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事務職に転職するときの志望動機の書き方は?考えるコツや例文を紹介

今の仕事を辞めて新たな職場に転職しようという時は、どうしても様々な不安がつきまとうものです。

なるべく早く新しい職に就くためにも、面接ではできるだけ失敗したくはないですよね。

特に事務職に転職を希望する場合、会社によっての仕事内容に差がつきにくいため、その会社に入りたいという熱意がなかなか伝わりにくい、と思う方もおられるのではないでしょうか。
また、自分のスキルを事務職としてどうアピールできるか分からない、というケースも少なくはありません。

事務職に転職し事務員になることを希望する時、どのように「志望動機」を書けば良いのでしょう。
考え方のコツや、実践で使える例文の書き方、例文のサンプルなどをご紹介します。

事務職とは

事務職とはおおまかに言えば社内の経理や人事、その他社内で使用する資料の作成や設備の修繕などを行う職種全体を指します。

一言で表せば「職場で働く他の社員のサポートを行う」ということになります。

社員の方々と区別するため「事務員」と呼ぶ場合も多いです。

事務員は営業のように他会社と仕事の契約を行ったり、開発者のように何かを作り上げる、ということはしません。

しかし、そういった方々がスムーズに職場での業務を行えるようにするのが、事務職と呼ばれる職種の本質となります。

事務員は資料作成の他にも職種によっては電話対応、接客対応、社内の整理整頓といった業務も仕事となります。

主に事務職には「一般事務」「営業事務」「経理財務」「人事労務」「秘書」などが該当し、どれも会社がうまく機能するためには欠かせない要素となります。

事務職に必要な能力・資格

事務職も様々な業務がありますが、主に書類作成やデータ入力といったスキルが必要となってきます。このため、事務員にとってこれらに必要なWord、Excel、PowerPointといったパソコンスキルは必須と言えるでしょう。

また作業内容だけでなく、事務職につこうと思うなら他の社員の方々とのコミュニケーション力も非常に重要になってきます。書類の作成やデータ入力の際、業務を行なっている方に内容を確認し、より正確な資料をまとめることも大切な仕事となってきます。事務員にとって書類作成やデータ入力は作成する速度はもちろん、より正確で間違いのない物を作るということが重要になってくるのです。

そのためには、社員の方々との認識の齟齬などがないようにしっかりと情報を確認することが重要です。

そこで働いている様々な部署の方とやりとりする機会が生まれるため、事務員はコミュニケーション能力が低いとなかなかうまく仕事をこなすことができません。

さらに、事務職の中でも経理財務を担当する場合は「簿記」が、秘書ならば「秘書検定」といった資格も必要となってくる場合があります。

事務職の志望動機

事務職に転職する際、「志望動機」をどのように書くかは、迷う点かもしれません。

志望する部門ごとに、志望動機を書く上でいくつか相手に伝えるべきポイントがあります。

まずは、「実務経験や持っている能力・資格」を伝えるということです。

今まで自分がどんな仕事を経験してきたかという実体験を交えて実務の経験を伝えると、相手側としてもどんなスキルがあるか分かりやすいです。

さらに資格の内容によって、より具体的に自身が持っているスキルの内容をアピールすることができます。

また、会社が求めている人物像に対し、自分がどう合っているかという観点からPRを行なっていくのも効果的です。

求人部門の内容に沿った形で自身のウリを伝えると、会社側も求める人材に近いということで好印象を抱きます。

求人内容と合わせて会社の経営理念や方針に共感している、という点を伝えるのも大きなPRポイントとなるでしょう。

会社のことをより理解した上で転職に望むことで、より一層採用される可能性は高くなります。

そして何より、自身がなぜ事務職を志望しているのかという「動機」を明確にすることが重要となってきます。

事務職に就きたいという理由や思いを、志望動機の中にきちんと盛り込むことで、事務職に対しての意欲を相手に伝えることができます。

プログラミングスキルは事務職でも役に立つ

「プログラミング」と聞くと、プログラマーやシステムエンジニアが使う技術、と思われるかもしれません。

しかし、最近では事務職の方々も業務にプログラミングを活かし、効率的に仕事をこなしていたりするのです。

例えばPythonには高度な知識がなくてもデータ解析などができるライブラリも備わっており、集計資料などを作成する際にも非常に役立ちます。

表・集計ソフトはGAS(Google App Script)も相性が良いです。GASを習得することでスプレッドシートなどに特定の機能を追加することも可能になり、より一層作業を効率化することができます。

