転職・就職活動中、せっかくもらった内定を辞退するのを、ためらう人は多いでしょう。中には「辞退の連絡を入れた際、怒られらどうしよう」と不安に思う人もいるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、「内定辞退の基本マナー」を解説します。ポイントを押さえれば、内定辞退のトラブルを避けることができるでしょう。
辞退を伝える際の例文も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
この記事の目次
内定辞退の連絡にあたり知っておくべきこと
内定辞退は、正しいステップを踏めば失礼に当たりません。
まずは以下の3つのポイントを知っておきましょう。
返事の保留は2〜3日以内に連絡しよう
内定の連絡を受けた際、入社の返事を待ってもらうことは可能です。しかしなるべく早めに伝えるのがマナー。
理想は内定通知をもらった時点で伝えることですが、難しければ2〜3日以内、遅くとも1週間以内には連絡しましょう。早めに連絡すれば、企業とのトラブルに発展しにくいです。
会社はあなたに内定を出した時から、あなたの入社を待っている状態です。他の候補者を次点としていることも考えられます。
その際は、「入社の意思はあるが待ってもらいたい」というお願いの形を取るのがポイントです。以下の例文を参考にしてください。
この度の転職について、家族に説明する時間をもう少しいただきたいです。誠に勝手で恐縮なのですが、返事を○月△日まで待っていただくことは可能でしょうか。
お礼の気持ちも伝える
内定を辞退するとは言え、その会社はあなたの選考に時間を割いてくれ、あなたを評価してくれました。そのようなことに対する感謝の気持ちをまず伝えましょう。
さらに辞退してしまうことの謝罪の気持ちも伝えることで、穏便に話を運びやすいです。
「この度はありがとうございました」「誠に勝手ながら、内定を辞退させていただきたいです」など、簡単な一言でも構いません。内定を辞退することのみを伝える連絡にならないように注意しましょう。
辞退の理由に注意する
「内定辞退の理由は伝えた方がいいのだろうか」と悩む人もいるでしょう。基本的に、辞退理由は伝えなくても構いません。「個人的な事情で」といった漠然とした理由でも問題ないです。
しかし、はっきりと理由を伝えないと説得・引き止めにあうことも考えられます。その際、「伝えていい理由とそうでない理由」があるので注意しましょう。
例えば「御社よりもう一方の企業様の方が採用条件がよかった」といった、企業側に非があるような理由は伝えるべきではありません。
一方で以下のような理由は、伝えても印象が悪くなりにくいでしょう。
・自分の力を試したいと感じていた業界の会社に内定をもらった
・ずっとやりたかった仕事内容に近い○○職で内定をもらった
・地元企業から内定をもらった。両親が高齢であること、そして生まれ育った地元に恩返しをしたいことから、地元企業への入社を決めた
内定辞退の伝え方
では、ここでは内定辞退の具体的な方法を解説しましょう。
例文も紹介しますので、これから内定辞退を申し出る人は参考にしてください。
担当者に電話する
内定辞退のためには、まず採用担当者に連絡をします。その際、基本的に電話で伝えるのがマナー。
メールで済ませようとする人もいるようですが、採用側も「内定辞退は電話連絡」を希望しているところが多いです（詳細は後ほど解説）。
電話の例文
では、内定辞退の電話の際に使える例文を紹介します。
お世話になります。
先日御社より「〇〇（職種名）」内定のご連絡をいただきました△△□□と申します。
採用担当の●●様はいらっしゃいますでしょうか？（採用担当者に代わる）
●●様、お世話になっております。△△です。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。大変申し上げにくいことなのですが、検討の結果、この度御社よりいただきました内定は辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
理由といたしましては、転職に際し、御社と並行して選考が進んでいた企業より〇〇職での内定をいただいたためです。最後まで悩みましたが、やはり私は〇〇職で挑戦していきたいと思い、このような決断となりました。
選考に際し、●●様をはじめ御社には貴重なお時間をいただいたのにも関わらず、このようなお返事となり大変申し訳ございません。
このように、他職種での内定がきっかけで内定辞退する場合、その理由を素直に伝えた方が、話がスムーズに進みやすいでしょう。
不在の場合はメールを送る
採用担当者が不在で、電話で内定辞退の旨を伝えられなかった場合は、メールで連絡を入れましょう。
以下に例文を紹介しますので参考にしてください。
メールの例文
メールで内定辞退の旨を伝える際も、基本的に電話で伝える時と流れは一緒です。
■■■■株式会社 人事部
●●様お世話になっております。
○月○日に「〇〇（職種名）」の内定をいただきました、□□です。
先ほどお電話差し上げましたが、ご多用のようでしたので、メールにて失礼いたします。この度は内定をいただき、誠にありがとうございます。
このような光栄なお知らせをいただきながら誠に恐縮なのですが、検討の結果内定を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。選考に際し、●●様をはじめ採用に関わってくださった皆さまには貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、このようなお返事となりますこと、心よりお詫び申し上げます。
