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自動化ツールで面倒な業務を終わらせよう!注目を集める「RPA」と併せて解説

作成: 2018.08.21 更新: 2020.03.04

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テクノロジーの発展に伴い、企業の様々な業務の効率化が進んでいます。

今後はAI(人工知能)が進化し、社会の中でより身近なものになっていくでしょう。

単純作業やルーティンワークについては、AI(人工知能)が人の代わりにその役目を担うことになると予測されています。

しかし現状は、様々な業務システムの導入が進んでいる企業でも、社員が毎日のルーティンワークに追われることは少なくありません。

皆さんも自分が従事している業務の中で、「この作業は自動化できるのでは?」と思うことはあるのではないでしょうか。この記事では、普段の業務で使えるおすすめ自動化ツールを紹介します。

始めるハードルは少し高いものでも、慣れれば圧倒的な時間を短縮することができます。

また働き方改革で注目されている「RPA」についても解説します。

普段の業務で使えるおすすめ自動化ツール4選

普段のPC作業で活用できる自動化ツールをご紹介します。

Excelマクロ VBA

Excelマクロとは、Excel上で行う操作を「記録し、何度も繰り返し使える」ようにできる機能です。
これにより、データを貼り付けたりなど手作業で行っていたことを自動化することができます。

Excelマクロで記録した操作の内容は、「プログラム」として変換されます。そのプログラムを構成するプログラミング言語が「VBA」と呼ばれるものになります。VBAは、「Visual Basic for Applications」を省略したものです。

Excelが自身のPCにインストールされていれば、誰でも使うことが可能です。

Excelマクロ VBAを使ってできること

Excel上の「操作を記録し、繰り返し使える」ようになるので、普段の煩雑な業務の多くを自動化できます。

例えば、「Excel上の商品データを売り上げ順に並べ替える」という業務があるとします。手動で行っても一見問題なさそうですよね。しかしこのExcelファイルが複数存在していたらどうでしょうか。店舗ごとにファイルがあったりしたら、作業量が非常に多くなるでしょう。

Excelマクロ にこれらの作業手順を記録しておけば、2度目以降はマクロを実行するだけで、同じ作業ができるようになるのです。

データ管理や事務的な作業が多い人であれば、同じ動作を繰り返すことも多いのではないでしょうか。作業ごとにマクロを設定しておくだけで、日々の業務効率が格段に上がるでしょう。

webページの情報などブラウザからデータを取得することもできます。対応のブラウザはIE(インターネット・エクスプローラー)のみですが、プラグインを使うことでFirefoxやGoogle Chromeなどのブラウザも操作することができます。

初心者にExcel VBAがおすすめな理由

プログラミング初心者には、まずExcel VBAを使って自動化することをおすすめします。

自動化により大幅な時間短縮が見込める

「Excelのデータを元に報告書を作成する」のような作業は、多くの企業で行われているでしょう。しかしこれが数千、数万件もの大量データとなるとマクロなしで作成するには大変な労力がかかります。

マクロは、大量データを条件に応じて繰り返し仕分けすることが得意なので、自動化することにより大幅な時間短縮が見込めます。

どの部署の作業でも活用できる

「データ集計」と「報告書の作成」というのは、営業や経理など、部署の垣根を超えて存在します。

一度マスターしてしまえば、部署移動などがあったとしても、汎用的に活用できるのです。

ミスを防ぐ

単純な作業は、手動で行っていくとミスが発生することもあります。重要な書類であればあるほど「間違えられない」とプレッシャーもかかることでしょう。

これらの作業は自動化してしまうことでケアレスミスやうっかりミスを防ぐことができます。

iMacros

iMacrosはブラウザの操作を自動化できる拡張機能です。

Amazonなどのショッピングサイトで商品を検索し、条件の絞り込み、並べ替えなどの作業を記憶させれば、次からは自分の指定した条件で自動的に検索することができます。