既存の機能だけでは補いきれない細かな機能を、プログラミングによって補うことで事務処理の速度・精度をより高くできるのです。

これらはどの部門でも役に立つ技能となるため、習得しておくことをおすすめします。

これらのプログラミングスキルは面接の際のアピールにもなり、就職後の作業でも非常に役立ちます。

事務職に就職を希望している他の方々との差をつける、大きな特徴になり得るでしょう。

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事務職とは

現在、巷には様々な会社が存在していますが、どの会社にも多くの場合「事務職」と呼ばれる仕事を行なっている事務員の方がおられます。

ですが、具体的に「事務職」とはどのような業務を行い、部門ごとにどういった特徴があるのでしょう。

事務員の具体的な職務内容や、必要な能力などについて見ていきましょう。

主な事務職の種類と仕事内容

事務職とは経理や人事、社内で作成する資料の作成や、設備の修繕などを行う職種全体を指した言葉となります。

会社で働いている方々のサポートをすることが、事務職の主な業務となるのです。

これは直接売り上げには関わりませんが、働いている社員の方々のバックアップと考えると、重要な仕事です。まさに縁の下の力持ち、とも言える職種ですね。最近では正社員ではなく、派遣やパート、アルバイトとして採用を行なっている場合もあるようです。

事務職はそれぞれの種類ごとにメインとなる業務が変わってくるので、必要となる資格も異なってきます。

どんな種類の事務職があり、どういった特徴があるのでしょう。

それぞの内容について見ていきましょう。

一般事務

事務職の中でもメジャーで、最も人気のある種類が「一般事務」になります。

多くの方が抱いている「事務職」というもののイメージも、この一般事務のことを指しているパターンが多いです。

一般事務とは、資料の作成や電話・来客対応、コピーを取る、お茶をくむなど全般的に社員のサポートを行う仕事です。

大きな企業などに見られる受付の応対も、実は一般事務に入るのです。

専門的な知識というよりも、社内の人達とコミュニケーションをとり、周りを見て素早く行動ができる気配りや対応能力が一般事務には必要となってきます。

様々な仕事を任されるため、それぞれをきっちりと把握できるスケジュール管理の能力も求められます。

一般事務は多くの人と関わる分、明るく親しみやすく、社内を活気づけてくれる人柄の方が適しています。

人と接することが好きな人にとっては、一般事務はおすすめの職種と言えるでしょう。

どんな企業でも一般事務の仕事は求められるため、多くの企業で募集されている人材になります。

営業事務

営業職のサポートを行うのが、この「営業事務」です。

営業というと社外に出て他会社の方々とやりとりをし、仕事を取ってくるというイメージが強いかもしれません。

しかし、営業事務はあくまで営業を行う方の資料を作ったり、電話対応や見積書、請求書の作成といった営業の援護を行う仕事になります。

営業の方の「アシスタント」と言えるかもしれませんね。

他者に営業を行う際、多くの場合PowerPointによって企画書や説明資料を作るため、ExcelやWordに加え、PowerPointも身につけておくと良いでしょう。

