「リモートワークを円滑に行うには、どのような点を意識したら良いのだろう」
そんな事を考えたことはありませんか？
上司やチームメンバーと離れて仕事をするリモートワークでは、コミュニケーションの質が何よりも大切です。
この記事では、リモートワークによるオンラインコミュニケーションを円滑にする行うコツを紹介します。
業務を効率よくこなし、上司や部下とより良い関係性を築くためにも、ぜひ参考にしてください。
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この記事の目次
リモートワークでオンラインでの繋がりがメインに
コロナウイルスの感染対策や、近年の働き方改革の影響で、リモートワークを導入する企業が増えています。
リモートワークには、仕事を効率化する上で様々なメリットがあります。
例えば、通勤時間がなくなることによる疲労の軽減。
ほかにも、業務に時間の余裕をもって臨めたり、感染予防面での精神的な安心感が得られたりといった利点があります。
今回の導入を機に、継続してリモートワークを取り入れるなど、働き方の幅を広げる企業も多く見られます。
こうした背景もあり、オンライン上でのやり取りの重要性が高まっているのです。
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オンラインコミュニケーションならではの課題
オンラインコミュニケーションを軸としたリモートワークには、様々な良い面があります。
一方で、普段会社で働く上ではないような課題もあります。
順番に見ていきましょう。
チャットツールは意図が伝わりにくい
上司や部下との業務連絡では、主にSlackなどのチャットツールを使う企業が多いです。
個人やチームで手軽に連絡をとれて便利。その一方で、テキストベースなので口頭よりも意図した内容が伝わりにくいケースもあるでしょう。
何かを説明する際に1から10まで伝えなければならないなど、テキスト量が多くなってしまうことも。
また、表情が見えない言葉のみのやり取りになるので、言葉の印象が冷たくなりがちです。こちらが意図しない受け止められ方をされて、感情的なやり取りに発展してしまう恐れもあります。
Web通話ツールは相手の状況がわかりにくい
リモートワークでは会議や打ち合わせにおいて、相手の顔を見ながら通話できるZoomなどのビデオ通話ツールを使います。
しかし、画質や通信環境などの問題もあって、相手の細かな表情までは把握しにくいのが現状です。
仕草やアイコンタクトなどが伝わらないことも多く、相手の気持ちが推し量りにくいと感じるかもしれません。
会議などでは、ちょっとした質問や意見を挟むことが難しく、上手く参加できずに疎外感を感じるケースもあります。
また、小さな子どもや同居人がいる家庭では、通話時にスムーズなやり取りが困難になるケースも考えられるでしょう。
リモートワークで円滑なコミュニケーションを実現するコツ
オンラインコミュニケーションには、メリットもデメリットもあります。
だからこそ細かな心使いを積み重ねて、スムーズなやり取りを意識しましょう。
ここでは、リモートワークで気をつけたいポイントを具体的に紹介します。
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自分の成果をしっかり伝える
リモートワーク環境下では、それぞれが何をしているのかが伝わりづらくなります。
「自分がどのような作業を行っているのか」「どの程度の成果を出しているのか」などを、上司やチームメンバーにしっかりと伝達することが大切です。
仕事への取り組みのアピールになるほか、周りとの情報共有も容易になり、困った時には互いにフォローできます。また、言った・言わないなどのトラブルも回避できるでしょう。
「これは分かっているだろう」と思い込まずに、しっかりと伝え共有することが大事です。
上司への気遣いも大切
オンラインでのやり取りを主とする場合、メンバーのマネジメントを行う上司の負担は特に大きくなります。
複数の業務管理や指示出しを並行して行うので、メンバー1人ひとりの状況まで目が届かない場合もあるかもしれません。
上司に情報を伝える際には、理解しやすく負担のかからないような方法を意識しましょう。
上司はすべてを把握していて当たり前と考えて、わかりづらく伝えるのは非効率です。上司の時間を奪うだけでなく、返答が遅くなればあなたの業務の進捗にも遅れが出ます。
