転職が決まったら何をする？必要な書類や手続きについて解説

「転職が決まったらまず何をすればいい？」
「転職先企業に提出する書類を知りたい」
「退職する会社に返却するべき書類は？」

転職が決まったら、まずは現在勤めている会社の退職の意思を伝えましょう。その後、必要な手続きなどを進めていきます。

本記事では、転職が決まったやるべき手続きや必要な書類について紹介。退職から入社までに期間がある場合の手続きなども紹介するので、参考にしてください。

転職が決まったら何をする？退職までの流れ

転職が決まったら、まずは現在勤めている会社に退職の意思を示して、各種手続きを進める必要があります。

具体的には以下のようなことを行います。

• 退職の意思表示
• 退職願の提出
• 業務の引き継ぎ・あいさつ回り
• 必要書類の受け取りや備品の返却

それぞれ詳しく解説します。本章のほか、退職の環境作りについては「退職の方法や環境づくり」も参考にしてみてください。

退職の意思表示

転職先企業の内定を承諾したら、速やかに直属の上司に退職の意思表示をしましょう。

法令では2週前までに伝えればよいとされています。しかし、企業ごとに事情も異なるので、一般的には1〜2カ月前までに伝えるのがベター。

引き継ぎや人員整理の時間を十分に確保するためにも、早めに申し出てください。

会社によっては、就業規則で退職の意思を伝える時期を定めていることも。いずれにせよ、就業規則は事前に確認しておきましょう。

退職願の提出

退職の意思表示をした後、退職日が確定したら退職願を提出します。

会社によっては就業規則で退職願の書き方やフォーマットが定められていますので、事前に確認しておきましょう。

退職願を出すタイミングについては「退職願(退職届)を出すタイミングとは？円満退社のポイント」で解説しています。

業務の引き継ぎ・あいさつ回り

業務の引き継ぎや社内・社外へのあいさつ回りを行いましょう。

最終出社日から逆算してスケジュールを作成し、業務の引き継ぎを実施します。

OJT形式であればスピーディに引き継ぎを行うことができますが、後からでも確認できるように資料を作成しておくと後任者に喜ばれるでしょう。

そして、社内や社外へのあいさつ回りも重要です。

お世話になった人たちに感謝の気持ちを伝えるのはもちろんのこと、取引先と後任者が良好な関係を築けるようにする場でもあります。

仕事の引き継ぎについては「仕事の引き継ぎを退職日の3日前までに終わらせるポイントを解説」で解説しています。

必要書類の受け取りや備品の返却

退職後に必要になる書類を受け取り、会社から貸与されたパソコン・社員証・IDカード・名刺などを返却しましょう。

必要書類の受け取り忘れや、備品の返し忘れがあると、退職後にもやり取りが発生してしまう恐れがあります。

確認漏れがないよう、事前に担当者に確認しておきましょう。

退職する会社に返却する書類

一般的に、退職する際には以下のような書類や備品を返却します。

• 身分証明書
• 名刺
• 通勤定期券
• 健康保険被保険者証
• その他備品や支給品

返し忘れが起きないよう、確認しておきましょう。

身分証明書

以下のような身分証明書を貸与されていた場合は、速やかに返却しましょう。

• 社員証
• 入館証
• 社章
• IDカード

名刺

会社名の入った名刺や、取引先から受け取った名刺も返却します。名刺については、返却を求められないケースもあるものの、名刺も会社の一所有物です。

もし名刺の返却を忘れてしまった場合は、退職後に連絡が取れる人に確認してみましょう。

自分で処分してよいといわれた場合は、シュレッダーなどで裁断して個人情報を保護した上で処分してください。

通勤定期券

公共交通機関の通勤定期券も返却してください。

交通系ICを利用していた場合は、残りの期間分の払い戻し金額を申告して、給与から天引きしてもらう場合もあります。

払い戻しが可能かどうか、就業規則や総務などに確認してましょう。

健康保険被保険者証

主に病院などで利用する健康保険証も返却の対象です。

退職によって所属している会社の健康保険組合を抜けることになるため、返却します。

その他備品や支給品

その他、以下のような書類や備品、支給品も返却します。

• 業務で作成した書類やデータ
• 会社から貸与されたパソコン・タブレット
