「急な用事で、採用面接の日時を変更してもらいたい」
「でも日程変更が原因で、悪い印象を与えたり落ちたりしないか心配…」
「面接の日程変更の正しい伝え方や例文などが知りたい」
本業が忙しかったり家庭の事情など、急な出来事で採用面接の日程を変更してもらわなければならない時もあるでしょう。
しかし、自分の都合で予定を変えてもらうのは、先方に迷惑をかけてしまうのではないか、選考に影響するのではないか心配になるかもしれません。
そこでこの記事では、面接の日程変更を伝える時のマナーや例文などを紹介します。
この記事の目次
面接の日程変更が発生するおもな理由
そもそも、採用面接の日程変更が必要なるケースと何でしょうか。
考えられる事例としては、以下が挙げられます。
- 家庭の事情によるもの：家族の介護・通院の付添・子供のお世話など
- 法事：親族に不幸があった際のお通夜・告別式への参加など
- 怪我・病気により入院せざるを得なくなった場合
- 本業・学業が突発的に忙しくなった場合
- 公共交通機関の遅延や交通渋滞による遅延
- ほかの採用面接の日程と重なった場合
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面接の日程変更で落ちることはない
面接の日程変更をしても、それが原因で不採用になることは基本的にありません。
どうしても面接に行けない事情がある場合は、速やかに連絡を入れましょう。
連絡をした際や面接当日は、先方に一言お礼の気持ちを伝えることも忘れないでください。
こうすることで、あなたの印象を下げることなく日程変更してもらいやすくなります。
ただし、何度も日程変更をお願いしたり、無断欠席などを行うと印象が良くないので、選考プロセスに悪影響があるでしょう。
何度も変更するのは注意が必要
日程変更が原因で不採用になることはないですが、何度も日程変更の連絡を入れることのないよう注意しましょう。
2度も3度も予定が変わると、先方からは「スケジュール管理ができていない」と評価されてしまう恐れがあります。
ビジネスパーソンに求められるスケジュール管理能力が低いと見なされるのは、面接の評価に響くかもしれません。
何度も変更することのないよう、面接を確実に受けられる日程を再提案しましょう。
無断欠席はNG
スケジュールが合わないからといって無断で面接を欠席するのはNGです。
面接をするにあたり企業側も会場を準備したり、担当者もスケジュール調整をしています。
それにもかかわらず一言も連絡がないと、印象を大きく下げてしまうことでしょう。
場合によっては、「面接を受ける意思がない」と判断され、面接自体が白紙になってしまう可能性もあります。
面接の日程変更をお願いする際の連絡手段
ここからは、実際に面接の日程変更を連絡する際の方法について解説します。
連絡手段は大きく分けると、メールと電話の2種類です。
それぞれどう使い分ければいいのか、説明します。
急ぎでない場合はメール連絡でOK
面接の予定日まで数日〜1週間以上前に日程変更の連絡をするならば、メールでいいでしょう。
電話連絡の場合、担当者に対応の手間を取らせてしまうことが考えられます。一方メールであれば、担当者が都合のいい時間に確認できます。
急ぎで日程変更する必要がないならば、メールを送りましょう。
緊急の場合は電話連絡
面接の前日、当日に変更が必要になった場合は電話で連絡するのがベターです。
メールの場合、先方がメールに気づくのが遅れてしまうケースが考えられます。
電話連絡のよい点は、担当者がいればその場で直接連絡できる点です。
緊急で日程を変更してもらいたいならば、電話連絡をしましょう。
メールの返信がない場合も電話を入れておこう
もしメールで連絡をいれてから2〜3日経つのに何も連絡がない場合、先方がメールに気づいていない可能性があります。
このようなケースでは、再度メールを入れるか、電話で連絡しましょう。面接後に合否の連絡がない場合も同様です。電話連絡ならば、担当者から直接連絡を受け取れます。
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面接の日程変更を伝える時のマナー
日程変更を伝える際は、「なぜ変更する必要があるのか」も伝えましょう。その方が、スムーズに変更してもらえます。
ただ、理由の伝え方にもいくつか注意点があるので、以下の内容を参考にしてください。
- 事情がある場合は素直に伝える
- 個人的な理由の場合は伝え方に注意
- 必ずお礼も伝える
事情がある場合は素直に伝える
面接日を変えなければいけない事情がある場合、その理由を素直に伝えるのが基本。以下のような事情であれば、先方も理解してくれるでしょう。
- 学業や仕事の都合
- 天候不順（それによる交通機関の乱れ）
- 体調不良
- 身内に不幸があった。
一つ注意したいのが、仕事の都合で変更してもらうケース。
現職の仕事を優先してしまうと、転職する意思が薄いと思われてしまう恐れがあります。
どうしても外せない用事以外は、面接を優先したいところです。
