ナレッジマネジメント導入のステップ・チェックポイント・ツールを紹介

こちらの記事ではナレッジマネジメントを導入する際のステップ・チェックポイント・ツールの紹介をしています。

「ナレッジマネジメントとは」について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧下さい。

ナレッジマネジメントとはなにか？メリット・デメリットも解説

ナレッジマネジメントを導入する際のチェックポイント

まずは、ナレッジマネジメントを導入する際のチェックポイントを見ていきましょう。

現場の問題点などを考慮する

まずは現場の利用者が抱えている課題を精査します。

主にナレッジを得るのは営業や開発、カスタマーサクセスなどの現場となるため、現場の利用者が求める情報は何かを把握することが大切です。

ツールが適しているか確認する

ナレッジマネジメントのツールが適しているかも重要です。例えば営業職の場合、外出先から情報にアクセスしたいという場合もあるでしょう。

このような時にパソコンのみ、あるいは社内からしかアクセスできないようなツールではなく、スマートフォンやタブレットからでもスムーズに確認できるツールだと便利。

導入の対象や目的に合わせて、適したツールでナレッジマネジメントを実施することが重要です。

焦らず少しずつ実装していく

ナレッジマネジメントを組織に浸透させるには、多くの時間を要します。

そもそも有用なデータが充分集まるまでに時間がかかりますし、組織内にナレッジマネジメントの文化を広めるというのも、すぐには難しいでしょう。

そのため、 初めから社内全体で取り組むよりも、まずは一部の部署からはじめて、少しずつ拡大していくという手法がおすすめです。

ナレッジマネジメント導入のステップ

ここでは、ナレッジマネジメントを導入するステップについて解説していきます。

目的と課題を具体的に設定する

まずはナレッジマネジメント実施の目的と課題を具体的に設定しましょう。

「社内に有用なノウハウを蓄積する」といったような抽象的な目的だと、うまく情報が集まらなかったり、社員の課題意識も希薄になったりしてしまいます。

よって、「課題Aを解決するためにBのような種類の情報を集める。これにより効果Cが期待できる」のように、仮説を立てて具体的に一つひとつ設定していきましょう。

共有や管理すべき情報を可視化する

本当に必要な管理すべき情報を可視化しましょう。

これをしっかりと明確にできれば、どのようなツールを使えば良いのか、データーベース化して検索できるようにするのか、FAQ形式にするのか、などが見えてきます。

現場の目線に立ち、目的や用途にあった仕組みを構築できるようにしましょう。

業務への結びつけを行う

ツールを選定し、どのように業務に組み込んでいくのかを検討します。

アナログな方法で情報共有を行なっていたのであれば、それらを全て廃止し、ツールに一括集約します。

実際にツールを導入するだけでうまく機能するわけではありません。その後どのタイミングで仕組みを見直し、改善していくのかといったルールを決めておくことも大切です。

PDCAをまわして仕組みがうまくいってるかを確認する

実際にナレッジマネジメントを実施し始めたら、随時PDCAを回して、仕組みがしっかり機能しているかどうかを確認します。

想定どおり情報が集まっていないのであれば、原因はどこにあるのかを探り、改善していきます。

ナレッジを共有・蓄積できるツールを紹介

ここではナレッジを共有・蓄積できるツールを紹介します。

DocBase

出典元：DocBase

社内のドキュメントが一括管理でき、Markdown記法で議事録などのドキュメントを、誰でも簡単に作成できます。

検索軸が複数あるので、すぐに見たいドキュメントにアクセス可能。また、情報共有のハードルが低く使いやすいので、さまざまな企業で利用されています。

Neuron

出典元：Neuron

Neuron(エンタープライズサーチ)は、企業内検索エンジンです。文書検索だけでなく、画像検索にも対応しており、必要な情報を即座に取得することが可能。

パフォーマンスもレベルが高く、文書数約1億件、文書量約60TBの大規模環境への対応した実績もあります。

Googleドライブ

出典元：Googleドライブ

Googleが提供しているオンラインストレージサービスです。Googleアカウントがあれば誰でも使用できるため、活用している企業も多いです。

様々な端末からアクセス可能で、あらゆる種類のファイルのバックアップや共有ができます。

データは安全性の高いGoogleのデータセンターによって24時間体制で管理されており、保存期間は無期限です。

kintone

出典元：kintone

サイボウズが提供しているデータ共有サービスです。自社でWebをベースとした業務アプリをプログラミング不要で作成することができます。

アプリでは日報・業務報告・議事録・顧客管理などを共有することができるとともに、掲示板でディスカッションをしたり、情報をデータベースに蓄積することが可能です。

100種類以上のサンプルアプリも用意されており、すぐに利用を開始することができます。

Kibela

出典元：Kibela

Markdownやwebhook、シングルサインオンに対応しているナレッジマネジメント・文書管理ツールです。

個人的なメモやチームのドキュメントを作成することが可能で、情報発信をするメンバーの名前や顔、プロフィールなどもわかるようになっています。

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