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退職メールを送る際のマナーとそのまま使える例文4つを紹介

作成: 2019.01.30

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「退職の挨拶メールを考えたいが、どのような文がいいのだろう」

「そもそも退職の挨拶をメールで済ませてもいいのだろうか」

こう考えていませんか。

退職の挨拶はメールで済ませても問題ないとされていますが、踏むべき手順やマナーはあります。この記事では、退職メールで気をつけるべきポイントや、社内外に退職メールを送る時に使える文例を4つ紹介します。

退職の挨拶はメールでも問題なし

基本的に、退職の挨拶はメールで送っても問題ありません。しかし以下のようなポイントを考えなくてはなりません。

  • 送信のタイミング
  • メールの文面
  • 一斉送信か個別送信か
  • メールと別に挨拶に伺うか

まずは退職をオープンにしていいかどうかは、上司と相談する必要があります。また退職メールで挨拶を済ませるのであれば、社内向け/社外向けによって送信するタイミングや文面も変わります。さらに、とくにお世話になった取引先の方や上司については、メールと合わせて挨拶に伺った方が無難でしょう。

次の項目から具体的なマナーや注意点を解説するので、参考にしてください。

退職メールを送る際のマナー・注意点

退職が決まった時、いつ頃挨拶に伺えばいいのか、またメールはどのタイミングで送ればいいのかわからない人も多いでしょう。ここから4つのポイントで解説しますので、参考にしてください。

社外へのメールは退職の2〜3週間前に送る

上司と相談し、退職の旨を公表してもいいタイミングが来たら、まず社外の取引先から退職メールを送信していきましょう。社外へ知らせるタイミングの目安は退職の2〜3週間前です。

なぜここまで早めに挨拶を済ませた方がいいのかと言うと、後任への引き継ぎをスムーズに行わないといけないからです。ギリギリで退職を報告して引き継ぎがうまくいかないと、取引先からの印象が悪くなり、所属していた会社の信用、そして退職するあなたの今後の信用も低くなる可能性があります。

「退職したから関係ない」というわけにはいきません。特に退職して同じ分野で働き続ける場合やフリーランスとして独立する場合は、前職からの信用が重要となる場面もあります。

「立つ鳥跡を濁さず」という言葉もあるくらいですから、引き継ぎがきちんと行えるよう早めの報告を心がけましょう。

後任が誰なのかを伝える

社外へ送信する退職メールには、あなたの後任が誰なのかも伝える必要があります。また後任と共に取引先に出向いて挨拶に伺うケースもあるでしょう。

そのような場合は、まず退職の旨をメールで伝えて、挨拶に伺う日程を先方に伺うと良いです。引き継ぎがスムーズにできれば、会社だけでなくあなた自身の信用も高められるでしょう。

社内への退職メールは最終出勤日に送る

社内への退職メールは最終出勤日に送信するのが一般的です。

同じ部署の上司や同僚に対しては、退職の旨をすでに直接知らせていることが多いでしょう。その上でメールで知らせるという形になるので、タイミングは最終出勤日で問題ないのです。また直接関わりのない社内の人であれば、この退職メールのみで挨拶を済ませても問題ないでしょう。

しかし会社によっては、1週間前に送信すべきなどのルールがある場合もあります。同僚や先輩に退職の旨を報告した際に、慣例を尋ねてみるといいでしょう。

送信相手が多い場合は一斉送信でOK

退職の挨拶メールを送信する人数が多い場合、一斉送信でも構いません。失礼にあたるかも、と思う人もいるかもしれません。そのような場合は、とくにお世話になった人に対しては挨拶周りをしたり個別にメールを送ったりして対応しましょう。

メールの宛先に注意

一斉送信の場合、送った相手に他の人のアドレスがわからないようにするといった配慮が大切です。特に社外の人に送る場合は、情報を漏らさないようにするためにも「bcc」を利用しましょう。

退職メールの返信は基本的に不要

ちなみに、あなたが誰かから退職メールをもらった場合、一斉送信のメールであれば返信は基本的に不要です。もちろん返信してはいけないわけではないので、返信しても問題はありません。相手との関係性を考えて、返信するかどうか決めましょう。

上司には個別にメールを送る

先ほども少し触れましたが、特にお世話になった上司に対しては、個別にメールを送ると感謝の気持ちが伝わりやすいです。最終出勤日に一斉送信メールを送った後に個別メールを送ると、「これは自分に対して送られている」と思ってもらえます。

その場合は実際のエピソードも交えつつ、感謝の意を伝える内容にするといいでしょう。

その他にお世話になった人へは個別にメール

上司以外でお世話になった人にも、個別にメールを送ったほうがいいでしょう。例えばOJTでお世話になった先輩や、同じプロジェクトのメンバーなどです。

同じ部署の同僚であれば直接感謝の気持ちを伝えられるかもしれませんが、部署異動で直接会う機会が少なくなくなった人もいるでしょう。そのような人へは、個別の挨拶メールで感謝の気持ちを伝えましょう。

