懇親会の開催の仕方を解説。親睦会との違い・案内状のマナーや書き方・挨拶・お礼まで

懇親会の幹事を任されたが、社内のマニュアルだけではよくわからないという場合もあるでしょう。

今回は幹事の方向けに懇親会と親睦会の違いや開催の仕方についてわかりやすく解説します。

案内状の書き方だけでなく、送る際の例文も紹介しますので参考にしてください。

懇親会と親睦会の違いとは

まずは「懇親会」と「親睦会」の違いについて解説します。

懇親会とは

「懇親会」とは、参加者同士の親交を深める他に、情報交換も目的とした会です。読み方は「こんしんかい」です。

懇親会という言葉には「打ち解ける、親しくする」という意味があります。この意味からも、普段打ち解けている・親しくしているとは言い難い者同士が集う様子がイメージできます。

親睦会とは

一方の「親睦会（しんぼくかい）」とは、参加者がお互いに仲良くなることを目的とした会です。日頃から一緒に働いたり、活動をしたりしている仲間が集まり、より一層親交を深めるために開催されます。

親睦会という言葉には「お互いに仲良くする・親しみ合う」という意味があります。この意味からも、日頃も仲良くしている人同士がさらに仲を深める様子がイメージできます。

懇談会も似ているが違いがある

懇親会・親睦会、と似た「懇談会（こんだんかい）」は「テーマについての話し合いの場」という意味です。懇親会や親睦会のように、交流を目的とはしていません。

学校や地域・行政や国などが主体となることが多く、「保護者懇談会」「有識者懇談会」などは身近な例です。

人が集まるというところまでは懇親会・親睦会と同じですが、懇談会は交流や情報交換が目的ではないという違いがあります。

懇親会の案内状のマナー

次に、懇親会を開催する方向けに必要となる手順を解説していきます。まずは、案内状を送る際のマナーについて解説します。

1、2ヶ月前に案内状は送る

マナーとして、懇親会の案内状は「開催日の1、2ヶ月前」には送ります。

少し早いと感じるかもしれませんが、先方の都合が数ヶ月先まで決まっていることも多いはずです。また諸事情で到着が遅れる可能性も考えておかなければなりません。

もしも急に決まった懇親会であっても、遅くとも2週間前までには届くよう手配しましょう。

開催する目的を記載する

懇親会の招待状には「懇親会を開催する目的」を記載します。なぜなら、どんな目的で行われる懇親会かがわからなければ、積極的な参加が望めません。

目的は詳細に書かなくても構いません。読んだ人が「こういう人たちが集まる懇親会なのだな」とおおまかに把握できるように記載しておきましょう。

最低限記載する内容について

懇親会の招待状には、最低限記載しておかなければならない内容があります。それが以下の6つです。

・日時
・場所
・会費
・出欠の確認
・キャンセル規定
・連絡先

特に「出欠の確認」と「キャンセル規定」は、受け取った人が理解しやすいように書きましょう。

懇親会の案内状・メールの例文

懇親会の案内状・メールの例文をご紹介します。

社内用はメール、社外用は郵送を想定しています。

社内向け

以下が社内向け案内状・メールを送る際の例文です。

社外向け

以下が社外向けの懇親会の案内状・メールの例文です。

懇親会の進行・挨拶について

以下では、懇親会の進行・挨拶の仕方について解説します。

初めの挨拶は幹事が行う

会を始める「初めの挨拶」は幹事が行うのが通常です。初めの挨拶では以下の内容を参加者へ伝えます。

・参加についてのお礼
・幹事の名前
・懇親会の趣旨

この3つを押さえた上で、簡潔な挨拶をするようにしましょう。挨拶が長すぎると参加者が飽きてしまいます。時間の目安としては1分から長くても2分半までに収めるようにしましょう。

乾杯の挨拶は上司が行うことが一般的

乾杯の挨拶は上司が行うのがほとんどです。乾杯を依頼する上司へは、事前にその乾杯の挨拶を依頼しておきましょう。

他社の方に乾杯の挨拶をお願いする場合は、事前にお願いをした上で、積極的な挨拶後の拍手を心がけます。

ちなみに、他社の方が乾杯の挨拶をする場合の紹介は「乾杯のご挨拶は○○株式会社　○○部長　○○××様より頂戴いたします」などです。

会社名と役職名、フルネームで紹介することを忘れないようにしましょう。

締めの挨拶は担当する人に打診しておく

懇親会の締めの挨拶は、締めに相応しい役職の方にお願いします。乾杯の挨拶と同様に、ご本人にはあらかじめ打診をしましょう。

締めの挨拶は、その場の流れで決めても、あらかじめ自分の中で決めていても構いません。しかしいずれの場合も、ご本人から事前に了承を得ておく必要があります。

「宴もたけなわではございますが、そろそろお時間でございます。締めのご挨拶は○○株式会社　○○部長　○○××様より頂戴いたします」などと紹介をします。

懇親会後のお礼について

懇親会後は、懇親会に参加してくれた方へお礼状が必要です。以下ではお礼状の概要について解説します。

お礼の挨拶で参加への感謝を伝える

懇親会に参加してくれたことへの感謝をお礼状で伝えましょう。

ビジネスシーンでは「付き合いを続けてもらう」ということが重要です。懇親会に来てもらって終わり、ではもったいないです。

お礼状は簡単なものでも構いません。相手へ感謝の気持ちを届けましょう。

遅くても3日以内に送る

お礼状は、懇親会から3日以内の到着が原則です。懇親会から日が空きすぎると、先方の中での印象も薄れます。

また、お礼状を書く側としても懇親会が終わってからすぐに書いて送る方が、内容にも困りません。さらには、懇親会から日を空けずに送られて来たお礼状には熱意も感じてもらえます。

自分が懇親会に参加する場合には

懇親会を開催するだけでなく、自分が参加する場合もあるでしょう。以下の記事では懇親会に参加する際に役立つビジネスコミュニケーションについて紹介しています。あわせて参考にしてください。

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