転職
【社外向け】退職の挨拶メールの書き方やマナーを解説

 

今働いている会社を退職することになった時、やるべきことの一つに「社内外の関係者に退職の挨拶を行う」があります。

一人ひとりに直接挨拶を行うことが望ましいですが、人数が多い場合や距離が離れている場合はメールを送ることが一般的です。

今回は、社外の人に退職の挨拶メールを送信する際のマナー、ポイント、例文などを紹介します。

メールを送るタイミングとマナー

まずは社外の相手に退職の挨拶メールを送る際のタイミングとマナーについて確認していきましょう。

社外へのメールは、退職日の2~3週間前に送る

退職の挨拶メールは、退職日の2~3週間前に送信することが理想です。理由としては、退職日までに一定期間を設けておくことで、後任者の紹介や進行中のタスク・プロジェクトの整理などを行うためです。

退職前に有給休暇を取得する場合は、その期間も考慮して時期を少し前倒しすると良いでしょう。

なお、退職日の2~3ヶ月前など早い段階で連絡した場合、「◯◯さんはあと少しで担当を外れてしまう」「◯◯さんがいなくなったらこの取引はどうなるのか」といった余計な感情を相手に抱かせてしまい、業務や取引に影響が出る可能性があるため注意が必要です。

逆に、重要なプロジェクトなどに関わっている場合など早めに退職を伝えるべきケースもあります。上司に相談するなどしながら、個々の状況に合わせて判断しましょう。

社外へのメールは終業時間の1時間前を目安に送る

挨拶メールを送信する時間帯は、相手の終業時間の1時間前が目安です。

午前中や14時~17時の時間帯は、業務で忙しいことが予想されます。一方、就業間際や就業後は、仕事を終わらせて早く帰りたいと思っている人や残業を行っている人の邪魔をしてしまう可能性があります。

退職の挨拶メールは、通常の業務メールとは異なりそれを受け取った人を動揺させてしまったり、返信しなければいけない、と思わせることもあります。相手の業務にできるだけ影響の少ない時間を選んで送信するようにしましょう。

一斉送信でもOKだが、送信先の数が少ない場合は個別に送信

退職の挨拶メールは、一斉送信でも問題はありません。

送信相手が数人だけである場合や送る相手との関係性が特に密な場合などは個別に送信してもかまいませんが、営業職など大人数と接点がある場合、個別送信だと時間がかかってしまいます。送信する人数や相手に合わせて一斉送信か個別送信かを考えましょう。 

可能であれば直接挨拶を

どれだけ思いのこもったメールであっても、面と向かって伝える感謝の気持ちにはかないません。

退職前は引き継ぎや残タスクの整理などで忙しくなりますが、大切な相手には可能な限り直接挨拶を行いましょう。

定期的に会っている相手の場合は、最終出社日の1ヶ月半~2週間くらい前のタイミングで退職の報告だけ口頭で行い、後任者の紹介や業務上のやり取りはメールで行う、という方法でも良いでしょう。

社外への挨拶メールを送る際のポイント

ここからは挨拶メールを送る際に気をつけるべきポイントをいくつか解説します。退職するとは言え、あなたがまだその会社の社員であることは変わりありません。

会社のイメージや評判を下げてしまわないよう礼儀正しい適切な内容のメールを送るようにしましょう。

件名は「退職のご挨拶(会社名+名前)」

退職の挨拶メールに限らず、業務で誰かにメールを送る場合は件名からその内容がわかるようにします。

退職の場合は、「退職のご挨拶(会社名+名前)」といったようにあなたの会社名や名前も記載すると良いでしょう。

宛名は「お取引先各位」(一斉送信の場合)

一斉送信の場合、宛名は「お取引先各位」や「関係者各位」などとします。

個別送信の場合は「株式会社XX(会社名) ◯◯様(名前)」(必要に応じて相手の役職名なども記載)とします。複数人に個別送信を行っているうちに名前や会社名を間違えてしまうことのないよう、細心の注意を払います。

退職日・最終出社日を明記する

本文には、

  • 最終出社日(業務を行う目的で会社に出社する最後の日)
  • 退職日(会社を退職する日)

を明記します。

最終出社日は、電話やメールなどであなたとの連絡がつく最後の日になるため、社外の人にとっては退職日よりも重要な日付です。

また、最終出社日はパソコンや携帯電話など会社から支給されている備品を返却する時間などを考慮すると、実際には業務終了時間の数時間前には連絡が取れなくなることも考えられます。およそ何時頃までであれば対応が出来るのかを書いておくとより丁寧でしょう。

引き継ぎや後任、その後の予定を明記する

引き継ぎや後任者がまだ相手に伝わっていない場合は、新しい担当者の名前や連絡先などを書きます。

加えて、「X月X日の打ち合わせには後任者も同席します」や「後日、新担当の◯◯が挨拶に伺います」といったように直近の予定も書いておくと良いでしょう。

重要なのは、あなたの退職によって取引先の業務や会社間の関係に問題が生じないようにすることです。この点は、社会人のマナーとして業務の引き継ぎ時などにも常に意識しておきましょう。

