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転職活動のメール返信の例文12選!日程調整や遅れた時などシーン別に紹介

更新: 2023.11.15

転職活動で採用担当者へのメール返信をしなければならない
転職のメール返信は初めてなので少し不安…
転職活動におけるメール返信のマナーや例文が知りたい!

転職活動では、内定の日程調整や内定の承諾・辞退などについて、企業の人事部の方とメールでやり取りすることも多いでしょう。

その際、文字だけでコミュニケーションを取るメールでは、失礼がないようにマナーを意識しつつ、伝えたいことが正しく伝わるように書く必要があります

そこでこの記事では、転職活動に関するメール返信のマナーや例文を紹介。例文は面接の日程調整や履歴書送付などのシーン別に紹介します。

初めて転職する方やメール返信が不安な方は、ぜひ参考にしてください。

転職活動のメール返信マナー

Juliaを使うメリット

転職活動で企業の採用担当者にメールを送る際には、いくつか気をつけなければいけないポイントがあります。

表情や声色で感情が伝えられないメールでは、言葉選びや返信の仕方によっては、あなたの印象を左右する生命線。

ビジネスマナーをわきまえた信頼できる社会人であることを示すためにも、以下のマナーは最低限守るようにしましょう。

  • 返信はできるだけ24時間以内に行う
  • 予約機能も活用し、応募企業の営業時間内に送信する
  • 返信元メールの件名・本文はそのまま残す
  • 署名を入れる
  • 会社のアドレスは使わない
  • 太字・色文字・絵文字などの装飾は使わない

ちなみに、企業側の休日(土日や平日の指定された日付)にメールを送信するのは、基本的にはマナー違反ではありません

その際は、「お休みのところ、失礼致します」などの一文を添えるとよいでしょう。

メール返信の基本構成やマナーの詳細は、「転職活動のメール返信マナー!日程調整や内定に関する連絡の書き方を解説」詳しく解説しています。

ぜひあわせて参考にしてください。

メール返信が遅れたら落ちる?

ちなみに、面接の日程調整や内定承諾などの重要なメールで返信が遅れた場合、面接や内定承諾を待たずして落ちてしまうことはあるのでしょうか。

結論からいうと、基本的に落ちることはありません企業側としても相手の都合やスケジュールの関係で数日のメール返信の遅れがあることは承知しているはずです。

だからといって、遅れたことに言及せずに返信するのはマナー違反。返信の際は、必ず遅れたことを冒頭で謝罪してください。誠意を見せることが大事です。

また企業の営業時間を確認した上で、謝罪の電話を入れるのも良いでしょう。電話で誠実に謝罪することでで、逆にイメージアップに繋がるかもしれません。

【シーン別】転職活動に関する返信メールの例文12選

転職活動では面接や内定など様々な内容のやり取りをメールで行います。

すべてのメールの文章を一から自分で考えてもよいですが、より効率的に、かつ正しく文章を書くためにも、例文やテンプレートの活用がおすすめです

ここでは、企業に送信するメールの書き方のポイントと例文12選を紹介。

  1. 履歴書など書類を添付する
  2. 企業が提示した面接の候補日に承諾する
  3. 企業の候補日に対して調整をお願いする
  4. 面接の候補日を提示する
  5. 一度決定した面接日の変更をお願いする
  6. 面接へのお礼を伝える
  7. 日程調整や選考結果について問い合わせる
  8. 面接や選考を辞退する
  9. 内定を承諾する
  10. 内定を保留する
  11. 内定を辞退する
  12. メール返信が遅れた時のお詫び

履歴書など書類を添付する

履歴書や職務経歴書などの書類をメールで送信する際は、以下の点に気をつけましょう。

  • 添付ファイルはわかりやすい名前にする(例:「履歴書_◯◯(応募者名)」
  • ファイルのサイズ1MB以下を目安にする(大きすぎるとエラーになる可能性があるため注意)

【メール例文】

人事部 ◯◯様お世話になっております。

貴社の求人に応募している◯◯と申します。
先日ご依頼いただいた履歴書と職務経歴書をお送りします。
お忙しいところ恐れ入りますが、添付ファイルをご確認ください。

ご査収の程、何卒よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーー
(名字・名前)
(住所)
(日中連絡がつく電話番号)
(メールアドレス)
ーーーーーーー

企業が提示した面接の候補日に承諾する

企業が提示した面接の候補日に対して、メールで回答する際は、以下の点に気をつけましょう。

  • 候補日をだしてくれたことへのお礼の言葉を述べる
  • 承諾した日程を本文に確認として記載する
  • 面接当日に持参する物や、面接会場についての質問があれば、あわせて書く

【メール例文】

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。◯◯です。
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。

下記の日程でお願いできますでしょうか。
◎月◎日 ◎時〜◎時

当日は履歴書と職務経歴書を持参いたします。他に必要なものがあればご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
ーーーーーーー
(名字・名前)
(住所)
(日中連絡がつく電話番号)
(メールアドレス)
ーーーーーーー

