ビジネスでは社内の関係者や社外の取引先などにメールを送ることがよくあります。
慣れてしまえば何てことのない作業かもしれません。しかし、新入社員などビジネスメールを書き慣れていない人にとっては、ある程度神経を使うものでしょう。
「お疲れ様です」「お世話になっております」といったメールの冒頭に書く挨拶は、相手やシーンによって適切な言葉を選ぶ必要があり、特に注意が必要です。
そこでこの記事では、ビジネスメールの書き出しについて、マナーの基本や送る相手別の書き出し例文を紹介します。ビジネスメール初心者の方はぜひ参考にしてください。
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【基本】ビジネスメールの書き出しのマナー
ビジネスメールの書き出し方は、ある程度フォーマットが決まっています。先輩社員など他の人が書いたメールも、基本的にはこれから紹介するフォーマットに沿って書かれているはずです。
まずは基本の書き出し方と関連するマナーを紹介します。メーラーにテンプレート登録するなどして、毎回同じように書けるように工夫すると良いでしょう。
- 「拝啓」などの頭語は省略する
- 宛名を書く
- 挨拶と名前を書く
- 本題に入る前に一言挟むと良い
「拝啓」などの頭語は省略する
手紙の冒頭に書いてある「拝啓」などの頭語や、最後に書いてある「敬具」といった結語は、ビジネスメールでは書く必要はありません。
「取引先には丁寧な言葉で書いたほうがいいのでは？」と思うかもしれません。
しかしメールは用件を簡潔に伝えることが目的であるため、頭語や敬具は省略するのが一般的です。次に解説している「宛名」から書き始めましょう。
宛名を書く
ビジネスメールは「拝啓」などの頭語を省略し、「〇〇様」といった宛名から書き始めます。
宛名は以下の順番で記載します。
- 会社名（◯◯株式会社）※正式名称で書く
- 部署名（第1営業部）
- 役職名（課長）
- 氏名（◯◯ ◯◯様）※フルネームで書く
個人に送信する場合には「◯◯様」と記載し、複数人に宛てる場合には「第1営業部 各位」、組織や団体に宛てる場合には「〇〇株式会社 御中」と記載します。
問い合わせ窓口など、メールを受け取る担当者の名前がわからない場合には「担当者様」と記載。
相手との関係性によっては「◯◯様」ではなく「◯◯さん」と書くこともあります。相手からそのような宛名のメールが来た場合には、それに合わせても良いでしょう。
なお、チャットツールでは、基本的に宛名は不要。その代わりに「@（送る相手の名前やID）」などでメンション（相手の名前に触れる）をつけることが多いため、職場のルールを確認しましょう。
挨拶と名前を書く
宛名の後に、挨拶と自分の名前を書きます。
挨拶文は社内・社外といった送信先、相手との関係性、メールを送る頻度やタイミングによって異なります。シーンごとの挨拶文（書き出し方）はこの後の章で解説するので、ぜひ参考にしてください。
名前については、同僚や上司などの社内に送る場合は「第1営業部 ◯◯ ◯◯です」のように部署名と名前を書きます。同じ名字の人が部署内に複数いる場合には、フルネームで書くと良いでしょう。
一方で、取引先などの社外に送る場合は「◯◯株式会社 第1営業部 ◯◯ ◯◯です」のように、会社名から書きます。
初めて連絡する相手には「◯◯ ◯◯と申します」のように、自己紹介する言葉にする書き方もあります。場合に応じて使い分けましょう。
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本題に入る前に一言挟むと良い
挨拶と名前を書いたら本題に入ってもかまいませんが、その前に1つ文章を挟むと、より丁寧な印象を与えます。追加の一言は、次のようにシーンによって使い分けると良いでしょう。
- 打ち合わせ後に連絡する場合：「本日は打ち合わせの時間をいただき、ありがとうございました」
- 相手の連絡に返信する場合：「ご連絡ありがとうございます」
【シーン別】ビジネスメールの書き出し例文11選
ビジネスメールの書き出し方は、送信する相手との関係性や連絡の内容などによって異なります。それぞれのシーンに応じて、適切な文章で書き始めましょう。
ここからは、11のビジネスシーンにおけるビジネスメールの書き出し例を紹介します。
- 初めて連絡する相手への書き出し例
- 日頃から付き合いがある相手への書き出し例
- 久しぶりに連絡する相手へのメール
- 何度も連絡している相手への書き出し例
- 相手からの連絡に返信する場合の書き出し例
