マネジメント 2018.03.13 2018.04.03
5W3Hとは?新入社員のノートの取り方、仕事のコツや思考法を解説

あなたは仕事をする中で、上司や同僚、部下に「思うように話が伝わらない」と悩んだ経験はありませんか?

そうしたコミュニケーションの課題を解決するのに役立つフレームワークが「5W3H」です。5W1Hという有名なフレームワークに比べ、2つ「H」が増えた5W3Hは、スピーディーな意思決定や行動に役立ちます。

ここでは5W3Hの詳細や仕事への活かし方を紹介します!

5W3Hとは?

より正確で漏れが無い情報伝達のテクニック

いくら同じ会社で同じ仕事をしている上司や同僚、部下であっても、漏れなく正確に情報を伝えるのは難しいものです。

では、ビジネスパーソンはどのような手段を使って、正しく情報を伝達しているのでしょうか?

実は5W3Hというフレームワークがあるのです。

5W3Hは物事を正確に、漏れなく伝えるための情報伝達テクニック(手段)です。伝えたい内容に5つのW、3つのHに関する情報が含まれていると、仕事や企画の内容が第三者にもクリアに伝わるようになるのです。

ビジネスの考え方の基本となるフレームワーク

情報伝達はビジネスの基本です。ゆえにビジネスアイデアを考えることを始め、上司や同僚、部下とのやり取り、取引先とのコミュニケーションにおいても「正確で漏れのないやり取り」は大変重要です。漏れがあると、後々のトラブルの原因となります。

そのため、5W3Hは単なる情報伝達テクニックの域を超えて「思考のフレームワーク」としても重用されているのです。

5W1Hを応用した思考法が「5W3H」

5W3Hに似たフレームワークに「5W1H」があります。これは英語の授業などで習ったことがある人もいるのではないでしょうか。

5W1Hは「When(いつ:時間)」「Where(どこで:場所)」「Who(誰が:対象人物)」「What(何を:課題)」「Why(なぜ:理由・動機)」「How(どのように:手段)」を表し、文章を組み立てる上での基本パターンとなっています。

しかしビジネスとして仕事上の情報を正しく伝達するためには5W1Hでは少し足りません。

そこで5W1Hをベースに、更に問いの内容を掘り下げて作られたフレームワークが、5W3Hなのです。

5W3Hでは「How」を深く掘り下げる

ではどのように掘り下げられているのでしょうか。

見てわかるとおり、5W1Hに比べ、5W3Hでは「H」の項目が2個増えています。

実はHow(どのように:手段)をより掘り下げることで、「5W」で考察した項目を、どのように実行に移すのかを、より具体性を持って検討できるようになるのです。

スピード感を持った状況判断や、即行動を起こしたい方は5W1Hより5W3Hが向いています。

5W3Hの項目の意味

5W3Hで追加された2つのHとはHow Many(どれくらい:規模)How Much(いくら:価格)です。

つまり何かを実現するために、どれくらいの規模のものを予算(または価格)はいくらで行うのか、という情報が追加されているわけです。それでは5W3Hの使い方について説明しましょう。

What 何を(課題)

どういったものを課題と考え、目的は何かを明確にします。

Why なぜ (動機)

なぜ、それを大切な課題であると考えたのか、その理由を明確にします。

Who 誰に(対象)

それは誰のためになるのか、誰がそれを希望しているのかを明確にします。

When いつ (時期、時間帯)

これには時期と時間帯の2つがあります。時期は長い時間の中で「いつまでに」や「いつごろ」を表しますし、時間帯は一日の中での「タイミング」を表します。

Where どこで (場所)

どこで使われるのか、具体的な利用場所を明確にします。

How どのように (手段)

これは手段ですので、実現するための方法を明確にします。

How Many どれくらい(規模)

どれくらいの規模や拡がりを目指すのか、を明確にします。

ビジネスではこの点を意識しておかないと「やったはいいけど拡がらなかったね」で終わってしまうこともあります。目標とする規模をしっかりと考えておくことで、達成できなかった原因を考え、問題点を発見することができるようになります。

How Much いくら(価格)

これもビジネス的な思考をするためには大切です。いくらでも予算をつぎ込めば規模は大きくできるわけですが、ビジネスであれば赤字にならないように調整する必要があります。

予算を見て、費用対効果をしっかりと意識することは重要なことなのです。

また価格も同様です。規模を拡げるには、価格も重要な検討要素です。

5W3Hを使った仕事の考え方の実例

ニュース記事をまとめてチェックできるアプリケーションを作る場合

では、実際に5W3Hをフレームワークとして使った実例を挙げてみましょう。

今回はニュースアプリを作る場合を考えます。特に企画を考える上で、チェックすべき点や、意識するべきポイントをおさえます。

What 何を(課題)

ビジネスパーソンは忙しいため、時間を有効に使えるようにしたいというニーズがある。しかし日本経済新聞のCMにもあるように、世の中の流れや動きは常におさえておかないといけない。

その短い時間の中でも常に新しい情報を入手し、自分をアップデートできるようにするため、一人一人が興味のあるニュース記事をまとめてチェックできるアプリケーションを作ろう。

