転職活動では、内定の日程調整や内定の承諾・辞退などについて企業の人事部とメールでやり取りすることも多いでしょう。
文字だけでコミュニケーションを取るメールでは、失礼がないようにマナーに気をつけつつ、伝えたいことが正しく伝わるように書く必要があります。
この記事では、転職活動に関する返信メールの例文を11文紹介。面接の日程調整や履歴書などの資料の送付、内定の承諾や辞退などのシーン別に解説するので、ぜひ参考にしてください。
この記事の目次
転職活動のメール返信マナー
転職活動で企業の採用担当者にメールを送る際には、いくつか気をつけなければいけないポイントがあります。
表情や声色で感情が伝えられないメールでは、言葉選びや返信の仕方があなたの印象を左右します。ビジネスマナーを身に着けた信頼できる社会人であることを示すためにも、以下のマナーは最低限守るようにしましょう。
- 返信はできるだけ24時間以内に行う
- 予約機能なども活用しつつ、応募企業の就業時間内に送信する
- 返信元メールの件名・本文はそのまま残す
- 署名を入れる
- 会社のアドレスは使わない
- 太字・色文字などの装飾は使わない
それぞれのポイントやメールの基本構成については、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひあわせて参考にしてください。
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【シーン別】転職活動に関する返信メールの例文
転職活動では面接や内定など様々な内容のやり取りをメールで行います。すべてのメールの文章を一から自分で考えてもよいですが、より効率的に、かつ正しく文章を書くためにも、例文やテンプレートの活用がおすすめです。
ここからは、企業に送信するメールの書き方のポイントと例文をシーン別に11個紹介しましょう。
履歴書など書類を添付する
履歴書や職務経歴書などの書類をメールで送信する際は、以下の点に気をつけましょう。
- 添付ファイルはわかりやすい名前にする（例：「履歴書_◯◯（応募者名）」
- ファイルのサイズ1MB以下を目安にする（大きすぎるとエラーになる可能性があるため注意）
【メール例文】
企業が提示した面接の候補日に承諾する
企業が提示した面接の候補日に対して、メールで回答する際は、以下の点に気をつけましょう。
- 候補日をだしてくれたことへのお礼の言葉を述べる
- 承諾した日程を本文に確認として記載する
- 面接当日に持参する物や、面接会場についての質問があれば、あわせて書く
【メール例文】
企業の候補日に対して調整をお願いする
企業が提示した候補日で予定があう日がなく、調整をお願いするメールを書く際は、以下の点に気をつけましょう。
- 候補日をだしてくれたことへのお礼の言葉を記載する
- 企業側の候補日では都合があわないことをお詫びし、面接可能な日時の選択肢を提示する
【メール例文】
面接の候補日を提示する
面接の候補日を自分から提示するメールを書く際は、以下の点に気をつけましょう。
- 候補日は複数（最低でも3つ以上）提示する
- 面接にかかる時間を見込み、終了希望時刻まで記載する
【メール例文】
一度決定した面接日の変更をお願いする
何らかの事情で一度決定した面接日の変更をお願いするメールを書く際は、以下の点に気をつけましょう。
- 都合が悪くなったことをお詫びする
- 日程変更の連絡は可能な限りまず電話で連絡し、電話連絡ができない（できなかった）場合にメールで連絡する
- 新しい候補日は複数（最低でも3つ以上）提示する
面接日程の調整は、応募企業の担当者側にもスケジュールの再調整の手間が発生します。面接当日は挨拶の後に「再調整をしていただきありがとうございます」と一言述べるとよいでしょう。
【メール例文】
面接へのお礼を伝える
面接が終わった後にお礼メールを送信する際は、以下の点に気をつけましょう。
- すぐに採用結果がでる可能性をふまえて、なるべく早く（可能な限り当日中に）連絡する
- 面接の場で聞いた話に触れつつ、自身の感想を述べる
【メール例文】
日程調整や選考結果について問い合わせる
送信した面接日程の候補日に対して返信がない場合や、通知予定日を過ぎても選考結果の連絡がない場合などに問い合わせメールを書く際は、以下の点に気をつけましょう。
- 送信する前に着信履歴や迷惑メールのフォルダなどを見て、本当に連絡がまだであるかを確認する
- 候補日の連絡や面接など、直前のやり取りをもう一度書く
【メール例文①面接日程調整の問い合わせ】
【メール例文②選考結果の問い合わせ】
面接や選考を辞退する
面接や選考を辞退するメールを書く際は、以下の点に気をつけましょう。
- 辞退することを決定した時点でなるべく早く送る
- 辞退の理由を詳しく述べる必要はない
【メール例文】
内定を承諾する
企業から採用の連絡をもらい、内定を承諾するメールを書く際は、以下の点に気をつけましょう。
- 連絡が遅れると「内定辞退」とみなされる可能性があるため、入社を決断したタイミングで速やかに送る
- 面接などの時間をとってくれたことや採用の判断をしてくれたことへのお礼の言葉を述べる
【メール例文】
内定を保留する
別の会社の選考結果を待っている場合など、内定を保留したいことをメールで書く際は、以下の点に気をつけましょう。ただし、猶予期間は通常2～3日、長くても1週間程度が一般的である点には留意しておきましょう。
- 内定連絡へのお礼の言葉を述べる
- 「待っていただけないでしょうか？」と疑問形で書く
【メール例文】
内定を辞退する
内定を辞退するメールで書く際は、以下の点に気をつけましょう。
- 辞退することを判断したら速やかに連絡する
- 選考に時間を割いてくれたこと、採用連絡をくれたことへのお礼を述べる
- 辞退の理由を具体的に書く必要はない
【メール例文】
転職活動のメールの返信例文 まとめ
転職活動で企業にメールを送る際には、返信するタイミングや時間帯などの基本的なマナーを守ることが大切です。
宛先、挨拶、本文、締め、署名というメールの基本構成は内容にかかわらず同じであるため、本文の内容を用件に応じて変更しましょう。
この記事で紹介した例文を参考に、読みやすく、また失礼のないメールを作成するよう意識してみてください。
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