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タイムマネジメントの基本的なコツを解説。仕事を効率的にこなし残業時間を減らそう

作成: 2019.09.16 更新: 2019.09.13

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「チームメンバーがいつも遅くまでに残業している」「作業の効率化がなかなか上手くいかない」といった悩みを抱えてはいませんか。

タイムマネジメントを適切に行うことで、目標達成や残業時間の削減などが期待されます。

この記事では、仕事におけるタイムマネジメントの基本的なコツを解説します。

タイムマネジメントとは

タイムマネジメント(時間管理)とは、ある目標を達成するためのタスクを効率的に進めるためのビジネススキルです。
限られた時間をいかに有効活用するかを考えることで、短い時間で一定の成果を上げることを目標とします。

「仕事が早い」と言われている人は、このタイムマネジメントのスキルに優れているということです。

逆に「効率が悪い」「仕事が遅い」と言われている人はこれを磨くことで、生産性を向上させる余地があると考えられます。

スケジュール管理との違い

似たような言葉として「スケジュール管理」があります。

スケジュール管理とは、予定を把握し、それをその通りに実行するためのスキルです。

タイムマネジメントとの違いはその目的。スケジュール管理の目的が「物事を予定通りに実行すること」であることに対して、タイムマネジメントの目的は「設定した目標を達成すること」にあります。

タイムマネジメントでは予定通りに進めることよりも、目的達成のためにいかに時間を有効活用(コントロール)できるかが重要です。

タイムマネジメントを意識するメリット

タイムマネジメントのスキルを高めることで、限られた時間で最大限のパフォーマンスを発揮することが出来るようになるほか、それ以外にもいくつかのメリットがあります。

詳しく解説していきます。

残業時間を短縮できる

限られた時間を管理し、一つ一つの作業時間をより効率的に行うことが出来れば、残業時間を減らすことが可能です。

たとえ5分や10分といった少し時間短縮であっても、それが毎日やっている作業であれば一週間で約25分~50分、一ヶ月で約2時間~4時間の空き時間が出来ることになります。

その時間を使って今まで着手できていなかった新しいことに挑戦する、早く帰ってプライベートを楽しむといったことが出来るようになるでしょう。

個人だけでなくチーム単位で作業効率が上がる

個人ではなくチームで仕事をしている場合であっても、個人単位でのタイムマネジメントは重要です。
チームで仕事をしていると、仮に誰かの作業が遅れると他のメンバーがそれをサポートすることになり、結果的にチーム全体の仕事量が増えます。

逆に、チームメンバー一人ひとりが適切なタイムマネジメントの元で作業効率を上げることが出来れば、チーム全体の効率も上がりより短い時間で目標を達成することが出来るのです。

評価アップにつながることも

タイムマネジメントは時間の有効活用をするスキルであるため、作業効率が上がっても仕事の質が下がることはありません。

これまでの同じ作業時間でより多くの成果を上げることが出来れば、上司からの評価にも繋がります。

上司からの評価は、あなたへの信頼にもなるでしょう。「この人は仕事が早い」と認められればよりレベルの高い仕事を任せてもらえるチャンスが増え、それによってあなたのスキルアップ、キャリアアップのチャンスも広がります。

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タイムマネジメントを実践する手順

先輩や上司から「タイムマネジメントをしろ」と言われ、「はい」と答えてみたものの具体的にどのようにすれば分からない、という方もいることでしょう。

ここからはタイムマネジメントを行う上で意識すべき手順を解説します。

仕事に時間がかかる原因を分析する

タイムマネジメントを行うためには、まず現状分析が重要です。
「作業効率を上げたいが、何に時間がかかっているのか分からない」という状況では、改善できる点も改善できません。

どのようなタスクを抱えていて、それをどのように行っているのか、何に時間がかかっているのか、どのような方法でその時間を短縮させることが出来るのかについて考えてみましょう。