Why なぜ(動機)

インターネット上にはニュース配信サイトが多すぎて、ニュース記事を探しながら読むにはものすごく時間がかかる。記事数も多すぎて、自分が欲しい情報にたどり着くのが困難。

しかし一つのサイトだけでは必要な情報を全て入手することは難しく、必ず複数のサイトを確認しなければならない。しかも同じ内容であっても複数のサイトで読むことにより、より深く理解できることもある。

Who 誰に(対象)

忙しくてニュースを読む時間を多くは取れないが、トレンド情報はキャッチアップし続けなくてはいけないビジネスパーソンを対象とし、彼らが使いやすいものを目指す。

When いつ(時期、時間帯)

時間を有効に使えることが重要。なので、毎朝の通勤、毎夜の退勤時間のように、主にすきま時間に使用されるアプリにする。

Where どこで(場所)

隙間時間での利用を主と考えたので、使用場所としては電車やバスなどの公共交通機関の中とする。もちろん他の場所でも利用しても構わない。

How どのように(手段)

電車やバス内での使用を想定するなら、モバイル向けアプリとして開発する。したがって、iOSとAndroid対応が必須。

またニュース記事は記事本数が膨大になる。記事タイトルをベースに自動でカテゴリ、タグの振り分けを行い「自分が読みたい記事だけ、効率よく読める」機能をつけよう。

他にも悪質な広告記事が入り込まないように、アドブロック機能も搭載しよう。

How Many どれくらい(規模)

すでに同じ様なアプリを提供しているライバルも多いので、まずはその規模の10%程度として、20万ダウンロードを目指そう。

How Much いくら(価格)

20万ダウンロードを目指すなら最初から有料の場合、本当に使い物になるのかわからないため、警戒されてしまって拡がらない。

そこで、ダウンロード価格は無料としよう。ただしそれでは開発にかかった費用○○円を回収できなくなってしまうので、無料記事と一緒に有料記事の配信を合わせて行い、初期投資した費用○○円は××ヶ月で回収できるようにしよう。将来的には課金モデルへの移行を目指し、もうけが出るようにしよう。

このように考えていくと、ビジネスアイデアが浮かんだ際に、その実現可能性を仔細に検討することができます。特に5W1Hに追加された2つのHは、ビジネスとしての目的や目標を実現する際に大切なことをあぶり出してくれます。ここをしっかりと検討するのがコツです。

これは裏を返せば、実現する上ですでにできている「強い要素」と、まだまだ検討が必要な「弱い要素」を浮き彫りにすることに繋がります。

有力なアイデアが浮かんだら、まず5W3Hのフレームワークに当てはめ、さらにその各要素をリサーチしていくと良いでしょう。

5W3Hを生かした仕事のコツ

ここからは企画やビジネスアイデアだけでなく、5W3Hを日常の仕事にも生かしたいという方に向けて、仕事のコツを紹介していきます。

仕事の優先順位を決める

5W3Hに当てはめると、ビジネスアイデアを考える上で検討すべき項目のうち「弱い要素」が浮かんできました。各項目を書き出す上で「詰まった箇所」「悩んだ箇所」はありませんでしたか?

悩んだ箇所は弱い箇所。弱いということは、優先して取り掛かるべき箇所であり、追加情報を集めると同時に、考えなければいけない内容が多い箇所と言い換えることができます。

このように優先順位を決めるのに、このフレームワークが役立ちます。

優先順位はさらに細かく定めるのが、いい仕事のコツ

とはいえ、弱い箇所は一つとは限りませんから、仕事が増えてくると、一体どれから手を付けたら良いのか悩む場合が往々にしてあります。

先に手を付けたからとか、上司から渡された仕事だからという理由で優先順位を付けると、急ぎの仕事が間に合わなくなる可能性もあります。

仕事の優先順位は、重要性と緊急性のバランスによって決めるのがコツです。

重要性が高く、緊急性も高い

例えば、急にライバル会社が同じ様なサービスを立ち上げようとしているという情報が入った場合、サービスを開発しているプロジェクトを進める上での前提条件が変わってしまいますので、スケジュールの見直しなどが急務になります。

こういうのは「重要性が高く、緊急性も高い」内容と言えるでしょう。

重要性は高いが、緊急性は低い

プロジェクトで開発中のサービスを、最終的にいくらで販売するのかという点は、もちろん重要なのですが、リリースまでに最終決定をすれば良いので「重要性は高いが、緊急性は低い」内容と言えます。

重要性は低いが、緊急性は高い

一方、サービスを開発していることを聞きつけた得意先が、明日概要を教えて欲しいと言ってきたとします。その会社に売れるかどうかはわからない場合「重要性は低い」のですが、プレゼンテーションが明日であることを考えると「緊急性は高い」と言えるでしょう。

重要性は低く、緊急性も低い

最後に「重要性は低く、緊急性も低い」ものです。これは上3つに当てはまらなかったものです。例えば「サービスを宣伝するのにノベルティーとしてメモ帳を作った方が良いかどうか」などです。

