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履歴書と職務経歴書の書き方は?初めて転職するあなたをサポート

作成: 2019.04.23

 

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初めての転職で、履歴書・職務経歴書の書き方がよくわからない…

転職をする際は、履歴書だけでなく職務経歴書も必要となります。

履歴書は聞きなれた言葉でしょう。アルバイトの面接などでも書いたことがあるはず。一方、職務経歴書については、初めての転職だと書いたことがないという人が多数ではないでしょうか。

この記事では履歴書と職務経歴書の書き方を、転職初心者向けに解説。履歴書の書き方については、就活生がエントリーシートを書く際にも参考になるよう紹介しています。

転職するなら履歴書と職務経歴書を用意しよう

そもそもなぜ履歴書とは別に職務経歴書が必要なのかもよくわからないと思います。

まずは履歴書と職務経歴書を書くそれぞれの理由について見ていきましょう。

履歴書を書く理由

履歴書はあなたの基本的な情報(プロフィール)を判断するための書類として使われます。

企業の採用担当者は、履歴書を見てあなたに入社の資格があるか、企業が求める人材なのかを判断しています。受験票に近いものと考えていいでしょう。

書いてある情報だけでなく「字の綺麗さ」や「文章表現」などからあなたの人間性などを見る材料にも使われるのです。

履歴書の書き方へ

職務経歴書を書く理由

職務経歴書には、あなたがどんな仕事を経験し、どんなスキル・資格を身につけてきたかを記載します。

すなわち採用担当者は職務経歴書を見ることで、あなたの仕事におけるキャリア・スキルを知ることができるのです。そこから、採用後にどのような働き方をしてくれそうかも想定できるようになります。

履歴書があなたの基本的な情報を明らかにする書類だとするなら、職務経歴書はあなたの働き方やビジネススキルを明らかにする書類なのです。

職務経歴書の書き方へ

どちらとも自己PRに使える

履歴書と職務経歴書は、あなたの自己PRに使えます。ただ自分の情報や職歴を書くだけではもったいないです。記載したの情報と企業が求める人物像がマッチした時、採用に近づけます。

次の項目から解説する「履歴書・職務経歴書の書き方」を参考に、アピールにつながる書き方を意識してみましょう。

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履歴書の書き方

志望する企業・職種や書式フォーマットによって記入する内容は異なります。ここから紹介する書き方は、あくまで基本的なものだとお考え下さい。

まずは履歴書の書き方から解説します。

写真

あなたの顔写真を貼ります。履歴書の所定の位置にのり付けしましょう。

大きさは履歴書のフォーマットに従ってください。一般的に横2.4〜3cm、縦3.6〜4cmのサイズで指定されています。

駅の中などにある撮影機だと写真の大きさ設定ができ、履歴書サイズに自動で調整してくれるものもあります。

その他、写真に関する注意点は以下の通りです

・直近3ヶ月以内に撮影したものを使用する
・カラーで正面から撮影した写真であること
・本人単身で胸から上が写っている写真であること
・写真が剥がれた時を想定して裏に名前を書いておく

表情は明るく爽やかな印象を与えるようにしましょう。髪型や、女性なら化粧にも気を配ってください。

写真を貼るのは、履歴書の必要項目を全て書いた後がおすすめです。最初に貼ってしまうと、文字を間違えた時などに1枚無駄になってしまいます。

基本情報(名前、住所、生年月日など)

あなたに関する基本的な情報を記載します。履歴書のフォーマットによって記入する内容は若干異なりますが、主に以下の通りです。

・名前(ふりがな)
・生年月日
・年齢
・住所
・電話番号
・メールアドレス

自分自身に関する情報なので、記入すること自体は問題なくできると思います。ただ、情報に間違いがないように注意しましょう。

住所や連絡先は、企業が合否連絡を送るためにも使う情報です。間違っていると採用になっても連絡が取れず、不採用扱いになってしまうケースも考えられます。

学歴・職歴

あなたの学歴、職歴を時系列に沿って記入します。入学・入社年次については西暦か和暦で統一しましょう。

学歴の記入例(転職の場合)

転職の場合、学歴は高校や専門学校から書くのが一般的です。

学校名は正式名称を記入してください。例えば「高校」の場合は「高等学校」と記入します。学校名と合わせて、在籍していた学部学科、専攻コースなども記入しましょう。

【記入例】
平成20年 4月 私立〇〇高等学校 普通科 入学
平成23年 3月 私立〇〇高等学校 普通科 卒業

学歴の記入例(大学・高校に在学中の場合)