- 謝罪する場合の書き出し例
- 依頼や確認をする場合の書き出し例
- 電話やWeb会議の後に連絡する場合の書き出し例
- 【社内】上司・同僚へのメールの書き出し例
- 季節を絡めたビジネスメールの書き出し例
- 英語でビジネスメールを送る際の書き出し例
初めて連絡する相手への書き出し例
メールや電話、対面を含めて、これまで一度もやり取りをしたことがない相手に連絡する場合には、次のような文章で書き始めると良いでしょう。
- 初めてご連絡（メール）を差し上げます。◯◯会社◯◯部の◯◯と申します。
- 突然のご連絡失礼いたします。◯◯からご紹介いただき、連絡いたしました。
- はじめてメールを差し上げます。◯◯で貴社のことを拝見し、ご連絡いたしました。
知らない人からの突然のメールには、戸惑ったり不審に思ったりする人が多いものです。
「◯◯から紹介を受けた」のように、メール連絡に至った経緯を説明することで、相手も安心してメールを読み進められるでしょう。
なお、社外の相手へのビジネスメールでよく見られる「お世話になっております」は、初めての相手には使用しません。お互いの自己紹介が終わった2回目以降の連絡から使い始めましょう。
日頃から付き合いがある相手への書き出し例
定期的に連絡をしている取引先など、日頃からやり取りがある相手へのメールの書き出しは、次の文章がよく使われています。
- お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。
- 平素より大変お世話になっております。
この挨拶はビジネスメールの挨拶の定型文のようなもので、実際にあなたと相手の間にお世話をしている・されている事実があるかは、関係ありません。
初めての連絡や久しぶりの連絡などの特別なケースを除いて、基本的には「お世話になっております」を使えば良いでしょう。
久しぶりに連絡する相手へのメール
久しぶりに連絡する相手には、長らく連絡をしなかったことへのお詫びや、相手が変わりなく過ごしているかどうかを伺う言葉を書くと良いでしょう。
- ご無沙汰しております。◯◯株式会社の◯◯です。
- 長らくご無沙汰をしまして、申し訳ございません。いかがお過ごしでしょうか？
- お久しぶりです。◯◯の件では大変お世話になり、ありがとうございました。
反対に相手から「いかがお過ごしでしょうか」といったメールが送られてきた場合には、次のような言葉で返信すると、あなたの誠実さや丁寧さが伝わります。
- お陰様で変わりなく（元気に）過ごしております。
- お心遣いありがとうございます。
何度も連絡している相手への書き出し例
資料の送付や打ち合わせの日程調整など、ビジネスでは様々なやり取りをメールで行うため、相手の返信が来る前に、連続でメール連絡することも多々あります。
1回目のメールで「お世話になっております」と書いた後、2回目のメールでも同じ挨拶から始めてしまうのは少し違和感があります。
1時間前に「おはようございます」と挨拶した相手に、もう一度「おはようございます」と挨拶するのと同じようなものです。
連続で相手に連絡する場合には「お世話になっております」の代わりに、次のような文章を書くと良いでしょう。
- 続けてのご連絡（重ねてのご連絡）失礼いたします。
- 何度もご連絡をして申し訳ございません。
- 度々のメール失礼いたします。
相手からの連絡に返信する場合の書き出し例
相手からもらったメールに対して返信をする場合には、連絡をくれたことに感謝する言葉から始めるのが、スマートなビジネスメールの書き方です。
- ご連絡ありがとうございます。
- さっそくのご返信、誠にありがとうございます。
- 迅速なご返信、心より感謝申し上げます。
この他にも、相手から資料が共有された場合には「◯◯のご送付ありがとうございます」のように、相手のアクションに対して感謝の気持ちを伝えるのも、よい書き出し方です。
謝罪する場合の書き出し例
メールでやり取りをするのは、必ずしも良い報告や連絡だけではありません。自分たちのミスや不手際、相手に迷惑をかけてしまったことへの謝罪を行うこともあるでしょう。
謝罪メールでは、「お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です」と一般的な挨拶と名乗りを行った上で、次のような文章でお詫びの気持ちを伝えます。
- この度は私の不手際でご迷惑をおかけしましたこと、誠に申し訳ございません。
- 先日はご迷惑をおかけしてしまい、心よりお詫び申し上げます。
- ◯◯の件においてはご不快な思いをさせてしまい、誠に申し訳ございません。
