WBSツールで円滑なプロジェクト管理を！目的・作り方・注意点を解説

円滑なプロジェクトの実行に役立つWBS（Work Breakdown Structure）。どのような役割・目的で作成するのかきちんと理解できていますか。

この記事では、WBSの目的や具体的な作り方、作成時の注意点についてわかりやすく解説します。

WBSとは

システム開発などのプロジェクトに活用されるWBS。

作成する人はもちろん、利用する人も知っておきたいWBSについて、まずは基本から整理していきましょう。

作業を分解し、構造化する手法

WBSはWork（作業） Breakdown（分解） Structure（構成）の略で、作業を分解して構造化する手法になります。

システム開発の現場で頻繁に利用されているものです。

プロジェクトに必要な作業を洗い出し、それぞれの作業の関連性や実行順序、かかる時間や担当者を整理し、構造化していくことで、プロジェクト全体を効率的に管理することができます。

WBSはプロジェクト管理の基礎

プロジェクトは、完了までに必要な作業やその実施スケジュールを綿密に管理することが重要です。

WBSはスケジュール作成のもとになります。

具体的な作成方法は記事の後半で解説しますが、大きく以下の手順でWBSの作成は行われます。

1. プロジェクト全体の作業をまず大きな粒度のタスクに分解する。それをさらにタスク分解して小さな粒度のタスクの集合としていく
2. プロジェクトの遂行に必要な全てのタスクとその実行順序が明確になったツリー構造を作る

大きなタスクから小さなタスクに分解していくことで、プロジェクトの達成に必要なタスクの洗い出しを抜け漏れなく行うことが可能になります。

WBSを作成する目的

WBSを作成する目的は「プロジェクト完了までの全作業を抜け漏れなく洗い出し、整理すること」にあります。

大きなプロジェクトであれば、開始から終了まで1年以上かかることも珍しくありません。

つまり、スケジュール遅延を防ぎ、必要なリソースを確保するためには開始の時点で終了までの道筋をしっかりと立てておくことが重要です。

WBSを使えばそれぞれのタスクを明確化し、プロジェクト全体の作業を把握することができます。

その上でスケジュールの策定や作業の役割分担をすることで、精度の高い見積もりが可能になります。

WBSのないプロジェクトは失敗のリスクが高い

WBSを作成することなくプロジェクトを進めることは、失敗のリスクを高めることになりかねません。

タスク漏れや作業の手順が前後することでスケジュールが遅延したり、必要な時に必要なリソースが確保できない危険性もあります。

プロジェクトに携わるメンバーにとっても、今やっている作業がプロジェクト全体のどの部分にあたるのかを把握できないと、作業が非効率になるでしょう。

WBSの作り方

WBSはただ作成すればよfいというわけではありません。

円滑なプロジェクト遂行という目的に沿って、適切に作成することが求められます。具体的な作成手順について解説していきましょう。

タスクを全て洗い出す

まずはタスクを全て洗い出すことから始めましょう。例えばシステム開発であれば、以下のような大きなタスクに分けます。

その後、それぞれのタスクを細分化していきます。一番小さなレベルのタスクが数時間～数日程度の作業に収まるように考えましょう。

1. 要件定義
2. 基本設計
3. 詳細設計
4. 開発
5. テスト

各タスクの依存関係と順序を整理する

洗い出しが終わったら、各タスクの依存関係と順序を整理します。

それぞれの作業には依存関係があります。

具体的には「作業Bは作業Aが終わらないと始められない」「作業Cを開始するためには作業Aと作業Bが完了している必要がある」「作業Cと作業Dは並行して進められる」などです。