まだ学校を卒業しておらず来年度から就職する場合、最終学歴の書き方に注意してください。最終学歴は「卒業見込み」と記入します。

【記入例】
平成23年 4月 〇〇大学△△学部××学部 入学
平成27年 3月 〇〇大学△△学部××学部 卒業見込み

職歴の記入例

初めて就職した時点から現在までの職歴をもれなく記入します。学生時代にしていたアルバイトは含めないのが一般的です。

それ以外の書き方については、学歴と同じです。時系列に沿って、入社した企業名、所属していた部署を記入していきます。企業名は省略せずに書きましょう。

履歴書に業務内容を記入するケースもあります。しかし、職歴が多く業務が多岐にわたる場合、書ききれないことがあるかもしれません。。

具体的な業務内容については、履歴書と一緒に提出する「職務経歴書」に記載してください。

就活生など職歴がない方は「特になし」と記載しましょう。

志望動機

あなたがなぜその企業に入社したいと考えたのか、理由を説明する項目です。

あなたの自己PRになる部分でもあり、企業があなたを自社とマッチした人材であるかを確かめる重要な部分でもあります。

ただ志望した理由を書くだけでなく、面接官に「あなたを採用したい」と思わせる書き方をしましょう。

意識したい点としては以下の通り。

・過去の職歴を業務にどう活用できるか
・競合他社ではなく、その企業を志望した理由を説明できるか
・企業が採用したい人材とあなたの経歴がマッチしているか
・あなたの将来的な目標と企業のビジョンがマッチしているか

志望動機の書き方に迷ったら、こちらの記事も参考にしてください。

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免許・資格

あなたが現在保有している免許や資格を記入します。取得年月日と資格の正式名称を記入していきましょう。

取得した時と現在とで名称が変わっている資格に関しては、取得当時のものを記入してください。

【記入例】
平成21年 7月 普通自動車第一種運転免許(AT限定)

保有している免許・資格であれば何を記載しても問題はありませんが、志望している企業の職務に関するもののみに絞るのがベストです。

免許・資格を持っていることであなたの評価が上がることもあります。より採用につながりそうなものを記載しましょう。

免許・資格を持っていない場合は「特になし」と記入します。それでも問題ありませんが、採用されたいならアピールポイントは一つでも多く持っておきたいところ。

就職・転職をきっかけに資格の勉強をしたいとお考えならば、こちらの記事が参考になります。

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本人希望

志望している企業で働くにあたり、あなたの希望条件を書く項目です。しかし、原則として「貴社規定でお願いします(貴社規定に従います)。」と記入します。

どうしても企業側に考慮してほしいことがあれば記入するようにしましょう。その際には、ただ待遇の考慮を求めるだけでなく、自分でも努力する旨を伝えられると印象は悪くなりにくいです。

趣味・特技

あなたの趣味や特技を書きます。仕事とは関係なさそうな項目ですが、面接中に趣味・特技が話題になり、面接官の興味を引ける可能性があるのです。空欄にせず書きましょう。

その他にも趣味・特技を書いておいたほうがいい理由や、具体的な書き方については以下の記事で詳しく解説しています。

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通勤時間

自宅から勤務地までの通勤時間を記入します。5分単位で記入するのが一般的です。どのような交通機関を使っているのかも併記しましょう。

【記入例】
1時間15分(徒歩・電車)

企業側としては、通勤時間を知ることで大まかな交通費や、無理なく通勤できる範囲なのかを知りたがっています。

住まいの場所によっては住宅手当を受けられることもあるので、空欄にせず記入しましょう。

通勤時間が長く、不採用にされてしまうのではないかと不安なら、面接の際に「採用後に転居可能」であることを伝えてみましょう。

賞罰

「賞」とは受賞歴や表彰暦のこと、「罰」とは犯罪歴のことを表します。これらを記入するのが賞罰の欄です。

記入する必要がなければ「特になし」で構いません。実際に記入できる受賞歴の基準としては「全国・国際レベルの表彰」となるので、非常に水準が高いです。当てはまるものがある場合のみ記入しましょう。

扶養家族

配偶者や子供がいるかどうかを記入します。企業側で社会保険の手続きをする際に必要となる情報です。

独身の場合、基本的に扶養家族は「無」となります。

扶養家族に当てはまる条件は以下の通りです。

・ほかの健康保険組合で被保険者になっていない
・収入が条件を満たしていること(被扶養者の1月~12月の年間収入が、60歳未満は130万円未満(1カ月当たり10万8,334円未満)、60歳以上および障がい者は180万円未満(1カ月当たり15万円未満)
・3親等内の親族で同居している、もしくは別居でも扶養可能な親族であること

