タイムマネジメントの効果をより引き上げるには、職場や働き方に沿って方法を変えていく必要があります。
基本的なポイントをそのまま試してみても、効果が期待できないという可能性もゼロではありません。
この記事では、あなたに合ったタイムマネジメントの方法を見つけるコツを解説します。
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より実践的なタイムマネジメントの方法を知るには
作業効率を上げる方法は、職場の環境やルール、あなたの業務内容によって変わります。
さらに実践・応用的なタイムマネジメントの方法を知るには以下のことを試してみるのがおすすめです。
上司や同僚にコツをヒアリングする
あなたの周りに仕事が早い人、短い時間で高いパフォーマンスを上げている人がいれば、その人に具体的にどのような点に気をつけているのか聞いてみましょう。
例えばエンジニアで、プログラムを書くのが早い人がいた場合、その人がどのようなツールを使っているのか、またどのような方法でスキルを身に着けているのかを聞いてみましょう。
「◯◯の作業に時間がかかってしまっている」という具体的な悩みがあれば、それについて聞いてみると、より具体的なアドバイスを受け取りやすいです。
ビジネス向けのセミナーに参加する
タイムマネジメント、交渉術、コミュニケーションスキルなど、ビジネススキルに関連するセミナーに参加することでも応用的な知識を得られることがあります。
セミナーに登壇している講師はタイムマネジメントのプロであったり、心理学などを学んでいる人などもいます。
タイムマネジメントにおすすめの本
タイムマネジメントの本を読み、そこから何か自分でも実践できることを探す方法も有効です。
タイムマネジメントには様々な手法や考え方があるため、いくつかの本を読みあなたの考えにあったものを実践するのがおすすめです。
実践！ タイムマネジメント研修: より少ない時間で、より高い成果を出すために
タイトルの通り、限られた時間の中でいかに成果を上げるかに焦点を当て、現場で実際に成果を出している人達が共通して実践している仕事術について紹介している本書。
様々な企業で実施された同名の研修内容がそのまま書籍となっています。
ストーリー仕立ての読みやすさとすぐに実践できる具体的な内容から、読んだ人からのレビューも高いです。
「なぜか毎日仕事に追われている」、「業務が膨大でどこから手をつけていいかわからない」という方におすすめです。
なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である
Windows95の設計思想を生み出した元マイクロソフトの開発者である中島聡氏による、人生を制するスピード仕事術の本です。
「一度も納期に遅れたことがない」と語る著者は、どのようにして日々の仕事をこなしながら世界の変えるイノベーションを起こすことが出来たのか。
仕事術について触れながら、人生の時間をどのように使うかについても言及された本書で「好きなことに思いっきり向き合う」ための時間術を学ぶことができます。
マンガでわかる! 情報整理術〈超入門〉
誰でもすぐにはじめられる情報整理術の要点がまとめられた一冊です。
外からの情報がまず入れられる「受信箱」から必要な事だけメモしてすぐに「保存箱」にうつし、受信箱は常に空にする「インボックスゼロ」の考え方など、すぐに実践できる情報整理術がわかりやすく解説されています。
・大事なメールを確認していなかったことがある
・PCのデスクトップがごちゃごちゃしている
・メモしないで忘れる、メモしても忘れる
といったことに当てはまる人におすすめです。
仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版
「マニャーナ」とはスペイン語で「明日」を意味します。
この本では「今日発生した仕事は明日やる」という基本的な原則を実践することで、心の余裕を保ちながら集中力、達成感を高めることを目的とします。
効率化の方法と予定どおりに仕事を進めるためのポイントが紹介されている本書。
本の内容を実践した人の中には、実際に大きな変化を感じることが出来た、という人もおり「自分でもすぐに出来る方法を知りたい」という方におすすめです。
エンジニアのための時間管理術
様々な職種の中でも特に長時間労働が発生しやすいシステム管理者、ネットワーク管理者を中心にしたエンジニアのための実践的な時間管理術を紹介しています。
「サイクルシステム」というメソッドを活用し、作業管理、スケジュール管理、目標管理を行います。エンジニアが主なターゲットとなっていますが、上司とのコミュニケーションやタスク管理、仕事の進め方など他の業務でも活用できる仕事術も紹介。
「いつも時間が足りない」と悩んでいる新入社員の方などにもおすすめです。
どうしてもタイムマネジメントがうまくいかない時は
色々な手段を試しているが残業時間が減らず、いつも仕事に追われている…
このような場合、作業を効率化するということ以前の問題がある可能性があります。
以下で紹介するケースに当てはまっている場合は、根本的な改善が必要になるでしょう。
人数不足で一人当たりの負担が大きい
例えば、本来5人でやるべき量の仕事を3人でやろうとすると、作業を効率的に行う画期的で有効な方法を見つけない限り、一人あたりの作業量が増えてしまうことは避けられません。
あなたやチームが抱えている仕事の量は、適正でしょうか。
無駄な作業をなくし、スケジュールを管理を行ってもなお工数が溢れている場合は、上司に人員増加や仕事の振り直しを相談すべきでしょう。
レベルが高い仕事を任されている
上述した通り、頻繁に行う作業での効率化が比較的に容易である一方、スキル以上のことを効率的にやろうとすることは非常に難しいです。
タイムマネジメントによって仕事を効率化する以前に、スキル不足が非効率さの原因になっている場合は、誰かにサポートをお願いできないか、あるいは自身のスキルアップをする必要があります。
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さいごに
タイムマネジメントを適正に行うことで残業時間が減り、その時間をスキルアップやプライベートの時間に使えるだけでなく、「仕事が早い人」として周囲からの評価も得ることができます。
「いつも仕事に追われている状況をなんとかしたい」という方だけでなく、「自分はタイムマネジメントは出来ている」と思っている方も、ぜひ一度現在のタイムマネジメントの方法を見直してみましょう。
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