「業務改善」が叫ばれる昨今。社員の残業を減らし、福利厚生と整える動きを見せる企業は増加中です。
残業が減るというのは社員にとってありがたいことでしょう。
しかし、それはまだ一部の企業の話であり、毎日仕事が終わらず、悩みの種となっている人はまだまだ多いです。
一方で企業側としても、社員に働いてもらわなければ経営が傾きかねません。
社員にどんどん休みを与えて、勤務時間を短縮できる余裕があるという企業はごく一部なのです。
この状況を改善するためには、「社員個人または会社全体で工夫し、業務効率化する」ことを考える必要があるでしょう。
この記事では、
「毎日残業続きで、このまま働き続けたのでは体が保たない」
「平日だけで仕事が終わらず休日出勤が重なり、家族と過ごす時間がない」
「会社が赤字の状態で、退職する社員も増えている」
などの悩みをかけている人・会社のために、業務効率化を図り、作業時間を短くするための方法やアイデア、ツールを紹介します。
記事に内容を参考に、理想的な働き方を目指してください。
この記事の目次
非効率な業務によって発生する問題の例
まずは、業務効率化が図れないことで発生する主な問題について考えていきます。
あなた自身、あるいはあなたの会社では、以下のような問題を抱えてはいませんか。
社員のパフォーマンス低下による売上の鈍化
社員一人当たりが抱える仕事の量が増えるほど、他の業務に手が回らなくなってしまいます。
その結果、社員各自のビジネスにおけるパフォーマンスの低下を招き、売上の伸びが鈍化してしまうケースも珍しくありません。
たくさんの仕事に対して高いモチベーションを保ちながら働ける社員ばかりではありません。手一杯になってしまい、やる気を失ってしまう社員もいるでしょう。
最初のうちはわずかな売上の減退でも、次第に大きくなる恐れがあります。社員各自も、会社としても働き方改善を考えなければなりません。
ビジネスの拡大が図れない
既存の社員たちのタスクが詰まっている状況では、会社としては新しいビジネスを展開することにもアクセルを踏み切れません。
売上を伸ばし、自社のサービスや社名を世の中に知らせるためには、新規事業を打ち出すことも重要です。しかし、ただでさえ成功するかわからない新規事業の担当者が、片手間で対応している社員では、失敗するリスクも高まってしまうでしょう。
業務改善が図れないうちは、ビジネスの拡大を図るのも難しいです。
人件費などのコストが増える
業務の効率化が図れないことによって引き起こされる問題には、人件費などのコストが増えてしまうことも含まれます。
業務効率化の方法の一つには「従業員を増やす」という方法もあるでしょう。しかし、会社としては新しく従業員を増やすのは、その分人件費を増やすこととなるので避けたいところです。
しかし人員を増やさなかった結果、既存の社員一人あたりの働く時間が増えて残業代を支払う必要が発生するでしょう。作業にパソコンやコピー機などを使うのであれば、電気代などもかかります。
非効率な業務を行っている状態では、コストがかかってしまう恐れがあるのです。結果、会社の売上は伸びても、利益はわずかということに陥ってしまいかねません。
長時間労働による社員の不満がたまる
さらに、社員に長時間の労働を強いることは、仕事に対する不満にもつながります。
中には体調を崩してしまい退職、あるいは職場復帰できないという状態にまで追い込まれてしまうことも珍しくありません。
特に近年は長時間労働は社会的な問題になっており、ニュースや新聞でもその実態が報じられています。
会社に対する不満などから社員が退職してしまった場合、新しい人材を採用する必要はあるでしょう。社員の不満を放置した状態で業務を回すのは、結果的にコストを増やしてしまうことにつながりかねません。
業務を効率化することの利点
業務の改善・効率化が図られた結果、以下のような利点があります。
これらは社員個人にも会社全体にとっても大きな利点となるので、以下のような状態を目標に、改善に取り組んでいきましょう。
作業の時間が短くなり、多くの業務に取り組める
日々のルーリンワークなどを効率化することで、社員一人当たりの作業を時間短縮することができるでしょう。
その結果、別の業務を担当する余裕が出てきて、複数の業務を同時に行えたり、新規事業にタスクを割くこともできるようになります。
社員個人としても無理なく仕事ができ、会社としても事業の幅を広げることにもつながるのです。
個人のパフォーマンスを向上させられる
業務効率化によるメリットは、個人の業務を横に展開するだけではありません。パフォーマンスを向上させ、現在取り組んでいる仕事をさらに高いレベルにまで上げる余裕が生まれるでしょう。
