ビジネスシーンでは、上司や同僚などから仕事を頼まれることもあります。そのようなとき、心の中では断りたいと思っていても、きっぱり断ることができず結局いつも引き受けてしまう、という人もいるでしょう。
そこでこの記事では、仕事を上手に断る方法について紹介。断るときの言葉の選び方や代替案の提示の仕方などを詳しく解説します。この記事を読んで、相手を傷つけない上手な断り方を学びましょう。
仕事を断るのが苦手な人の特徴
上司や同僚から仕事を頼まれたときに、きっぱりと断れる人とそうでない人には、どのような違いがあるのでしょうか。
断るのが苦手な人は、自分がなぜそれが苦手なのかを知ることが大切です。そうすることで、断れない原因となっている考え方を少しずつ変えていき、断ることへの罪悪感や後ろめたさを感じづらくすることができるでしょう。
まずは仕事を断るのが苦手な人に共通する特徴をいくつか紹介します。
自己評価が低い
自己評価が低い人とは、自分のスキルや能力について自信がなく、上司や同僚などからの評価や視線を必要以上に気にしてしまう人を指します。
そのような人は「一度断るともう頼ってもらえないのではないか？」「嫌われてしまうのではないか？」といった不安を持っています。このため、きっぱりと仕事を断ることができず、つい気が進まない仕事でも引き受けてしまいがち。
反対に自己評価が高い人は、多少仕事を選んでも周囲からの自分の信頼感や評価は変わらないという自信があるため、どのような状況でもきっぱりと仕事を断ることができます。
他人思いのがんばり屋
他人思いのがんばり屋さんは「断るのが申し訳ない」「自分ががんばればなんとかなる」といった気持ちから、無理をしてしまう傾向にあります。
心の中ではやりたくないと思っていても、それを表情に出すことはありません。嫌な顔をせずに仕事を引き受けるため、周囲からは「良い人」や「頼りがいがある人」といった評価を得ていることが多いです。
一方で、あなたの人柄の良さに甘えて、同僚が様々な仕事をあなたに押し付けるような状況になってしまうと、あなたの負担が増えるばかりです。仕事を引き受ける余裕がないときには、きっぱりと断ることも大切です。
タスク管理ができていない
自分のタスク管理やスケジュール管理ができていない人は、「頑張ればいけるだろう」と楽観視して、安請け合いをしてしまうことがあります。
たとえ他人から頼まれた仕事であっても、引き受けた時点であなたにはその仕事をきっちりと行う責任が発生します。
できない仕事はしっかりと断ることも、社会人が身につけるべきビジネススキルの1つ。安易に「できます」「やれます」と言うのではなく、本当に期日までにその仕事を終わらせることができるかどうかを確認しましょう。
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仕事の上手な断り方3STEP
「せっかく頼ってきてくれたのに申し訳ない」「関係が悪くなったらどうしよう」と断ることに不安を感じる人も多いでしょう。
相手を傷つけず、これまでの関係性を保ったまま断るためには、どのような点に気をつければ良いのでしょうか。
ここからは、仕事の上手な断り方を3つのステップに分けて解説しましょう。
STEP1：頼ってくれたことへの感謝の言葉を言う
「できません」といったお断りの言葉の前に、自分を頼ってきてくれたことへの感謝を伝えましょう。
例えば「頼ってくれてありがとう」や「ご相談（ご依頼）ありがとうございます」といった言葉が適切です。
最初に感謝の気持ちを伝えることで、相手も自分の行動が間違いではなかったと認識でき、あなたの次の言葉も素直に受け入れられるでしょう。
STEP2：仕事を受けられないこととその理由を伝える
相手の依頼に感謝しつつ、仕事を引き受けられないことははっきりと伝えましょう。
ここで曖昧な返事をしてしまうと、相手は仕事を頼んで良いのかがわからず、混乱してしまいます。後になって「やってくれていると思っていた」といった状況にならないよう、はっきりと断るようにしましょう。
その際には「すみませんができません」「申し訳ありませんが、お引き受けできません」といった言い方があります。
ただできないことを伝えるのではなく、理由を添えることも重要です。「◯◯プロジェクトの締め切りが来週なので、今はそちらに手一杯です」「今日は仕事終わりに大事な予定があり、残業ができません」などと、あなたの状況を説明しましょう。
依頼を受けたタイミングでは、また受けられるかどうかわからないときは「スケジュールを確認してから返事します」と一時回答する方法もあります。その場合は、確認後に改めて対応可否の回答をすることを忘れずに。
STEP3：代替案を提示する
仕事とは、部署やチームで協力して行うものです。たとえ同僚がやるべき仕事である場合でも、「会社が行うべきこと」という意味では、それはあなたの仕事でもあります。
頼まれた仕事を「できない」といった突っぱねるのではなく、いつであれば、あるいはどうすれば引き受けられるかを伝えることも大切です。
例えば「来週◯曜日以降なら手が空きます」「◯◯さんなら引き受けてくれるかもしれません」「別に頼まれている◯◯の締め切りを1週間伸ばしてもらえるなら受けられます」など、代替案を提示しましょう。
代替案を提示することで、相手も自分の行動を否定されたような気分にならず、次にやるべきことを前向きに考えることができます。相手との関係性を損ねることも避けられるでしょう。
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仕事をしっかりと断るメリット
仕事を断ることは、引き受けることよりも難易度が高く、エネルギーも使います。「頑張って理由や代替案を伝えて断るよりも、引き受けてしまったほうが楽」と考える人もいるかもしれません。