なお、事態によってはメールでの連絡では「誠意がない」と受け取られる可能性があります。
事の重大さなどにもよりますが、謝罪はまず電話で行った上で、その後に送るメールで再度お詫びの文章を書くようにしましょう。
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依頼や確認をする場合の書き出し例
資料の確認や日程調整の依頼など、相手にお願いをする際には、用件が正しく伝わるように次のように書き出すのがおすすめです。
- 本日は◯◯の件でお願いがあり、ご連絡いたしました。
- 先日の◯◯の件でご相談があり、ご連絡いたしました。
- 先日お送りした資料は、ご確認いただけましたでしょうか？
- ◯◯の件について、その後の状況はいかがでしょうか？
このように最初に用件を書くことで、相手もこのメールが何について書かれたものなのかをすぐに知ることができます。
期限がある事項については「お忙しいところ恐縮ですが、◯月◯日までにご確認いただくよう、お願い申し上げます」のように、いつまでに連絡が欲しいのかを明確に伝えましょう。
電話やWeb会議の後に連絡する場合の書き出し例
直前に電話やWeb会議を行い、その議事録やメモを相手に送る場合や、電話をかけたがつながらなかった場合には、次のような書き出しでメールを書きましょう。
- 先ほどは貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございます。
- 先ほどのWeb会議では、貴重なご意見をいただきありがとうございます。
- 先ほどお電話いたしましたがご不在のようでしたので、失礼ながらメールにてご連絡いたします。
【社内】上司・同僚へのメールの書き出し例
メールの書き出しに気をつける必要があるのは、取引先など社外の相手への連絡時だけではありません。
上司や同僚など社内へのメールについても、タイミングやシーンによって書き出し方を分けることで、相手に不快感を与えることなく連絡をすることができるでしょう。
- 基本の書き出し方：お疲れ様です。
- 朝に連絡する場合：おはようございます。
- 休日や休暇中の相手に連絡する場合：休日（休暇中）に失礼いたします。
- 会議中や外出中の相手に連絡する場合：会議中（外出中）に失礼いたします。
- 忙しい相手に連絡をする場合：お忙しいところ、失礼いたします。
この他にも、年が明けて最初の連絡では「あけましておめでとうございます」、休暇明けの最初の連絡では「休暇明け早々に失礼いたします」なども書けます。
同じタイミングで、同僚や先輩がどのようにメールを書き初めているのかを見てみて、それらを参考に書いてみるのもよいでしょう。
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季節を絡めたビジネスメールの書き出し例
季節を絡めたビジネスメールを送る際は、その時期に適した季語を押さえつつ、フォーマルな雰囲気を維持することが重要です。
春や夏は軽やかな表現が適している一方、秋や冬は少し重みを持たせた表現が良いでしょう。
季節を感じさせる用語を加えるメリットとしては、季節という一種の相手との共通の感覚や楽しさを共有することで、親近感を生むことができる点。
ビジネスメールの書き出しの例文としては、以下の通りです。
- 春：春爛漫の季節、いかがお過ごしでしょうか。
- 夏：夏の日差しと共に、プロジェクトも活発に進んでおります。
- 秋：お疲れ様です。秋風が心地よくなりつつありますね。
- 冬：寒冷な季節となりましたが、プロジェクトは冷え込まずに着々と進行しております。
英語でビジネスメールを送る際の書き出し例
場合によっては、海外拠点や外国人の顧客とメールのやり取りをする機会があるかもしれません。その場合は、英語でビジネスメールを送る際の書き出しも押さえておくと良いでしょう。
英語ビジネスメールの書き出しの例文としては、以下の通りです。
- Good morning / afternoon / evening,：おはよう / こんにちは / こんばんは
- Dear [相手の名前],：親愛なる[相手の名前]
- To Whom It May Concern,：関係各位、
- I hope this email finds you well.：お元気でお過ごしでしょうか。
- I hope you are doing well.：あなたが元気にしていることを願っています。