その結果、会社の売上、利益が上がるのはもちろん、社員個人のキャリアアップや収入アップにもつながり、仕事に対するモチベーションも上がると想定できます。
無駄な時間を減らし、無理なく働きながらも結果が出せるのであれば、社員の仕事に対する満足度も上がります。
経費削減につながる
業務効率化によって社員の作業時間、パソコンなどの稼働している時間が短くなれば、経費削減につながります。
1日単位でみたら微々たるものかもしれません。しかしそれが1ヶ月、1年と積み重なれば、大きな金額となるでしょう。
会社の利益を上げる方法としては大きく分けて2つあると言われています。一つは売上を伸ばすこと。もう一つは経費を削減することです。
会社からすれば、経費を削減することが売上を伸ばす以上に簡単な、利益を上げる方法となります。
プライベートな時間が増える
仕事をする時間が減れば、その分プライベートの時間は増えます。平日は早く家に帰って体を休めたり、気分転換に外食をしたり、買い物をしたりなどもできるようになるということです。
休日に関しても、仕事から離れ、心も体もリラックスする時間となるでしょう。家族がいるという人は、一緒に過ごすかけがえのない時間を増やすことにもつながりますね。
プライベートの時間が増えるほど、仕事に対する不満や健康面の不安を感じにくくなることでしょう。
仕事の負担が減る
仕事の時間短縮ができるということは、単純に負担が減ることにもなります。毎日残業が続き、体の限界を感じている人にとって、業務効率化は必ずするべきです。でなければ、仕事を続けることも難しくなってしまうでしょう。
また、担当する業務が増えるほど作業の手順が増え、ミスも発生しやすくなります。
一人で終える作業にも限度があります。自分のキャパシティにあった仕事量を保つためにも業務効率化は重要です。
まず業務プロセスの見直し、問題点や無駄な部分を割り出す
実際に業務効率化を図る前にやるべき重要なことがあります。
まずは自分、あるいは会社全体が抱える業務の問題点や無駄な作業、非効率になっている原因を分析し、割り出しましょう。
むやみに業務効率化の方法やツールを試すのは禁物です。その方法の徹底やツールの使い方を身につけるために時間がかかってしまい、むしろ作業時間が増えてしまう恐れがあります。
自分の業務プロセスを一通り見直し、業務効率化を妨げる原因を見つけてみてください。その後、原因を解消するにはどうしたらいいかを考えましょう。
業務効率化する主な方法・アイデア
ここからは、業務を効率化する方法や、簡単にできるアイデアの事例を紹介します。
以下の内容以外にも、業務プロセスを見直すうちにアイデアが浮かび上がるかもしれません。
効率化するための参考として、ご覧ください。
個人で行う方法と、チームや会社全体などで行う方法の2つに分けます。
個人でできる業務効率化の主な方法・アイデア
個人できる業務効率化の方法は、これまでの仕事に対する意識や考え方を変えることが重要となります。
業務の優先順位を決める
まず、簡単な心がけでできるようになる業務効率化の方法としては、「業務の優先順位を決める」という方法があります。
「作業に時間がかかる業務は、最優先で取り掛かる」
「時間のかからない作業は、隙間の時間に行う」
などのように、大まかにでも優先順位を決めましょう。
できれば、その日のスケジュールを確認し、何時にどの作業を行うかまで決めてみてください。その時間を守るためには、何時までに作業を終わらせるべきか、そのためにはどうするべきかが逆算的に導き出せることでしょう。
社内コミュニケーションと報連相の徹底化
普段から社員同士がコミュニケーションの取りやすい環境づくりも大切です。例えば、社内の懇親会や、チーム単位での飲み会などを設けることが、互いを知ることになり、コミュニケーションの円滑化につながります。
一見、効果のない無駄な行為に思えるかもしれません。しかしコミュニケーションが取りやすくなると、部下から上司へ、反対に上司から部下への「報告「連絡「相談」もスムーズに行えるようになるのです。
部下が自分のミスを上司へすぐ報告できれば、事態が大きくなる前に収集できるかもしれません。
また、上司から部下への情報伝達が早ければ、部下は無理なく自分のスケジュールを組めるようになるでしょう。
組織として機能し、たくさんの社員が協力し合いながら活動する会社では、いかにコミュニケーションを円滑に取れるかが業務効率化にもつながるのです。