そのまま使える退職メールの例文

では実際に使える退職メールの例文を紹介します。4つのパターンがありますので、あなたに合った文例を参考にしてください。

社外の取引先へ送るメール文

社外の取引先へ退職メールを送る際は、あなたの後任についても伝えましょう。

件名:退職のご挨拶(株式会社□□□ ■■■)

株式会社○○○ 部署名
△△△△様

いつもお世話になっております。
株式会社□□□の■■■です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、●月●日付で株式会社□□□を退職する運びとなりました。
在職中、△△様には何かとお力添えをいただき、心より御礼申し上げます。
本来であれば直接ご挨拶に伺うところですが、メールでのご連絡となりますことお詫びいたします。

後任は同じ部署の▲▲が務めさせていただきます。
後日改めて▲▲がご挨拶に伺いますので、私同様、ご指導、ご鞭撻のほどお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のさらなるご発展と、△△様のご活躍を心よりお祈りしております。

訪問の挨拶に向かう際のメール文

後日後任社員と挨拶に伺う場合は、先方へ日程を尋ねる内容を盛り込むといいでしょう。

件名:退職のご挨拶(株式会社□□□ ■■■)

株式会社○○○ 部署名
△△△△様

いつもお世話になっております。
株式会社□□□の■■■です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、●月●日付で株式会社□□□を退職する運びとなりました。
在職中、△△様には何かとお力添えをいただき、心より御礼申し上げます。
本来であれば直接ご挨拶に伺うところですが、メールでのご連絡となりますことお詫びいたします。

後任は同じ部署の▲▲が務めさせていただきます。
お時間をいただけるようでしたら、後日改めて▲▲と共にご挨拶に伺わせていただきたく存じます。
以下日程ですと、ご都合はいかがでしょうか。

・○月○日(○)○○:○○〜○○:○○
・○月○日(○)○○:○○〜○○:○○
・○月○日(○)○○:○○〜○○:○○
・○月○日(○)○○:○○〜○○:○○

ご検討の上ご連絡いただけますと幸いです。

引き継ぎが滞りなく行えるよう準備を進めて参りますので、今後も変わらぬお付き合いのほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

上司へ送るメール文

お世話になった上司へは、一斉送信メールと合わせて個別にメールを送るといいでしょう。

件名:退職のご挨拶(□□部 ■■)

□□部
部長 △△様

お疲れ様です。□□部の■■です。

この度、一身上の都合により退職する運びとなり、本日が最終出社日となりました。
△△部長には大変お世話になり、深く感謝申し上げます。

在籍中、至らぬ点が多々あったかと思います。
お客様とのやり取りに苦心する中、△△部長からのアドバイスが支えになりました。
いつも温かい叱咤激励をいただき、本当にありがとうございました。

今後も会社で学び得た経験や知識を活かし、邁進していく所存です。
大変恐縮ではございますが、こちらのメールをもちまして、退職のご挨拶とさせていただきます。

退職後の連絡先は下記になります。
今後ともご連絡いただけると幸いです。
メール:○○○○○○○○@○○○○○
携帯:○○○-○○○○-○○○○

末筆ながら、△△部長のますますのご活躍をお祈り申し上げます。
大変お世話になり、本当にありがとうございました。

社内の同僚に送るメール文

件名:退職のご挨拶(□□部 ■■)

□□部
部長 △△様

お疲れ様です。□□部の■■です。

この度、一身上の都合により退職する運びとなり、本日が最終出社日となりました。
在籍中、□□部の皆様には大変お世話になり、ありがとうございました。
至らぬ点が多々あったかと思いますが、皆様からの温かい叱咤激励のお言葉いただき、ここまで成長させていただきました。
今後も会社で学び得た経験や知識を活かし、邁進していく所存です。
大変恐縮ではございますが、こちらのメールをもちまして、退職のご挨拶とさせていただきます。

退職後の連絡先は下記になります。
今後ともご連絡いただけると幸いです。
メール:○○○○○○○○@○○○○○
携帯:○○○-○○○○-○○○○

末筆ながら、皆様のますますのご活躍をお祈り申し上げます。
大変お世話になり、本当にありがとうございました。

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取引先には電話で一報入れるのも良い方法

取引先の中で、頻繁に顔を合わせていたり、長く取引が続いていた相手には電話でも一方入れておくのがおすすめです。メールだけでも問題ありませんが、それでは簡素過ぎると感じた場合、電話も使うと良いでしょう。

足を運べる距離にある取引先なら、直接挨拶をしに行くほうが無難です。しかし遠方の取引先であれば、電話を使って感謝の意を伝えましょう。

さいごに

退職の挨拶はメールで済ませても問題ありません。しかし社外の取引先であれば引き継ぎのことを考えて余裕を持って伝えたり、とくにお世話になった上司には個別メールを送ったりするのも大切です。今回紹介した文例を参考に、お世話になった人へ感謝の意を伝えましょう。

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この記事を書いた人

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Kimura Mayumi
フリーランスのWebライターです。小学生の娘と一緒にプログラミングを学習中です。TECH::NOTEではITの最先端を学びつつ記事を書いています。