営業の方が使われる資料は、お客様との仕事を締結する上で非常に有力な武器となるため、大きな意味を持ちます。

そういった意味では営業の方だけでなく、各部署の人とのコミュニケーションをはかり、的確で齟齬のないプレゼン資料を作成する力が求められます。

時には相手の意見を受け取り、それに応じた形で提案資料を作成するといった柔軟性も求められます。

経理財務

一般事務に次いで人気のある事務職が「経理財務」になります。

求人数も比較的多く、女性だけでなく男性も募集されている割合が多いです。

簡単に言うと、経理財務とは「会社の会計」に関する仕事を行う職種になります。

経費の支払いや入金の管理、「貸借対照表」や「損益計算書」のような、いわゆる「会社の数字」を管理することが主な仕事となってきます。

そのため、決算期は1年のうちで最も忙しい職種です。

お金などの数字は会社の運営を行なっていく上では非常な重要な指針になります。

大手企業になると株主にも正しい情報を開示する必要があるためミスは許されず、非常に責任の大きな仕事といえるでしょう。

いわば会社の心臓部を支えていく重要なポジションでもあるため、数字に対する意識と強い責任感を求められます。

経理財務になるためには「簿記」の資格は必須となってきますので、資格をお持ちでない方はあらかじめ取得しておきましょう。

簿記は通信教育でも取得可能で、独学でもしっかり勉強すれば3〜6ヶ月と比較的短期間で習得することができます。

経理財務を目指す方は、まず第1の目標として簿記の取得を念頭に置いてみましょう。

人事労務

社内の「人」に関わる作業を行うのが「人事労務」です。

まず、新卒・中途採用などを行うのが代表的な仕事です。

応募者とのやりとりはもちろん、スケジュール調整や面接を行なっていきます。

応募者が会社にとって必要な人材なのかを見極める必要があり、応募書類や短い面接の中で人柄やスキル、経歴を判断しなければなりません。

また、その他にも社員の給与の管理や、入社退社に伴う手続きなども行います。

給料の査定や社員のメンタルケアも必要となってくるため、働いている方々のやる気をあげ、業績アップに繋げるサポート役となります。

一般事務などに比べ、より一層高いコミュニケーション能力が必要とされる職種でもあります。

必須となる資格は特にはありませんが「社会保険労務士」の資格があると、即戦力として役立ちます。

秘書

「秘書」と一口に言っても、実は作業内容によって様々な種類に分けられます。

企業の上層部につく「企業秘書」、医療関係者につく「医療秘書」、弁護士等の士業につく「士業秘書」、その他では「政治秘書」や「学校秘書」など、実に多くの種類があります。

求人の数も非常に多く、男性・女性限らず募集しています。

どれも共通しているのは、上司の業務をサポートするのが主な仕事となる、ということになります。

具体的には電話対応やメール対応、スケジュール管理など、上司が仕事をしやすいよう環境を整えることが業務になってきます。

さらには資料作成から来客対応、身の回りの整理整頓も業務に含まれるのです。

上司と周りを繋ぐための重要な中継役と言えるでしょう。

先を読んで資料を効率良く管理したり、細かな気配りをすることが重要となってきます。

経験年数などにもよりますが給料は高い場合が多く、人気のある事務職になります。

しかしその分、上司の代役として正しい言葉使いや立ち振る舞いを身につける必要があります。

事務職になるために必要な能力・資格

いざ、事務職に転職を行うとなった場合、どのような能力や資格が必要となってくるのでしょう。

事務職になるため必ず必要な資格というものは存在しないのですが、業務を行う上で使用していくWord、Excel、PowerPointといった基本的なパソコンスキルは身につけておくべきです。