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作業場所を固定しない
作業場所は固定するのではなく、集中が途切れたら自由に移動できるような社内体制にしておくと、社員個人の生産性が上がります。
あるいは、自宅でのリモートワークを認めるというのも一つの方法です。IT企業などを中心にリモートワークを導入しつつあります。
場所が変化するだけでも、仕事に大きなプラスの影響を与えることがあるのです。
お金が必要なアイデアではありませんので、会社は制度の変更、社員はこまめな場所移動をすることで業務効率化につながるでしょう。
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確認作業を怠らない
1つの業務が完了したと思っても、焦らずにミスがないか確認しましょう。
時間の短縮を考えるあまり、すぐに作業を終わらせて次の作業に取り掛かりたい気持ちはわかります。ただ、時間を短くできたからといって、ミスしてしまっては意味がありません。
そのミスが原因で、例えばクライアントに謝罪する必要が生まれたり、二次的なミスが発生したりして、その収集に時間がかかってしまうことも考えられます。
スピードを重視するあまり作業が雑になることはないように注意するべきです。
マニュアルを作成する
例えば、新入社員に対する研修の場面。マニュアルを資料として作成し、新入社員に配布すれば、同じ仕事の方法を複数人に一度に共有することが可能です。そのマニュアルの方法を守らせれば、複数人に対して教育を行う時間を短くすることができます。
個人単位でもマニュアルを作っておくことは業務効率をあげる上で役に立つでしょう。
顧客の電話対応をするときのトーク、社内システムにトラブルが発生したときの修正方法など。
仕事はイレギュラーな事態が発生しますが、マニュアルを作っておくことで、基本となる対処方法を自分の中で確立することができます。すると、トラブルなどに対しても落ち着いて対応できるようになるはずです。
個人で作ったマニュアルならば、不測の事態が発生した時にもその対象法を追記していくことが可能な点もメリットです。自分だけのマニュアルを作っておくことであらゆる事態にも対応できるようになるでしょう。
紙の資料にまとめなくとも、WordやGoogleドキュメントなどデータでまとめておくと管理・保管が楽です。
テンプレートを作る
クライアントへの返信に使うメールなどは、テンプレートを作っておくと、業務効率化につながるのです。
ビジネスで送るメールは形が決まっており、送る相手の名前や会社名、文章の一部を変更するだけで使いまわせるケースもあります。
毎回メール文を手で入力するのは、手間と時間がかかります。テンプレートを作って保管しておけば、テンプレートの一部を変えるだけですぐにメールが送れるようになるのです。
会計ソフトやExcel、スプレッドシートを使う
有名なところでは、レシートの写真を撮るだけで支出をまとめることができる「freee」などがあります。
また、普段の作業でも表計算ソフトを使うことで、計算やリストの管理が楽になります。Windowsに搭載されている「Excel」や、Googleが提供している「スプレッッドシート」などがおすすめです。
使い方に関してもネット上に情報がたくさんありますので、基本的な動作であればすぐに使えるようになるでしょう。
チームや会社全体で行う業務改善の主な方法・アイデア
チームや会社全体で行う業務改善の方法は、ツールの導入や社内制度の変革を必要とするケースがあります。
連絡ツールを使う
社内全員で使える連絡ツールがあると非常に便利です。何かしらの連絡がる時、席を立たずに相手に連絡を送れます。
席を移動し、連絡したい相手がいるか確認しながら作業するというのは、作業の効率を落とす原因になりかねません。
連絡ツールがあれば瞬時に連絡が取れますし、相手が離席中でもメモとしてメッセージを残しておくことも可能です。
連絡ツールは複数名、あるいは社内全体への情報共有にも対応しています。
社員の手を止めて会議に参加させるまでもない情報などに関しては、連絡ツールを使えば一括で知らせられるのです。これにより、会議にかかる時間を削減することもできます。
業務を分担する
一人のメンバーが多くの業務を担っている場合、適切な仕事量になるよう分担する必要があります。
仕事量が多いメンバーの負担が多いことはもちろんのこと、仕事量のバランスが悪ければ、チーム全体の作業進捗に遅れが出る恐れもあります。人数が揃っているのであれば、均等な仕事量になるようバランスを考えるのが基本です。
