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退職願(退職届)を出すタイミングとは?円満退社のポイント

作成: 2019.01.29 更新: 2019.09.10

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転職やライフスタイルの変化など、退職を決意するきっかけは人それぞれです。

退職を決意した時、まず始めに何をすべきでしょうか。ドラマなどで退職届や退職願を上司などに手渡すシーンなどもありますが、そもそもそこにはどのような事が書かれているのでしょうか。

今回は退職届(退職願)の出すタイミング、書き方、そして円満退社のためのポイントなどを解説します。

退職願・退職届・辞表の違い

まず、退職に関連してよく耳にする退職願・退職届・辞表という3つの言葉の意味について確認します。これら3つについて同じ意味を指すものと思っている方もいらっしゃるかもしれませんが、実際には以下のような違いがあります。

・退職願:退職の意志を願い出る文書。提出後、会社が承諾した時点で退職が決定する
・退職届:退職の意志を伝える文書。提出後、会社がそれを受理した時点で退職が決定する
・辞表:辞意を表明する文書。役職者や公務員が使用するもので一般的な会社員は使用しない

 

退職願と退職届には、その強制力に違いがあります。

退職願があくまで意志を願い出るものとして、その後の交渉次第では残留する可能性が残されているのに対して、退職届はそれが受理された時点で退職が決定となり、基本的に交渉などの余地はありません。

退職願・退職届を出すタイミング

転職先が決定した、身内が急に転勤になった、何かの都合で仕事が続けられなくなった、など退職の理由は人それぞれです。

どのような状況であっても、社会人としてこれまで働いた会社に迷惑をかけずに円満退職をするためには退職願・退職届を提出するタイミングが重要であり、そこには法律で定められた期限日の他に、社会人としての一般常識に基づいた期限日があります。

法律上の期限日として、民法では期間の定めのない雇用の解約の申し入れについて、申し入れを行った日(退職届が受理された日)から2週間が経過することで終了する、と定められています。

つまり、希望する退職日から逆算して14日前までに意思表示をすることで退職ができるとされているのです。

ですが、実際に退職をするとなると後任者の決定・業務の引き継ぎや会社側の手続きなどの作業が発生するため、遅くとも希望退職日の1ヶ月前には意思表示をすることが社会人のマナーとして一般的です。有給休暇などを消化してから退職する場合は、その期間も考慮します。

会社によっては期日を独自で設定しているケースもあるため、就業規則を確認しましょう。

なお、上述した期限までに必ずしも退職届・退職願を提出しなければいけない、というわけではありません。会社があなたの退職の事実を把握・同意している場合、退職届・退職願は手続き上必要な書類の一つに過ぎません。

言い換えると、重要なのはその期限までに上司に話をして、退職について会社と合意を取るということです。

退職までの流れ

退職願・退職届はあなたの退職の意志を正式に表明する文書として重要なものですが、それらを提出するまでにはいくつかのステップがあります。

ここからは、退職を決意してから実際に退職するまでの流れを確認しましょう。

まずは上司に相談する

退職を決意した場合、いきなり退職願などを提出するのではなく、まずは直属の上司に相談・報告します。その際には、ただ「辞めます」というのではなく

・退職の理由
・希望する退職日
・残っている有給休暇日数
・現在の担当業務やその状況、引き継ぎにかかる期間

などを説明します。

「上司に相談すると引き止められるのではないか」と不安に思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、会社や上司があなたの退職を止める権利はありません。納得してもらえるよう退職理由はしっかりと伝えられるように準備しておきましょう。

その後の流れは、会社があなたの退職に合意したか否かによって異なります。

会社が退職に合意した場合

上司が退職を合意した場合、基本的にはその後は上司(または会社)の指示に従って手続きを行います。

退職願(または退職届)やそれ以外の書類の手続きなどについても会社から記入・提出指示を受けることが一般的です。指示のあった書類は速やかに記入・提出し、会社があなたの退職手続きを滞りなく行えるようにしましょう。

会社側との手続きに併行して、業務の引き継ぎや転職活動などを行います。

会社が退職に合意しない場合

会社が退職に合意しない場合は、退職届を提出します。

上司が退職に合意してくれそうにない、話し合いをしても説得させられる、という場合は、退職届を用意し、希望する退職日の2週間前までに上司の上司、あるいは会社の住所宛てに内容証明郵便等で提出します。

ここで注意点として、民法で定められた2週間前までに会社が受理できるよう、退職届は前もって用意し、間に合うように送付しましょう。

退職時、有給休暇を消化したい場合は、以下の内容を盛り込んだ「退職届兼有給休暇消化申請書」として提出します。

・退職日、および有給消化日数・期間
・退職前の消化のため、時季変更権は行使できないこと
・有給取得を妨げる場合は労働基準法第119条で罰せられる恐れがあること
・損害賠償等を支払うつもりはなく、賃金からの相殺は認めないこと

この文書を提出してもなお、退職や有給休暇消化に関して会社との間で問題がある場合は、管轄の労働基準監督署へ相談しましょう。

退職届の書き方

退職届は、自身で用意するケース・会社でフォーマットが用意されているケースなどがあります。自身で用意する必要がある場合は、A4縦もしくはB5縦の白紙を用意し、そこに黒のボールペンや万年筆で手書きします。

