転職活動のメール返信マナー！日程調整や内定に関する連絡の書き方を解説

メールはプライベートでもよく使う連絡手段ですが、転職活動中に企業へメール連絡する際には、いくつか気をつけなければいけないポイントがあります。

「たかがメール」とあまり考慮せず気軽に送ってしまうと、伝えたいことがうまく伝えられなかったり、あなたの印象を悪くしてしまったりする可能性も。

この記事では、転職活動に関するメールの返信マナーについて解説します。面接の日程調整や履歴書などの資料の送付、内定の承諾や辞退などのシーン別の書き方のポイントも解説するので、ぜひ参考にしてください。

転職活動のメール返信マナー

転職活動においては、企業へのメール連絡の仕方や内容も、採用可否を左右する要因の一つと言って過言ではありません。

社会人としての常識を持っていることや、あなたの誠実さが相手に伝わるように書きましょう。まずはメール返信の基本的なマナーについて解説します。

• 返信は24時間以内に行う
• 件名・本文は残す
• 署名を入れる
• 会社用のアドレスは使わない
• 太字・色文字などの装飾は使わない

返信は24時間以内に行う

返信は企業からの連絡が来てから24時間以内に行うのが基本です。

例えば面接の日程調整の連絡であれば、企業の採用担当者は同時に複数の応募者に連絡をしていることが考えられます。返信が遅れてしまうと希望の時間に面接が受けられなくなったり、「クイックレスポンスができない人だ」といった悪い印象を与えてしまったりするかもしれません。

また、企業へのメール連絡は、応募する企業の就業時間内に行うこともマナーの1つ。

とはいえ、在職中に転職活動を行う場合、平日の昼間は仕事があって転職に関する連絡ができない人も多いでしょう。

その場合には、メールを送信する時間を指定できる「予約機能」が便利です。前日の夜にメール文を作成し、翌日の午前中などに送信されるようにセットしましょう。

件名・本文は残す

企業の担当者から送られてきたメールの件名、本文は残したまま、メーラーの「返信」からメールを作成し、送りましょう。

相手が書いた件名や本文を消してしまうと、受け取った企業の担当者が何についての連絡であるかがすぐにわからず、手間をとらせてしまう可能性があります。

「返信」からメールを送ろうとすると、件名の頭に「Re:」が付くのが一般的ですが、これも残しておきましょう。そうすることで、企業の担当者も「あの件に対する返信だ」と件名を見ただけでわかります。

署名を入れる

メールの最後には、次の情報を記載した署名を入れます。

• フルネーム（読み方が難しい場合は読み仮名を入れるとよい）
• メールアドレス
• 郵便番号・住所
• 携帯電話など、日中に連絡がつく電話番号（携帯電話の場合はプライベートのもの）

署名を入れる目的は、企業の採用担当者に誰からの連絡であるかを確実に知らせること。採用活動中の企業の元には、様々な人からメールで連絡が来ます。中にはあなたと同じ名字の人や、同姓同名の人がいるかもしれません。

やり取りをよりスムーズに行うためにも、署名は忘れずに入れましょう。

会社用のアドレスは使わない

在職中に転職活動を行う場合に気をつけたいのが、転職活動では会社のアドレスは使わず、プライベートのものを使うこと。

会社のメールアドレスは、あくまでその会社の業務で使用するためのものです。転職活動で使ってしまうと、応募する企業の担当者に「非常識な人だ」といった悪い印象を与えかねません。

また、仕事中に同僚や上司が見ている前で転職に関するメールが届き、職場に転職活動をしていることがバレてしまう危険性もあります。

プライベート用と転職用の連絡が混ざってしまうことを避けたい場合は、転職活動用にメールアドレスを新しく作りましょう。企業からの連絡を見落とす可能性が減り、また転職が終わった後はメールを削除してしまえば、転職サイトやエージェントからメルマガなどの連絡が届き続ける心配もありません。

太字・色文字などの装飾は使わない

読みやすさを意識して太字や色文字を使いたくなる人もいるかもしれませんが、転職活動のメール連絡においてはあまりおすすめできません。

メーラーやブラウザによっては文字化けしたり、文字サイズや行間が崩れて見た目が悪くなったりする可能性があるためです。

「太字や色文字は正式なビジネスメールにはふさわしくない」と考える人もいるため、装飾は使わず、平文で送りましょう。面接の日時など強調したい内容がある場合には、【】や””などで囲むとよいでしょう。

企業への返信メールの基本構成

あなたの印象を左右しかねない重要な企業へのメール連絡。基本の書き方は、一般的なビジネスメールと同じです。

しかし、普段の業務では正式なビジネスメールを書く機会があまりない人にとっては、「何をどう書けばよいかわからない」と困ってしまうでしょう。

ここからは、転職活動に関するメールの基本構成を解説します。

件名

件名はわかりやすく、簡潔に書くのがポイント。企業からの連絡に対して返信する場合は、メーラーの返信機能を使い、頭の「Re:」は残したまま送りましょう。

よかれと思って件名を書き換えてしまうと、逆にわかりづらくなる可能性もあるので、あえて残す方法が無難です。

宛先

宛先には相手の会社名・部署・役職・名前を書きます。名前によっては「斎藤」と「斉藤」など間違えやすいものもあるので、しっかり確認しましょう。名前や部署名がわからない場合には、「採用ご担当者様」と書きます。

会社名は（株）などと省略するのではなく、「株式会社」と正式名称で書くことに注意。返信する場合は送られてきたメールの署名欄を見ればわかりますが、ホームページなどでも再確認すると安心です。

