働き方改革やコロナウィルスの感染拡大の対策の影響で、Web会議に注目が集まっています。
しかし、ビジネスパーソンの中には「Web会議と耳にしたことはあるけれど、実はよくわからない…」という人もいるでしょう。
そこでこの記事では、これからWeb会議の導入を考えている方向けに、Web会議とは何か、注目される理由、利用するメリット・デメリットについてわかりやすく解説します。
※記載されている内容は記事公開時点での情報です。サービス内容は予告なく変更の場合がありますので予めご了承ください。最新のサービス内容は公式Webサイトをご覧ください。
Web会議とは
リモートワークを急遽導入したという場合には、Web会議についてよく知らないというケースもあるでしょう。まずは、Web会議とは何かという概要について解説します。
Web会議はインターネットを利用するオンライン会議
Web会議は、インターネット上でソフトウェアを使って行うオンライン会議です。
カメラ・マイク・スピーカーが搭載されたPCやスマホがあれば、簡単に開催できます。コストを抑えてスピーディーに導入できる点もWeb会議を使うメリット。
Web会議システムの基本機能
Web会議を行うためのソフトウェアであるWeb会議システム。Web会議システムには、以下のような基本機能が備わっています。
- 音声・ビデオによる通話
- 画面共有機能
- 会議の録画機能
- チャット機能
- セキュリティ対策
このような機能を中心に、サービスやプランによってさらに便利な機能が利用できます。
テレビ会議は専用のデバイスなどのハードウェアが必要
テレビ会議は、専用のデバイスや回線などのハードウェアを使って行う会議です。
高品質で安定した音声や映像、セキュアな会議が行える点がテレビ会議を利用するメリット。
ただし、テレビ会議はアクセスできる場所が限定され、導入に時間とコストがかかります。
オンプレミス型とクラウド型の違いについて
web会議システムは、クラウド型のSaaS（Software as a Service）として提供されているものが一般的。それだけではなく、自社内で機材や設備などを整えて利用するオンプレミス型のWeb会議システムもあります。
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クラウド型のWeb会議システムの特徴
会議室数・利用できるアカウント数・利用時間などを柔軟に変更できる点がクラウド型のWeb会議システムの特徴。
クラウド型は設備投資などが不要で、基本的にPCやスマホなどのデバイスのみで利用可能な導入のしやすさも魅力です。
オンプレミス型のWeb会議システムの特徴
オンプレミス型のWeb会議システムは、セキュリティ対策において優れています。
自社のセキュリティポリシーにマッチしたWeb会議システムの導入が可能です。ただし、設備などの初期投資が必要で、導入に時間と費用がかかります。
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Web会議が注目されている理由とは
Web会議への注目が高まっている理由として、コロナウィルスの影響や働き方改革などが挙げられます。以下で、その理由の詳細について詳しく見ていきましょう。
コロナウィルスの影響
新型コロナウィルスの感染拡大を防ぐために、リモートワークを導入する企業が増加傾向。
それに伴い、コミュニケーションツールや業務用のツールとしてWeb会議システムへの関心が高まっています。
もともとテレワーク勤務を推奨していたレノボ・ジャパン。ニッセイ基礎研究所によると、通常の平均のテレワーク勤務者の数は20%、3月11日の段階では86%に上昇したとあります。
また、エンワールドのアンケート調査によると、約8割の企業が新型コロナウィルスへの対策を実施しているとあります。
その中の6割以上が「リモートワーク・在宅勤務」を実施。また、採用をオンラインで行う企業も増えています。
業務のツールとしてだけでなく、採用のツールとしてもWeb会議システムへのニーズは高まっていくでしょう。
働き方改革によるリモートワークの推進
多様な働き方を実現するために、Web会議システムは欠かせないツールとして注目されています。
政府が推進する働き方改革の影響で、リモートワークを導入する企業が増えています。
ワークライフバランスの実現などの観点から、通勤にかかる時間やコストを見直そうという動きが顕著。
自宅やオフィスなどをシームレスにつなぎ、効率的に業務を進めるためにWeb会議システムが役立つ場面は多いです。
デバイスの普及とICT環境の整備
Web会議に参加できるデバイスが普及したことも、認知が上がって一般的になってきた理由の1つ。
ビジネスパーソンで、PC・スマホ・タブレットなどのデバイスを1つも持っていないという方は少数だと思います。
また、高速インターネットなどを含む、ICT（情報通信技術）環境が整備されたこともプラスに。
Web会議システムが一般的になったことで、サービスの品質が向上し、低価格で利用できるものも増えました。
ZoomやWherebyのように、基本無料で利用できるWeb会議システムもあります。