合わせてMOSの資格なども取得しておくと、より一層業務に活かすことができます。

また、経理財務を担当したいとなれば、簿記の資格も必要となる場合があります。

こちらは独学でも身につけることが可能ですので、経理財務を希望する方は早めに身につけておくことをおすすめします。

また、事務職は会社の様々な人とコミュニケーションを取る可能性があるため、働く会社に外国人の方が多い場合は英語力が求められる場面も出てきます。

どういった事務職につくかという事も重要ですが、事務職として働いていく企業の規模や内面もしっかりと考えておくと良いでしょう。

事務作業を行なっていく上で、リストのまとめや資料作成といった作業が発生しますが、これらを効率化していく能力も大切となってきます。

そのためにExcelのマクロやリマインダーツールを活用する事で、正確かつスピーディに仕事をこなせるようになります。

事務職を目指す場合、こういった効率化ツールを前もって習得しておくことをおすすめします。

これらの資格は履歴書にも書くことができ、書面でも能力をアピールすることができます。

事務職の採用面接でアピールするポイント

実際に事務職の採用面接を受ける際、どういった箇所をアピールしていくべきなのでしょうか。

面接での受け答えももちろんですが、多くの場合履歴書の内容も踏まえての面接となるため、履歴書の内容もしっかりと頭に入れておきましょう。

他の方々を一歩リードするためにも、アピールする際のポイントをしっかり押さえておきましょう。

実務経験

前職でもし同じ職種についていたならば、それは非常に大きな実務経験になります。

実務経験は履歴書の内容だけではなかなか伝わりにくいため、面接時により一層具体的な内容を伝えていくことが重要となります。

前の職場でどういった仕事をこなしていたのか、どれくらいの期間、どんな経験を積んでいたのかをしっかりとアピールしましょう。

どんな仕事があり、それをこなすことでどう思い、どんなことを学んだのか。

その際、できるだけ具体的に伝えるということが重要になってきます。

どんなことを達成したのか、実際のエピソードを混ぜて話すことで面接官の印象にも残りやすく、立派なPRポイントになります。

未経験の人材を招き入れるのにはどうしても躊躇してしまうものなので、経験があると分かれば企業としても安心して採用に踏み切りやすくなります。

パソコンスキル

事務職では多くの場合、仕事でパソコンを使った事務作業を行なっていくことになります。

そのため、基本となるWord、Excel、PowerPointといったツールを使えることは必須といえるスキルです。

さらにその上で、プログラミング言語を使うことができればより一層仕事を効率化することができるので、企業にとっても即戦力の人材として重宝されます。

プログラミング言語である「Python」を使うことができれば、ライブラリに含まれる機能によって作業の効率化も図ることができます。

また、GAS(Google App Script)を習得していれば、スプレッドシートに特定の機能を付加させることもできるので、独特の業務内容でもそれに応じた効率化を図ることができます。

事務職につくうえで、プログラミングスキルは非常に大きな強みとなります。

これらのスキルは履歴書にもしっかりと記載し、是非強くアピールしてみてください。

会社からの高い評価を得るという意味では、パソコンスキルは強力な武器になります。

コミュニケーション能力

事務職は必然的に社内にいる時間が多くなってくるため、職場の人達とのコミュニケーション能力を求められます。

相手への受け答えがきちんとでき、円滑にコミュニケーションをとることで業務をこなすだけでなく、心の面でも社員を支えることができ、そういった能力も会社から評価されます。

