「仕事量が多くてパンクしそう…」
「どうすれば仕事量を調整できるだろう…」
今のあなたはこのように感じていませんか。特に会社員として働いている方は仕事を自分自身で選ぶことが難しく、キャパオーバーになっている人も少なくありません。
そのままの状態が続くと、長時間労働で体を壊してしまったり、プレッシャーで眠れなくなってしまったりなどの影響が出る場合があります。
そこでこの記事では、仕事量が多いと感じやすい人の共通点や改善策を紹介します。
この記事の目次
「仕事量が多い…」と感じやすい人の共通点
まずは「仕事量が多い…」と感じやすい人の共通点をまとめます。
あなたに当てはまるものがあるかもしれません。
仕事に慣れていない（適性が低い）
働き始めたばかりの新卒の方や、転職したばかりの方は仕事量が多いと感じる傾向が見られます。その理由は、まだ仕事に慣れていないというのが大きいでしょう。
働き続けるうちにスキルが身に付いて作業スピードが上がれば、同じ仕事量でも素早くこなせて「多い」と感じなくなると思われます。
しかし、働き始めてから2〜3年経っても状況が変わらないのであれば、何かしらの問題があると疑うべきです。単に次々仕事が舞い込んでくる職場なのか、それともあなた自身の適性が低いのか判断する必要があるでしょう。
何でも1人で抱え込んでしまう
任された仕事を全て1人で抱え込んでしまうタイプの人は、徐々に仕事量が増えていき、キャパオーバーに陥りがち。このような人は、「周りの人からの印象を下げたくない」「自分から仕事を誰かに任せるのは迷惑かもしれない」という考えが根底にある場合が多く見られます。
また自身のキャパを把握していないことも、1人で抱え込んでしまう原因になりがちです。
どんな仕事を頼んでも断らず、一人で対応してくれる人は、周りの人から重宝されるでしょう。しかし自分の作業ペースを考えず安請け合いしてしまうことは、自分の首を絞めることになりかねません。
周りの人への相談を遠慮してしまう
すでに仕事が手一杯になっているのに、上司などへの相談を遠慮してしまうという人も少なくありません。そのまま次々と新しい仕事が降りかかってしまい、気づいたときには限界を超えているということも。
真面目で責任感の強い人ほど「自力で仕事を達成しよう」と考えやすいといわれています。そのため、本当にキャパオーバーを迎えてしまったときでも報告や相談が遅れ、仕事の大幅な遅延につながりやすいのです。
完璧主義
どの仕事も完璧にこなそうと思うあまり必要以上に時間をかけてしまい、その間に別の仕事が入ってしまうことで「仕事量が多い」と感じてしまう人もよく見受けられます。つまり完璧主義が原因となっているケースです。
仕事を完璧にこなそうという気持ちは素晴らしいことですが、ハードルを上げ過ぎるとやるべき作業が増えたり、一つひとつの作業時間が長くなったりして大きな負担になってしまいます。
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仕事量が多い状況を改善するには
仕事量が増えすぎてキャパオーバーに陥っているときは、どのような対策をすれば良いのでしょうか。
ここでは、自分自身でできる改善方法を紹介します。
上司に相談して仕事量を見直してもらう
「仕事が多く自分では捌き切れない」と感じた段階で、すぐ上司に相談しましょう。そして仕事量の見直しを行ってもらいます。
上司の仕事には、部下に適切な量の仕事を割り振るというマネジメント業務も含まれます。そのため、仕事量に関する相談をしても何ら問題はありません。そのことを理解している上司であれば、調整を行ってくれるでしょう。
仕事を同僚に依頼するのが苦手な人でも、上司から依頼してもらうのであれば負担は軽くなるはず。上司という存在を上手に活用し、仕事を円滑に回せるよう意識してみてください。
上司への相談は、できるかぎり早めに行うことをおすすめします。仕事が限界まで膨れ上がってから相談しても、上司の力だけでは対応できない状態になってしまっている場合も。早めに相談すれば上司も対応しやすくなるでしょう。
達成が難しい仕事は無理に引き受けない
すでにキャパの限界を迎えている場合や、自分のスキルでは達成が難しい仕事を依頼された場合などは、断る勇気も必要です。