これは宣伝方法を考えるのが重要なのであって、そもそもノベルティーが必要なのかどうか、さらに言えばノベルティーの中身は、作ることが決まってから考えれば良いことです。また、そもそも開発中のサービスであれば、今の段階で宣伝方法を考えることもナンセンスだったりします。

こういうものは「重要性は低く、緊急性も低い」と考えて良いでしょう。

5W3Hを生かした新入社員のノートの取り方

では、仕事の優先順位を決める以外には、どのような活用方法があるのでしょうか。

使ってみると大きな効果が得られる例として、会議の議事録など、ノートの取る際の活用法を紹介します。

上司の話はくまなくメモしよう

まずノートにメモを取る際の前提は、話の内容を聞き漏らさないことです。内容を聞き漏らしてしまった場合、作業を行う上で大切な情報が抜け落ちる可能性があります。しっかりメモを取るようにしましょう。

メモの内容を5W3Hに当てはめて、検討しよう

このようにしてメモを取った内容から、5W3Hに相当する部分を抜き出していきます。そこがメモの取り方のコツで、上手く取れたメモからはいろんな事がわかってきます。

漏れている内容、わからない箇所はないか

5W3Hを意識しながらメモを読み直していくと、漏れている内容が見つかることがあります。

漏れている内容は、自分が聞きそびれているか、または上司が話をするのか忘れたかであることがほとんどです。そもそも上司自身も、その項目が「漏れていること」に気づかず話していたという場合もあり得ます。

自分が聞き逃してメモが漏れてしまったなら、もう一度質問し直し、メモを完全な状態にするべきです。逆に上司が話をするのを忘れていたのであれば、上司に追加で話してもらうべきです。

もし上司自身も検討すべき項目が漏れていることに気がつかず、仕事を進めているのであれば、すぐに検討を行うためのミーティングをするべきです。漏れた項目をそのまま放置しておく、プロジェクトが進んでいった時にトラブルの原因となります。

「そんなの聞いてないんだけど?!」というセリフがチーム内を飛び交う事になるのです。

業務の優先度を検討しよう

こうして漏れをなくし、5W3Hの項目が揃ったら、その項目を見ながら自分のやるべき仕事に優先順位をつけましょう。

優先順位は「①重要性が高く、緊急性も高い」「②重要性は低いが、緊急性は高い」「③重要性は高いが、緊急性は低い」「④重要性は低く、緊急性も低い」の順番に並べると、作業がやりやすくなります。

優先度が高い作業は、カラーペンなどでチェックしておこう

優先順位をつけたら、その項目にカラーペンで色をつけるなどしておきましょう。後からメモを見直した時に、優先して仕事をしていたのがどの項目だったのかがわかります。

また、①~④のどれに当てはまると考えていたのかを、その理由も一緒にメモしておくと、のちのち見直した際に、自分の判断基準が正しかったのかを検証することもできます。

5W3Hの活用は、良い仕事につながる

最後に、5W3Hを活用して、仕事の質を上げる方法をお話ししましょう。ここでは3つの使い方を紹介します。

報連相で漏れがなくなる

会社やチームの中で情報を共有するために、報連相(報告、連絡、相談)を行っていると思います。その際も、5W3Hを意識して行う事が重要です。目的、原因、理由、時期、手段、いくら予算がいるのかなどが明確になると、報告、連絡、相談の全てがスマートになります。

仕事ですべきことがクリアになる

「5W3Hを生かした仕事のコツ」でも書きましたが、仕事の優先順位をつけることで、するべきことがクリアになります。

特に仕事として取り組む場合、その内容は本当に取り組む必要があるのか、その時期は今なのか?などをクリアにすることによって、大切な作業は何なのかを意識することができるようになります。

プレゼンテーションに説得力が増す

プレゼンテーションを行う時には「まず結論から話し、そのあと理由を説明すると良い」と言われます。様々なメディアでそのように書かれているのを読んだことがある人もいるでしょう。

でも「結論から」の部分は何とかなったとしても、「理由」のところで説得力のある理由を説明できなければ、プレゼンテーションされた側が納得できない、ということは往々にしてあります。そこで「理由」を説明するのにも5W3Hを活用しましょう。

例えば、先ほど考えたニュースアプリをプレゼンテーションするシーンを想像してみましょう。

何故ニュースアプリを作らなければいけないのか、という理由を説明するのにWhatWhyを使います。

そして具体的な提案として、Who、When、Where、How、How many、How muchという順番で話を進めると、聞いている側もイメージが付きやすくなります。

このように、5W3Hを上手く活用できるようになれば、企画を考える時、仕事の優先順位をつける時、報連相を行う時、さらにはプレゼンテーションをする時など、様々なシーンでより良い仕事を行うことができるようになります。

このフレームワークを使いこなし、ワンランク上のビジネスパーソンを目指してください。

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Tatsuya T. Yamada Tatsuya T. Yamada
天文学・宇宙物理学の研究を行い、一般向けの講演会や解説書も書いていた。現在は、1991年から行っている「パソコンを使った教育」を本業とし、eラーニングソフト・コンテンツを開発している。教育ビッグデータ、教育へのAI活用の専門家。日本天文学会、教育システム情報学会、宇宙作家クラブ会員。
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