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伝える力は誰でも身につく!ビジネスシーンでの重要性やNGな伝え方も紹介

作成: 2019.07.25 更新: 2019.10.03

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「自分の想いや意見を伝える力を身に付けたい」と考えていませんか?

ビジネスをする上で、自分の考えを他者に伝える力は欠かせません。

コミュニケーションや情報伝達をうまく行うことができれば、個人・チームの成果につながるでしょう。

ですが、

「 話している途中に、自分でもなにが話したかったかわからなくなる時がある」
「うまく内容や気持ちが伝わらないのことにもやもやしている」

と課題を抱えている方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、伝える力を身に付けることの重要性や、わかりやすい伝え方について解説します。反対にNGな伝え方も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

伝える力は誰もが身に付けられる

伝える力は、生まれ持った先天的なものではなく、誰もが努力次第で身に付けられるスキルです。

ですが、意識的に行動しなければ身につきません。

常に相手のことを意識して伝えるトレーニングを繰り返すことで、伝える力は身に付けることができます。

伝えると教えるは違う

「伝える」と「教える」は全く違う概念です。情報をただ伝達するだけでは、教える止まりです。

相手はその情報を意味を理解できますが、ただ理解しただけ。行動してもらうことはできません。あなたの意図していることや考え、想いを「伝える」ことができてこそ、相手は行動してくれます。

頭で理解するのではなく、意識の共有ができたときに初めて人は動くものです。

あなたが上司の立場で、部下に「こうしてほしい」と伝える際や、クライアントやユーザーに何かを伝える時には、相手に自分の想いを届けることを意識しましょう。

コミュニケーションの基本は「言語以外」だが「伝える」も重要

コミュニケーションの基本は、表情や声のトーン、ジェスチャーなどの「言語」以外の情報を用いたノンバーバルコミュニケーション(非言語コミュニケーション)です。

聞き手に与える印象として、このノンバーバルコミュニケーションの要素が約9割を占めると言われています。しかし、伝える力もそれと同じくらいビジネスシーンでは重要であると言えます。

伝える力を身に付けた時の、さまざまなメリットは次の章で解説します。


伝える力を身に付けることの重要性

ここでは、伝える力を身に付けることの重要性について紹介します。

信頼関係が築ける

伝わりやすい話は、聞き手からするとすんなり頭に入ってくるため信頼を得やすいです。ビジネスシーンはもちろん、プライベートも円滑に進み、説得力にもつながります。

また、同じ話の内容でも、伝え方次第で印象は180度変わることもあります。例えば相手に何か改善してほしい、という場合。

淡々と相手の欠点を指摘するような言い方では、「そんな言い方しなくても」と相手が不快に思う可能性があります。

そういった時は、相手の長所を認めた上で、「こうしたらもっとよくなる」という切り口から伝える方が良いでしょう。

頼りになる存在として見られる

人に話を伝えるのが上手な人は、周りから頼りになる存在として見られるようになります。

なにが言いたいのか分からない人よりも、要点をまとめて話す人の方ができる人として扱われるのは自明でしょう。

伝える技術がある人はプレゼンテーション能力も高いので、上司も安心して仕事を任せられます。

組織が円滑に機能する

伝える力を身に付けると、部下の意識をうまく変えることができるので、よりよい組織へと導けます。

一人ひとりの仕事に対する意識を変えることができれば、職場の雰囲気もよくなっていくでしょう。

伝える力は個人だけでなく、所属する組織自体をよい方向に導くことができるようになるのです。

AIに代替されないスキル

伝える力は、AIに代替されることのない普遍的なスキルです。例えば単に情報を過不足なく伝えるだけならば、AIの方が優秀かもしれません。

しかし、部下のモチベーションを上げるための言葉などをAIがかけることは難しいでしょう。

AIは感情を持たないので、当然「想い」もありません。想いのこもっていない言葉では、部下のモチベーションは上がりません。

部下の立場に立ってみても、機械に言葉をかけられるより、自分のことを見てくれて仕事ぶりを評価してくれる上司に言葉をかけられた方が、やる気になるでしょう。

伝える力はAI時代を生き抜くための必須スキルです。

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わかりやすい伝え方

上記では、伝える力の重要性について紹介しました。
ですが、重要性はわかっても、うまく相手に伝わらないことには意味がありません。

そこで、ここでは「どのようにして伝えればわかりやすいのか」について解説していきます。

数字を用いて具体的に話す

数字は普遍的なものであり、全員が同じ概念を持っています。会話の中に数字を入れることで、具体的かつ的確に相手に伝えることができるようになります。

例えば「たくさんのお客様に来ていただいた」というのではなく「200名のお客様に来ていただいた」の方が、グッとイメージしやすくなるでしょう。

「満足度90%」のように具体的な数字を出すことで、話に信憑性を持たせることもできます。

前置きを入れて話す

伝えづらいことなどは、前置きを入れて話すことを心がけましょう。

例えば「XXの件で重要な話があるんですが」と前置きを入れることで、いきなり話し始めるよりも、相手に話を受け入れる準備をしてもらうことができます。

相手が感じるであろう不快感や困惑をあらかじめ軽減させることで、的確に伝わるようになります。

間や強弱をつける

話の内容に応じて、リズムや強弱、間を、効果的に使いましょう。淡々と同じトーンで話していても相手は退屈感を感じてしまいますし、集中してもらえません。

例えば、重要な内容の前には間をおいて、重要な内容をゆっくり話すなどを意識しましょう。しっかりと相手に伝えるには、話し方を意識することも重要なのです。

視覚を利用して情報を伝える

視覚を利用して情報を伝えるのも効果的です。自分の頭にある複雑な概念などを逐一言葉で伝えるのはかなり難しいでしょう。

ですが、図式化したりイラストで表現することで、相手は一瞬で視覚的に理解できるようになります。

情報の関係性や構造などを一目でわかる工夫をすることで、自分の考えや意見を伝えることができるようになるのです。

NGな伝え方

わかりやすく伝えることを心がけるだけでなく、NGな伝え方をしないことも大切です。

ここでは反対に、NGな伝え方について紹介していきます。

結論をなかなか言わない

結論をなかなか言わない話し方は、聞き手にとってストレスになります。だらだらと結論を述べてしまうと、結局何の話をしているのかがわかりづらくなるからです。

結論はできるだけ先に伝え、その後理由や根拠を提示することを心がけましょう。

伝えたいメッセージが複数ある

相手に何かを伝える際は、メッセージを一つに絞りましょう。複数の内容の話を同時にすると「これは何の話をしているんだ?」と相手が混乱してしまうことになります。

伝える言葉を構造化し、一つひとつしっかりと伝えられるように話の構成を考えましょう。

専門用語が多い

専門用語が多いと、専門外の人にとっては一体何の話をしているのか分からなくなります。コミュニケーションは常に相手の立場を想像することが大切です。

相手が知らないと思われる専門用語であれば、適宜例えや解説を混ぜながら話しましょう。

話を伝える時には、誰にでもわかりやすい言葉を選んで話すことが基本です。

感情の起伏がない

感情の起伏がないまま話すと思いがまったく伝わらなく、話を聞く側もどう思ってほしいのかがわからなくなります。

前述の通り、相手に行動してもらうためには、想いを込めなければなりません。自分の伝えたいことは気持ちを入れることが非常に大切です。

次の記事では、伝える力を身に付ける5つのトレーニング方法や、おすすめの本について紹介しています。ぜひ合わせてご覧下さい。

伝える力を身に付ける5つのトレーニング方法を解説!おすすめの本も紹介

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