現状分析の過程では「その作業は本当に必要か」と考えることも必要です。

例えば毎日1時間行っているミーティングが作業時間を圧迫しているのであれば、そのミーティングの意義を改めて考え、頻度を減らしたり時間を短く出来ないかを検討します。

解決策を実践してみる

作業効率を上げられる方法が見つかれば、まずは実践してみましょう。

この時点ではまだ「試し」の段階であるため、実践してみたが大した効果が得られなかった、逆に時間がかかってしまった、といったことがあるかもしれません。

そのような場合はなぜ上手くいかなったのか、なぜ余計に時間がかかったのかを振り返り、PDCAサイクルを回していきましょう。

効果的な方法はチームで共有する

各自が実践し成功したタイムマネジメントの方法は、チームで共有しましょう。

それにより、他のチームメンバーもその方法を実践し、チーム全体での効率化に繋がります。

メンバーの積極的な行動はもちろん、リーダーによる働きかけも重要です。

チームリーダーは各メンバーが意識してタイムマネジメントに取り組むように呼びかけ、各々の取り組みを共有する時間を定期的に設けましょう。

仕事が効率的に進められない原因の例

多くの社会人が頭を抱える「業務効率化」。
そもそも仕事を効率的に進められない原因にはどのようなものがあるのでしょうか。

作業を後回しにすることが多い

「作業効率が悪い人」や「仕事が遅い人」に共通する点の一つに、難しい作業や時間のかかる作業を後回しにしてしまうことがあります。

「めんどくさい」「気乗りしない」という気持ちはわかりますが、時間のかかるものほど先にやってしまった方がスケジュール的に、また気持ち的にも余裕は生まれやすいです。

ナレッジがうまく伝わっていない

新入社員など業務に慣れていない人の効率が悪い場合、作業に必要なナレッジが伝わっていない可能性があります。

この作業はツールを使うと5分で出来る、この分野の質問は◯◯さんに聞くとすぐにわかる、など些細なことが共有されていないことで、作業の手が止まってしまうことがよくあります。

仕事に必要なスキルが充分に身についていない

ナレッジだけでなく、作業に必要なスキルが身についていないこともあります。

例えば、英語が得意ではない人が英語で書類を作成しようとする場合、英語が得意な人よりも時間がかかってしまうことでしょう。

能力に見合わない仕事を効率的にこなすのは非常にハードルが高いことです。

本人の適性やスキルにあった仕事、あるいは少しレベルが高い仕事くらいが最も効率化が図りやすく、チームメンバーの中に能力以上のことを任されている人がいる場合は見直しが必要になるでしょう。

タイムマネジメントのコツ

タイムマネジメントはすべての社会人に必須と言えるビジネススキルです。
身につけるのは決して難しいことではありません。

これまで何気なくやっていた日々の業務を少し時間取って振り返り、ほんの少し変えてみるだけで大きな効果が得られる可能性もあります。

作業をリストアップして不要なものを削る

作業を効率化させる最も有効な手段は「不要なものを削る」ことです。

形式的にやっているミーティング、誰も読まない報告書、デザインにこだわった社内向けの資料など、無駄なことはやっていませんか。

その作業にかかる時間がたとえ5分であっても、無駄な作業は徹底的に削りましょう。

また、もし定期的に作成する資料に多くの時間がかかっている場合は、フォーマットを作成してそれを埋めるだけで完成出来るような工夫も必要です。

作業の優先順位を決めスケジューリングする

「仕事が効率的に進められない原因の例」で解説した通り、やらなければいけない作業の後回しは、基本的によいことがありません。

「何からやりたいか」ではなく「何からやらなければいけないか」で作業の順番を決め、仕事のスケジュールを立てましょう。

スケジュールを立てた後は「スケジュール管理」も重要になります。立てた計画通りに作業が進められるよう作業ペースを調整しましょう。

予定はなるべく前倒しで進める

今日中にやらなければいけないことをやっている途中に、いきなり緊急の仕事を頼まれた、といった経験はありませんか。

ビジネスの現場では「緊急事態」や「差し込みの業務」が発生することは避けられません。

急な差し込みにも対応できるよう、スケジュールには余裕を持ち予定はなるべき前倒しで進めるようにしましょう。

これは、例えば次の日に楽をするために前日に遅くまで残業する、ということではありません。

あらかじめ各作業の時間の見積もりを余裕を持って行い、予定外の出来事に対応できる「余白」を持っておくことを意識しましょう。

あなたの職場や働き方にあったタイムマネジメントを見つけよう

ここまでに紹介してきたのは、タイムマネジメントの基本的な方法です。

あなたの職場のルールや現在の働き方によっては、基本のコツをさらに応用しなければ効果的なタイムマネジメントが行えない可能性も考えられます。

より実践的で、あなたに最適なタイムマネジメント方法を理解するためには、こちらの記事も合わせてお読みください。

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この記事を書いた人

石田ゆり
元システムエンジニア・コンサルタント。ERPパッケージソフトウェア会社にて設計から開発、品質保証、導入、保守までシステム開発の一通りの業務を経験し、その面白さと大変さを学ぶ。働く人々を支援するバックオフィス系システム・業務効率化ツール等に特に興味あり。趣味は旅行、ヨガ、読書など。