- I trust this email finds you in good health.：拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
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ビジネスメールを書く際の注意点
電話やチャットと異なり、メールは文章ややり取りが後に残るため、マナー違反や誤った敬語の使い方をしないよう、特に注意する必要があります。
ここからは、ビジネスメールを書く際に、書き出し以外で気をつけるべき点について解説します。
- 結びの挨拶・署名を忘れない
- 宛先・宛名・内容を送る前に再確認する
- 正しい敬語を使う
結びの挨拶・署名を忘れない
メールで連絡したい本題の文章を書き終わったら、結びの挨拶と署名を忘れずに書きましょう。
結びの挨拶は次のようなものがよく使われています。メールの内容によって使い分けると良いでしょう。
- 以上、よろしくお願い申し上げます。
- 引き続き、よろしくお願いいたします。
- お手数をおかけして申し訳ございませんが、ご対応よろしくお願いいたします。
- お忙しいところ恐縮ですが、ご確認の程お願いいたします。
署名には、会社名、部署名、氏名の他に、メールアドレスや電話番号などの連絡先も記載します。ビジネスシーンにふさわしいデザインになるように、「-」などのシンプルな記号で区切るのがおすすめです。
【署名の例】
————————————-
株式会社〇〇
◎◎部△△課
氏名（フルネーム。読み方が難しい場合は読み仮名も入れる）
メールアドレス
郵便番号・住所（〒〇〇〇-〇〇〇〇 △△県◎◎市▢▢）
電話番号（123-4567-890）
————————————-
なお、メールを書くごとに署名をコピペなどで入れるのは手間と時間がかかります。メーラーには基本的にテンプレート機能がついているので、結びの挨拶をあわせてテンプレート登録しておくと便利です。
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宛先・宛名・内容を送る前に再確認する
メールアドレスや送信先の間違い、相手の会社名や名前の表記ミスなどの誤送信は、ビジネスでは度々起こります。誤送信によって機密データが第三者の手に渡るような事態が起きてしまうと、本人はもちろん、会社の信頼にも関わります。
メールの送信ボタンを押す前に、以下の点を再確認するように習慣化しましょう。
- メールアドレスに間違いがないか（Cc,Bccも確認する）
- 宛名（相手の会社名、部署、役職、名前）に間違いがないか
- メールの本文に誤りがないか
- 冒頭や結びの挨拶、署名など、ビジネスメールとしての体裁が整っているか
正しい敬語を使う
正しい敬語を使うことも、ビジネスマンとしてのマナーの一つ。日本語には丁寧語、謙譲語、尊敬語があり、それぞれ適切な利用シーンや相手が決まっています。
例えば「ご苦労さまです」は、上司など目上の人から目下の人にかける言葉として使われるもので、目上の人に対しては不適切であることをご存知でしょうか？知らず知らずのうちに誤った日本語を使っているケースもあるため、注意が必要です。
二重敬語もよくある日本語のミスです。メールのみならず、会話の中でも次のような言葉を使ってしまっていないかチェックしてみましょう。
- 伺わせていただきます（「伺います」が正しい）
- おっしゃられた（「おっしゃった」が正しい）
- お読みになられましたか？（「お読みになりましたか？」が正しい）
- 拝見させていただきます（「拝見します」が正しい）
「なんとなく聞いたことがある」「先輩が使っていた」といった理由で、理解が曖昧な敬語を使うのは危険です。文法に自信がない場合には、インターネットで使い方を確認するようにしましょう。
ビジネスメールの書き出しはシーン別に使い分けよう
初めて連絡する相手には「初めてご連絡を差し上げます」、久しぶりの相手には「ご無沙汰しております」のように、ビジネスメールの適切な書き出し方はシーンによって異なります。
あらかじめシーン別の書き出し方をメモしておくと、メールを書くときに慌てることもないのでおすすめです。慣れるまではぜひ実践してみてください。
また、ビジネスメールでは書き出しと同様に、締めの挨拶や署名など書き終わり方にも気をつける必要があります。
メーラーのテンプレート機能などを使い、いつでもスマートなビジネスメールが書けるように準備しておきましょう。
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