ブラウザは、FirefoxとGoogleChromeで利用可能です。

UWSC

こちら「UWSC」はブラウザではなく、PC上の作業を記録し自動化できるソフトウェアです。WindowsのPCに対応しています。

テキスト形式のデータをコピーしExcelへ貼り付けしたり、ファイル形式や名前を変更するような作業を自動化することができます。

UWSCには「画像を認識できる」という特徴があります。例えば「Aの画像が表示されたらクリックする」のような指示を簡単に行うことができます。

UWSCはこちらからダウンロードできます。

Selenium

こちらはやや上級者向けのソフトウェアになります。

Seleniumは、ブラウザ上での操作を記録、自動化できます。更にプログラムを追加して条件分岐など複雑な動作を加えることができるのが特徴です。

メリットとしては以下が挙げられます。

・条件によって操作を変える
・1つプログラムを作成すれば複数のブラウザに対応できる
・C#、Java、Perl、PHP、Python、Rubyなどの複数のプログラミング言語に対応

特にpythonはデータ分析や機械学習など業務を効率化させるツールを作成でき、初心者でも書きやすいシンプルなコードです。

Seleniumはこちらからダウンロードできます。

業務自動化に注目が集まっている

テクノロジーは日々進歩しており、ロボットやAI(人工知能)の開発が急速に進められています。

今まで人手に頼ってきた単純作業はロボットが行う時代になっていくと考えられています。

企業のオフィスワークにおいても、あらゆる業務を自動化することで、より効率よく仕事を進めることができるようになるでしょう。

業務の自動化に注目が集まる理由

ここでは昨今、自動化に注目が集まっている背景や理由を見てみましょう。

働き方改革

最近ニュースでよく耳にする「働き方改革」という言葉。

厚生労働省は、「働き方改革」の目指すものについて以下の表に述べています。

我が国は、「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」「育児や介護との両立など、働く方のニーズの多様化」などの状況に直面しています。

こうした中、投資やイノベーションによる生産性向上とともに、就業機会の拡大や意欲・能力を存分に発揮できる環境を作ることが重要な課題になっています。

「働き方改革」は、この課題の解決のため、働く方の置かれた個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会を実現し、働く方一人ひとりがより良い将来の展望を持てるようにすることを目指しています。(出典:厚生労働省)

この様な指針の元、「働き方改革」に関する法整備を中心に様々な施策が進められています。

一方で、「働き方改革」は企業側や働く社員にとってどの様なメリットがあるのでしょうか。

「働き方改革」では、ライフ・ワーク・バランス(仕事と生活の調和を前提に、国民が多様な生き方を選択・実現できること)を重要視しています。

企業では、テレワーク(時間や場所の制約を受けずに柔軟に働くこと)やフレックスタイムなどによる柔軟な勤務形態を導入することによって、社員のパフォーマンス向上を目指しています。

朝の満員電車で長時間通勤をしなくても、テレワークでお気に入りのカフェでゆっくり資料作成。「働き方改革」は社員にとって、ストレスも少なくなり、メリットは大きいかもしれません。

社員の生産性向上により、一定の長時間労働の改善が期待できます。企業側からすると残業代の抑制となり、コスト削減のメリットは大きいと言えます。

今後は長時間労働を前提としない働き方や賃金制度について、企業側と社員の双方でその在り方を検討するべきでしょう。

「働き方改革」の浸透により、プライベートの時間が増え、QOL(ひとりひとりの人生の内容の質や社会的にみた生活の質のこと)の向上につながります。

「働き方改革」を実現するための重要な要素として、AI(人工知能)などによる自動化は大変注目されているのです。

労働人口不足

人口減少による労働力不足も懸念されています。

平成26年度版情報通信白書によると、15~64歳の生産年齢人口は2013年10月時点で7,901万人と32年ぶりに8,000万人を下回ったことに加え、2013年12月時点では7,883万人まで減少しており、今後の予測では2060年には4,418万人まで大幅に減少することが見込まれています。

労働人口が不足すると、これまで人手で対応していた業務が回らなくなります。一層の業務の効率化が必要とされるのです。

今後増々、人手不足の解消を目的とした自動化ツールが開発されることでしょう。

ビジネスの拡大

単純作業やルーティンワークとの対極に、クリエイティブ性の高い業務があります。自動化によって、社員は時間に余裕ができ、本質的な業務に集中することができるのです。

先ほども述べましたが、企業側としては、自動化によって人件費を抑えることができます。

例えば、人件費削減で浮いたコストを新規事業の投資に振り分け、ビジネス拡大に繋げるようなことも可能になるのです。

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自動化できる業務の例と特徴

具体的に自動化できる業務の中から代表的なものは以下の通りです。

・伝票入力、請求書発行などのバックオフィス業務
・顧客の質問に自動応答できるカスタマーサポート業務
・交通費精算などの社内経費処理
・データ収集、分析業務
・社内システム監視業務

