プロジェクトマネジメントの要となるスケジュール管理。しかし、はじめてプロジェクトを任されるとそもそもスケジュール管理とはなにかもわからない状態でスタートすることもおおいのでは？
そこで、この記事では「スケジュール管理の重要性」や「スケジュールの管理方法」について解説いたしいます。
この記事の目次
プロジェクトマネジメントにおけるスケジュール管理の重要性
どうしてプロジェクトにはスケジュール管理が必要なんだろう？
プロジェクト進行中に迅速な判断を行うためです！
プロジェクトのために行うスケジュール管理の目的は「プロジェクトの進捗管理」です。
プロジェクトにおいて進捗管理が必要な理由は以下のとおりです。
・プロジェクト進行中に現状把握するため
・進捗状態に合わせて最適な対策を打つため
・プロジェクトを期限内に完了させるため
まず、プロジェクトマネージャーはプロジェクトを進める中で「タスクがどこまで進行してるか」「どの工程で遅れているか」「その原因はなにか」をすぐに把握できていることが求められます。
つぎに、進捗が計画より遅れた場合やなにかトラブルが発生した場合に「どのような対策をとるか」を迅速に判断することが必要とされます。
その結果、プロジェクトを期限内に完了させること可能となるのです。
プロジェクトのスケジュール管理方法
スケジュール管理をする上でなによりも重要なことは、逆算して綿密な計画を立てることです。たしかに、プロジェクトを進めていけば、計画どおりに行かないことは多々あります。
しかし、最初に想定しうるもっとも最適な計画を立てているからこそ、そういった状況にも対処することができるのです。
ここでは、正しいスケジュール管理の立て方を解説していきます。
スケジュール管理の立て方
1. スケジュール管理計画の方針と手順を決める
2. 具体的に必要な作業タスクを洗い出す
3. 作業タスクの順序を設定する
4. 作業タスクを行うための資源を見積もる
5. 作業タスクの所要時間を見積もる
6. スケジュールを作成する
7. スケジュール管理を行う
スケジュール管理計画の方針と手順を決める
まずは、スケジュール管理の計画をたてるための下準備を行います。はじめに、スケジュール管理の計画を立てるための方針と手順を明確にします。
そのためには、ステークホルダー（プロジェクトを通して完成する成果物の最終判断を行う人物）に対して、相談や確認を行うことが重要です。
たとえば、作業時間の見積もりを立てるために、作業可能人数や作業方法に指定はないかなど確認したり、スケジュールを立てるために、スケジュール管理の単位は時間なのか日なのか週なのかなどをすり合わせしたりします。
具体的に必要な作業タスクを洗い出す
つぎに、プロジェクトを完了させるために具体的に必要な作業タスクを洗い出します。ここでは、最小単位まで細かくすることを心がけましょう。
女：タスクは一覧リスト化しておくと役立ちます。また、それぞれのタスクに対してグルーピングをおこないタグづけ管理しておけば、今後の作業が効率的に行なえます。
作業タスクの順序を設定する
タスクの洗い出しが完了したら、最適な順序に作業タスクを組み立てます。このときに重要なのは、各作業の前後にやらなければならない作業や、同時並行して進められる作業を把握して整理することです。
また、「この作業の前にこれを行うと効率的だ」など工程の最適な順序を見つけだり、洗い出した作業タスク以外の抜け漏れがあれば追加したりしましょう。
作業タスクの順序を設定することは、プロジェクトをシュミレーションすることなんだね。「実際のプロジェクトでは？」と想像力を働かえるよう心がけなきゃ。
作業タスクを行うための資源を見積もる
各作業タスクを行うために必要な資源の種類と量を確認して見積もりを立てていきましょう。資源とは、作業に必要な人員、機器、材料などです。
ここで先ほどの「具体的に必要な作業タスクを洗い出す」の工程で作っておいた作業タスク一覧とタグづけが役立ちます。そのリストにそれぞれに必要な資源と量、利用できる期間を記入して整理しましょう。
作業タスクの所要時間を見積もる
スケジュール管理の計画を立てるための下準備の最後の項目です。各作業タスクを完了させるために必要な作業時間の見積もりを行います。
作業時間を見積もるために必要な情報は、ここまでに洗い出した作業タスク量や見積もりを立てた資源です。これらを加味して、所要時間を決めます。
プロジェクトの状況や特徴によって作業時間の見積もり方法は異なってきます。ここで一度、上司などに確認してもらって認識をすり合わせると今後の修正が少なくすみます。
スケジュールを作成する
下準備が完了したので、やっとスケジュール作成に入ります。
まずは、作業タスクの予定開始日と終了日を決めて進捗管理の基準スケジュールを作成しましょう。
つぎに、作業タスクの順序、資源の前提条件や利用可能状況、所要時間、プロジェクト全体の制約条件などを組み込んだスケジュールシートを作成します。プロジェクトのスケジュール管理にはガントチャートが使用されることが多いです。
「ガントチャート」とは、各作業タスクごとの作業開始日と完了日の情報を帯状グラフで表したものです。基本的に横軸には時間、縦軸には作業タスクが配置されますよ。
ひと目でプロジェクトの全体像が把握できるなんて便利だなあ
さいごに、作成したスケジュールに対して、特定の時期や人、資源に負荷が集中していないかを確認します。問題が見つかれば、ここで最適化してあげましょう。
スケジュール管理を行う
プロジェクトが進行しはじめたら、作成した基準スケジュールと現在の進捗を比較して、現状を把握します。もし、当初の予定よりも遅れが出た場合は、その都度対策を打っていきます。
たとえば、資源を追加して遅れを取り戻したり、前後関係があるタスクであっても、あとのタスクをスタートさせてしまったりなどの方法を取ることができます。どうしても難しい場合は、スケジュールの変更もやぶさかではありません。
プロジェクトの遅延による対策を打つ場合は、この対策で問題がないか必ず上部に確認しましょう。
スケジュール管理の9割は下準備
スケジュール管理を行うためには、正しいスケジュールを立てることが重要。そのために地味な準備をコツコツと行うことがプロジェクトマネージャーには求められます。
また、不明点がでてきたらすぐに目的と手段のすり合わせをステークホルダーに行うことも心がけましょう。
この記事は未経験はじめてのプロジェクトマネジメントについて説明している12ステップ記事のひとつです。
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