企業の候補日に対して調整をお願いする

企業が提示した候補日で予定があう日がなく、調整をお願いするメールを書く際は、以下の点に気をつけましょう。

  • 候補日をだしてくれたことへのお礼の言葉を記載する
  • 都合があわないことをお詫びし、面接可能な日時の選択肢を提示する

【メール例文】

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。◯◯です。
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。

誠に恐縮ですが、提示いただいた日程に予定が入っており、面接を受けるのが難しい状況です。
私の都合で大変申し訳ありませんが、以下の日程でお願いできますでしょうか。

第一希望:◎月◎日(◎)◎時~◎時
第二希望:◎月◎日(◎)◎時~◎時
第三希望:◎月◎日(◎)◎時~◎時

お忙しい中恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーー
(名字・名前)
(住所)
(日中連絡がつく電話番号)
(メールアドレス)
ーーーーーーー

面接の候補日を提示する

面接の候補日を自分から提示するメールを書く際は、以下の点に気をつけましょう。

  • 候補日は複数(最低でも3つ以上)提示する
  • 面接にかかる時間を見込み、終了希望時刻まで記載する

【メール例文】

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。◎◎と申します。
面接のご連絡、誠にありがとうございます。
希望日程をお送りします。こちらの日程で調整いただけますでしょうか。

第一希望:◎月◎日(◎)◎時~◎時
第二希望:◎月◎日(◎)◎時~◎時
第三希望:◎月◎日(◎)◎時~◎時

上記日程でご調整いただけますと幸いです。
お忙しい中恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーー
(名字・名前)
(住所)
(日中連絡がつく電話番号)
(メールアドレス)
ーーーーーーー

一度決定した面接日の変更をお願いする

何らかの事情で一度決定した面接日の変更をお願いするメールを書く際は、以下の点に気をつけましょう。

  • 都合が悪くなったことをお詫びする
  • 日程変更の連絡は可能な限りまず電話で連絡する
  • 電話連絡ができない(できなかった)場合はメールでお詫び文を添えて連絡する
  • 新しい候補日は複数(最低でも3つ以上)提示する

面接日程の調整は、応募企業の担当者側にもスケジュールの再調整の手間が発生します。面接当日は挨拶の後に「再調整をしていただきありがとうございます」と一言述べるとよいでしょう。

【メール例文】

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。◯◯と申します。
◎月◎日◎時にお約束しておりました面接について、都合により貴社に伺うことが難しくなりました。
お忙しい中日程を調整いただいたにもかかわらず、申し訳ございません。

誠に恐縮ですが、以下の日程の中で再調整していただくことは可能でしょうか。

1.◎月◎日(◎)◎時~◎時
2.◎月◎日(◎)◎時~◎時
3.◎月◎日(◎)◎時~◎時

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーー
(名字・名前)
(住所)
(日中連絡がつく電話番号)
(メールアドレス)
ーーーーーーー

面接へのお礼を伝える

面接が終わった後にお礼メールを送信する際は、以下の点に気をつけましょう。

  • すぐに採用結果が出る可能性をふまえて、早めに(可能な限り当日中に)連絡する
  • 面接の場で聞いた話に触れつつ、自身の感想を述べる

【メール例文】

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。
本日◎時より面接をしていただきました、◯◯です。

本日はお忙しい中、面接の時間をいただき誠にありがとうございます。
◯◯様のお話を伺って貴社の魅力を再認識し、貴社で仕事をしたい気持ちがよりいっそう高まりました。
まずは面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
ーーーーーーー
(名字・名前)
(住所)
(日中連絡がつく電話番号)
(メールアドレス)
ーーーーーーー

日程調整や選考結果について問い合わせる

送信した面接日程の候補日に対して返信がない場合や、通知予定日を過ぎても選考結果の連絡がない場合などに問い合わせメールを書く際は、以下の点に気をつけましょう。

  • 送信前に着信履歴や迷惑メールのフォルダなどを見て、本当に連絡がまだであるかを確認する
  • 候補日の連絡や面接など、直前のやり取りをもう一度書く

【メール例文①面接日程調整の問い合わせ】

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。
面接の件で◎月◎日にご連絡した◯◯です。

ご相談した面接日程ですが、その後いかがでしょうか。
念のため再度記載いたしますので、ご多忙の中恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。

第一希望:◎月◎日(◎)◎時~◎時
第二希望:◎月◎日(◎)◎時~◎時
第三希望:◎月◎日(◎)◎時~◎時

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーー
(名字・名前)
(住所)
(日中連絡がつく電話番号)
(メールアドレス)
ーーーーーーー

【メール例文②選考結果の問い合わせ】

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。
◎月◎日◎時より中途採用面接をしていただきました、◯◯です。

先日はお忙しい中、面接の機会をいただき誠にありがとうございました。
お忙しいところ恐縮ですが、面接の結果はいつごろにいただける予定でしょうか。
目安だけでもご連絡いただけますと幸いです。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーー
(名字・名前)
(住所)
(日中連絡がつく電話番号)
(メールアドレス)
ーーーーーーー