これらの業務で、自動化ツールを使うと具体的にどのように自動化できるのか。また、どの様な人にメリットがあるのか見てみましょう。

自動化ツールの対象業務は定型業務です。定型業務とは一連の作業が一定の手順に則っており、マニュアルなどでルール決めできる作業によって実行される業務です。マニュアルに沿って作業を行えば、誰が作業しても同じ結果がでる業務とも言えます。

定型業務はExcelへのデータ入力や帳票出力など、そのほとんどがオフィス向け業務アプリケーションで処理されています。

しかし、企業の業務システムは必ずしも一貫性があるわけではありません。定型業務も複数のシステムに跨った処理が必要となるケースがほとんどです。例えば、某企業で販売している商品について月次売上表を印刷する場合を考えてみましょう。

・基幹業務システムにログインして対象商品を検索
・当月の売上データをCSV形式でダウンロード
・その後Excelに取り込んでデータを並べ替え
・表形式に編集
・共有フォルダに保存
・月次売上表をプリンタから印刷

とこれだけの手順がかかってしまいます。

ただ、よく見てみると、その処理のほとんどは社員が自身のWindowsPC上のアプリケーションを操作することによって実行されているわけです。ここが自動化ツールの導入の肝なのです。

自動化ツールは、主にWindowsPC上のアプリケーション操作の一連の作業をリストとして事前に登録し、それを実行することによって処理を自動化し、それまで必要だった人手を省くことができるのです。

自動化ツールに向いている定型業務の特徴は以下の通りです。

対象の情報がデータとして取り扱えるもの
定期的に発生するもの(反復的に実行される、大量データを取り扱う)
処理の内容やルールが明確であるもの

先に事例としてあげた、バックオフィス業務、経費処理や分析業務などの定型業務では、大量データを一連のルールに沿って期日厳守で処理することが求められます。

これまでは、このような定型業務では大量の人手を介して処理をしてきました。しかしいくらマニュアルで手順を明確にしても、入力ミスを完全になくすことはできません。

また、社員は定型業務の処理に忙殺され、注力すべき企画などの本来業務が後回しになっているケースが非常に多いのです。

自動化ツールは一度設定をしてしまえば、24時間365日いつでも定型業務を実行することができます。これまで定型業務にかけていた人的稼働と所要時間が多ければ多いほど、その導入効果は計り知れません。

ほとんどの企業において、定型業務はWindowsPCベースのアプリケーションで処理されています。

自動化ツールは、総務や経理など事務部門だけでなく、販売、製造、コールセンターなど、あらゆる部門の社員・スタッフの業務効率化を後押しすることでしょう。

また、省力化に伴って業務委託等の人件費を削減することが可能になり、企業の経営層にとってもメリットが大きいと言えるでしょう。

自動化できない業務の例

では、自動化できない業務はどんなものでしょうか。

0から1の作業

いわゆるクリエイティブ系の仕事は自動化できません。デザイナーやエンジニア、コピーライターなどがこれにあたります。

AI(人工知能)は既にある情報やデータをもとにパターンを学習、認識して対応します。0から1を生む作業には対応できないのです。

マネジメント

人とのコミュニケーションをベースにビジョンを掲げ、そのグループをまとめる、いわゆるリーダシップも自動化できません。

社員のマネジメントは人間にしかできません。ロボットに「期待しているよ」と言われてやる気が出る人は少ないでしょう。マネジメントは業務を管理する以外にも部下のモチベーションを上げる、というような「人」対「人」の仕事でもあるのです。

起業・サービスの企画

起業・サービスに関する企画業務も自動化はできません。

ここでは、交渉力やビジネスセンス、問題解決力といったスキルが求められます。こういったスキルを自動化することは不可能です。

裏を返せば、AI(人工知能)が浸透するこれからの社会では、より一層企画力のある人材が求められるということでしょう。

RPAとは

RPAとは、”Robotic Process Automation”の略で、「ロボットによる業務自動化」と訳され、オフィスワークなどで行われる業務を自動化するロボットのことを指します。