退職届(または退職願)というタイトルを右側に記載し、本文、提出日、所属部署名、名前を書き、印を押します。最後に会社名と社長名を記入します。

作成した文書は、無地の白い封筒にいれ、表面中央に「退職届」、裏面左下にあなたの所属部署名と名前を書きます。

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有給を消化して退職するには

残っている有給休暇を消化して退職をしたい場合はどのようにすれば良いでしょうか。

有給消化は権利

会社(雇用主)から従業員(雇用者)への有給休暇の付与及びそれらを取得させることは雇用主にとっての義務であり、雇用者にとっての権利です。

つまり、退職前に有効な有給休暇を全て消化することは可能です。

円満退職のためには早めに切り出す

法律上、有給休暇を全て消化してから退職することに問題はありませんが、実際にそのようにしたい場合には業務の都合などを考えて取得するべきです。

具体的には、後任者の決定や業務の引き継ぎなどを考慮し、退職日までの数日~数週間が有給休暇を除いた最後の勤務日(最終勤務日・出社日)の遅くとも1ヶ月前までには上司などに退職の相談・報告は行いましょう。

賞与をもらって退職することは可能か

では、賞与をもらってから退職をしたい場合はどのようにすれば良いでしょうか。

まずは会社の規定を確認

賞与をもらってから退職をしたいと考えている方は、まず就労規則を確認し、賞与がどのような査定方法・期間をもって決定されているかを確認しましょう。

規定が明確にされている場合、例えば「1月1日~6月30日までの業務成果を同年9月1日~31日の間に評価し、賞与額を決定。同年12月末日付で付与する」といったように書かれています。

多くの場合、賞与は付与日時点で会社に在籍していることが条件となります。つまり、賞与を受け取ってから退職をしたい場合は、退職日を付与日当日、あるいはそれ以降にする必要があります。

退職が賞与額に影響する可能性も

賞与額は過去の成果をもって決定されるように規定されているケースが多いですが、人が判断する以上、実際には査定期間直前あるいは期間中の成果やパフォーマンス、将来への期待度なども含めて決定されることがあります。

そのため、査定期間前に退職を伝えた場合はそれが賞与額に影響する可能性もあります。

これはあくまでも可能性の話になりますが、もしあなたの職場で過去にそのようなことがあったという話を聞いている場合は、退職を切り出すタイミングを考慮したほうが良いでしょう。

賞与は次の職場でもらうという考え方も

賞与は、毎月もらう給料と同じくあなたの労働に対する報酬であるため、賞与をもらってから退職したい、と考えるのは自然なことです。

一方で、賞与をもらうためだけに退職日をずらす(延期させる)という判断は、次のスタートのタイミングが遅れることになるため、あなたのキャリアにとって必ずしもプラスになるとは言えません。

特に、転職先がすでに決定している場合は会社への入社日が遅れることで、その会社での初回の賞与査定では評価期間が足りずに対象外となり、賞与がもらえない可能性もあります。

賞与のために去ることが決定している会社に長く留まるより、一日も早く新しい会社でのキャリアがスタートさせる、という考え方もあります。

円満退社のためのポイント

退職する会社・職場への思いは人ぞれぞれですが、その会社が将来的に取引先になる可能性や、社内の人と個人的な関係は継続することが考えると円満退社が望ましいです。

円満退社のためにどのような点を抑えておくべきか、ポイントを解説します。

必要以上に退職を言いふらさない

次の転職先が決まった、などのきっかけであなたの中で退職の意志が固まった時、職場の人や誰かにその思いを話したくなるかもしれません。

しかし、退職を周囲の報告することは、それが会社によって同意されるまで待つべきです。

退職は、あなたにとってはステップアップ・キャリアアップに繋がるよい出来事かもしれませんが、残された人にとっては後任者の決定、業務の引き継ぎなど一時的に負担が増える可能性もあり、ストレスに感じてしまう人もいます。

また、職場の人に話したことがきっかけで取引先や他の部署にまでその噂が広まり、誤解や混乱を招くことにもなりかねません。

職場を混乱させないためにも、まずは上司に報告し、職場の人などへの報告は上司の指示に従って適切なタイミングで行いましょう。

退職理由、退職時期を明確にする

退職を報告する際には、退職理由・時期は明確にしましょう。これは、

・会社(上司)との退職交渉をスムーズに行える
・職場または取引先など業務で関わる人に退職を納得してもらう

という2つの目的があります。

1については、理由・時期を明確に伝えることで会社にあなたの意志が固まっていることを示すことができ、引き止めや退職日の延期交渉などを行わせない狙いがあります。

2については、あなたの退職に納得してもらうことで、気持ちよく送り出してもらうことが出来るでしょう。

退職までにやること

最後に、退職までにやっておくべきことを整理します。各項目を実際に行う必要があるかどうかは個人によって異なります。

また、業務に関連する手続きは会社から別途指定があるケースもあります。

保険・年金関係の手続き

・健康保険証の返却
・年金手帳の受け取り
・雇用保険被保険者証の受け取り
・離職票の受け取り
・失業給付金の手続き(ハローワーク)
・国民年金の手続き
・国民健康保険か健康保険任意継続の手続き

業務関係の手続き

・仕事の引き継ぎ
・社員証、名刺、社用携帯電話、パソコンなどの返却
・源泉徴収票の受け取り
・退職所得の受給に関する申告書の作成(退職金がある場合)

さいごに

退職や転職は、基本的に人生の中でそう何度も経験するものではありません。初めての退職となると手続きなどいろいろと戸惑うこともあるかもしれませんが、そのような場合は上司や信頼できる人に相談してみると良いでしょう。

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この記事を書いた人

石田ゆり
元システムエンジニア・コンサルタント。ERPパッケージソフトウェア会社にて設計から開発、品質保証、導入、保守までシステム開発の一通りの業務を経験し、その面白さと大変さを学ぶ。働く人々を支援するバックオフィス系システム・業務効率化ツール等に特に興味あり。趣味は旅行、ヨガ、読書など。