面接や選考を辞退する

面接や選考を辞退するメールを書く際は、以下の点に気をつけましょう。

  • 辞退することを決定した時点でなるべく早く送る
  • 辞退の理由を詳しく述べる必要はない

【メール例文】

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。
◎月◎日◎時より面接のお約束をしている◯◯です。

誠に申し訳ございませんが、諸般の事情により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡しました。
面接日程の調整などで貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
メールによる辞退をご連絡となったことを、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
ーーーーーーー
(名字・名前)
(住所)
(日中連絡がつく電話番号)
(メールアドレス)
ーーーーーーー

内定を承諾する

採用の連絡をもらい、内定を承諾するメールを書く際は、以下の点に気をつけましょう。

  • 連絡が遅れると「内定辞退」とみなされる可能性があるため、入社を決断したタイミングで速やかに送る
  • 面接などの時間をとってくれたことや採用の判断をしてくれたことへのお礼の言葉を述べる

【メール例文】

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。
貴社より内定通知をいただいた◯◯です。

この度は内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。謹んでお受けいたします。
入社後は、1日でも早く活躍できるように尽力してまいります。

引き続き、よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーー
(名字・名前)
(住所)
(日中連絡がつく電話番号)
(メールアドレス)
ーーーーーーー

内定を保留する

別の会社の選考結果を待っている場合など、内定を保留したいことをメールで書く際は、以下の点に気をつけましょう。

ただし、猶予期間は通常2~3日、長くても1週間程度が一般的である点には注意。

  • 内定連絡へのお礼の言葉を述べる
  • 「待っていただけないでしょうか?」と疑問形で書く

【メール例文】

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております、貴社より内定通知をいただいた◯◯です。
この度は内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

誠に恐縮ですが、返答は◎月◎日まで猶予をいただくことは可能でしょうか。
本来ならばすぐに返答をすべきところ、私の都合でお待たせすることになり、申し訳ございません。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーー
(名字・名前)
(住所)
(日中連絡がつく電話番号)
(メールアドレス)
ーーーーーーー

内定を辞退する

内定を辞退するメールで書く際は、以下の点に気をつけましょう。

  • 辞退することを判断したら速やかに連絡する
  • 選考に時間を割いてくれたこと、採用連絡をくれたことへのお礼を述べる
  • 辞退の理由を具体的に書く必要はない

【メール例文】

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。貴社より内定通知をいただいた◯◯です。
この度は内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

誠に恐縮ではございますが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡しました。
書類選考や面接などに貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、辞退させていただくことになり、大変申し訳ございません。

面接を担当いただいた◯◯様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまに、心より感謝申し上げます。
メールによる辞退をご連絡となったことを、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
ーーーーーーー
(名字・名前)
(住所)
(日中連絡がつく電話番号)
(メールアドレス)
ーーーーーーー

メール返信が遅れた時のお詫び

返信が遅れた際は、お詫び文を添えてメール返信をしましょう。お詫び文を添える際は、メールの冒頭で簡潔に伝えてください

くどくどと長い謝罪や言い訳は厳禁。採用担当者のメール確認を煩わせる行為なので、相手の要件に対して簡潔かつ丁寧に答えましょう。

【メール例文】

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。貴社より連絡をいただいた◯◯です。
この度はご返信が遅くなってしまいまして、大変申し訳ございません。

面接日程の件につきまして、現職との都合に折り合いがつかず、日程の確保が難しい状況でございます。
つきましては、面接日程を変更頂くことは可能でしょうか。

来月の面接可能な日程について共有させていただきます。

◎月◎日(◎)◎時~◎時
◎月◎日(◎)◎時~◎時
◎月◎日(◎)◎時~◎時

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーー
(名字・名前)
(住所)
(日中連絡がつく電話番号)
(メールアドレス)
ーーーーーーー

まとめ:転職のメール返信は誠実に対応しよう

転職活動に関するメール返信のマナーや例文について紹介しました。

転職活動で企業にメールを送る際には、返信するタイミングや時間帯などの基本的なマナーを守ることが大切。

宛先・挨拶・本文・締め・署名というメールの基本構成は内容にかかわらず同じです。定型な文章はメール設定であらかじめ保存しておくと便利でしょう。

本文の内容は、紹介した例文を参考に、マナーをわきまえて記述してください。

この記事で紹介した例文を参考に、読みやすく、また失礼のないメールを作成するよう意識してみてください。

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この記事を書いた人

石田ゆり
元システムエンジニア・コンサルタント。ERPパッケージソフトウェア会社にて設計から開発、品質保証、導入、保守までシステム開発の一通りの業務を経験し、その面白さと大変さを学ぶ。働く人々を支援するバックオフィス系システム・業務効率化ツール等に特に興味あり。趣味は旅行、ヨガ、読書など。

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