仕事のキャパオーバーを防ぐ5つの対策！キャパオーバーした際に取るべき行動も解説

仕事がキャパオーバーになってしまうと、さまざまな悪影響が生じてしまいます。

本記事では、キャパオーバーしないための具体的な対策や実際にキャバオーバーに陥った際に取るべき行動について解説します。

そもそもキャパオーバーしてしまう原因と悪影響については「仕事がキャパオーバーになる原因5つ 仕事量が多い人の特徴や対処法も紹介」と合わせて参考にしてください。

仕事がキャパオーバーしないために取るべき5つの対策

キャパオーバーになってから仕事を減らそうとしても、その時点であなたは「仕事をどんどん任せても大丈夫」といったイメージを周囲から持たれている可能性があります。

そのような場合、状況の改善はさらに難しくなるため、キャパオーバーになる前の対策が重要。ここでは、仕事がキャパオーバーしないために取るべき5つの対策を紹介します。

• 状況を冷静に捉える
• 業務の効率化を考える
• できそうにない仕事ははっきり断る
• 手が空いている部下や同僚がいれば仕事を振る
• 睡眠はしっかりと取る

状況を冷静に捉える

まずは現状を冷静に分析して、このままの状況が続けばキャパオーバーになりそうかどうか予測してみましょう。

多くの人が人生のうち長い時間を仕事に費やします。仕事を続けるというのは長期戦です。1日頑張れたとしても、それが数カ月〜数年続けられるかが重要で、無理をすれば長く働けなくなる可能性もあります。

これを考えないと、気づいた時にはすでに仕事がキャパオーバーになっていることも。今のペースが何年も続いても問題ないのか冷静に考え、無理のないペースで仕事をすることを最優先にしましょう。

業務の効率化を考える

規定の労働時間8時間の中で、1回3時間の仕事を一日で3つこなそうとすると1時間の残業になりますが、その3時間を2時間半に短縮することが出来れば30分余ります。

まずあなたが普段、日常的あるいは定期的に行っている業務を効率化できないか考えましょう。

「ツールを導入する」「業務のやり方をそもそも変える」など方法はたくさんあります。

例えばメールを書くのに時間がかかる人はテンプレートを用意したり、よく入力する単語は辞書登録してすぐに入力出来るように設定したりするなど、1分1秒でも早く仕事を終わらせられる工夫をしましょう。

できそうにない仕事ははっきり断る

自分のタスク管理、スケジュール管理を徹底して行い、出来そうにない仕事ははっきりと断りましょう。

「明日までに◯◯を終わらせる必要があり、その作業にあと5時間かかるのでその仕事は出来ません」などと理由を述べて断ります。

それでも仕事を任されそうになった場合には、その他の仕事の締め切りの延長や他のメンバーへの振り分けなどを交渉します。

先輩や上司にとって「使い勝手のよい働き手」になってしまっては、いつキャパオーバーになってもおかしくありません。あなたがやる仕事はあなたが決めましょう。

手が空いている部下や同僚がいれば仕事を振る

時間が足りない時は誰かの力を借りることを考えましょう。

例えばあなたの同僚で手が空いている人がいれば、直接、あるいは上司などを通じてヘルプを依頼します。

この際、ただ「助けて欲しい」「代わりにやってほしい」というのではなく、他の抱えている仕事の状況などを説明して、相手に納得してもらった状態で引き渡すのが理想です。

ただし、これは繁忙期など部署・チーム全体として忙しい時には難しいため、出来そうにない仕事は最初から受けない、という姿勢を持つほうが無難でしょう。

睡眠はしっかりと取る

睡眠不足は集中力・パフォーマンスを低下させます。忙しい時こそ、しっかり寝ることを意識しましょう。

必要な睡眠時間は人によって異なるため、自分にどれくらいの睡眠が必要かを把握しておくことも大切です。

仕事中にどうしても眠くなってしまったら、思い切って仮眠を取ることも方法の一つです。10分、15分でも眠るだけで頭がすっきりしてその後の仕事に集中できるでしょう。

仕事がキャパオーバーした場合に取るべき3つの行動

上述した通り、キャパオーバーの状態が長く続くことにメリットはありません。

キャパオーバーになっている、と感じ始めたら、心身に悪い影響を及ぼしてしまう前に対処することが重要です。ここでは、キャパオーバーになった時に取るべき行動について解説します。

• 上司に正直に相談する
• 有給休暇を取る
• 今後の働き方についてしっかりと考える

上司に正直に相談する

まずはあなたに仕事を振っている人に相談しましょう。

もし先輩から言われた仕事をやっている場合でも、その先輩は上司から指示されているのであれば締切の延長などの判断は先輩自身では出来ないため、直接上司に相談するほうがよいでしょう。

相談する際には「つらい」「仕事が終わらない」といった感情で話すのではなく、最近の残業時間や現在抱えている仕事など、できるだけあなたの状況を客観的に伝えます。

その上で「◯◯の締め切りを延ばしてほしい」「◯◯を別の担当にしてほしい」など具体的にどうしたいのかを伝えましょう。

有給休暇を取る

身体的・精神的につらいと感じてきたのであれば、思い切って休みを取りましょう。

ゆっくりと寝て、趣味などをして過ごすことでリフレッシュできることでしょう。

なお、同僚や職場への影響を抑えるために休暇の取得はあらかじめ決めておき、休むことを関係者に伝えておきましょう。

当日急に休んでしまうと、休んでいることを知らない人が会社の携帯に電話をかけてきたり、病気などで心配をかけてしまう可能性があります。

今後の働き方についてしっかりと考える

様々な対策や工夫をしても、職場の状況によってキャパオーバーの状態が続いてしまうことがあります。

仕事のストレスで夜眠れない、食欲がないなど、プライベートの生活にも影響が出てきたのであれば、転職することも選択肢の一つです。

しかし、転職活動には書類の作成や面接などの労力がかかることであり、頑張って転職した先があなたにとっての理想の職場でない可能性もあります。

単に仕事量が原因である場合は、上司に相談することで悩みが解消されることもあるので、まずは改善できるポイントを見つけて直していくことが大事です。

上司に相談しても改善が見込めない場合、「改善します」と言ったのにいつまでたっても仕事量が変わらないなどの場合には、速やかに転職活動を始めて職場を変えましょう。

キャパオーバーの状況が改善しない場合は転職も検討しよう

「自分はもっと頑張れる」「成長や目標達成のために頑張りたい」と高い意欲を持っている方こそ、知らない間にキャパオーバーの状態になっている可能性が高いです。

自分のコントロールは自分でする、という気持ちをしっかりと持ち、キャパオーバーにならないように自己を客観的に管理しましょう。

そして、もしキャパオーバーの状況が続き、相談したにも関わらず職場は改善のための努力をしてくれないといった場合には、思い切って転職を検討するのもあり。

どちらにせよ、判断はなるべく早い方が精神的にも体力的にも良いです。

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