フリーランスが注意すべき「納期遅れ」トラブル発生時の対応について解説

フリーランスとして仕事をする場合、案件の獲得から請求書の提出まで、全て自分で行う必要があります。このような工程の中でも特に「納期」は強く意識していなければなりません。

では、「クライアントから指定された納期に遅れてしまった…」という状況に陥ってしまった場合は、どうすればよいのでしょうか。

この記事では、納期に遅れてしまった場合の対処法や、フリーランスにとっての信頼関係の重要性について解説します。

現在フリーランスとして働いている方も、独立を検討している方も、ぜひ参考にしてください。

納期に遅れてしまった！そんな時の対処法

まずは納期に遅れてしまった時の対処法を解説します。以下の方法を試してください。

まずは相手にお詫びの連絡を入れる

納期を守れなかったことについて、お詫びの連絡を入れるべきです。できる限り早いタイミングで連絡を入れましょう。

正しくスケジューリングをできれば、1週間前には「納期に間に合うかどうか」の判断ができるはずです。

もし納期直前まで判断ができていないようであれば、スケジュールの組み方を見直すべきでしょう。

善処する意向を伝えつつ、納期を過ぎてしまう可能性があることを前もって知らせておくことで、クライアントも別のフリーランスにタスクを回すなどの行動を取れます。

選択肢を提示する

納期に遅れそうであるという旨の連絡をする際には、いくつか選択肢を提示しましょう。

フリーランスとして制作物を納品する場合、完璧な状態で納品することにこだわってしまいやすいです。

しかし、クライアント側は直しが必要な状態で一度確認し、修正箇所を再度伝えるというやり方をとっていることも少なくありません。

「現状XX%完成しているが一旦納品して確認してもらってもよいか」など、お詫びと共に現在の状態で確認してもらうべきかといった選択肢を提示することで、クライアントも動きやすくなってきます。

フリーランスにとってクライアントとの信頼関係は重要

フリーランスにとって、仕事を依頼してくれるクライアントとの信頼関係は何よりも重要です。

この関係が崩れてしまうと、仕事を失ったり、収入源が減ったりしかねません。

一番の問題は納期に間に合わない連絡がないこと

体調不良や他の仕事との兼ね合い、突発的な事情などから納期に遅れてしまうのを確実に防ぐことは難しいでしょう。

しかしこういった場合において、一番の問題は納期が遅れる旨をクライアントに連絡しないことです。

連絡がないとクライアント側も状況がわからず、他の作業スケジュールがずれてしまうこともあります。

一方で、できるだけ早い段階で連絡があれば対応は可能になります。

連絡を常に取り合うように心がける

納期が間に合わないなどトラブルが発生した時にすぐクライアントに報告できるよう、日頃から常に連絡をとっておきましょう。

頻繁に連絡をしていると、納期が遅れそうな時もスムーズにやり取りができます。

クライアントもあなたからの連絡にすぐ気がつきますし、納期が遅れたとしてもすぐに対処してくれます。

もし納期が遅れそうな時、すぐに連絡ができないなど心理的な負担があるのなら、クライアントとの関係性がうまく構築できていないのかもしれません。

密に連絡が取れるフリーランスはクライアントとしても重要

連絡が密に取れて、すぐにレスポンスをくれるフリーランスはクライアントとしても非常に重要でありがたい存在と言えます。

この場合クライアントはそのフリーランスとできる限り長く提携していたいと考えるもの。こういった日頃の連絡などの些細なやり取りの積み重ねで、信用は構築されるのです。

仕事にトラブルや失敗はつきものだが対策はしっかりしよう

仕事にトラブルや失敗はつきものであるという心の持ちようも大切です。

しかしフリーランスの場合、会社員とは違って仕事の失敗はすべて自分に降りかかるケースが多いです。

そうならないために、どのような対策をするべきでしょうか。

失敗したら同じミスをしない方法を考える

失敗はつきものであるため、悩んで塞ぎ込み、仕事ができないような状態にならないように気をつけてください。

失敗したらネガティブな気持ちになってしまうかもしれませんが、なるべく早く立ち直り、次の手立てを考えましょう。

ミスは仕組みで防ぐことができる

同じミスを繰り返してしまうと、自分はダメだと悲観的になってしまうかもしれません。

ですが、仕事上のミスの多くは仕組みで防ぐことができます。

例えば期日を忘れてしまうのであれば、パソコンやスマホ上でリマインダを設定するなど。自分の頭で覚えておこうとするとどこかのタイミングで忘れてしまうでしょう。リマインダの仕組みを利用した方が確実です。

