新卒の就職活動では、応募の際に履歴書やエントリシートなどの書類を作成し送付することが一般的です。提出が必要な書類は企業によって異なりますが、中には職務経歴書が求められるケースもあります。
しかし、社会人としての勤務経験がない新卒は、職務経歴書にどのようなことを書けばいいのでしょうか？
この記事では、新卒の就職活動で職務経歴書が求められた場合の企業への確認方法や書類の書き方について解説します。
この記事の目次
そもそも職務経歴書とは
職務経歴書とは、これまでの業務経験や実績、身につけたスキルをまとめた書類です。
応募者が過去にどのような業務に携わり、どのような経験やスキルを習得したかをA4サイズの紙1～2枚にまとめて記載します。
新卒の就活に職務経歴書は必要？
職務経歴書は主に第二新卒や中途採用の際に求められる書類で、新卒の就職活動で求められることはあまりありません。
本来、職務経歴書には過去の勤務先、勤務期間、所属部署、携わった業務について記載するもの。学生時代のアルバイト経験は職歴には含まれないため、社会人経験のない新卒の就活生には書くことがないためです。
特に記載がない限り、基本的に職務経歴書は基本と考えてよいでしょう。
企業が新卒に職務経歴書を求める理由
「新卒は職務経歴書は基本的に不要」である一方で、一部の企業の採用HPなどでは応募時の提出書類に職務経歴書が含まれているケースがあります。
これには、次の2つの可能性が考えられます。
- 企業側のミス（中途採用と混同している）
- アルバイト経験が見たい
1つ目の可能性が、企業側のミスです。新卒採用を行っている企業が、同時期に中途採用や第二新卒採用も行っている場合、募集要項の準備中にミスで職務経歴書が必要書類に入ってしまったことが考えられます。
2つ目の可能性が、企業が学生時代のアルバイト経験を見る目的で、あえて職務経歴書を応募書類に入れているケースです。この場合には、応募する企業や職種に関連するアルバイト経験や、その仕事を通して身につけたスキルなどを記載します。
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新卒で職務経歴書を求められたときの対応
新卒で職務経歴書が求められるのには、企業側のミスであるケースと、理由があってあえて必要書類に含まれているケースの2つが考えられます。
しかし、募集要項になぜその書類が必要であるかの補足がないと、どちらの理由であるかはわかりません。
「他の企業では不要だからいらないだろう」と自己判断するのではなく、きちんと確認したうえで提出する・しないと決めるようにしましょう。
まずは企業に確認
「本当に必要かな？」と迷ってしまった場合には、企業に確認してみましょう。
就活中の人の中には「企業に個別に連絡しても失礼にあたらないか」「基本的な質問をしてしまって印象が悪くなってしまわないか」と不安に感じる人もいるかもしれません。
しかし、疑問に思っていることを相手に確認することは、ビジネスの基本。ビジネスにおいては、疑問点を放置したまま、自己判断で行動することこそ避けるべきことなので、安心して確認してみましょう。
ただし、忙しい企業の採用担当者の迷惑にならないよう、最低限のビジネスマナーは守る必要があります。具体的には、以下の点に気をつけましょう。
- 緊急性が高い場合を除き、メールで連絡する
- メールの件名は用件を簡潔に書く（例：新卒採用の応募書類についての確認（大学名・氏名））
- 正しい敬語を使う（特に二重敬語に注意）
- 企業の業務時間内（平日の昼間など）に送信する
1週間程度待ってもメールの返信がない場合には、新卒採用の窓口に電話で問い合わせてみましょう。その際には、「●月●日に応募書類についてメールでご連絡した◯◯大学の◯◯と申します」と始めに伝えると、相手に用件がスムーズに伝わります。
提出が必要な場合
確認した結果、職務経歴書の提出が必要な場合は、学生時代のアルバイト経験を記載します。
このときに意識すべきなのは、企業が職務経歴書で自分の何を知りたいのかを考えること。一般的に不要とされる書類をあえて提出させるのには、企業側の明確な目的があるはずです。
これまでに経験したアルバイトをただ羅列するのではなく、コミュニケーションスキルや営業スキルなど、応募する企業や職種で活かせそうなスキルをアピールする場として活用しましょう。
勤務期間が短いアルバイトは記載しない
職務経歴書はあなたのスキルや経験をアピールするための書類であるため、マイナスイメージにつながるようなアルバイト経験は省きましょう。
例えば、勤務期間が短いアルバイトの経験も書いてしまうと、「すぐにやめてしまうのでは？」という悪い印象を与えてしまう可能性があります。
リゾートバイトなど、もともと期間が決まっているアルバイトであれば問題ないこともあるので、アピールしたい場合には記載してもよいでしょう。
提出が不要な場合
確認の結果、「提出は不要」という回答があった場合には、職務経歴書の代わりに自己PR書を提出するのがおすすめ。
自己PR書とは、文字とおり自分自身をPR（アピール）するための書類です。長ければ長いほどよいというわけではなく、職務経歴書と同じくA4サイズの紙に1～2枚でまとめるのが一般的です。