もちろん適材適所となる仕事はあるでしょうから、むやみに分担すればいいというわけでないことも考えておきましょう。
もし、明らかにメンバー不足の場合、会社の上層部に頼むなどして、人員を補填する必要があるかもしれません。
決裁権の分散
会社内では、ある作業を行うために上司や他部署の許可が必要となることも多いです。
そのためには、認可してもらうための資料を作成し、決裁権のある部署にその資料を提出しなければなりせん。
特に大手企業に見られるのですが、この許可を得るまでに数日、あるいは数週間といった長い時間がかかることがあります。決裁が下りるまでは、作業をするめることができません。これでは業務にかかる時間もかかってしまいます。
できる限り決裁権は分散し、他部署を巻き込まなくても許可が下りる制度を敷くことで、業務効率化につながることもあります。
中小企業やベンチャー企業では、チームリーダーが多くの決裁権を持っているケースもあり、チーム単位や各メンバー単位の業務における決定はリーダーの判断で下せることも珍しくありません。
もし費用が発生したり、リーダーだけの判断では難しい場合はその上の役職者の決裁が必要となるでしょう。その場合でも、リーダーの上司が部長クラスの社員、あるいは社長ということもあり、決裁が下りるまでに時間はかかりません。
小規模のベンチャー企業が、スピード感のある職場と言われる理由でもあります。
アウトソーシングの利用
アウトソーシングとは、仕事を外部の企業、あるいは個人事業主に依頼することです。
社員を採用するわけではなく、案件単位での依頼になるのでコストを抑えつつ業務を達成することにつながります。
もちろん、アウトソーシング先はどこでもいいというわけではありません。実績があり、信用できる会社や個人に依頼するべきでしょう。でなければ、納品されたものが期待通りのものではなかったり、そもそも納期にすら間に合わないといったリスクも発生しかねません。
アウトソーシング先を選定するという作業が生まれることは、考えておいてください。
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資料はデータで共有
会議で使用する資料などは、データで共有するのがおすすめです。資料を作る時間と印刷するコストを削減できます。
大勢の参加者がいる会議の場合、資料を作り印刷するまでに長い時間が必要です。
また、例えば一人あたり5枚の資料しか使わないとしても、参加者が50名、100名といった規模になれば、印刷する枚数も数百枚になります。紙やインク代がかかってしまいますね。
各種手続きに必要な資料や、紙ベースで管理する必要のある資料以外は、データで共有してみましょう。
書式・ソースコードの統一化
大手企業などでは、社内で作成した資料は各部署のチェックを通して認可されます。その際に、書式やフォントの形式などもチェックされることがあるのです。
もし書式がバラバラだと、作成仕直しになってしまうこともあるでしょう。資料作成が二度手間にならないためにも、会社内で書式を統一するべきです。
また、エンジニアやプログラマーの場合。記述するソースコードも統一化しておきましょう。
全員が同じルールでコードを入力しておけば、例えばコードの修正をする際にもどこが問題点なのか、わかりやすいです。
フレームワークを利用する
エンジニアやプログラマーの場合、ソースコードを入力するときにはフレームワークを使ってみてはいかがでしょうか。
開発に使う言語ごとにフレームワークがあり、フレームワークを使うことで入力するコード量を減らすことができます。これによってエンジニアやプログラマーの作業量を減らすことにもつながります。
さらに、システム開発チームメンバー内でフレームワークのルールを守るよう徹底させます。すると、先ほど紹介したソースコードの統一化を図ることも可能です。
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業務効率化におすすめのツール・サービス
ここで紹介するのは、日常業務を効率的にこなすために力を発揮してくれるツールです。
先ほど説明した通り、あなたの業務の中で改善するべき課題を洗い出し、それに合ったツールを使ってみましょう。
Slack
出典:Slack
「Slack」は連絡ツールです。「Slack」にログインしている人たち同士がチャット形式で連絡を取り合えます。
個人間でのDMも出来ますし、登録している社員全員への通知なども可能です。
口外するべきでない重要な連絡については「Slack」ではなく直接やり取りした方が良いでしょう。しかし、簡単な共有事項などは「Slack」での連絡で問題ないでしょう。
