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仕事でメモを取る意味とは?メリット・デメリットを解説

更新: 2021.05.26

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あなたは仕事中にメモをとっていますか。

メモをとらずに話を聞いていて「メモもとらずに、本当に分かっているのか」と言われたり、熱心にメモを取っていて「メモばかりとってないで話を聞け」と注意されたことがあるかもしれません。

仕事中はメモは取るべきなのでしょうか。それぞれのメリット・デメリットを整理してみましょう。

新人が仕事でよく言われる「メモをとれ」

新人の時、上司や先輩から「メモをとれ」と言わたことはありませんか。
新人教育や研修カリキュラムでそのように教えられた、という人もいるでしょう。

簡単なことやメモがなくても覚えられるような内容については、わざわざメモにとるのも面倒に感じます。

その一方で、初めての作業や慣れない仕事で、話を聞いた時にはわかったつもりであっても、後で内容をつい忘れてしまう可能性もあります。

メモをとるべきか、とらなくてもよいのか…その疑問を解消するために、まずメモをとることのメリット、デメリットを見ていきましょう。

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メモをとることのメリット

メモをとることのメリットは、主に以下の4つです。

仕事の振り返りがしやすくなる

会議で聞いた話や仕事の指示をメモに残しておくことで、後から仕事の振り返りがしやすくなります。
聞いた時には理解していた内容でも、1ヶ月や半年など時間が経っていくことでだんだんと知識や記憶が上書きされて、自分が過去にやっていたことをすぐに思い出せなくなります。

そのような時に、上司から「以前にもやったことがある仕事だからわかるだろう」と仕事を振られることがあるかもしれません。

携わった業務内容やその業務を通した得た知識をいつでも振り返れるように、メモを活用しましょう。

自分の理解度が目に見える

話を聞きながらメモを取ろうとしたが、話の内容がわからずに全くメモをとれなかったという経験はありませんか。

メモは、その内容を理解していなければ取ることができません。メモをとる時に自分の理解度をチェックできるため「この部分がわからない」「この点を聞き漏らしていた」などに気づくことができます。

