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円満退職するために!上司に伝える退職理由の例を紹介

公開: 2019.05.28

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「今の会社を退職したいけど、上司には退職理由をどう伝えればいいのだろう」
「できるだけスムーズに、そして円満に退職したい」

現在あなたはこう考えていませんか。

この記事では、退職理由の具体例を4つ紹介します。合わせて退職理由で避けるべき内容も解説しますので、参考にしてください。

これを読めば、退職理由の伝え方や、円満退社するためのステップがわかるでしょう。

退職理由は「自己都合」が原則

会社に伝える退職理由は「自己都合」が原則です。退職願(届)には「一身上の都合」と書きます。

しかし退職願(届)を提出する前に、まず退職の意向を上司に口頭で伝えるのが一般的。この場合も、たとえ自分の中で会社に不満があったとしても、「建前としての退職理由」を伝えるべきです。

では退職理由として伝えるべきなのは、どのような内容なのでしょうか。次の項目から解説していきます。

退職理由の例4つ

ここでは退職理由の4つの例を紹介します。

引っ越し、結婚など生活環境の変化

引越しや結婚などで生活環境が変化すると、現在の職場に通えなくなるケースもあります。例えば配偶者の転勤や、結婚を機に配偶者が住む場所へ転居する場合です。

ケースに応じて、以下のような内容で上司にその旨を伝えましょう。

「○月○日に結婚を予定しており、これを機に退職して相手が住んでいる大阪に転居したい」
「実家の母親が倒れて日常生活が困難になっているため、転居して介護に専念したい」

スキルアップや資格の取得

スキルアップや資格の取得も、退職理由として伝えることができます。

例えば以下のような内容で、上司にその旨を伝えましょう。

「現在〇〇の資格取得を目指しており、その勉強に専念したい」
「かねてより海外留学の希望があり、資金が貯まったためこの機会にチャレンジしたい」

キャリアアップのための転職

キャリアアップのための転職をする際も、退職理由として伝えることができます。

以下のような内容で、上司に伝えてみましょう。

「会社での経験を活かして、未経験分野でのキャリアを開拓したい」
「かねてより○○の分野の仕事に携わりたいと感じており、その夢を捨て切れませんでした」

独立開業

退職を考える人の中には、会社員から独立開業をする人もいるでしょう。

この場合の伝え方としては、以下のような内容がいいでしょう。

「この会社で培った○○のスキルを生かし、独立開業したい」
「副業で携わっていた〇〇で注文を多数いただけるようになり、これからは〇〇として独立してやっていきたい」

不平不満を伝えるのは控えよう

たとえ会社での働き方や人間関係に退職の原因があったとしても、不平不満を伝えるのは控えましょう。なぜなら不平不満を伝えると、それがきっかけで揉めてしまい、円満退職できない可能性があるからです。

また不満点を改善(給料アップ、部署異動など)することを理由に引き止められ、退職手続きが長引くことも考えられます。

ウソの理由はNG

不平不満を隠すために、ウソの理由を伝えるのはNGです。その場では切り抜けられるかもしれませんが、ついたウソによっては上司に心配をかけてたり、後々ウソがバレてあなたの信用が下がったりすることも考えられます。

建前としての退職理由は準備しても良いですが、事実と異なることを伝えるのは不誠実です。

円満退職するための注意点

もしも退職する際に会社と揉めたり、上司が不満に感じるような辞め方であったりした場合、その噂は人づてに広がるもの。あなたの今後のキャリアに影響が出ることも考えられます。

ここではそのような事態を避けるため、円満退職するための4つのポイントを解説します。

直属の上司に伝えよう

退職の意思は、直属の上司に伝えましょう。後ほど解説しますが、先に人事や管理職、同僚などに伝えてしまうと、上司の面子が潰れてしまう可能性があります。

円満退職のためには、直属の上司に余裕を持って退職の希望を伝えましょう。また意思を伝える時期にも配慮する必要があります。

例えば以下のようなタイミングは、可能な限り避けるべきでしょう。

・年末年始・期末
・その業界で繁忙期とされる時期
・大きなプロジェクトが進行する直前

直属の上司には、自分で積極的に動いてアポイントを取りましょう。おすすめは話を切り出したその日のうちに、アポイントを取ってしまうことです。

「折り入って話があるのですが、本日○時から30分ほど、お時間をいただけますか」と話してみましょう。

関連記事:退職に最適なタイミングとは。転職活動の成功を左右する理由も解説

退職予定日の1〜3ヶ月前に伝えるのがベスト

退職の意思は「退職予定日の1〜3ヶ月前」に伝えましょう。これは上司が「急に言い出されても困る」と感じる要素を排除するための、ベストなタイミングです。

なぜここまで余裕を持たせるのかと言うと、あなたの退職のために事務手続きをしたり、担当していた業務の後任を決めたりする必要が出てくるからです。

一方で、就業規則で退職予定日のいつまでに退職の意向を伝えるべきなのかが記載されているケースもあります。退職の意思が固まったら、まず会社の就業規則を確認しましょう。

