ビジネスの現場では、相手にわかりやすく簡潔に話すことが求められる場面が多いです。
そこで本記事では「伝える力を身に付ける6つのトレーニング方法」について解説します。また、伝える力を学べるおすすめの本も紹介。
伝える力を身に付けることの重要性や、わかりやすい伝え方は「伝える力は誰でも身につく！ビジネスシーンでの重要性やNGな伝え方も紹介」で紹介しています。
合わせて参考にしてみてください。
この記事の目次
伝える力を持っている人の特徴
まずは、伝える力を持っている人の特徴について見ていきましょう。
- 相手の持つ知識レベルに合わせられる
- 話す内容を自分自身で完全に理解している
- 簡潔に話す
相手の持つ知識レベルに合わせられる
伝える力を持っている人は、物事を的確に要約して、相手に理解してもらうことに長けています。つまり相手の知識や感覚に合わせて言葉を選ぶことができるのです。
相手が専門家であれば、専門用語を駆使して端的に伝え、反対に相手が知識がない人であれば、例えを取り入れながらわかりやすく説明することができます。
話す内容を自分自身で完全に理解している
あたり前のことですが、自分で何を話すのか、何が言いたいのかがまとまっていなければ伝わりません。
例えば営業職の人が勧める商品を理解できていなかったら、その商品の良さを伝えることは不可能でしょう。本質的な部分まで理解を深めることは、相手に伝える前段階で必須です。
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簡潔に話す
伝える力を持っている人は、簡潔に話すことも意識しています。
例えば、クライアントとの円滑なコミュニケーションを取る際には、情報を正確かつ迅速に伝達することが鍵となるでしょう。
一言で済む話を長々と続けてしまうと、話の本筋から外れたり、相手に余計なストレスをかけてしまいます。結果として、伝えたいことが伝わっていないこともしばしば。
要点を絞りつつ重要な箇所を簡潔に話すことで、相手に伝わりやすくなるのです。
伝える力を鍛えるトレーニング6選
伝える力を鍛えるトレーニング5選を紹介します。
- 伝えたいことを明確にする
- フレームワークを活用する
- 業務日報を書く
- 強調すべきポイントの繰り返しを意識する
- わかりやすく言い換える
- 実戦経験を積む
伝えたいことを明確にする
ぼんやりした考えのまま話し始めたりはしていませんか？
話す内容が抽象的なままでは、聞いている側も混乱してしまいます。まずは伝えたいことを明確にしましょう。
その際「話の軸」が何かを認識することが大切です。
普段の対話や会議などでも「これは何の話をしているのか」を考える癖をつけておきましょう。
フレームワークを活用する
話す内容を整理できないという方はフレームワークを活用しましょう。おすすめはPREP法という、構成の型に沿って話を進めることです。
具体的には、以下の順に構成を作るだけ。非常に簡単なのでぜひ試してみてください。
- Point：結論・要点を伝える
- Reason：理由を伝える
- Example：事例・具体例を伝える
- Point：改めて結論・要点を伝える
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業務日報を書く
伝える力は日々のトレーニングが欠かせません。
できれば日常に組み込んでしまいましょう。おすすめは業務日報を書くことです。
業務日報であれば毎日習慣づけもしやすいですし、端的に文章を書くことで論理の組み立ての練習になります。わかりやすく伝える能力が磨かれるでしょう。
強調すべきポイントの繰り返しを意識する
強調すべきポイントは、話の中で何度も繰り返しましょう。一度言っただけでは相手の頭に残らない可能性もあります。
ただし、同じ表現で何度も言うとしつこくなってしまうので、表現を変えて同じ内容を繰り返すことがポイントです。
わかりやすく言い換える
普段からわかりやすく言い換える癖をつけておきましょう。普段自分が仕事で使っている言葉を小学生でもわかるように分解して言い換えてみるのがおすすめです。
やってみると意外と難しいと感じるはずです。こういったプロセスを日頃から意識して繰り返してみることで、伝える力は身に付いてくるのです。
実戦経験を積む
伝える力を鍛える上で、最も効果的な方法は挙げるなら、それは「実践経験を積むこと」でしょう。とにかく実践あるのみです。
伝える力を鍛える上での実践経験とは、例えば仕事でのプレゼン・クライアントとの商談や打ち合わせ、取引先とのメールのやり取りなど。
ブログ・SNS・YouTubeでの発信も伝える力を磨ける場になるでしょう。
伝える力が必要な実際の現場で、これまで学んできたポイントやコツを活かしてアウトプットし続けることが、最も合理的な効果的なトレーニングとなるでしょう。
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伝える力が磨けるおすすめの本3選
ここでは、伝える力を磨くのにおすすめの本を3冊紹介します。
- 伝える力
- 1分で話せ 世界のトップが絶賛した大事なことだけシンプルに伝える技術
- 伝え方が9割
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伝える力
池上彰氏の著書「伝える力」。まさにビジネスシーンにおける伝える力を身につけるのにぴったりの一冊と言えるでしょう。
本書は「話す」「書く」「聞く」の3つの能力の磨き方を紹介しています。NHKの子供向けニュース番組で司会を担っていた池上氏ならではの、伝え方の極意を学ぶことができます。
1分で話せ 世界のトップが絶賛した大事なことだけシンプルに伝える技術
「1分で話せ 世界のトップが絶賛した大事なことだけシンプルに伝える技術」では、複雑な内容をまとめて1分で話すことの大切さとその方法が紹介されています。
「”結論”、”根拠”、”事実（実例）”の順番で話す」
「写真や動画など、ビジュアルを見せる」
「”想像してみてください”と言って、相手に想像を膨らませる」
など、具体的かつすぐに実践できる方法が紹介されています。
伝え方が9割
伝えるプロ、コピーライター佐々木圭一氏の著書。同じ内容でも伝え方次第で「ノー」を「イエス」に変える方法が書かれています。非常に実践的で読みやすい一冊となっています。
伝える力はトレーニング次第で鍛えられる
「自分はコミュニケーション能力が低い」「人に物事を伝えることに不向き」
このように考えている方も、諦めるのは尚早かもしれません。伝える力は生まれ持った気質だけで決まるものではなく、鍛えることができます。
本記事で紹介した内容を参考に、伝える力をトレーニングすることも意識してみましょう。
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