しかし、仕事を断ることは、自分が生き生きと働くためにとても大切です。
どうしても断るのが苦手な人は、「なぜ断るのが良いのか」を理解することで、はっきりと断る勇気を得られるかもしれません。
自分の仕事に集中できる
大きなメリットの1つが、時間の余裕が生まれることです。他人の仕事に時間を取られることがなく、もともと自分が抱えている仕事にだけ集中できるため、仕事の品質も上がります。
また、他人から頼まれる仕事の多くは、誰にでもできるような簡単作業。頑張ってやったとしても評価に繋がりづらく、仮に難易度の高い仕事を成し遂げたとしても、そのプラス評価はあなたではなく本来の仕事の担当者である同僚につきます。
つまり、頼まれた仕事は、成果を出すうえではコストパフォーマンスが悪いのです。
手が空いているのであれば引き受けてもかまいませんが、まずは目の前の自分の仕事に集中し、成果を出すことを優先するほうが賢明でしょう。
ワークライフバランスを取れる
他人から頼まれる仕事は、「今日中にお願いできる？」といったように締め切りが差し迫っていることも多いです。早めに帰宅しようと思っていた日にそのような急ぎの仕事を引き受けてしまうことで、プライベートに影響が出たり、予定外の残業にストレスを感じたりする人も多いでしょう。
一方、自分で持っている仕事は、事前のスケジュール調整が可能です。
「明日は定時で帰りたいから、今日は少し残業して頑張ろう」「8割方終わったから、残りは明日にしよう」といった調整が行いやすいため、ワークライフバランスを保ったまま仕事ができます。
自己管理能力が身につく
「仕事の上手な断り方3STEP」で解説した通り、仕事を断る際には引き受けられない理由や他の仕事の状況を伝える必要があります。
そして、それらを伝えるためには、常日頃から自身のスケジュールやタスクの状況を把握しておく必要があります。
今自分がどれくらいの仕事を持っていて、それぞれにどれくらいの時間を要するのかを管理する習慣をつけることで、自己管理能力を高めることができるでしょう。
信頼を失うリスクを減らせる
他人の仕事を引き受ける余裕がないのにも関わらず、断りきれずに仕事を引き受け、期日までに相手が期待する成果を出せないと、同僚や上司から信用を失う危険性があります。
できない仕事はきっぱりと断り、そのリスクを減らしましょう。
ただし、自分が抱えているタスクの中で、想定以上に時間がかかっているものがある場合には、何かやり方に問題があるかもしれません。
ある仕事に手間取っていることで他の仕事を受ける余裕がない場合には、上司や先輩に相談して、その仕事を円滑に進めるためのサポートをお願いしてみましょう。
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仕事を断るときの注意点
仕事を断ること自体は、なにも悪いことではありません。むしろ、責任を持ってやり遂げられない場合には、きっぱりと断ることが社会人としてのマナーです。
しかし、相手からの依頼を断ることで、人間関係や信頼関係にヒビが入り、その後の仕事がやりづらくなるという状況は避けなければいけません。
ここからは、仕事を断るときの注意点をいくつか紹介しましょう。
相手に失礼になる断り方はしない
理由を説明せずに「できません」と突っぱねる、相手の話に耳を貸さないといった態度は避けましょう。
相手との関係性を悪くする原因になりかねない他、今後あなたが相手に仕事を依頼したいときに、同じような態度で断られてしまう可能性もあります。
あなたに仕事を頼んでくる同僚は、少なからず困っていて、誰かの助けが必要な状況です。お願いしている相手には、丁寧に断ることが重要です。
私的な感情を持ち出さない
「◯◯さんは好きじゃないから、仕事の依頼は断る」「プライベートでも仲のいい◯◯さんからの依頼だから受ける」など、個人的な感情を持ち出さないようにしましょう。
例えば、個人的な感情で同僚の仕事を断り、結果としてクライアントへの納品が遅れてしまったとしましょう。この場合、その責任は同僚ではなく会社全体、つまりその会社で働くあなたにもあります。
仕事はチームで行うことなので、依頼を受ける・受けないは客観的に判断するようにしましょう。
とは言え、苦手な人や嫌いな人とも無理をして仲良くする必要はありません。仕事上の関係を割り切って、ドライなコミュニケーションをするのがおすすめ。詳しくはこちらの記事で紹介しているので、ぜひあわせて参考にしてください。
【職場の嫌いな人との接し方】苦手な人を意識しない方法やNGな接し方も紹介直属の上司や先輩以外からの依頼は一度相談する
本来、あなたに仕事の指示を与える立場ではない人からの依頼は、一度直属の上司や先輩に相談しましょう。
特に若手社員のうちは、上司やメンターとなる先輩が、部下であるあなたの仕事の内容や量を管理していることも多いです。あなたの判断で受ける・受けないを回答してしまうと、後でトラブルになる可能性もあります。
また、仕事の優先度によっては、手持ちの仕事よりも頼まれた仕事を優先するように指示される場合もあります。
「引き受けても良いか上司に確認します」や「◯◯さん（上司や先輩）に一度相談していただけますか？」といったように、自分では判断できないことを伝えましょう。
仕事の上手な断り方 まとめ
仕事を断ることは、自分の仕事に集中するための時間を作ったり、ワークライフバランスを取ったりするために重要です。「なんだか申し訳ない」といった気持ちで仕事を引き受け、結果として時間が足りなくて期日に間に合わないようなことが起きると、あなたの信頼も損なわれます。
「上手な断り方」は身につけるべきビジネススキルの一つ。しっかりと身に着けて、自分らしく仕事ができる環境を整えましょう。
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