後任者の紹介や業務の引き継ぎは責任をもって行う

メールなどで後任者の紹介を行うのと併行し、取引先との顔合わせ(挨拶)や業務の引き継ぎは、現担当として責任をもって行いましょう。

一斉送信をする場合は、内容の混同を避けるため退職の挨拶メールでは後任者の紹介だけにとどめ、取引先の窓口となる人に別途連絡をします。個別送信の場合は一つのメールにまとめても問題ありません。

その際には、後任担当者と取引先との顔合わせを行いたい旨、候補となる日程などを書き、その日までに後任者への業務の引き継ぎは終えておきましょう。

後任者の紹介からあなたの最終出社日までまだ日にちがある場合は、具体的に何月何日から担当者が切り替わるのかについても明確にしておきましょう。そうすることで、「前任者に連絡はしたけど後任者には話が伝わっていなかった」といったすれ違いを防ぐ事ができます。

退職後の連絡先は書かない

社内への退職の挨拶メールの場合、退職後の連絡先としてプライベートで利用しているメールアドレスやSNSのアカウントなどを記載するケースもありますが、社外向けについては記載しないのが一般的です。

理由としては、連絡先を記載したことでその後何らかのビジネスに発展した場合、会社から「顧客情報を利用した」と思われるケースがあるためです。

ビジネスを通して仲良くなり、退職後もプライベートな関係を続けたい場合は個別に連絡をするなどしましょう。

相手のアドレスを「BCC」に入れる(一斉送信の場合)

一斉送信を行う場合は、送信した相手同士で連絡先が共有されないように相手のアドレスは必ず「BCC」に入れます。「TO」には自分のアドレスを入れます。

特に複数の会社の相手に一斉送信を行う場合、誤ってCCなど互いに連絡先が見える状態で送ってしまうとセキュリティ上問題があるとされてしまう可能性があります。

退職前にお世話になった取引先に迷惑をかけてしまわないよう、注意しましょう。

一斉送信する場合のメール例文

続いて、一斉送信をする場合の退職の挨拶メールの例文を紹介します。上述したポイントも踏まえてアレンジを加え、感謝の気持ちや誠実さが伝わるようにすると良いでしょう。

件名:退職のご挨拶(会社名 名前)

お取引先各位

いつもお世話になっております。株式会社〇〇(会社名)のXX(名前)です。

私事ですが、一身上の都合により3月末をもって退職をいたします。最終出社日は9月10日の予定です。

在職中は大変お世話になりました。誠にありがとうございます。
本来であれば伺ってご挨拶すべきところ、メールでのご挨拶となったことをお詫び申し上げます。

後任は、同じ部署の△△が務めます。
後日改めて△△とご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社〇〇(会社名)
XX(名前)

個別送信する場合のメール例文

個別送信を行う場合、一斉送信の内容に加えて送信相手とのエピソードなどを交えると良いでしょう。

件名:退職のご挨拶(会社名 名前)

★★株式会社 ◎◎様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇(会社名)のXX(名前)です。

私事ですが、一身上の都合により3月末をもって退職をいたします。最終出社日は9月10日の予定です。

在職中は大変お世話になりました。特に、昨年末■■のプロジェクトにおいてたくさんのご支援、ご助言を頂きました。◎◎様のご尽力なくしてはプロジェクトの成功はなかったと思っております。誠にありがとうございます。

本来であれば伺ってご挨拶すべきところ、メールでのご挨拶となったことをお詫び申し上げます。

後任は、同じ部署の△△が務めます。
後日改めて△△とご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

※必要に応じて訪問の候補日程を記載する

末筆ながら、◎◎様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社〇〇(会社名)
XX(名前)

退職の挨拶メールを受け取った場合、返信すべきか

受け取った挨拶メールの返信は必須ではありません。もしメールを受け取る前に個別に退職の報告を受けていた場合は、返信をする必要はないでしょう。

一方で、メールで退職を初めて知った場合や退職前に相手に何かを伝えたい時には返信してもかまいません。

お世話になったことへの感謝や退職することに対する残念な気持ち、退職後の活躍などを祈るポジティブな言葉を送りましょう。

最後に

退職の挨拶メールは、あなたのその会社での業務を締めくくる重要な意味を持ちます。失礼のないように心がけながら、具体的なエピソードなどを交えて気持ちが伝わる文章を考えましょう。

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石田ゆり 石田ゆり
元システムエンジニア・コンサルタント。ERPパッケージソフトウェア会社にて設計から開発、品質保証、導入、保守までシステム開発の一通りの業務を経験し、その面白さと大変さを学ぶ。働く人々を支援するバックオフィス系システム・業務効率化ツール等に特に興味あり。趣味は旅行、ヨガ、読書など。
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