本来であれば直接お詫びに伺うところではございますが、メールでのご連絡となりますこと、何卒ご容赦いただきたく存じます。
改めまして、この度面接を担当いただきました●●様、そして採用に関わってくださった皆さまに心より御礼申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。
———————
名前：△△□□
住所：〒〇〇〇‐〇〇〇〇
〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
電話：〇〇-〇〇〇〇〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇
———————-
エージェント経由で伝えてもらう
転職エージェントを利用した際は、エージェント経由で内定辞退の旨を伝えてもらうのが一般的です。
その際は辞退の理由を素直に伝えるのがいいでしょう。なぜなら、エージェントはあなたの転職活動をサポートしてくれた相手だからです。
これから転職活動を継続する場合は特に、今後の方向性を定めるためにも、辞退理由は共有しておいた方がいいでしょう。
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内定辞退は直接会って伝えるべき？
内定辞退の連絡手段は、特に指定がない場合は、電話で問題ありません。
日本経済新聞社の調査によると、内定辞退を経験した若手社員（入社1〜2年目）の9割が、電話で連絡しています。
一方「対面で内定辞退を伝えて欲しい」と希望した企業は、全体の約2割（16%）でした。
参照：内定辞退、学生9割「電話で」 本社調査 企業、2割が対面希望 「サイレント」互いに不満 ｜日本経済新聞
上記記事によると、企業側が対面での連絡を希望する目的としては、「理由を聞きたい」「説得の機会」などが挙がっています。つまり対面で話をすることによって「辞退者の引き止め」を図りたい企業が多いことが伺えます。
一方、企業側としても、内定辞退で望ましいと考える連絡手段は「電話」が66％と最多。対面を希望する企業の割合は少ない（16％）ため、特別な要請がない限りは電話連絡がベターでしょう。
内定辞退した企業が取引先になる場合がある
前述したように、内定辞退は必ずしも対面で行う必要はありません。だからと言って、雑な対応はおすすめできません。なぜなら、その企業が就職後に、取引先になる可能性があるからです。
内定辞退の連絡を入れる際は、まずなるべく早いタイミングにすることや、先に紹介したような例文を参考に丁寧に伝えることが大切です。
間違っても、一旦入社を決めた後で急に辞退したり、辞退の連絡を入れずに放置したりするのは絶対にやめましょう。
競合他社と仲のよいケースもある
内定辞退する会社と競合他社の仲がよかった場合、「内定辞退の際に常識を欠くような対応だった」と伝われば、それはあなたにとってマイナスになります。
これは過剰に気にすることではありませんが、どのような結果につながるかわからないため、誠実な対応を心がけることをおすすめします。
あなたを評価し、内定を出してくれたことへの感謝の気持ちを、忘れずに伝えるようにしましょう。
内定辞退の連絡をしたら怒られることはある？
「内定辞退の連絡をすると、怒られることはないのだろうか」と不安に思う人もいるでしょう。
しかし企業側は、ある程度内定辞退者が発生することを予測して採用活動をしているため、想定の範囲内です。
一方で、不満な態度を見せられることが全くないとは言えません。実際に内定辞退経験者に取られたアンケートによると、多くが「冷静に了承してくれた」「激励された」と回答する一方で、中には「怒られた」「冷たくあしらわれた」と答えた人も少数いました。
参照：「激励された」「怒られた」。内定辞退を伝えたときの企業の反応は？｜就活スタイル マイナビ 学生の窓口
近年はコンプライアンスの関係で、このようなことをする企業は減少しつつあります。しかし可能性としてはあり得ることを頭に入れておきましょう。
怒られたとしても、まずは冷静に対処
内定辞退の旨を伝えた際、万が一怒られたとしても、その場は耐えるべきです。なぜなら、そこで何か反論してしまって企業とトラブルとなり、あなたの信用を下げてしまうのは非常に勿体無いからです。
また、辞退者に対してそのようなに態度を取ってしまう企業は、内部に問題がある可能性が高いです。「内定辞退して正解だった」と考えましょう。
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さいごに
せっかく内定をもらった企業に対して、辞退の連絡を入れるのは憚られるでしょう。
しかし採用側としても、辞退者が出るのは想定の範囲内。であればなるべくスピーディーに辞退の連絡を入れ、採用活動の妨げにならないように配慮するべきです。
間違っても辞退の連絡を入れずに放置するのはやめましょう。このような行為は今後のあなたの信用に関わってきます。
マナーに乗っ取って内定辞退の連絡を入れれば、きっとこれからの活躍を激励してくれる採用担当者もいるはずです。
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