履歴書にある強みや特技などの記載する欄は、スペースが小さく、内容が限られてしまうこともあります。自己PR書であれば、紙を1枚丸々使って、これまでの経験やスキルを存分にアピールすることができるでしょう。
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採用担当者に伝わる自己PRのポイント5つ
自己PR書はあなたの魅力や熱意を最大限に伝えられるよう、書き方を工夫することが大切です。
企業からフォーマットの指定がある場合を除き、自由に書くことができるため、テンプレートなどを活用しながら、読みやすい構成で作成するようにしましょう。
ここからは、企業の採用担当者にあなたの良さや強みが伝わる自己PRの書き方のポイントを5つ紹介します。
結論から書く
自己PRは起承転結ではなく「私の強み（アピールポイント）は～です」といったように、結論から書きましょう。
自己PRの始めに最も伝えたい内容を記載することで、読み手はその自己PRでどのようなことが書かれているのかを知ることができます。
自己PRの構成は、PREP法を元に作成するのもおすすめです。PREP法とは、資料やプレゼンテーションなどのシーンで用いられる文章構成方法の一つ。以下の順番で物事を説明することで、重要なことを相手に伝えることが狙いです。
- POINT（結論）
- REASON（理由）
- EXAMPLE（具体例）
- POINT（まとめの結論）
PREP法を元に自己PRを作成することで、論理的思考力や説明力のアピールにもなるでしょう。
アピールポイント・強みは一つに絞る
「自分の良さをたくさんアピールしたい！」と意気込むあまり、強みや得意なことを複数書いてしまう人もいますが、アピールポイントは1つに絞るのが賢明です。
例えば「私の強みは、真面目で、リーダーシップがあり、コミュニケーションスキルが高いことです」と書いてしまうと、強みの1つ1つの印象が薄くなってしまいます。
あなたのアピールポイントをより採用担当者に強く印象付けるためにも、企業が求める人物像や、応募している職種にあわせて1つに絞るようにしましょう。
具体的なエピソードで根拠付けする
自己PRには、あなたの強みを書いた上で、なぜそれが強みと言えるのか、つまり他者よりも秀でている理由を書くことが必須です。
例えば「私の強みは責任感が強いことです」と書いた上で、その具体的な理由やエピソードがなければ、読み手は「本当にそうなのか」と疑わざるを得ないでしょう。
以下のように他者からの評価や数字などを用いて、それが強みであることの根拠付けを行いましょう。
「問題解決力がある」を根拠付けするエピソードの例
- テニスサークルで、試合結果から各メンバーの強化ポイントを考え、練習メニューのアドバイスを行うことで、チーム全体の勝率を◯%引き上げることができた
- アルバイトしていた居酒屋で業務効率化に取り組み、売上◯%アップを達成した
仕事でどう活かせるかを記載する
自己PRでは、サークル活動やアルバイトなど学生時代に取り組んだことを中心に強みをアピールします。しかし、ただアピールすることだけを考えて自己PRを作成するだけでは足りません。
自己PRに限らず、履歴書や職務経歴書は、企業が「この応募者は自社で活躍してくれる人材であるか」「企業や業務にマッチした人材であるか」を判断するための書類です。
強みやアピールポイントの説明に加えて、それらをどのように仕事に活かせるのかを記載するようにします。そうすることで、読み手が「この人は入社をしたらどのように会社に貢献できるのか」を明確にイメージすることができ、よりあなたの強みが伝わるでしょう。
文字数・レイアウトは読みやすさを意識する
自己PRは読みやすさを意識することも大切です。
あなたが企業の採用担当者であるとイメージしてみてください。全国から何千・何万と集まる自己PRや履歴書の中に、文字がびっちりと書いてある書類や、レイアウトがバラバラである書類があったらどのように思うでしょうか。
「相手に配慮した資料作成ができない学生だな」「すべてしっかり読むのは大変だから、後回しにしよう」「ざっと読んで次にいこう」などと思ってしまうでしょう。つまり、読みにくい自己PRは、それだけで採用担当官に悪印象を与えてしまう可能性があるということ。
どれほど頑張って作成した自己PRも、読んでもらわなければ意味がありません。
文字のサイズや行間に配慮し、特に読んでほしい点には下線をひいたり太字にしたりするなど工夫をして、読みやすい文書を作成することを心がけましょう。
新卒の職務経歴書について まとめ
新卒の就職活動では、一般的には職務経歴書は求められないため、必要書類の一覧に含まれていた場合には、メールなどで企業に確認してみることをおすすめします。
必要だった場合には、応募する企業や職種にあわせたアルバイト履歴を記載した職務経歴書を作成します。不要だった場合は履歴書など他の書類のみを送付するだけで問題はありませんが、自己PRなどで強みをアピールするとよいでしょう。
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