「Slack」はIT企業などを始め、社内の連絡ツールとして導入されています。
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Zoom
出典元:Video Conferencing, Web Conferencing, Webinars, Screen Sharing – Zoom
Zoomは基本無料で利用できるWeb会議アプリです。スマホ・PC・タブレットなど、さまざまなデバイスで利用できることが特徴。
リモートワークなどを導入した企業にとって、どのようにクオリティーを下げずに会議を行うかは際に課題の1つ。
ZoomはWeb会議に求められる幅広い機能が備わっています。
- 高品質な通話
- 鮮明な映像
- 画面共有
- チャット機能
- 録音機能
- セキュアな通信
無料でサインアップを行えば、Zoomですぐにミーティングを開催できます。
ミーティングの参加者はアプリのインストールもサインアップもなしで使えるので、外部とのやりとりにおいてもZoomは活躍するでしょう。
Googleスプレッドシート・Excel
表計算ソフトとして有名なのは、Googleが提供する「Googleスプレッドシート」やWindowsに搭載されている「Excel」です。
リストの作成や、計算などを瞬時に行えるツールとして、現代のビジネスパーソンには欠かせないものと認識されています。
転職の募集要項でも、Excelやスプレッドシートが使えることを要求されることがあるほど、重要なツールです。それだけ使いやすく、資料作成などに導入している企業が多いという裏返しでもあります。
スプレッドシートは「GAS(Google App Script)」、ExcelはVBA(Visual Basic for Applications)」を身につけることで、さらに業務を効率化できるようカスタマイズすることも可能です。詳細は後ほど説明します。
Google Drive
出典:Google Drive
作成したデータをクラウドで保管しておけるGoogleが提供するサービスです。
Google Driveにログインしたユーザーと、保存されている情報を共有することができます。
これによりデータの管理、共有が簡単に行えるため、業務の効率化に役立つでしょう。
さらに、クラウドにデータを保存しておけば、コンピュータのデータ容量を使いすぎることもありません。コンピュータの動作が早くなり、これもまた効率化につながります。
Googleカレンダー
出典:Googleカレンダー
こちらもGoogleが提供するサービスです。Web上のカレンダーでスケジュールを共有することができます。
会議の予定などを参加者に通知することもでき、スケジュールの抜けを防ぐことも可能です。
また、Googleカレンダーには「会議迅速化」という珍しい機能があるのです。この機能の特徴は、「会議の終了時間を前倒しで設定できる」という点。30分の会議ならば5分、1時間の会議ならば10分の前倒しで設定できます。
これにより、会議を長引かせず、予定時間以内に終わらせることをあらかじめ決められるのです。実際に前倒しした時間までに終わらせられるかどうかは会議の進捗状況によるでしょう。しかし、あらかじめ予定を決めておくことで、早く終わらせるという心構えができます。生産性のない会議を長時間するという状態を防ぐことにつなげるはずです。
CubePDF
出典:CubePDF
「CubePDF」は、データを素早くPDF形式に変換できるツールです。
メールに資料を添付するときなど、ビジネスの上ではPDF形式の方が望ましい場面があります。そのような時に備えて「CubePDF」をインストールしておけば、手順に戸惑うことなくデータのPDF形式化が可能となるのです。
Eight
出典:Eight
「Eight(エイト)」は名刺管理アプリです。「Eight」のスマートフォンアプリに備わっているカメラ機能を使って、名刺を撮影します、すると、クラウド上で名刺のデータを管理することが可能です。
ビジネスの現場では、初対面の方とは名刺交換をするのが基本であり、マナーでもあります。ただ、5年、10年と名刺を交換し続けるうちに、大量の名刺を保管しておかなければならなくなります。
いつどこで誰と取引が生まれるかわからないビジネスの世界。できれば名刺は1枚でも多く保管しておきたいところ。けれども、枚数が増え過ぎれば保管場所にも困る上、特定の名刺をすぐに見つけることも難しくなります。
