ビジネスチャットツールをこれから導入したいと思っているが、どれを利用したらよいか分からない人はきっと多いはず。
あるいは利用しているが、本当にこのツールでよいのか迷っている人もいると思います。
この記事では、業務効率化に適したビジネスチャットツールの選び方や比較ポイントについて解説します。
この記事の目次
ビジネスチャットツールとは
ビジネスチャットツールとは、業務連絡や報告などのやり取りを、チャットで行えるツールです。
メールや電話よりも手軽に、リアルタイムにコミュニケーションを取ることができる点が大きなメリットです。
1対1の個人チャットや複数人でのグループチャットの他、ビジネスチャットや音声チャット、ファイルの共有機能など、業務を効率化する機能が搭載されています。
ビジネスチャットの普及の背景
メールや電話よりも手軽なコミュニケーションを実現するビジネスチャットですが、最近は新型コロナウイルス感染拡大の影響も受け、需要が拡大しているようです。
さらなる感染防止のため、テレワークや時差出勤を実施する企業が増加し、その働き方の変化に対応するためビジネスチャットツールを導入する企業が増え始めています。
参照：Kabutan
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ビジネスチャットツールのメリット
ビジネスチャットツールのメリットについて解説します。
ビジネスチャットツールの導入を成功させるためには「どのような目的で導入するのか」を予め明確にしておくことが重要です。
手軽でスピーディーなコミュニケーション
手軽でスピーディーなコミュニケーションは、ビジネスチャットツールの大きなメリットです。
LINEのような個人用メッセージアプリと同様、会話ベースでやり取りができるため、メールのような堅苦しい挨拶を省いて本題のみ議論することができます。
会議の時間を削減できる
グループチャットを利用すれば、複数人で同時にチャットすることができます。
簡単な議題であればチャット上で済ませることができるため、わざわざ会議室を予約したり、メンバーの予定を調整して会議を開催する必要がなくなります。
テキストだけでは伝えづらい内容の場合は、ビデオ会議や音声会議の利用がおすすめです。
自席にいながら相手と気軽に会話できるビジネスチャットツールによって、出張コストを抑えることもできます。
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外出先からも見れる
スマートフォンにアプリをインストールすれば、外出先からでもやり取りをすぐに確認できます。
電話をしてもなかなか繋がらない、メールの返信が遅いなどの問題が解消され、コミュニケーションロスが原因による業務遅延を防ぎます。
ファイルやタスクの管理ができる
多くのビジネスチャットにはファイルやタスク管理の機能が搭載されています。
わざわざ他のツールを使わずに済むので、とても便利です。
ビジネスチャットのデメリット
コミュニケーションの活性化や業務効率化などのメリットがある一方、デメリットもいくつかあります。
対面でのコミュニケーションが減少する
日常のやり取りがチャットベースになることで、対面でのコミュニケーションは減少します。
ちょっとしたことの確認のために同僚の自席にわざわざ行ったりする必要がなくなる一方、社員同士の結束や一体感が得られづらくなる可能性もあります。
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仕事とプライベートの区切りが難しくなる
スマホにアプリをインストールすれば、休日や業務時間外でもチャットを見ることができます。
いつでも連絡が取れるという点ではメリットですが、土日に仕事のことが気になってチャットを見てしまう、アプリの通知機能で土日でも連絡がくるなど、プライベートの時間との区切りが難しくなる側面もあります。
業務に集中できなくなる
チャットツールには、新しいメッセージがくるとデスクトップ上に通知を出す機能が搭載されています。
同僚からの連絡にすぐに気づくことができる一方、頻繁に送られてくる通知が集中の妨げになる可能性がある点は注意が必要です。
情報漏えいリスクがある
スマートフォンにアプリをダウンロードして利用することで、社員は会社以外の場所でもチャットでのやり取りやアップロードされた資料を閲覧することができます。
端末の紛失やサイバー攻撃などのリスクがあることを理解し、個人端末へのアプリのインストールは禁止するなどの対策を講ずる必要があるでしょう。
情報が散乱しやすい
ビジネスチャットでは、タイムライン形式でコミュニケーションが進みます。
直近のやり取りが見えやすい一方、過去の情報がどんどん流れていってしまい、たどりづらくなるデメリットがあります。
また、複数人が同時に書き込むことで議論の焦点がずれていったり、少し席を外している間に未読数が一気に増加してしまう、といったこともよく起こります。
このようなことを防ぐため、シーンに応じてメールや電話なども活用する必要があるでしょう。