デスクトップツールなどを有効活用し、ミスをしない仕組みを作っていきましょう。

手抜きの仕事はしないように注意

納期に間に合わなそうだからといって、手を抜くのは絶対にNGです。

クライアントから修正依頼が入り、結局作業期間が延びてしまい、さらにクライアントからは「質の低い成果物を納品する人」というイメージを抱かれてしまう可能性があります。

この場合、クライアントからの信用は徐々に下がり、いつの日か仕事を依頼されなくなったり、契約を切られてしまうでしょう。

どうしても品質が上がらない時はクライアントに相談するか、納期を伸ばしたもらって作業時間を確保するのがベストです。

納期に間に合わなくなってしまう原因を考える

頻繁に納期に間に合わなくなってしまう方は、日々の仕事のやり方に原因があるのかもしれません。

それが何かを自己分析し、改善していきましょう。

スケジュール管理ができていない

まず第一に、スケジュール管理に問題がないか考えましょう。

一度に大量の仕事を引き受けていたり、納期ギリギリまで作業に取り掛かっていなかったりなどはないでしょうか。

また、この作業にはこれくらいの時間がかかるという見積もりが的確にできていないという可能性も考えられます。

スケジュールを一度立てても、随時修正していく必要があります。

はじめに立てた見積もりと違うと感じたら、すぐにスケジュールを修正しましょう。

クライアントからの連絡に気づかない

クライアントからの連絡に気づかないと、スムーズに意思疎通ができずに、作業に支障をきたします。

メールやチャットツールなどを利用している場合は、メッセージにすぐに気づくように通知設定をしておきましょう。

GmailやSlack、Chatworkなどを利用している場合は、スマートフォンアプリなども活用すると、気付きやすくなります。

仕事に時間がかかりすぎている

一つの仕事に作業時間がかかりすぎて、納期に間に合っていないことも考えられます。

あなたのスキルレベルに合っていない仕事を受注してしまっているかもしれません。

スキルを持ったフリーランスであれば問題なくスムーズに作業を進められることでしょう。しかし自分のスキルと仕事内容との差が大きい場合は、その都度いろいろと調べながらになってしまうため、かなりハードな作業になると考えられます。

体調を崩しやすい

フリーランスは、体調管理に気を配る必要があります。

会社員であれば有給を使って休むこともできますし、あなたの作業を同僚に代わってもらうこともできるでしょう。

しかしフリーランスの場合はそうもいきません。基本的に、休んだ分の作業も収入も自分の力で取り返さなければなりません。

風邪や突発的な体調不良を完璧に防ぐことは難しいですが、日頃から昼夜逆転した生活を送らないようにしたり、バランスのいい食事をとったりすることなどが大切です。

その他トラブルや事情が発生した

仕事に必要なツールが故障したり、身内関連の事情があったりなどで納期が守れなかったということも考えられます。

そのような突然の出来事は予想しづらく、対応できない場合もあるでしょう。

そういった場合も、分かった時点でクライアントに連絡を入れるべきです。なるべく早く連絡を入れれば、クライアントも相応の対処が可能になります。

スキル面の見直しも考えよう

納期が遅れてしまうことの原因があなたのスキル面にあるのなら、もう一度スキルの見直しをするべきでしょう。

前述の通り、自分のスキルと見合っていない仕事をしているのであれば、納期に遅れる確率は高くなります。

特に、何度も納期を守れていない場合は、スキルから見直すことをおすすめします。

スキルアップすることで納期を守れるだけの作業スピードが手に入る可能性がありますし、より報酬の高い仕事に挑戦できるようにもなります。

スキルアップの方法としては以下が考えられます。

独学する

自分のスキルを客観的に見直して、特に不足していると感じる部分を重点的に学習しましょう。

何かの知識をなんども調べることに時間を費やしてしまっているのであれば、その分野に関する本を何冊かまとめて読んでみるのもおすすめです。

またパソコンの作業をしているのであれば、無駄な動作をなくすためのショットーカットキーの使い方を学ぶというのもよいでしょう。

勉強会・セミナーに参加する

勉強会やセミナーなどに参加することで、知識を得ることができます。

またそういった場での人脈が仕事につながる可能性もありますので、フリーランスの方は積極的に参加すると良いでしょう。

専門スクールに通う

フリーランスを支援するコースが用意されている専門スクールもあります。

スキルアップはもちろんのこと、仕事の受注、スケジュール管理、クライアントとのやりとりなども指導してくれます。

フリーランスとして働きはじめたいと考えている方や、スキルを根本的に見直したいという方に最適です。

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さいごに

納期遅れになってしまった場合の対処法や、フリーランスにとっての信頼関係の重要性について解説しました。

フリーランスにとって納期を守るのは最優先事項といっても過言ではありません。

本記事で紹介した方法を通して、納期を確実に守れるようにしておきましょう。

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