自分の口で直接伝えよう

退職の意向は、自分の口で直接伝えましょう。なかなか言い出しにくい内容なので、「メールや電話で済ませたい」と感じる人がいるかもしれません。

しかしメールや電話で退職の意思を伝えると、「不誠実な態度」と捉えられる可能性があります。メールや電話では「折り入ってお話があります。○日の○時から○分程度、お時間いただけますか」など、直接話すためのアポイントを取るまでに留めましょう。

同僚への報告は上司に伝えた後で

退職の意向は、まず直属の上司に伝えるのが鉄則です。例えば同僚に「実は近々会社を辞めようと思っている」「転職先が決まったから辞める」と話してしまうと、それが噂となり、上司の耳に入る可能性もあります。

そうなると「こんな大事な話を、なぜ直属の上司である自分にまず伝えないのか」と思われ、上司の面子を潰してしまう恐れもあります。円満退社の妨げになることも考えられるため、「まず直属の上司に話す」のを原則ルールとしてください。

同僚に伝えるタイミングは、あなたの退職の意思が直属の上司から人事部に伝わり、公表されるのを待ってからにしましょう。

短期間での退職は異動願いなどできることをしてから

退職の意思は退職希望日の1〜3ヶ月前に伝えるのがベストですが、時にはもっと短期間で退職したい場合もあるでしょう。

例えば面接の時に話した部署と異なり、それが退職の理由となっているケースです。このような場合はいきなり退職の意思を伝えるのではなく、まず「上司に相談する」「異動願いを出す」などのアクションを起こすのが良いです。

なぜならこのようなアクションを起こせば、課題に対してアプローチを行ったという証明になるからです。転職の面接の際にも、説得力のある退職理由が話せるでしょう。

一方でこのようなアクションを一切行わずに面接を受けてしまうと、新しい転職先に「またすぐに辞めてしまうのでは」という不安を抱かれる可能性もあります。

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退職を伝えた後の流れ

上司に退職の意思を伝えた後は、以下のような流れで手続きをしていきましょう。

関連記事:退職の方法とは?手続きや会社を辞めるまでのステップを解説

人事担当者を含めて相談

退職の意思を直属の上司に伝えた後の手続きは、会社によって様々です。一般的には、人事部とのやりとりが発生します。

人事担当者も含めて会社と自分との希望をすり合わせ、退職日を決める必要も出てくるでしょう。この際に決まった退職日を、次のステップで提出する退職届に記載することになります。

法律に則ると、退職の意思を伝えた2週間後以降には、いつでも会社を辞められるようになっています。しかし円満退社のためには、会社のスケジュールも考慮しなければなりません。

引き止めに合う場合も

退職の意思を伝えてから退職まで、何事もスムーズにいくとは限りません。時には上司から、「今辞められたら困る」「君は会社に必要な人間だ」と引き留められるケースもあるでしょう。

しかしすでに転職先が決まっている場合、転職先の企業もあなたを迎え入れる準備に入っています。先延ばしにしてしまうことのないよう、自分の意思が固いことを、退職理由と合わせて説明しましょう。

退職願(退職届)の提出

会社のスケジュールも踏まえて退職日が決定したら、退職願(届)を提出します。

退職願(届)は、会社によって不要としているケースもあります。先のステップで退職の相談する際に、退職願(届)が必要かどうか、必要であれば提出先や提出期日、その他必要となる手続きも確認しておきましょう。

退職願(届)に書く退職理由は、自己都合退職の場合は「一身上の都合」とします。一方で会社都合の場合は、「早期退職のため」などそれぞれに応じた退職理由を書きます。退職願(届)の書き方については、以下の記事も参考にしてください。

関連記事:退職届の書き方|退職願(退職届)を出すタイミングとは?円満退社のポイント

関連記事:退職理由は自己都合と会社都合で異なる|アルバイトを辞める時も退職届は必要?ルールや注意点を解説

退職届と退職願の違い

退職届と退職願との違いは、退職が「確定しているかどうか」にあります。

退職願は「この日に退職させてください」と意思を伝える文書。一方で退職届は「この日に退職します」と伝える文書です。

なので口頭で退職の意向を示した後は、退職届を提出するのが一般的です。

業務の引き継ぎ作業

会社から正式に退職が公表されたら、後任者への業務引き継ぎ作業に移ります。業務の引き継ぎ作業は様々ですが、大きく分けて以下のようなことが必要でしょう。

・上司と相談して後任者を決める
・取引先に後任の担当者とともに挨拶に伺う
・日々の業務と長期的な仕事の流れを後任者と確認
・上司との報連相の方法を後任者と確認
・同僚に後任者や引き継いだ内容を報告