効率的に職場を動かしていくためには、業務上の技術以上に人と人とを繋げ、仕事に全力を出せる環境を作ることも重要なのです。

特に人事の仕事を行う場合、採用面接で親切や中途での求職者と接する場面も出てきます。

こういった場合、より一層高いコミュニケーション能力が求められてきます。

人とのやり取りが好きな方であれば、事務の職務もよりうまくこなせるでしょう。

「御社に入社したい」という熱意を伝えるには

どの会社でも事務職という職種は存在しているため、作業としては似たようなことを行なっている場合が多いです。

経理や人事などは労働基準法などの法律に沿った仕事内容になるため、どの会社も同じ規定のもと、作業を行なっています。

このため、必然的に作業内容が似通ってくるのです。

「どの会社でも良い」と相手に思われてしまうと、入社したとしても簡単に辞めてしまうのではないか、と採用される可能性も低くなってきます。

事務職につくためにはどの会社でも通用するような普遍的なアピールでは印象が弱く、他の求職者と差がつきにくくなってしまいます。

採用面接の際は「なぜこの会社で事務職を行いたいのか」という点を強くアピールする必要があります。

具体的な内容があることでより一層、面接官の印象に残りやすくなり、好印象を与えることができます。

事務職の志望動機には、どのようにして他者との差別化を図ったアピールができるかを考えてみることが重要です。

自分が好きなことなどをきちんと伝え、その上でそれをどのように事務職に活かしていけるか、ということも大きなポイントでしょう。

入社したいという気持ちは、やはり履歴書で伝えることは難しく、自身の言葉と態度で面接の際に強く相手に訴えかけていきましょう。

会社の求める人物像に自分を当てはめる

会社のホームページや求人情報に「求める人物像」という内容が記載されている場合が多いです。

まずはそちらを確認し、会社がどういった人材を求めているのかを理解しておきましょう。

その上で、その人物像に自分がどうあっているのかということに焦点を当てアピールをしていくと効果的です。

自分が持っている過去の経験や具体的なエピソード、スキル、今後の目標などが求める人物像と合っているため、入社後も期待に応えられるという点を強くアピールしましょう。

会社の求める人物像に自分が当てはまることを理解し伝えられれば、相手にも好印象が残り、他の求職者との差別化にもなるのです。

会社の経営理念や方針に対する共感を示す

あらかじめその会社の経営理念や方針について、面接の前に把握しておきましょう。

そして、その上でそれらの内容に、自分がどう共感を示しているのかという点を、しっかりと伝えていくのです。

事務職につく上で、理念や方針、社風をきちんと理解しているということで、より一層その会社に対して強い興味があるということを伝えることができます。

こうすることでいかにその会社を理解し、そこで働きたいと思っているかという意欲を強くアピールすることができるのです。

数ある他の会社の中でも、その一社を選んだ理由を強く印象付けることで、面接官からも意欲的な人物と捉えられます。

なぜその事務職なのかもアピールする

事務職は本来、一般事務や営業事務といった複数の職種に分かれているのですが、会社によってはこれらがまとめられているというパターンもあり得ます。

つまり、事務職とは職種の区切りも明確に定められているわけではないのです。

このため、なぜその職種を希望しているのか、という理由も明確に伝えておく必要があります。

「事務ならなんでもいいのか」と思われないよう、しっかりと「この職種に就きたい」という意欲を相手に伝えるのです。

自分の過去のキャリアを伝えたり、具体的な経験を交えてその職種を強く希望している、ということを伝えましょう。

これらの内容からこの職種を選んだと断言できるくらいに、自分の中で明確な理由を持った上で面接に臨み、相手に思いを伝えるのです。

事務職の志望動機例文

事務職につくためには様々なアピールポイントがあります。

これらを踏まえ、実際にはどういった志望動機を文章を書くべきなのでしょう。

各事務職ごとに押さえておきたいポイントを踏まえた例文の書き方を、ここからは紹介します。

どの例文もそれぞれの事務職で必要となる能力や企業側の求める人材、という点に焦点を絞っています。

また、例文の中には前職での経験や、体験談も組み込んでいます。

どういった形で相手に自分をアピールすれば良いか、この例文から志望動機の書き方のコツを学んでみてください。

より具体的な志望動機の例文について見ていきましょう。

一般事務の志望動機

私は前職でも同様に、一般事務職を務めておりました。このため、書類の作成や電話来客対応を行なってきた経験があり、一通りのビジネスマナーも心得ています。

さらに、Word、ExcelやPowerPointなども業務で利用してきたため、使うことができます。特に、Excelではマクロを使っての作業ができるため、より効率的に作業をこなすことができます。

また、前職では社内の人達と積極的にコミュニケーションを取り、自分も相手も仕事がしやすくなる関係を作っていました。

貴社は社員同士のコミュニケーションや一体感を大切にする社風とサイトで拝見したので、自分の働き方をそのまま活かせるのではないかと思いました。

営業事務の志望動機

私は前職でも営業事務として働いておりました。このため、Word、Excel、PowerPointなどといった基本的なツールは使うことができます。

前職では自分の作った資料を活用した営業のプレゼンで受注が決まったことがあります。

その資料を応用してさらに資料を作ったところ、より多くのプレゼンで受注を受けることができました。

自身の作り上げた資料が仕事の獲得に繋がったことは、私にとって大きな喜びであり、この仕事を行う上でのやりがいに繋がっています。

営業と営業事務がコミュニケーションを図りながら仕事を進める貴社の方針ならば、私の経験や前職で培ってきたスキルを活かすことができると思い、今回志望させていただきました。

経理の志望動機

私はかつて経理として職務を行なっていたことがあります。そのため、業務に活かすために簿記1級を獲得しております。

前職では上場準備期間中の企業の経理面を担当し、約1年間の準備期間を経て上場を達成することができました。

上場までの1年間は非常に困難なこともありましたが、結果目標だった企業上場を果たすことができ、それに携わることができたのは大きな喜びとなりました。

貴社では2年以内の上場を考えているとのことで、私の上場に携わった経験が活かせるのではないかと考え、今回志望させて頂きました。

人事労務の志望動機

私は人材採用の分野については未経験で、面接官なども今まで経験したことはございません。

前職では社内における労務関係の仕事を行なってきました。

そんな中で、もっと人に関わる仕事がしたいと強く思い、その折で貴社が募集されていた人事の未経験者でも可能な求人情報を見つけました。

採用などは未経験ですが、労務の面での経験や知識を持っているため、今後の業務に役立てることができるのではと思い、今回志望させていただきました。

秘書の志望動機

私は前職では主に経理を担当しておりまして、秘書の経験はございません。

しかし、秘書になりたいと考え秘書検定2級を取得し、TOEIC780点も取得しました。

秘書を志望しようと思ったのは、前職の中で社員をサポートする機会が多かったことがきっかけです。

経理として請求書などの確認をすることもありましたが、一部人事にも関わっておりました。

結果、社内における社員のサポートを行う機会も多くありました。

サポートを行なっていた結果、社員の方々から感謝される機会が増え、喜びも増えました。

よりサポートに徹底できる仕事は何かないかと考えた時、秘書になるのが良いだろうと思った次第です。

貴社では未経験で秘書の募集をされているとのことで、今回応募させていただきました。

経理や一部人事としての経験と各種資格が、御社での今後の業務に役立つのではと思っております。

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S.Yamauchi S.Yamauchi
エンジニアとして活動するかたわら、まだまだ見たことがないITの世界を記事執筆を通して勉強しております。新しい技術やノウハウに目がない、雑食系です。
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