• 会社名義の携帯電話・スマートフォン
• 会社から貸与された制服・スーツ

転職先への入社に必要な書類や手続き

転職先への入社には、主に以下のような書類が必要になります。

• 年金手帳
• 源泉徴収票
• 雇用保険被保険者証
• その他書類

それぞれ詳しく解説します。

年金手帳

厚生年金への加入手続きに必要になります。

なお、令和4年4月1日以降に初めて年金制度に加入する人の場合は、年金手帳の代わりに発行される「基礎年金番号通知書」が必要になります。

詳しい内容については、以下の日本年金機構のHPを確認してください。

参考元：基礎年金番号・年金手帳について｜日本年金機構

源泉徴収票

源泉徴収票は、会社に年末調整を行ってもらうために必要になります。

会社から支払われた給与の総額と、会社が労働者に代わって納税するためにあらかじめ差し引いた所得税額が記載されています。

退職したとき、または退職した年の12月に発行されるのが一般的です。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、その名の通り、「雇用保険」の被保険者であることを証明する書類。

失業時や雇用の継続が難しくなったときに必要な給付を受けるために必要です。

この書類は会社側が手続きをして保管しているため、転職未経験の人はそもそも見たことがないかもしれません。

退職の際に受け取り、転職先企業に提出しましょう。雇用保険被保険者証に関しても、紙ではなくデータの提出で問題ない企業が増えているようです。

その他書類

雇用保険の失業給付を受給するのに必要な書類です。

転職先が決まっている場合は必要ありませんが、「前の会社を退職したことを証明するもの」として提出を求められる場合もあるようです。

転職先への入社前に必要な書類を確認し、必要であれば退職時に受け取っておきましょう。

退職から次の入社までに間が空く場合の手続き

退職から次の入社までに間が空く場合は、以下のような手続きが必要になるケースがあります。

• 雇用保険の給付
• 健康保険の変更
• 年金の変更
• 住民税の支払い

それぞれ詳しく解説します。

雇用保険の給付

失業保険を受給するための手続きです。

勤めていた会社から離職票を受け取り、現住所を管轄するハローワークにて手続きをします。

健康保険の変更

退職すると、これまで所属していた企業の健康保険から外れるため、以下のような変更手続きが必要になります。

• 任意継続
• 国民健康保険への加入
• 家族の加入する健康保険の被扶養者になる

これまで加入していた健康保険を継続したい場合は、退職日の翌日から20日以内に、健康保険組合に任意継続の申請を行います。

国民健康保険に加入する場合は、退職日から14日以内に居住している市区町村の窓口で手続きを行いましょう。

家族が加入する健康保険の被扶養者になる場合は、被保険者である家族の会社を通して申請手続きを行います。

年金の変更

退職すると厚生年金の会社負担が無くなるため、以下のような手続きを行います。

• 国民年金の第1号被保険者になる
• 配偶者の扶養に入る

国民年金の第1号被保険者に切り替える場合は、退職日の翌日から14日以内に居住している市区町村の窓口で手続きを行ってください。

配偶者の扶養に入る場合は、配偶者の会社を通して年金事務所で手続きを行います。

住民税の支払い

住民税の支払いは、退職した時期によって異なります。

退職月が6〜12月の場合、退職月分までの住民税は給与から天引きされますが、その後の分は自分で納めなければなりません。

退職月が1〜5月の場合、退職月に住民税がまとめて天引きされます。例えば1月に退職する場合、1〜5月分の住民税が1月分の給与から天引きされるのです。

準備を整えて転職手続きをスムーズに進めよう

転職が決まった人向けに、退職や入社の際に必要になる手続きや書類について解説しました。

内定を承諾したら、直属の上司に速やかに退職の意思表示を行い、退職願を提出し、引き継ぎ作業を進めます。

その他、返却する書類や備品については返し忘れがないよう、就業規則を読んだり、担当者に確認したりしましょう。

転職先企業に入社する際にも不備のないよう、事前に必要書類については確認しておくことをおすすめします。

↑目次へ戻る