引用:マイナビ転職

履歴書を書く時の注意点

履歴書の書き方についてはここまで説明した通りです。

他にも細かい点ですが、注意してほしいことがあります。以下の点にも気を配ることで、より読みやすく、採用につながりやすい履歴書となるでしょう。

黒のペンかボールペンで書く

履歴書を手書きする際は、黒のペンかボールペンで書きましょう。

鉛筆、シャープペンシル、消せるボールペンなど、内容が消えてしまう恐れのあるペンは使わないようにしてください。

誤字脱字に注意する

誤字脱字がないよう見直してください。誤字脱字をそのままにしていると、履歴書から受け取るあなたの印象を下げてしまう場合があります。

また、単純に誤字脱字が多い履歴書は読みにくいものです。

もし書き間違えてしまったら、新しい履歴書に書き直しましょう。原則として修正液・修正テープを使って直すのはNGです。

略字にも気をつけてください。あなたは読めたとしても、面接官が読みにくく感じてしまう可能性があります。

ウソの内容は書かない

履歴書にウソの内容は書かないようにしてください。例えば、

・ありもしない学歴・職歴を記載する
・取っていない資格を記載する
・前職の年収を実際より多く申告する

など。

面接官がウソの内容に言及して、答えがしどろもどろになっていたら怪しまれてしまいます。

うまく採用になったとしても、履歴書に書いてあった資格があなたのスキルと見合っていなかったり、事実確認をしたりしたことでウソが発覚する恐れもあります。

これらは経歴の詐称となり、企業側の判断次第では内定の取り消しにもなりかねません。

空欄がないようにする

履歴書には、極力空欄がないようにしましょう。自分に該当しない項目については「特になし」と記載してください。

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職務経歴書の書き方

続いては職務経歴書の書き方です。

履歴書はフォーマットが用意されており、それに従って書けばいいので迷う点は少ないでしょう。

一方で職務経歴書は、人によって書き方が異なります。ここで紹介する基本的な書き方を参考にしつつ、あなたなりの職務経歴書を完成させてください。

主に以下の項目を記載しておきましょう。

年月日、氏名

頭の部分に「職務経歴書」とタイトルを記載。提出日(その前日でも可)の年月日と氏名を記載します。

職務経歴書全体で西暦か和暦に統一しましょう。

経歴要約

あなたの職務経歴と、それによって得たスキルなどを要約して記載します。面接官があなたの経歴を把握しやすくするためです。

この要約にあなたが面接でアピールしたい点を盛り込んでおくと、面接官に伝わりやすくなります。

職務経歴

あなたの職務経歴をもれなく記載します。職務経歴書における重要な部分です。

履歴書にも職歴を書きましたが、履歴書は記入欄が小さいため、詳細まで書くことが難しいです。書き切れなかった分を職務経歴書に記載します。

勤務を始めた年月日、企業名、部署、役職、業務内容、部署異動など、職務に関することはできるだけ記載しましょう。あまりにも長くなってしまう場合、要点のみまとめても構いません。

職務経歴を書く順番としては、以下の方法を試してみてください。

・編年体形式/逆編年体形式
・キャリア形式

それぞれについて説明します。

編年体形式/逆編年体形式

あなたの職歴や行ってきた業務内容を時系列で書いていく形式です。履歴書の職歴の書き方に似ています。

編年体形式は、過去から現在までを順番に記載する方法。逆編年体形式は現在から過去に遡るようにして記載する方法です。

時系列になっていた方が自分としても書きやすく、目を通す面接官としてもあなたの経歴を把握しやすいことでしょう。まずはこちらの方法で書いてみるのがおすすめです。

キャリア形式

業務・プロジェクト内容ごとに職務経歴を記載する方法です。同業種で複数回転職した経験のある人ならばこちらの方法がよいでしょう。

業務の重要性やなどをアピールしやすくなりますが、編年体形式に比べると、時間の経過が分かりにくくなってしまいます。

自己PR

過去の職務の中でどのようなことをしてきたのかを自己PRにつなげます。具体的には、

・業務で工夫した点
・功績、達成した目標
・取得したスキル・資格

など。

それらを志望する企業の業務でどのように活用できるかを記載することで、自己PRとなるのです。

職務経歴書の役割は、ただ経歴を紹介するだけではありません。あなたのPRにも使えるのだと理解しておきましょう。

職務経歴書を書く時の注意点

職務経歴書を書く時の注意点も、履歴書と重複している部分があります。

・誤字脱字をなくす
・ウソの内容を書かない

これらを踏まえた上で、さらに意識しておきたいポイントを紹介します。より見やすく、アピールポイントの伝わりやすい職務経歴書を目指しましょう。

見やすくレイアウトする

職務経歴書には決まったフォーマットがあるわけではありません。あなたの職歴に合わせて作り上げていきます。ある程度自由に作成できる分、レイアウトに気を配ってみましょう。