「仕事を断ると相手からの印象が悪くなる」と考えてしまうのは自然ですし、会社において人間関係が重要なのは間違いありません。しかしそれ以上に、仕事を完遂することの方が重要。むしろできない仕事を引き受けて、結局「できませんでした」と相手に返すようでは、断ったとき以上にあなたの評価が下がってしまうでしょう。
任された仕事でも安請け合いせず、できないことは断る、またはより適任な人を紹介するなどの選択肢も頭に入れておきましょう。きちんと相手に事情を説明し「ただやりたくないから断っているわけではない」ことを伝えれば、人間関係の悪化にはつながらないと考えられます。
作業の優先度を見直す
作業の優先度を見直し、その日にやることとやらないことを決めましょう。仕事を始めるタイミングで作業の優先度を整理するのがおすすめです。
毎日、割り振られた仕事を全てこなそうと思うと、どうしてもキャパオーバーになりがち。優先的にやるべき作業と後日でも問題ない作業を切り分け、優先度の高いものをその日のうちに終わらせるというペースを作れば、仕事量が多すぎる状態を避けられるでしょう。
真面目な人ほど、1日のうちになるべく多くの作業をこなそうとしてしまう傾向があります。仕事は何年も続く、フルマラソンのような長期戦です。毎日最高速度で走り続けることは、どんなに仕事ができる人でも難しいはず。
日々やるべきこととやらないことを整理して、ペース配分を考えることが大切です。
ITツールなどを使って作業を効率化する
データの入力や転記などといった単純作業は、ITツールを使って自動化・効率化できないか考えてみましょう。専門的な知識がなくても、誰でも使えるツールとして配布されている場合もあり、少し調べるだけでヒントを得られると思われます。
ITツールを使い慣れるまでに少し時間がかかるかもしれませんが、一度できてしまえば、次に同じ仕事が来ても時間を大幅に短縮可能です。結果、仕事量・作業時間を減らすことにつながります。
その他にも、以下の記事で業務効率化の方法を紹介しています。
業務効率化のアイデア7選！おすすめツールや基本の進め方も紹介完璧主義をやめて「7割共有」を意識する
「自分は完璧主義かもしれない」と思い当たる方は、まず完璧主義をやめることを意識してみましょう。完璧主義をやめるというのは、中途半端に質の低い仕事をすることではありません。
例えば取引先に提出する資料を作るよう上司に指示されたとします。この際、いきなり完成を目指すのではなく、7割くらいできたところで一度上司に共有し、意見をもらいましょう。
資料を作るといっても、上司がどのような内容・クオリティのものを想定しているかは実際に意見をもらうまで把握できません。そのような状況で完璧を目指して作業をしても、最悪の場合、上司の意図と全く違うものを作ってしまう可能性もあります。
そこで、ある程度できた時点で上司から意見をもらいゴールを明確にするのです。その目安として、あなたが想定している完成段階の7割程度で共有します。すると作業量を削減でき、無駄な時間を費やしてしまう可能性を下げられるでしょう。
どうしても仕事量が変わらない場合は転職も検討
「いくら上司に相談しても仕事量を調整してくれない」
「仕事に慣れず作業スピードが一向に上がらない」
「次々に新規の仕事が舞い込んでくる」
このような状況そのものをあなた自身の力だけで変えることは非常に難しいと考えられます。会社全体の考え方やビジネスモデル自体が変わらないと、仕事量もそのまま、あるいは増えていく一方かもしれません。最悪の場合、心や体を壊してしまい働けなくなってしまうことも考えられます。
どうしても仕事量が調整できないなら、職場そのものを変えることも検討するべきでしょう。すなわち転職に踏み切ることです。
ただし、やみくもに転職先を探しても問題が解決するとは限りません。別の会社に移っても、また膨大な業務量に押しつぶされてしまうことも。
心配な方は転職エージェントの利用がおすすめです。担当のキャリアアドバイザーに相談することで、希望に沿った求人を紹介してくれます。
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