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個人的な理由の場合は伝え方に注意
他の企業の面接と日時が重なってしまうこともあるでしょう。こうした個人的な理由の場合には、伝え方に注意が必要。
素直に「他の面接と重なりました」と伝えてしまうと、先方は「そちらの企業を優先していて自分たちは第二、第三希望なのだ」と考えることでしょう。
そうならないよう、伝え方を工夫してください。例えば、以下の通りです。
「先約があり、御社での面接日程を変更していただきたいです。」
「当日時間の確保が難しく、別日に面接していただけると幸いです。」
優先順位が先方に伝わらないよう意識しましょう。
必ずお礼も伝える
面接官や採用担当者の方は、面接だけが仕事ではありません。普段はメインの業務があり、業務の合間を縫って面接をしている方も多いです。
そのため、採用面接の日程変更をすると、企業側は後のスケジュールを変更したり、本来やるべきだった業務を先送りしなければならない状況もあるでしょう。
日程変更を受け入れてくれたならば、電話・メールに関わらず、必ずお礼を伝えてください。
面接の日程変更を伝える時の例文
ここでは、実際に日程変更の連絡をする際に役立つ例文を紹介します。メールと電話の2つの事例で紹介するので、参考にしてみてください。
メールで日程変更を伝える例文
【宛先】
〇〇株式会社
人事部 △△ 様
【件名】
面接の日程変更のお願い（就活生の場合「〇〇大学 名前」を加えるとわかりやすい）
【本文】
△△ 樣
お世話になっております。〇〇と申します。
先日は、採用面接のご連絡をいただきありがとうございました。
大変申し訳ありませんが、◯月×日の面接日程を変更させていただきたく連絡いたしました。
その日は私用で時間の確保が難しく、予定の日時に間に合いそうにありません。
誠に勝手ではありますが、下記日時のいずれかにご変更いただくことは可能でしょうか。
◯月△日（火）14:00〜
◯月◯日（木）15:00〜
◯月□日（金）16:00〜お手数をおかけし申し訳ございません。
ご対応のほど、何卒よろしくお願いいたします。
メール連絡で意識しておきたいポイントは、以下の2つです。
- 日程を変更してもらうことのお詫びと感謝の言葉を伝える
- 候補日を3つほど提示する
特に候補日は、先方の都合を配慮して1つではなく余裕をもたせましょう。直近の日時で3つほど記載するのが適切です。
電話で日程変更を伝える例文
【受付の方に用件を伝える】
お世話になっております。〇〇と申します。
本日、御社にて採用面接を予定しておりましたが、日程を変更していただきたく連絡いたしました。
採用ご担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか。
【担当の方とお話しする】
お世話になっております。〇〇と申します。
本日午後に予定していた面接の件でお電話いたしました。
本日、体調を崩してしまい御社に伺うのが難しい状況です。
誠に申し訳ありませんが、今週末などに面接の日時を変更していただけますでしょうか。
【先方の対応】
かしこまりました。無理せず回復に専念して下さいね。そうしましたら、今週は日程に空きがないため、お手数ですが、10日後の◎月△日に変更できますでしょうか？
時間は弊社都合で申し訳ございませんが、14時からお願いしたいです。
【日程の確認】
ありがとうございます。◯月△日で問題ありません。
14時に御社に伺わせていただきます。
お忙しいところご対応いただきありがとうございました。
最初に電話に出た受付の方に用件を簡潔に伝えると、担当者まで速やかにつないでもらえます。
電話連絡でもメールと同様、お詫びと感謝の気持ちを伝えることは忘れずに。
別日の候補をこちらから提示しても構いません。しかし、電話なら担当者と直接話ができるので、その場で先方の希望日を聞いてしまう方がスムーズに進むでしょう。
企業側の都合によっては日程変更ができないことも
日程変更の連絡を入れても、確実に変更できるわけではないことも理解しておいてください。
例えば、以下のようなケースです。
- 社長や役員面接で、その日以外、先方のスケジュールが合わせられない
- 集団面接で指定日以外の面接を受け付けていない
このようなケースでは、日程変更ができない可能性があります。面接の日時は確実に受けられる日に設定できるよう、日頃からスケジュール管理を心がけましょう。
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まとめ：面接の日程変更はマナーを守って連絡しよう
面接の日程変更を伝える時のマナーや例文などを紹介しました。
面接の日程変更をしても不採用になることは、基本的にはありません。正当な理由があれば、素直に伝えましょう。
しかし、連絡する際の伝え方によっては、あなたの印象を下げてしまうことも。
「日程変更を連絡する手際も評価されている」のだと気を抜かず、対応するようにしましょう。
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