・内容が複数にわたる場合は箇条書きにする
・表(リスト)を使って一目見て内容がわかるようにする

このように工夫することで、面接官にとって読みやすい職務経歴書となるでしょう。

1〜2枚以内に収める

職務経歴書の枚数は1〜2枚ほど、多くても3枚以内に収めましょう。

あまりに枚数が多いと面接官が全部に目を通す時間がなく、アピールしたいポイントを見てもらえる可能性も下がってしまいます。

先ほど紹介した「職務要約」「箇条書き」「表(リスト)」を用いることで、情報量を調整してください。

無理やり1〜2枚に収めようと文字を小さくするのも好ましくありません。文字は読みやすいサイズで、内容で削れる部分がないか考えましょう。

簡潔な文章にまとめる

職務経歴書を短めにまとめるコツとして、文章を簡潔にするということも忘れてはいけません。

伝えたい情報がたくさんあり、それらすべてを記載したい気持ちはわかります。しかし、詳細な情報は面接中に口頭で伝えることも可能です。

例えば、職務経歴書の文面には「ある結果とその要因」のみを記載し、詳細な情報は口頭で伝えるなどすれば簡潔な文章になるはずです。

履歴書・職務経歴書を送付する時のマナー

履歴書・職務経歴書は、面接の前に企業担当者宛てに送るよう指定される場合があります。

その際は、以下のマナーに沿って対応してください。

郵送する場合

郵送する場合、書類のサイズに合わせて封筒を用意しましょう。

封筒には企業の

・郵便番号
・住所
・企業名
・部署名
・担当者名(わからない場合は『〜(部署名)御中』と表記)
・在中書類(赤で記載するとわかりやすい)

そして裏面には、あなたの

・郵便番号
・住所
・名前

を記載して郵送します。

合わせて「添え状・送付状」も入れておくのがマナーです。

郵送中に封筒が濡れてしまう可能性があるので、中の書類はクリアファイルに入れておきましょう。

メールで送る場合

メールで送る場合は、PDF形式で送付しましょう。

データ容量が大きくなる場合は、圧縮ツールなどを使用した上で送付してください。

履歴書・職務経歴書に関するQ&A

その他、履歴書・職務経歴書を書く際に生まれそうな疑問とその答えを紹介しておきます。

以下の点にも注意しながら書き進めてください。

Q.履歴書は市販のもので大丈夫?

A.コンビニや文房具店などで売られている履歴書を使っても構いません。

企業によってはフォーマットが指定されている場合もありますので、注意してください。

大学生ならば、学校専用の履歴書を使うのが一般的です。

Q.パソコンで作成してもいい?

A.履歴書・職務経歴書ともパソコンで作成して問題ありません。

手書きで指定されていた場合は手書きするべきですが、文字を間違えたり、同じ文面を他の書類でも使い回すことを考えるとパソコンで作成した方が手軽でしょう。

Q.一度使った書類を使い回してもOK?

A.書類は提出する企業ごとに作成するようにしましょう。

文章の一部を使い回す分に構いませんが、書類ごと使い回すのはやめるべきです。

もし書類の内容が、企業の希望している内容と的外れな内容だった場合、採用には繋がりにくくなってしまいます。

また日付が何ヶ月も過去のものであった場合、受け取った側としては不自然に感じるでしょう。

Q.顔写真はスマホで撮影してもいい?

A.顔写真の撮影機材に指定はありません。所定サイズの写真であれば問題はないでしょう。

しかし、スマートフォンで撮影するのと撮影機を使って撮影するのとでは画質が異なります。撮影機の方が綺麗に撮れますし、傾いた状態で撮影してしまうなどのミスも起こりにくいです。

よっぽどの理由がない限りは撮影機を使うか、写真屋で撮ってもらうようにしましょう。

さいごに

本記事で紹介した履歴書・職務経歴書の書き方を元に、あなたの魅力をアピールできる書類に仕上げてみてください。

面接官はあなたの履歴書・職務経歴書を元に面接を進めます。書類の内容次第でアピールポイントをうまく伝えられるかどうかも変わるのです。

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この記事を書いた人

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ジロギン
新卒でベンチャー企業の営業に就職。残業がほぼない会社だったため、仕事が終わったら趣味のブログを書く毎日を送っていました。3年ほど勤めて退職し、ブログをきっかけにTECH::NOTEでライターデビュー。好きなものはマンガ、テニス、イラスト、サメです。