このような引き継ぎ作業には、マニュアルを作成する必要も出てきます。相当な時間を要するため、退職手続きの傍ら行うのは大変でしょう。

しかしこれは会社を辞める前の重要なステップ。円満退社のためには、自分がいなくなった後もスムーズに業務が進むよう、できる限りの配慮をしなければなりません。上司とも相談しながら、引き継ぎ作業を進めていきましょう。

備品の返却

退職の際は、以下のような備品を返却する必要があります。忘れているとトラブルになる可能性もあるため、自分の会社では何を返却する必要があるのか、事前に確認しておきましょう。

・社員証・社章
・名刺
・制服・作業着
・通勤定期券
・その他の備品(鍵・社内マニュアル・経費で購入したものなど)

名刺は情報漏洩の観点から、自分のものだけでなく仕事を通じて受け取ったものも原則返却します。また通勤定期券の清算方法は会社によって異なります。退職手続きを進める際に確認しておきましょう。

退職の際の手続きについては、以下の記事でも解説しています。合わせて参考にしてください。

関連記事:退職時に必要となる手続き・やるべきことを解説

保険証などの返却

退職の際は健康保険証を返却する必要があります。家族がいる場合は、扶養家族の健康保険証も合わせて返却するのを忘れないようにしましょう。

退職に関するQ&A

ここからは、「退職」でよく出る質問について、Q&A形式で解説していきます。

Q.退職理由は正直に伝えてもいい?

A.基本的には正直に伝えるべきです。

退職理由はできる限り正直に伝えましょう。一方で上司や会社への不満などは控えるのがベター。円満に退職できなくなる可能性があります。

Q.転職先を聞かれたらどう答えるべき?

A.競合他社への転職なら伝えない方がベター。

基本的に転職先を伝える義務はありません。「現在転職活動中です」といった答え方でも問題ないでしょう。特に競合他社へ転職する場合はデリケートな部分なので、伝えないのがベターです。

もちろん転職先を伝えても構いません。正直に伝えるかどうかはあなたと上司との関係性にも関わるでしょう。

上司としても退職後の進路は気になるところなので、転職先を尋ねてくる可能性は高いでしょう。事前にどう答えるのか、考えておくのがおすすめです。

Q.強く引き止められたらどうすればいい?

A.引き下がらないよう強い覚悟を持ちましょう。

どうしても退職したい場合は、引き止められても揺るがないくらいの強い覚悟が必要です。

ポイントとしては、退職の旨を「相談する」のではなく「報告する」心持ちでいること。引き止められた場合も、「働き続けるのは難しい」という一点張りで通す気持ちが大切です。

Q.引き止められなかったら自分は用無し?

A.「むしろスムーズに退職が進む」と前向きに捉えるべきです。

自分の退職があっさり受け入れられると、「必要とされていなかったのか」と寂しい気持ちになるかもしれません。

しかし「スムーズに退職が進み、転職先での準備に時間が使える」「転職先ではもっと必要とされる人材になろう」という方向に転換させましょう。

企業側としても、社員の意思を最大限尊重するという方針があるのかもしれません。

Q.上司に恐喝されたらどうしよう?

A.労働基準監督署などに報告しましょう。

会社を辞めることは、労働者に与えられた権利です。どのような状況であれ、企業側が恐喝して退職をなしにしようとするのはやっていけないこと。泣き寝入りせず、そのような事実があれば労基に相談しましょう。

以下の厚生労働省ホームページでは、各都道府県労働局、全国の労働基準監督署内に設置されている「総合労働相談コーナー」が紹介されています。各所在地のリンクもありますので、退職時のトラブルで悩んでいる場合は参考にしてください。

参照:総合労働相談コーナーのご案内|厚生労働省

さいごに

退職理由は「自己都合」が原則です。その中でも結婚や転居、資格の勉強やキャリアアップのためなど、伝えるべき理由は正直に伝えましょう。

退職の意思はいきなり文書で提出するのではなく、まずは直属の上司に直接報告するのがルールです。またあなたがいなくなった後もスムーズに業務が進むよう、1〜3ヶ月前を目安に余裕を持って伝えるようにしましょう。

正しいステップを踏めば、あなたも円満退社を目指せます。

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フリーランスのWebライターです。小学生の娘と一緒にプログラミングを学習中です。テックキャンプブログではITの最先端を学びつつ記事を書いています。

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