余計なやり取りが発生する可能性も
気軽にやり取りができることで、つい業務以外の話で盛り上がってしまったり、業務に支障が出てくる可能性もあります。
仕事をしないでチャットばかりしている社員がいる場合には、誰とどのようなやり取りをしているのかをある程度監視する必要があるでしょう。
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失敗しないためのビジネスチャットの比較ポイント
ビジネスチャットツールを導入しても「利用が普及しない」「業務が効率化しない」など予想と異なる結果が出るケースはあります。
このような失敗を防ぎ、狙い通りの効果を得るためには、適切なビジネスチャットツールを選ぶことが重要です。
導入コストは適切か
ビジネスチャットツールを選ぶ上で重要なのは、予算の設定です。
コストはもちろん安ければ安いほど助かりますが、コストを抑えるあまりに利便性が低かったり、セキュリティ体制に不安が残ってしまうと利用が普及しません。
反対に、セキュリティ性・利便性に優れ、導入効果が期待できるサービスであっても、予算を超えてしまうと長期的な利用は難しくなります。
機能、利便性、コストなどを総合的に判断して、適切なサービスを選びましょう。
機能は十分であるか
ビジネスチャットツールには、無料で利用できるものと、有料で利用するものの2種類ありますが、値段だけで決めることはおすすめしません。
特に無料で利用できるサービスは、利用できる機能やユーザー数が限られていたり、ファイルのアップロードや保存期間に制限があることもあります。
導入目的と具体的な利用シーンを想定し、必要な機能を見極めましょう。
使いやすいか
導入したチャットツールを社員が日常的に利用してくれるかどうかは、利便性にかかっています。
特に社員がチャットツールに慣れていない場合は、画面はわかりやすいデザインか、グループの作成やユーザー検索は簡単に行えるかなどは事前にチェックしておきましょう。
細かい操作感を試すためにも、無料トライアルをしてみることがおすすめです。
セキュリティに不安はないか
業務で利用する以上、セキュリティ体制にも考慮する必要があります。
特に無料で利用できるサービスはセキュリティ体制が甘い可能性もあるため注意が必要です。
ChatworkやSlackでは、国際規格ISO27001やSO27017などを取得し、大手金融機関やセキュリティ企業と同レベルのセキュリティを確保しています。
柔軟性・拡張性はあるか
長期的な運用を見越して、柔軟性・拡張性についてもチェックしておきましょう。
ただ社員同士のチャットツールをして利用するだけであれば、あまり深く考える必要はないかもしれません。
しかし、社外の関係者との情報・資料共有に利用したい場合や、ユーザーの権限を細かく設定したいなど、特定の要件がある場合などは注意が必要です。
メールとチャットはシーン別に使い分けよう
リアルタイムの気軽なコミュニケーションを実現するツールとして利用率を伸ばしているチャットと、多くの企業で主な連絡手段として使われているメール。
この2つは、シーンに応じて使い分けるのがおすすめです。具体的に解説していきましょう。
やり取りする相手に応じて使い分ける
- チャット：同僚やお互いに面識のある相手とのやり取り
- メール：初対面や目上の相手。社外の人などへの丁寧なやり取り
リアルタイムで情報共有するのに適しているチャットは、同僚など社内でのコミュニケーションに適しています。
一方、チャットに慣れていない人にとっては「チャットで連絡するなんて失礼だ」と思われてしまう可能性もあります。
また、社内であっても面識のない人に対しては、まずメールで挨拶した方がよいケースもあるでしょう。
会話そのものの重要性に応じて使い分ける
- チャット：同僚への相談など、やり取りの内容が、消えても問題ない場合
- メール：顧客への報告など、やり取りの内容を後に残す必要がある場合
会話ベースで最新のやり取りがもっと見えやすい場所に表示されるチャットツールは、過去のやり取りを探しづらいというデメリットがあります。
後で「言った言わない」などの問題にならないよう、後に残しておくべき内容はメールで行うようにしましょう。
人数と連絡の頻度に応じて使い分ける
- チャット：1対1や複数人での頻繁なディスカッション
- メール：イベントの告知や定期的な報告などの情報共有
より実際の会話に近いコミュニケーションができるチャットは、意見交換や議論などの頻繁に発生するやり取りに適しています。
一方、送信者から受信者への一方的な情報共有であるメールは、受け取った相手が返信したり反応する必要がない連絡に便利です。
まとめ
ビジネスチャットツールを導入した企業の中でも、社内でのやり取りを目的に応じてチャット・メール・電話で使い分けているのが一般的です。
導入する際には、自社の運用や導入目的にマッチしたツールを選ぶようにしましょう。
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