職場などで異なる上司・先輩から「メモをとるのは社会人としての常識だ」や「メモなんてとるな」と言われ、どちらが正しいか混乱してしまったことはありませんか。
メモをとるべきなのか、とらなくてもよいのか…その答えはメモのとり方にあります。
この記事ではメモの正しいとり方について解説します。
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この記事の目次
メモのとり方を工夫しよう
初めての作業であれば、できる限りメモを取ることをおすすめします。
しかし、教えてくれている人から「メモを取るな」と強く言われると、なかなかとりにくいもの。
この場合、どうすればいいのでしょうか。考えたいのが「メモのとり方」です。
「メモをとるな」という人の気持ちを知り、これまでのメモのとり方を見直してみましょう。
メモは要点だけとり、後でまとめる
メモは基本的にあなた自身が見るためのもの。すでに覚えている内容や不要と判断した内容はわざわざメモに落とす必要はありません。
また、メモはあくまでメモであり、一時的な情報の保管です。
要点だけを簡潔に記しておいた上で、本当に残したい情報はマニュアルや別の資料などに落とし込むのがよいでしょう。
メモの具体的なとり方については後半で解説します。
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「メモをとるな」という人の気持ち
あなたが「メモをとるな」と言われた時、どんなとり方をしていたか思い出してみましょう。
説明を受けているその場で、自分が見やすいようきれいにまとめたり、相手の言っていることを一言一句メモしたりしていませんでしたか。
このようなメモのとり方が「メモをとるな」派の不満を募らせている場合があるのです。
時間を奪われている感覚
仕事を教わる側だと、つい見落としてしまいがちなのが「教える側も同じ分だけ時間を使っている」という視点。
教える側も他にやりたいことがあるはず。その状況で時間を割いているのに、教えてもらっている側が時間をかけてメモをとっていたらどんな気持ちになるでしょうか。
「メモは今とらなくていいから、話を聞くことに集中しろ」
と、つい言いたくなってしまうでしょう。
このような状況が「メモをとるな」派を生んでいる可能性があります。
メモをとってもいいですが、なるべく簡潔にして相手に時間を使わせない意識がとても大切です。
メモを取って満足して欲しくない
後輩などにメモをとらないよう指導する背景には「メモをとって満足してしまい、肝心の内容をすぐに忘れてしまうかもしれない」という懸念があることも考えられるでしょう。
その場で確実に話を理解させるため、相手に危機感を持たせるためにも「メモをとるな」と言っている可能性もあります。
ただ、メモを全くとらないと、教えてもらったことを忘れてしまったり、同じ質問をしたりというリスクも生まれがち。
このケースでは「要点だけメモして、後ほどメモをまとめてもいいですか」と断りを入れてみるといいでしょう。
復習の時間をきちんと作る意図を伝えれば、納得してくれるはずです。
具体的なメモのとり方
では、具体的にどのようにメモをとるのが正解なのでしょうか。
メモ賛成派、反対派の両方にも対応できるメモのとり方を解説します。
キーワードだけを記載する
1つ目のポイントは、冒頭でも触れましたが「メモに書くのはキーワードだけにする」ことです。
メモを文章で書くと時間がかかります。パソコンやスマホなどであれば手書きよりも時間短縮できますが、完全な文章を書くのはやはり時間がかかるでしょう。
時間短縮や余計な労力を省くためにも、メモには後で見返した時にどのような内容であったかわかる程度に、キーワードのみをピックアップして記しておきます。
その他、話の流れを矢印で表現したり、特に重要な部分は「」や下線で強調するなど、メモのルールを自分で作っておけば、後から見直して何が重要なのかもすぐに分かります。
文字はなるべく丁寧に
書いたメモを後から見直した時、文字が汚くて読めなかった・読む気が起きなかったということがあっては意味がありません。
後から見直して内容が理解できるよう、文字はできるだけ丁寧に書きましょう。
字のキレイさに自信がない、速く書こうとするとどうしても文字が汚くなってしまうという人は、パソコンにメモをとるのがおすすめです。
ボールペンなど消えないペンを使う
鉛筆ではなく、ボールペンなど消えないペンを使うこともポイントです。
鉛筆の文字は、手などに擦れて見えづらく、また汚くなります。一時的なメモとはいえ、読みやすい状態で保存しておくためにもボールペンなどを使うのがおすすめ。
自分にとって書きやすいボールペンを見つけておけば、普段紙とペンを使って文字を書くことが少ない人でも、さほど苦に感じることなく文字を書くことができるでしょう。
まとめは教えてもらった後にする
話を聞いている最中は、上述したとおりキーワードを中心に簡単なメモを取ることにとどめ、そのメモをまとめるのは全ての話を聞いた後に行いましょう。
話を聞きながら、併行してまとめようとすると話を聞きそびれる可能性があります。
少し時間を置いてやることで、改めて自分の記憶の確認と定着に役立ちますが、時間を空けすぎると逆に思い出せないことがあるので注意が必要です。
「メモアプリ」を活用するのもおすすめ
紙にメモを書くのが慣れない、メモがかさばるのが嫌という人は、メモアプリの利用がおすすめです。
アプリを使えば、紙とペンを持ち歩く必要がなく、また移動中などにさっとその内容を確認することもできます。
最近では、無料でも高品質のメモアプリがたくさんリリースされています。
中には、他者との共有・共同編集などができる、ビジネスの場面でも役立つ機能が搭載されているアプリも。
おすすめのアプリは以下の記事で詳しく解説しているので、自分に合いそうなものがないか探してみましょう。
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