また、時には上司の体調や精神状態などを気にかける心遣いも大切にしたいものです。
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相手には3割増しの表現で伝える
表情や振る舞い、反応などが伝わりにくいオンラインコミュニケーションでは、「3割増しの表現」を心がけるとよいでしょう。
通話をする際は、無表情で淡々と話すのではなく、抑揚をつけ感情を込めるとより伝わりやすくなります。ただし、大きな声を出せばよいというものではありませんので、声量には注意しましょう。
オンライン通話では、表情でのコミュニケーションがより大事です。
話す時も聞く時も、できる限り笑顔を心がけることで、気持ちよく意思の疎通ができるでしょう。
スタンプなどを活用しレスポンスをよくする
相手の動きが見えないリモートワークでは、相手からの連絡に素早くアクションを返すことを意識しましょう。
業務上の連絡や進捗確認などに対して、すぐに返信があることで、相手側は安心感や信頼感を抱きます。
そのために、コミュニケーションにスタンプを取り入れるのがおすすめです。
すぐに具体的な回答ができない場合にも、手軽なスタンプで「聞いていますよ、理解していますよ」と伝えることで、相手の印象が大きく変わります。
何かお願いごとをする際には手を合わせる絵柄のスタンプを、何かしてもらった際には感謝のスタンプを送ることで、より気持ちを伝えることができるでしょう。
コミュニケーションの方法や価値観を共有する
お互いがどのようなコミュニケーションを望んでいるのかを、事前に共有しましょう。
仕事にはそれぞれの取り組み方や価値観があるので、まずはそこを共有することで、スムーズな意思疎通が図れます。
連絡手段や頻度、伝え方など、お互いが仕事しやすい環境を構築してから、業務に取り替かかりましょう。
いつも以上に「相手が理解しやすくするにはどうすればいいか」を意識した情報伝達が大切です。
ネガティブな内容はテキストではなく通話で伝える
相手にネガティブな内容を伝える際は、ついテキストで送りたくなってしまいます。
しかし、テキストでの伝達は感情の温度感が伝わりにくく、文字としてその後も残ってしまうため、避けましょう。
ネガティブなことは、通話で相手の顔や様子を見ながら伝えることで、よりソフトに相手に伝えることができます。
オンライン通話ツールを積極的に利用する
テキストでは伝わりにくかったり、説明が難しい内容は、積極的にオンライン通話を利用しましょう。
言葉の解釈による誤解を招くこともなく、感情が共有しやすいのでおすすめです。
また、通話をすることで業務以外のコミュニケーションが生まれるきっかけにもなります。
雑談がアイディア出しや生産性アップにつながることも
コミュニケーションの場が限られるオンラインだからこそ、雑談できる環境作りを意識しましょう。
雑談は、相手をより深く知るきっかけになり、関係性を深めることができます。
それだけでなく、ふとした会話から、仕事のヒントやアイディアを得られることもあるのです。
同僚とより良い関係性を築くためにも、積極的に話す機会を設けましょう。
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Web通話でのオンライン会議で気をつけたいポイント
離れた場所にいても、顔を見ながらスムーズな通話ができるWeb通話ツール。
次は、オンライン会議をする際に気をつけたいポイントを解説します。
時間に余裕を持った準備を
オンラインに限りませんが、相手を待たせないためにも、時間に余裕を持った行動を心がけましょう。
とても便利なWeb通話ツールですが、通信回線やパソコンの調子によっては、起動に思った以上に時間がかかる場合があります。
何が起きても対処できるよう、少し早めにログインしておくと安心です。
また、時間に余裕をもたせることで、「会議で何を発言するのか」「何を決めなければいけないのか」など、頭を整理することができます。
最低限の身だしなみを整える
会議に参加するにあたって、髪や服装など最低限の身だしなみを整えておきましょう。
Web通話では、Snap Cameraなど自分の姿を隠せるツールも使えますが、アプリやパソコンの調子によっては上手く機能しないこともあります。
万一写ってしまっても大丈夫な程度の用意をしておきましょう。
髪型や服装を整えておくことで、気持ちが仕事モードに切り替わり会議に集中できます。