ICT環境が整って、導入のハードルが下がったこともWeb会議が注目されている要因と言えるでしょう。
Web会議のメリット・デメリット
Web会議はリモートワークの強い味方となるツール。しかし、利用における注意点もあります。Web会議を行うメリット・デメリットを以下にまとめました。
Web会議のメリット
Web会議を行うおもなメリットとして以下が挙げられます。
- 移動や場所の確保の負担を減らしてくれる
- 会議を開催する費用を削減できる
- 会議の時間を短縮できる
- 規模が調整できるので柔軟に会議が開催できる
- 社外ともミーティングが行いやすい
時間を有効に使い、コストを削減できることがWeb会議を使う大きなメリット。
また、参加人数も調整しやすいので、会議だけでなくさまざまなミーティングにもWeb会議システムは使えます。
使う人の状況に応じて、幅広い用途に対応する汎用性の高さも見逃せません。
Web会議のデメリット
Web会議を行うおもなデメリットとして以下が挙げられます。
- 参加者の表情などの雰囲気が伝わりづらい
- インターネットやデバイスの準備などの最低限の環境構築が必要
- Web会議に合った進行が求められる
実際に顔を合わせて行うオフラインの会議とは異なり、参加者の表情や様子などの雰囲気が伝わりづらい点が理解しておくべきデメリットと言えるでしょう。
Web会議システム・アプリを選ぶポイント
Web会議システムを選ぶポイントについて以下で解説します。
音声と映像の品質はよいか
音声や映像の品質の高さはWeb会議システムを選ぶ際にまず着目したいポイント。
音声や映像が途切れると、快適かつ効率的にWeb会議を進めることは難しいでしょう。
とはいえ、コーデック技術の進歩により品質は向上しているため、ある程度の品質は担保されていると考えても問題はありません。
しかし、海外などの複数拠点を結ぶ大規模なweb会議を行うといった用途を考えている場合には、品質のチェックは欠かせないです。
誰にでも使いやすいか
Web会議システムを選ぶ時には、ITリテラシーの高い低いに関わらず、誰にでも使いやすいかをよく考えましょう。
会社内で部署や支社などの違いによってITリテラシーの格差があるケースは少くないと思います。特に現場作業などがメインの人は、そもそもPCの操作に不慣れという場合も。
ITリテラシーが低い人も高い人も同じように使えなければ、Web会議はスムーズに行なえません。
操作が直感的に行えるわかりやすいものや、公式サイトで使い方を説明してくれているものがおすすめです。
また、問題が発生した際にすぐに質問ができるなど、ビフォーアフターのケアも大切。使いやすさを見る時には、サポート体制が充実しているかも確認するとよいでしょう。
求める機能が備わっているか
Web会議システムを選ぶ時は、求める機能がしっかりと備わっているかを確認しましょう。
Web会議システムは多くの利用者がいる成熟したツールです。そのため、多くのシステムは求められる必要最低限の機能は備わっています。
それだけではなく、システムによってはさらに便利な機能が備わっているものも。例として、以下のような機能が挙げられます。
- ZoomなどのWeb会議の録画機能
- ハングアウト Meetの音声の自動字幕起こし
- bellFaceの美人・イケメンにするカメラの調整機能
このような機能面も確認して、用途に合わせてWeb会議システムは選びましょう。
コストと効果のバランスはよいか
Web会議システムに限った話ではありませんが、費用対効果を考慮することは大切です。
Web会議システムは基本無料で使えるものから、月額の使用料を払ってアカウントを購入するものまでさまざま。
また、使用する規模によっても料金は変わります。
本格的に企業で導入を検討する際には、どのような目的で使うのかを明確にし、必要となる機能や規模を洗い出すことが必要。
そこから、導入のコストと効果のバランスのよいものを選びましょう。
セキュリティ面は考慮されているか
Web会議システムを選ぶ時には、セキュリティ面への考慮がなされているか確認することも重要なポイント。
Web会議を行う際には、第三者によって通話の内容・映像・共有ファイルなどが不正アクセスによって盗まれるというリスクがあります。
そのような情報の漏洩を防ぐために、データ暗号化やアクセス制限などのセキュリティ対策が行われているシステムを選ぶことが必要です。
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おすすめのWeb会議システム
無料で使えるおすすめのWeb会議システムについて以下で解説します。
無料で使えるおすすめのWeb会議システム
まずは、web会議システムを手軽に試してみたいという場合もあるでしょう。そのような時には、基本無料で利用できるweb会議システムがぴったり。
ZoomやWherebyといったWeb会議システムは、基本無料で使える世界的に人気の高いおすすめのサービスです。
その他にも無料で使えるWeb会議システムは数多くあります。
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