時間を作るべきなのかなどをアドバイスしてくれたりします。
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