言い換えると、話の内容を理解しないまま相手の言葉をメモに残すことには意味がありません。

後にそのメモを見返して、その内容を理解できるようにメモを残すことが大切です。

同じことを何度も質問せずに済む

上司や先輩に過去と同じ質問をしてしまい、ちゃんとメモをするよう注意されたことはありませんか。

毎日が新しい新人時代には、聞いた話や教えてもらったことの全てを記憶することは非常に難しいことです。

メモをとる習慣があれば「あれはどうだったっけ?」とふとど忘れしてしまった時にもすぐに確認することができます。

上司や先輩の仕事時間を奪うことも防げ、お叱りを受けることも減らせるでしょう。

不安を取り除ける

メモを取ることは、精神的な安心にも効果的です。

上司や先輩が時間を割いて説明してくれたことを、後でもう一度聞き返すことは少し気が引けてしまいます。

たとえ些細なことであってもメモをとっておくことで、自分が理解できているか、忘れてしまわないかという不安を減らすことが出来ます。

メモをとることのデメリット

メモをとることにはメリットがある一方、デメリットもあります。

主な2つのデメリットを整理しましょう。

時間がかかる

まず第一、メモをとることは時間がかかります。

普段パソコンやスマホを使っていて、紙にペンで何かを書く作業をほとんどしない、という人にとって、書くという作業は大変面倒で、時間がかかるもの。

メモを取っている間、話をしている人に少し待ってもらったり、メモを取っている間に話を聞きそびれてしまう可能性もあります。

紙にメモを取ることが苦手な人は、パソコンやスマホなどタイピングでメモをとるとよいでしょう。

あるいは要点のみをメモしておき、説明が終わった後でまとめる時間を確保するのもおすすめです。

メモをとって満足してしまう恐れがある

メモをとることで満足してしまう恐れもあります。
学生時代、カラフルでキレイなノートを作っているのにテストの点はイマイチ…という友人はいませんでしたか。

彼らはきれいなノートを作ることで満足して、その内容を学ぶ・覚えることを怠ってしまっていたのでしょう。

同じように、メモをとるという作業そのものに満足してしまい、その内容をしっかりと理解することを怠ってしまうことも考えられます。

メモをとっても記憶は定着しないという研究結果も

忘れないようにメモをとる、という考えがある一方、メモをとっても記憶は定着しないという研究結果もあります。

カナダの大学で、学生たちを集めてトランプの神経衰弱のゲームを用いた実験が行われました。

その実験では、学生を2つのグループに分け、片方のグループにはカードの位置をメモに書くことを許可し、もう片方には自分の記憶力だけの使って覚えさせました。

その結果、メモをとれた学生よりも自分の記憶力だけを使ってゲームに参加した学生の方が、よい成績を残したとのことです。メモという手段に頼るばかり、頭が覚えるしなかったと分析されています。

つまり、「後でメモを見返せるから、今は覚えなくても大丈夫」と安心してしまい、大切なことを覚えるのをサボってしまう可能性があります。

参照:WIRED

メモを取らないメリット

メモを取らないメリットとしては、時間の節約・目の前のことに集中できる・経験を脳裏に焼き付けられる、などが挙げられます。

例えば映画を観ているときにメモを取らなければ、登場人物の声色や表情などの演技、音楽などをしっかりと楽しめるでしょう。しかし、セリフや固有名詞を一字一句間違わずに思い出すのは難しくなります。

メモを取るメリットは、メモを取るデメリットと背中合わせで一長一短なので、メモを取るべき場面か見極めるのが重要です。

新しい仕事内容はメモをとるのがベター

「メモをとれ」「メモをとるな」と正反対のことをいう人は、それぞれの考えがあります。
メリット・デメリットを考えた上で、メモをとるべきかどうかはあなた自身が判断することです。

しかし、仕事においては出来るだけメモをとるのがおすすめです。

特に新入社員の人や、これまでに経験のない仕事をやろうとしている人にとって、メモをとることはメリットの方が大きくなります。

丸写しにするのはNG

ただし、メモのとり方には注意が必要です。大切なのは、書く内容をあなたが理解・納得していることです。

会議でホワイトボードの内容を丸写ししたり、相手の言葉をそのままメモにとっても、後で見返して理解ができない可能性が高いです。

メモをとるメリットの1つである「理解力の確認」ができるよう、分からないことは適宜聞きながらメモをとりましょう。

メモの保管場所にも注意しよう

とったメモの保管場所にも気をつけましょう。メモ用紙やノート、資料の余白など色々な場所にメモをとってしまうと、後で見返したい時にどこにあるかわからない、ということが起こってしまいます。

これを防ぐため、メモはバラバラにせず1ヶ所にまとめるか、メモ用のノートを1冊作ってそこに書き溜めていくことがおすすめです。

WordやGoogleドキュメントなどを使ってメモした場合は、同じフォルダにまとめたり一覧できるリストを作っておくと効率的。

保管しているメモは定期的に見返し、もう覚えている内容や今の業務に関係のない内容など、不要と判断したメモは廃棄しましょう。

定期的にメモを整理することで、自分の持っている情報や知識も整理されます。

「メモをとれ」「メモをとるな」どっちが正しい?

社会人になってしばらくすると、今度はあなた自身が先輩としての立場で後輩に指導することがあるでしょう。

その時、あなたは後輩に「メモをとれ」と言いますか、それとも「メモをとるな」と言いますか。

あるいは、過去に社内の人から両方とも言われたことがあり、どちらが正解かわからないという方もいらっしゃるでしょう。

その答えは、こちらの記事で解説します。

「メモをとれ」「メモをとるな」どっちが正しい?効率的なメモのとり方

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この記事を書いた人

石田ゆり
元システムエンジニア・コンサルタント。ERPパッケージソフトウェア会社にて設計から開発、品質保証、導入、保守までシステム開発の一通りの業務を経験し、その面白さと大変さを学ぶ。働く人々を支援するバックオフィス系システム・業務効率化ツール等に特に興味あり。趣味は旅行、ヨガ、読書など。

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