また、部屋の様子が映らないように、バーチャル背景などを活用するのもおすすめです。
背筋を伸ばし姿勢をよくする
全身が映らないWeb通話とはいえ、背筋を伸ばし姿勢をよくしましょう。
ダラケた姿勢では会議に身が入りませんし、そうした態度は相手にも伝わるものです。
正しい姿勢で臨むことで、長時間の会議でも身体への負担を軽減することができます。
精神的にも気が引き締まるのでおすすめです。
明るく静かな環境を整える
Web通話する際は、周囲の明るさに気を配りましょう。
自分の表情が相手によく見えるようになり、安心感を与えることができます。
また、静かな場所を選ぶことで、お互いの声が聞き取りやすくなり、大事な内容を聞き逃すこともなくなるでしょう。
お互いが気持ちよく、円滑なコミュニケーションがとれるようになります。
こまめな相槌を意識する
相手の表情が読み取りにくく、声も聞きづらいWeb通話では、こまめな相槌が大切です。
相槌を通して「あなたの話をしっかり聞いていますよ」と伝えることで、相手に安心感を与えられるでしょう。
相槌で声を出してしまうと、コミュニケーションを阻害してしまう場合もあるので、表情や仕草で伝えるのがおすすめです。
発言時以外はミュートにする
Web通話中、自分が発言しない時はマイクをミュートに設定しましょう。
姿勢を変えた時、何か物を取った時など、意識せずとも音は出てしまうものです。他の人の会話を邪魔しないためにも、設定するクセをつけましょう。
また、こちらの音が届かないとはいえ、会議中に他の作業などはせず、集中して臨みましょう。
リモートハラスメントにならないコミュニケーションを
リモートワークという環境下では、オンライン上で生じる嫌がらせ＝リモートハラスメントに気を配りましょう。
お互いが気持ちよく仕事をするために、また自分が加害者・被害者にならないためにも、気をつけるべき注意点を紹介します。
意図せぬパワハラ・セクハラに要注意
Web通話では、コミュニケーションの一環として雑談をすることが多くあります。
その際には、相手の容姿やプライベート空間への指摘や、生活についての詮索などは控えましょう。
自分に悪気はなくても、相手が不快感を感じるような発言は問題になりやすいので注意が必要です。
また、業務時間外の対応や連絡を強要したり、過度な監視をしたりといったことも、ハラスメントにあたります。
業務時間外の過度なコミュニケーションの強要など、相手が望まないことはやめましょう。
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リモートワークは気分転換でストレス解消
家など室内で長時間作業を行うリモートワークでは、上手に気分転換をすることも重要です。
適度な休息を入れオン・オフのメリハリをつけることで、仕事に集中して取り組むことができます。
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定期的なチームメンバーとの雑談でストレス
人と話す機会が減るリモートワークでは、人との会話が何よりの気分転換になります。
例えば、オンライン会議の冒頭に、アイスブレーキングとして雑談を取り入れてみましょう。堅い雰囲気になりがちな会議にもリラックスして臨め、活発に意見も出やすくなります。
チャットツール内に自由に雑談できるチャンネルをつくったり、イベントを設けたりするのもおすすめです。オンライン飲み会の定期的な開催などもよいでしょう。
精神的にリフレッシュでき、メンバーとのコミュニケーションを図ることで、仕事もやりやすくなります。
身体を動かし運動不足も解消
リモートワーク中は、どうしても運動をする機会が減ってしまいます。
普段は会社に通勤することである程度の運動ができましたが、家での勤務ではそうもいきません。
昼休みに散歩をする、1時間に1度ストレッチをするなど、毎日の運動を習慣化しましょう。
同僚とオンラインでつないで一緒にラジオ体操やストレッチをすると、コミュニケーション的にも効果的です。
対面とは異なるコミュニケーションを意識しよう
便利な半面、対面とは違った心がけが求められるオンラインでのコミュニケーション。
ちょっとした心遣いで、業務をより円滑に進めることができます。また、今まで以上に深い人間関係を構築できるでしょう。
オンラインだからこそのポイントを抑えて、積極的にコミュニケーションを図りましょう。
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