「Eight」を利用すれば名刺の管理がクラウドで行えるため、保管に困ることは少ないです。
また「Eight」の利用者同士でSNSのように連絡を取り合うことができ、名刺交換の必要すらもありません。
革新的な名刺交換・管理のアプリとして、「Eight」には100万人以上のビジネスパーソンに活用されています。
Skitch
出典:Skitch
「Skitch」は、パソコン画面のスクリーンショットを撮影し、そのまま撮影した画像の編集が可能なツールです。
アプリケーションの操作説明や、パソコンの画面を使った説明などが必要な際に役立ちます。
本来、スクリーンショットで撮影した画像を編集するとしたら、一度デスクトップなどに保存。その後画像編集ソフトを開き、編集するという手順を踏みます。
「Skitch」を使えば、画像を一度保存し、編集ソフトを開くという動作が不要となります。作業の時間を短縮することに役立ってくれるのです。
スクリーンショット1枚だけならば、短縮できる時間はごくわずかかもしれません。しかし、編集する画像が十数枚あるときなどは、「Skitch」を使った方が手間も省けますし、短縮できる時間も多くなります。
ビジネスにおいてプログラミングスキルが役に立つ
ビジネスにおける効率化には、プログラミングスキルが役に立つことがあります。プログラミングスキルはエンジニアやプログラマーだけのスキルではなく、ビジネスを行う人全てが身につけておいて損はないスキルなのです。
先ほど、Googleスプレッドシートや、Googleカレンダーなど、Googleが提供するサービスを一部紹介しました。
これらのサービスにデフォルトで備わっている機能だけでも十分に業務効率化ができます。
さらにGAS(Google App Script)を活用することで、あなた自身が必要とする機能をこれらのサービスに付加することも可能なのです。
GAS(Google App Script)とは
GASとは、Googleが提供するサーバサイド・スクリプトです。JavaScriptというプログラミング言語にGoogleのサービスを利用したオブジェクトを追加したものであり、独自の言語というわけではありません。
GASでコードを書くことで、例えば
「Gmailでリマインドメールを定期的に送信する」
「エクセルの集計マクロが組める。」
「カレンダーに入力された場所から交通費を自動で清算できる」
などといったことの実現可能となり、さらに業務効率化が捗るでしょう。
GASを身につけるには、GAS自体を勉強する、またはJavaScriptのスキルが身につけれ、抵抗なく実装できるようになるでしょう。
未経験からプログラミングを身につける方法
いかがでしょうか、業務効率化や、スキルアップのためにプログラミングを身に付けたいという気持ちになりましたか。
もしそのように考えているのだとしたら、以下のような方法でプログラミングを身に付けてみましょう。
独学で身につける
ただ、プログラミング学習において一番の問題点は、挫折してしまうことにあります。未経験から独学でプログラミングを始めた人の8〜9割が挫折してしまうと言われているほど、独学は難しいのです。
挫折の原因は主に「自分の学習レベルにあった参考書がわからない」ことと「わからない部分があった時に質問できる人がいない」ということがあります。
本を買うだけだっり、無料学習サービスを利用するだけだったりと、独学の場合は初期費用が安く収まります。
しかし、確実にプログラミングを身につけたいのであれば、自分一人だけで勉強するというのはおすすめできません。
どうしても独学で身につけたいという場合は「プログラミング独学の始め方!初心者が基礎から学ぶための入門方法・勉強法や壁の乗り越え方」を参照してください。プログラミングを独学する方法やコツ、おすすめのサービスなどについて具体的にまとめています。
プログラミングスクールに通う
スクールでは、プログラミング未経験者でもわかりやすいように何度も改善をしたテキストを使いながら、メンター(講師)のアドバイスを受けながら学習を進められます。
プログラミング学習を挫折につながる「参考書のレベルの不一致」や「質問できる人がいない」という問題を解消できる環境がプログラミングスクールなのです。
プログラミングをビジネスで使えるという点は、エンジニア、プログラマーとして働くのはもちろん、その他の職種でも活用できるスキルになります。
はじめての転職、何から始めればいいか分からないなら
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