主にコンピューターで処理できる手順が決められているような作業で、誰が行っても同じ結果になるような業務をロボットが担います。

RPAを導入するメリット

RPAを導入するメリットとしては、下記があげられます。

・人間による単純作業を減らすことで、業務の効率化を高める
・業務にかかる時間を短縮できる
・人的ミスの発生を防ぐ
・業務の属人化(業務の進め方がある人にしかやり方が分からない状態になること)を防ぐ

RPAツールの具体例

では、RPAツールの具体例を見てみましょう。

UiPath

UiPathは2005年に創業されたRPAにおける世界的リーディングカンパニーで、UiPath Studioというソフトウェアロボットを簡単に作ることができる開発環境を提供しています。

UiPathは有償版とは別にフリー(無償版)でも用意されており、気軽に始めることができます。

UiPath Studioでは下記の様なことができます。

・人間が繰り返し行うクリックやキーボード入力などの定型作業を自動化できる
・コーディング不要
・大手広告代理店や医療機関、金融機関、製造業といった幅広い業種で導入されている

WinActor

WinActorはNTTが提供しているバックオフィス業務支援ツールです。

バックオフィス業務でのWindowsPCでよく用いられるMicrosoft WordやExcelでの作業や、Webを組み合わせた作業を自動化します。具体的には下記の様な業務に適用し、マウス操作など人手による作業時間を大幅に削減することができます。

・伝票処理
・作業指示書作成
・各種書類発行(納品書・請求書等)
・受発注作業
・DM等作成

RPAについては以下の記事で詳しく説明しています。併せてお読みください。

働き方改革で注目されるRPAとは。AIとの違いやメリット・デメリット・ツールも解説

プログラミング言語「Python」を使えば更に業務を自動化できる

プログラミング言語Pythonについて、特徴やできることについて解説します。

Pythonとは

Pythonは、Webアプリケーションやデスクトップアプリケーションなどで利用されるプログラミング言語です。

最近ではAI(人工知能)や機械学習の分野で使用されています。

Pythonが業務の自動化に用いられる理由

Pythonには、豊富なライブラリ(アプリケーションで利用される機能をまとめたもの)が用意されています。

Pythonのライブラリは数万以上で下記の様なものがあり、大量のプログラムを書くことなくアプリケーションに機能を搭載できます。

・数値計算、信号処理、統計処理
・画像処理、音声処理、動画処理
・ウェブ開発
・サーバー、フレームワーク
・ネットワーク、データベース
・ドライバ
・自然言語処理 など

Pythonでできること

では、Pythonによるプログラミングでできることを見てみましょう。

データ処理・分析

売上推移などPythonのプログラムでExcelの操作を自動化しておけば、同じ処理を何度も手動で行う必要がありません。一度プログラミングしておけばデータ集計や余計なデータの削除、シート結合やグラフ描画などがすべて自動でできるようになります。

Webサイトのデータ取得

Webサイトの情報を自動で取得して、CSVやエクセルのデータとしてまとめることができます。 これはWebスクレイピングと呼ばれる技術です。

例えば、自分が定期的にチェックしているWebサイトのデータを取ることで、手動でアクセスする手間を省くことができます 。Webサイトの更新を自動チェックさせたり、定期的に価格を取得して保存することも可能なのです。

未経験からプログラミングを身につけるには

未経験からプログラミングを学ぶ方法は大きく分けてふたつ。「独学で学ぶ」「スクールで学ぶ」です。

独学で身につける

プログラミング学習に使える参考書や、無料学習用のWebサービスは多数存在します。これらを利用すれば独学でプログラミングを身につけることが可能です。

しかし、プログラミング学習において「挫折してしまう」ことが一番の問題点です。未経験から独学でプログラミングを始めた人の8〜9割が挫折してしまうと言われているほど、独学は難しいのです。

書籍や無料サービスを利用して学ぶ場合、初期費用が安く収まります。一方で、質問できる人がいないなど、デメリットもあるのです。

プログラミングスクールに通う

未経験からプログラミングを始めるならば、プログラミングスクールに通って基礎を身につけることをおすすめします。

スクールでは、プログラミング未経験者でもわかりやすいように何度も改善をしたテキストを使いながら、メンター(講師)のアドバイスを受けながら学習を進められます。

挫折につながる「参考書のレベルの不一致」や「質問できる人がいない」という問題を解消できる環境がプログラミングスクールなのです。

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