挨拶

メールの書き出しは「お世話になっております」と書くのが基本です。初めて連絡をする場合には「お世話になります」と書きましょう。

その後に名前をフルネームで記載します。読み方が難しい名前の場合は（）でふりがなを入れるとより親切です。メールの内容に応じて「貴社の中途採用に応募しております◯◯です」や「◯日に一次面接をして頂きました◯◯です」と書くと、よりわかりやすくなります。

本文

挨拶の後に、メールの用件を書きます。だらだらと長文を書いてしまうと読みづらくなるため、改行や段落分け、箇条書きなどを利用して、読みやすい文章を書くことを心がけましょう。

面接日程の調整や内定承諾・辞退などの内容別の書き方のポイントは、この後に詳しく解説しています。

締め

本文を書き終わったら、「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます」といった文章で締めくくります。

「お忙しいところ恐縮ですが」「恐れ入りますが」「お手数ですが」などのクッション言葉を活用すると、丁寧な印象になります。

署名

署名では「転職活動のメール返信マナー」でも解説した通り、フルネーム、郵便番号と住所、メールアドレス、電話番号を記載します。

在職中の場合、現在の会社名や役職などは入れる必要はありません。本文と区切るために「ー」や「*」などで線を引くとわかりやすいでしょう。

【返信内容別】メールを書く際のポイント

転職活動に際してメールでやり取りされる内容は多種多様であるため、用件に合わせて内容を考える必要があります。

いずれも連絡についても、メールをくれたことや自分のために時間を取ってくれたことへのお礼を文章に入れると、印象が良くなるでしょう。

面接日程を調整するメール

面接日程の調整メールは、相手が提示した候補日に回答するケースと、自分から候補日を挙げるケースの2つがあります。

企業が提示した候補に回答する場合、まず「ご提示ありがとうございます」といったようにお礼を述べます。その上で、都合のよい日時を第3希望くらいまで回答しましょう。調整にかかる手間が省けます。

自分から候補日を挙げる場合や、やむを得ない理由で相手が挙げてくれた候補日で都合がつかない場合は、同じく候補日を3つ以上提示しましょう。

面接へのお礼を伝えるメール

面接後のお礼メールは、なるべく早くに送るのがポイントです。企業によってはすぐに採用結果通知がくることがあるため、連絡が前後してしまわないよう、可能であれば面接の当日、遅くても翌日中に連絡しましょう。

面接で聞いた話を盛り込みつつ、「貴社の魅力を再認識し、仕事をしたい気持ちがよりいっそう高まりました」といったように自身の感想をのべるとよいでしょう。印象がよくなる可能性も考えられます。

履歴書など書類を添付するメール

履歴書などの書類を添付するメールを送信する際は、添付するファイルの名前とサイズに注意しましょう。

添付ファイルの名前は「履歴書_◯◯（応募者名）」など、名前を見ただけで内容がわかるようにします。ファイルのサイズが大きすぎると送信エラーになることがあるため、目安として1MB以下であるかも確認しましょう。

メールの文章を書くことに夢中になり、うっかり添付をしないまま送信してしまうミスも度々起こります。送信前にすべてのファイルが添付されているかを確認することも大切です。

面接や選考を辞退するメール

何らかの事情で面接や選考を辞退する場合は、わかったタイミングで早めに連絡することが重要です。

その際、辞退する理由は詳しく述べる必要はありません。「諸般の事情により面接を辞退させて頂きます」などと簡潔に書きましょう。

選考を辞退するとは言え、将来何かの縁でまた関わる可能性もあります。悪い印象が残ってしまわないよう、メールで辞退することへのお詫びや、これまで面接や日程調整などで時間をとってもらったことへのお礼の言葉も忘れずに入れましょう。

内定を承諾するメール

内定を承諾するメールは、入社を決断したタイミングで速やかに送りましょう。企業によっては「◯日以内にご回答ください」と期限が設けられていることもあります。返信が遅れてしまったことで「内定辞退」とみなされないように注意しましょう。

本文には「心より感謝申し上げ、謹んでお受けいたします」といったように、選考をしてくれたことや採用の判断をしてくれたことへのお礼の言葉も入れます。

内定を保留するメール

入社の判断するまでに時間が欲しい場合は、保留をお願いするメールを送りましょう。しかし、企業もいつまでも待ってくれるわけではありません。猶予期間は通常2～3日、長くても1週間程度が常識の範囲内です。

まずは内定をだしてくれたことのお礼を述べます。「できるだけすぐに回答が欲しい」と思っている企業側に配慮し「誠に恐縮ではございますが、返答は◯月◯日まで待って頂けないでしょうか？」といったように疑問形で書くとよいでしょう。

内定を辞退するメール

内定を辞退するメールには、これまでの選考に時間を割いてくれたこと、採用連絡をくれたことへのお礼を書くことが重要です。

辞退する理由については詳しく書く必要はないので「自身の適性を鑑みた結果、辞退させていただきます」などと簡潔に書きましょう。

メールの締めには、メールで内定辞退の連絡をすることへのお詫びや、応募企業の発展をお祈りする言葉を入れると、悪い印象が残ってしまうことを避けられます。

転職活動のメールの返信マナー　まとめ

転職活動に際して企業に送信するメールは、応募者であるあなたの印象を左右する可能性もあるため、ビジネスマナーを守り、基本構成に従って書くことが重要です。

メールの内容に応じて気をつけるべきポイントが異なるため、例文などを参考にしながら文章を考えるのもよいでしょう。転職活動に関する企業へのメール例文はこちらの記事で紹介しています。ぜひあわせて参考にしてください。

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