これらを整理することでプロジェクトの工程を可視化していきます。

タスクを構造化する

タスクの構造化とは、同じレベルのタスクをまとめ、さらに下に小さなレベルのタスクをまとめていくということです。

一番上に大きなタスクがあり、そこから中タスク、小タスクに枝分かれしていくツリー構造をイメージするとわかりやすいでしょう。

担当者を配置する

日々実行していくタスクが決定したら、担当者を配置していきます。

ここで重要なのが、担当者の人数を基本的に「1タスク1担当者」にすることです。

1つのタスクに複数人の担当者が配置されると「◯◯さんがやってくれるだろう」「XXさんがやっていたと思っていた」など責任の所在がわかりづらくなります。

確実にタスクを完了していくため、複数人を配置する時には責任者を明確に決定することをおすすめします。

担当者の配置には必ず同意を得る

担当者の配置の際にもう1つ注意すべき点として、タスクの担当者には必ず事前に同意を得ておくことです。

WBSを作成するプロジェクトマネージャーが勝手に担当を決めてしまうことで「勝手に担当にされたけど、タスクを実行する時間がない」「このタスクは自分のスキルではできない」などの問題が発生する可能性があります。

また、プロジェクトマネージャーと実際の担当者の間にタスク完了までの工数にギャップが生じることを防ぐためにも、予め納期を相談しておくことが重要です。

WBS作成におすすめの無料ツール

ここでは無料のWBS作成ツールを紹介します。

プロジェクトの実施期間を通して利用するWBSは、紙やホワイトボードよりもツールを使うことがおすすめです。

Excel Apps

出典：Excel Apps

Excel AppsはExcel上でWBSを作ることができます。

普段から使い慣れている人も多いExcel上で操作が可能なので、ツールのインストールやマニュアルを読まずにすぐ作成したい、という方におすすめです。

Canva

出典：Canva

Canvaはドラッグアンドドロップで操作ができるシンプルなWBS作成ツールです。

色やテイストの異なる無料テンプレートが複数用意されており、面倒な準備を省いてすぐに作業に取り掛かることができます。

おしゃれなデザインもあるので、仕事用だけではなくイベントなどのプロジェクト管理にも使えそうです。

WBS作成時の注意点

プロジェクトの命運を分けるWBS。円滑なプロジェクト達成のために必ず抑えておきたい作成時の注意点について整理しておきましょう。

クリティカルパスを意識する

クリティカルパスとは、WBS上でタスクの前後関係をつなげたときに、開始から終了までに最も長い時間を要するタスクの連なりのことです。

最も長い時間を要するタスクは、スケジュール通りに完了するためのハードルがそれだけ高くなります。

そのため、クリティカルパス上のタスクの遅延はプロジェクト全体の遅延に繋がります。

クリティカルパス上にあるタスクは、所要時間の見積もりや担当者の配置を慎重に行うことが大切です。

その上で、クリティカルパスに合わせて全体のスケジュールを調整することを検討しましょう。

作業を明確に設定する

洗い出すタスクは、具体的な実施内容と完了の判断が明確にできるようにしましょう。

タスクの内容を曖昧なままにすると、プロジェクトマネージャーと担当者との間に作業範囲や成果物の認識にズレが生じてしまいます。

WBSの作成時点で作業内容や成果物が不明確なタスクが出てきた場合は、プロジェクトが進む中で適宜明確化していくようにしましょう。

工数を正確に見積もる

想定外の事態に対応するため、タスク間に余白（バッファ）を持たせることがあります。

ですが、必要以上のバッファは担当者をサボらせたり、次のタスク担当者を無駄に待たせたりする可能性があります。

担当者と相談して各タスクの工数を正確に見積もり、無駄な工数なくプロジェクトを完了させられるようにしましょう。

自分だけの経験・価値観で作成しない

「このタスクは3日あれば完了できる」「自分の作ったWBSは正しい」と作成者個人の経験や価値観だけでWBSを作成することも失敗の要因になります。

また「このタスクは1週間で完了させたい」という希望で作成することも、後になってスケジュールの遅延を引き起こす可能性があります。

作成者の価値観が詰まった非現実的なWBSが完成しないよう、複数人で内容を精査しながら進めていくことが重要です。

まとめ

WBSは上手に作成・活用することでプロジェクトを最小の管理コストで円滑に遂行させることができます。

プロジェクトの実施期間を通して利用するWBSの作成・管理にはツールの利用が便利です。

下記の記事ではおすすめの管理ツールを紹介しているので、ぜひ合わせてご覧ください。

▶WBSにはツールの利用が便利！おすすめのWBS作成・管理ツール8選

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