プロジェクトマネジメントの成功・失敗には、どのような理由があるのでしょうか。
本記事では、プロジェクトマネジメントが成功・失敗する理由について紹介します。
また、「プロジェクトマネジメントの成功に向けて準備しておくこと」「進行中に気を付けること」についても詳しく解説しているので、ぜひ参考にして下さい。
この記事の目次
プロジェクトの成功・失敗の判断
・顧客が望む製品を提供できたか
・納期を守れたか
・予算内で抑えられたか
ただし、上記のポイントをクリアしても、プロジェクト終了後に思ったような効果が得られなかった場合、案件によっては失敗とも捉えられるでしょう。
プロジェクトが失敗する理由
プロジェクトが失敗する理由としては、以下のようなことが考えられます。
- プロジェクトマネジメントの手法に問題がある
- 目的を見失う
- 急なトラブルに対応できない
- 顧客からの要件変更に対応できない
- 経営層からの協力を仰げない
反対に、上記のポイントをクリアできていれば成功につながる可能性は高いでしょう。
プロジェクトマネジメントの成功に向けて準備しておくこと
プロジェクトマネジメントを成功させるには万全の準備が必要です。
以下で1つずつ見ていきましょう。
- 計画書の作成
- プロジェクトの目的を明確にする
- メンバーとの信頼関係を築く
- リスクやトラブルをあらかじめ予測しておく
- 必要なリソースを確保しておく
- プロジェクト管理ツールを選択し導入する
計画書の作成
計画書を作成することで、プロジェクトのゴールへと期間内にたどり着ける手順が明らかになります。
必要な作業や行動を考え、何をいつまでにどの程度必要なのかを打ち出して計画書を作成しましょう。
プロジェクトの目的を明確にする
プロジェクトの目的を明確にして、参加しているメンバーやステークホルダーすべての人が、正しく理解できるようにしておきましょう。
目的が明確になっていないプロジェクトがうまくいく可能性は、ゼロといっても過言ではありません。
メンバーとの信頼関係を築く
ランチタイムのような、できる限り本音が出やすいオフに近い環境でメンバーと話す機会を継続的に設けましょう。
そのような機会を増やすことで、プロジェクトやそれ以外のことでの愚痴や不満、普段は言えないことなどが自然と出てきます。
そうすることで、徐々に信頼関係が築かれていきます。
その結果、個人個人の状況を把握することができるだけでなく、プロジェクト内での同意や交渉にかかる時間や労力などを減らせるのです。
リスクやトラブルをあらかじめ予測しておく
リスクやトラブルをあらかじめ予測しておくことで、実際に問題が起きた場合にも対処ができます。
考えられるリスクはできる限り洗い出しておきましょう。
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必要なリソースを確保しておく
プロジェクトの途中でリソースが足りないといった事態に陥ってしまわないように、適切なリソースの確保が重要。
もしもプロジェクト中に資源が足りなくなったのであれば、まずはリソースの確保に最善を尽くし、次の手段として顧客との交渉を行いましょう。
プロジェクト管理ツールを選択し導入する
プロジェクト管理ツールを導入して、メンバーのタスクや進捗を管理できるようにしましょう。
プロジェクトを効率的に進めるためには、メンバー全員のそれぞれやるべきことを把握できている状態が理想的です。
さまざまなプロジェクト管理ツールがあるので、プロジェクトの規模やかけられるコストを考えて導入しましょう。
プロジェクト中に気をつけるべきこと
次は、プロジェクトの進行中に気をつけるべきことを紹介します。
- メンバーへの情報共有
- プロジェクトの進捗を日々管理しておく
- 毎日の課題管理を行う
- 小さな失敗は咎めない
メンバーへの情報共有
メンバーへの情報共有はプロジェクトを進める上で最も重要なので、欠かさないように気を付けましょう。
共有されていなかったことがきっかけで、納期に間に合わなかったり、リソースが足りなくなったりと、プロジェクトの失敗につながってきます。
小さなことでもしっかりと情報共有するよう心がけましょう。
プロジェクトの進捗を日々管理しておく
プロジェクトが遅れをとっていないか、このままのペースでよいのかを判断するために、進捗を日々管理しておきましょう。
タスクに追われて進捗管理を怠ってしまうケースも多く、気付いた時にはリカバリーできない状態になっていることもあります。
進捗管理ができていないとプロジェクトの失敗につながりますので、日々の管理を忘れず行いましょう。
毎日の課題管理を行う
課題管理を適切に行っていないことで、予期せぬトラブルや終盤での大きな問題につながってしまうケースがあります。
課題の対応者や期限、解決策が明確になっているかのチェックは欠かさず行うようにしましょう。
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小さな失敗は咎めない
プロジェクトを進めていくと、必ず小さな失敗は繰り返すものです。ですが、そういった失敗を繰り返すことは、プロジェクトの不確実性を減らすことに貢献しています。
小さな失敗は咎めることなく、推奨していく姿勢を取っていきましょう。
この記事は未経験はじめてのプロジェクトマネジメントについて説明している12ステップ記事のひとつです。
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